Cumplir con las expectativas de sus clientes es fundamental en una economía en línea dominada por grandes minoristas como Amazon. El tiempo que le toma enviar los productos es un gran componente de eso.
Por lo tanto, ¿cómo puede superar las expectativas del cliente, comprender el rendimiento hasta el nivel del artículo y evitar perder el tiempo que podría dedicar a desarrollar su negocio?
Mediante la implementación de un seguimiento adecuado del inventario. Repasaremos algunas de las mejores prácticas de seguimiento de inventario en este artículo. Comenzaremos definiendo el seguimiento del inventario, luego repasaremos los principales beneficios y obstáculos. A continuación, veremos cómo realizar un seguimiento del inventario y comparar el sistema de seguimiento de inventario con la gestión de la cadena de suministro.
¿Qué es el seguimiento de inventario?
El seguimiento de inventario son los sistemas y procedimientos que utiliza una empresa para monitorear cómo las materias primas o los productos terminados se mueven a través de la cadena de suministro. Crucial para producir ingresos, el objetivo es tener la cantidad adecuada de existencias para satisfacer la demanda del consumidor.
¿Qué es el inventario?
El inventario es un activo corriente en un balance general que representa suministros o artículos que se convierten en ingresos a través de una transacción de venta. Hay varias técnicas para la gestión de inventario. El inventario se considera una responsabilidad en las técnicas de la cadena de suministro que intentan mantener el inventario bajo, reducido o hasta que la demanda impulse la oferta.
¿Qué es un sistema de gestión de inventario?
Los sistemas de seguimiento de inventario rastrean el inventario a lo largo de su cadena de suministro, desde el pedido hasta el tránsito, la recepción, el almacenamiento y el cumplimiento del pedido, así como los procesos de devolución, cambio y garantía, si es necesario.
Las empresas emplean datos de seguimiento de inventario confiables y en tiempo real para reducir costos, evaluar los patrones de la cadena de suministro y aumentar los ingresos. Estos elementos de seguimiento se incluyen con frecuencia en los sistemas de gestión de inventario.
¿Qué se rastrea en el seguimiento de inventario?
Los sistemas de seguimiento de inventario a menudo pueden monitorear los siguientes datos:
#1. Niveles de existencias actualizados
Este valor indica cuánto de cada artículo posee actualmente. Es fundamental mantener estos datos actualizados para que sepa si tiene suficiente stock para los procedimientos de su empresa, como la creación de nuevos artículos o el cumplimiento de las solicitudes de los clientes. Además, sus niveles de existencias sirven como base para los demás datos que se rastrean.
#2. Ubicaciones de inventario
En el mejor de los casos, su inventario no debe permanecer en un solo lugar por mucho tiempo. (Si lo hace, se ha convertido en inventario de movimiento lento o muerto). Después de que la mercancía ingresa a su almacén, se mueve mientras se clasifica y categoriza primero, luego se almacena y finalmente se recolecta y se envía a la siguiente etapa de su suministro. cadena. Dado que su stock no permanece en una posición fija, es fundamental realizar un seguimiento de su paradero para saber dónde encontrarlo si es necesario.
#3. Precisión de inventario
Este es un indicador clave de rendimiento (KPI) que se refiere a la relación entre el inventario que se ha rastreado y el inventario que está físicamente presente en su poder. Idealmente, estos números deberían ser los mismos, pero puede haber variaciones debido a factores como robo, daño, errores de cálculo y escasez de proveedores. La precisión del inventario revelará la magnitud de cualquier diferencia. La precisión del inventario, como los niveles de existencias, es fundamental para que sus procesos comerciales funcionen de manera efectiva.
#4. gastos de transporte
Esta es la cantidad total de dinero que gasta en almacenar, mantener y poseer inventario. Esto cubre cuánto gasta en alquiler, mano de obra, almacenamiento y gastos aplicables, y seguridad. Los costos de mantenimiento pueden decirle cuánto tiempo su empresa puede continuar almacenando este inventario antes de perder dinero. El inventario de movimiento lento y las existencias muertas son dos de los principales contribuyentes a los altos costos de mantenimiento, por lo que si busca reducir esos gastos, tendrá que encontrar un medio para eliminar o vender las cosas.
#5. Volumen de ventas de inventario
La tasa a la que se vende su inventario se conoce como rotación de inventario. Un valor mayor significa ventas más fuertes, mientras que un valor más bajo representa ventas más pobres. La rotación de inventario puede informarle qué tan bien le está yendo a su empresa y si su estrategia de ventas necesita ser modificada. Para calcular el suyo, utilice nuestra calculadora de rotación de inventario gratuita.
#6. Reorganizar niveles
Un punto o nivel de pedido es la cantidad de existencias que quedan para un determinado artículo que debe reemplazarse o rellenarse. Los puntos de pedido son fundamentales para evitar los desabastecimientos (situaciones en las que un vendedor se queda sin existencias).
#7. Tasación de inventario
A medida que una empresa produce sus estados financieros, esta práctica se utiliza para calcular el valor del inventario no vendido. La valoración de inventario asigna un valor financiero a su stock residual, que debe agregarse a su balance. Esto también puede ayudar a calcular la rotación de su inventario.
¿Por qué se requiere el seguimiento de inventario?
#1. Visibilidad de existencias mejorada
Con el seguimiento de inventario, puede ver cada uno de sus productos desde el momento en que ingresan a su almacén o área de almacenamiento hasta que se van. Esto significa que podrá ver la ubicación actual de cada producto, el stock disponible, las órdenes de compra y venta relevantes, etc.
#2. Evitando la escasez
Con un inventario preciso de lo que tiene, también puede determinar lo que no tiene y reponer su stock de manera oportuna. Esto evitará que te quedes sin cosas y pierdas ventas clave. Según una encuesta de Peoplevox, el 34 % de las empresas informaron que entregaron los pedidos con retraso porque no tenían los productos en la tienda, pero no lo sabían cuando se realizó el pedido.
#3. Pronóstico de inventario mejorado
Obtener un recuento preciso de su inventario en varios períodos del año puede ayudarlo a determinar o pronosticar cuánto inventario necesitará para satisfacer la demanda futura. Esto puede ayudarlo a hacer selecciones de compra informadas y evitar el exceso o la insuficiencia de existencias.
De acuerdo con un análisis de McKinsey & Company, las organizaciones pueden reducir sus gastos de inventario en un 10 % simplemente evitando el exceso y la escasez de existencias.
#4. Seguimiento de varias ubicaciones
Las empresas que almacenan productos en diferentes áreas de almacenamiento o almacenes pueden tener más dificultades para realizar un seguimiento de todo su inventario. Más almacenes significan cadenas más largas de información de ubicación, más lugares para extraviar productos, más lugares para contar los estantes, más lugares para organizar la entrega, etc. Como resultado, ciertos sistemas de seguimiento de inventario brindan seguimiento de numerosas ubicaciones en una sola plataforma. El acceso a sus datos en una sola ubicación seguramente puede ayudar a disminuir la complejidad de estos datos.
#5. La detección de errores ahora es más rápida.
El seguimiento regular de sus niveles de inventario también puede ayudarlo a identificar irregularidades desde el principio, ya sea que indiquen errores, caídas o picos de ventas o gastos imprevistos. Si detecta estos problemas desde el principio, puede solucionarlos antes de que causen demasiado daño.
Técnicas de seguimiento de inventario
Los métodos de seguimiento de inventario difieren según su sector, el tipo de productos que vende y la cantidad que almacena. Considere los siguientes principios, tecnologías y técnicas de gestión de la cadena de suministro.
#1. Seguimiento de inventario manual
Las personas que no están preparadas para invertir en un sistema de seguimiento de inventario suelen realizar un seguimiento de su inventario con lápiz y papel. Esta estrategia requiere que actualice una hoja de datos maestra que clasifica todo el inventario en períodos regulares o cada vez que se produce una transacción.
#2. Sistema de tarjeta
Kanban, a menudo conocido como el método de tarjeta o señal visual, es un sistema justo a tiempo (JIT) para limitar el excedente de existencias. En lugar de intentar pronosticar la demanda, Kanban es un sistema de extracción en el que las tarjetas se utilizan para realizar un seguimiento de las existencias, la producción y el inventario y señalar cuándo se requiere más. El sistema fue creado por fabricantes de automóviles japoneses, y el nombre Kanban se deriva de la palabra japonesa para señal.
# 3. Hojas de cálculo
Las hojas de cálculo se utilizan para organizar y categorizar grandes volúmenes de datos. Sin embargo, la introducción y gestión manual de datos es propensa a errores y no es eficiente ni escalable.
#4. Sistemas Contables
Al combinar los sistemas de gestión de contabilidad e inventario, puede crear una sólida herramienta de seguimiento de inventario. No solo muestra vistas detalladas de su inventario y productos, sino también cómo ciertas decisiones de inventario afectan la rentabilidad de su empresa.
Los sistemas de gestión de inventario realizan un seguimiento de las existencias y el inventario, estiman la demanda y proporcionan informes. También brindan servicio al cliente y capacitación. Son más eficaces cuando se combinan con la contabilidad y el procesamiento de pagos.
#5. Software de código abierto
Para la gestión de inventario, algunas pequeñas empresas utilizan software de código abierto. Estas plataformas suelen tener interfaces, paneles básicos y capacidades de seguimiento. Sin embargo, con frecuencia carecen de muchas funciones complejas, como interactuar con el resto de sus sistemas, lo que resulta en un silo de datos. Otra desventaja es la ausencia de servicio al cliente y capacitación.
#6. Software como servicio (SaaS)
Un sistema SaaS con funciones de seguimiento de inventario le permite realizar un seguimiento de los productos sin esfuerzo. Esto es especialmente beneficioso para las nuevas empresas que no están listas para una solución de gestión de inventario empresarial completa.
#7. software en la nube
La mayoría de las soluciones SaaS están basadas en la nube y son compatibles con dispositivos móviles. También son compatibles con otro software. Las empresas que necesitan escalar la gestión de inventario para varias personas que realizan el seguimiento de existencias en varias ubicaciones se benefician de la flexibilidad y el ahorro de costos de las soluciones en la nube.
#8. Solución Interna
Las aplicaciones de seguimiento de inventario personalizadas pueden ser creadas por organizaciones con suficientes recursos internos para planificar, diseñar, desarrollar e implementar sus propios sistemas de gestión de inventario en las instalaciones. El beneficio es un sistema adaptado a las necesidades comerciales específicas, con funciones especializadas y soporte técnico interno para ayudar con la resolución de problemas del sistema.
#9. Proveedores de servicios de terceros
La externalización de la gestión de inventario y la logística a un proveedor externo de logística (3PL) libera espacio, tiempo y recursos para los minoristas y las empresas de comercio electrónico 100 % en línea. Estas organizaciones de logística de terceros reciben, almacenan, transfieren y rastrean el inventario para sus clientes. Con esta técnica, ahorra el gasto de los almacenes físicos y utiliza el envío directo para manejar el inventario, pero también corre el riesgo de costos adicionales, pérdida de control, sistemas desincronizados y problemas de comunicación.
Desafíos del seguimiento de inventario
La adopción de sistemas y procesos de seguimiento de inventario presenta obstáculos que son comunes al hacer crecer un negocio.
#1. Ampliar:
El tiempo dedicado al seguimiento manual del inventario es una pérdida de recursos. Los procesos de seguimiento manual no deben escalarse para que coincidan con la expansión del inventario o la demanda del cliente. Considere la posibilidad de actualizar a un software de seguimiento o una plataforma completa de gestión de inventario con opciones de compra y reordenación automatizadas.
#2. Logística multiubicación
Las empresas con muchos sitios de almacenamiento y cadenas de suministro globales requieren un sistema que permita el seguimiento continuo y en tiempo real de los materiales y artículos enviados, recibidos y almacenados. Recopilar y distribuir estos datos entre soluciones que no pueden comunicarse puede ser difícil.
#3. Diferentes Sistemas:
El uso de un sistema para el seguimiento del inventario y otro para la contabilidad o la planificación de la demanda requiere mucho tiempo, es redundante y propenso a errores. El moderno software de gestión de inventario conecta todos los sistemas para mejorar la eficiencia de los pedidos y la gestión financiera.
Mejores prácticas para el seguimiento de inventario
Incluso después de seleccionar el mejor método de seguimiento, todavía hay pasos que tomar para garantizar la precisión del conteo de inventario en cada etapa. Aquí hay algunos puntos cruciales para recordar al rastrear el inventario:
#1. Se debe priorizar el etiquetado.
Al recibir cualquier artículo que se agregará al inventario corporativo, la máxima prioridad debe ser etiquetarlo lo más rápido posible. El etiquetado puede alterarse según la forma de seguimiento de inventario utilizada, como el código de barras o el etiquetado RFID. Organizar las cosas de acuerdo con el sistema de la empresa hará que el proceso de asignación de espacio de inventario sea mucho más fácil.
#2. Hacer uso de la previsión de la demanda.
La planificación de la demanda del consumidor puede ayudar a una empresa a predecir cuánto inventario se requerirá en un momento determinado. Además, preservar los datos de demanda anteriores a lo largo de la ruta es fundamental para planificar las compras de inventario. El uso de datos históricos ayuda a identificar patrones de mercado y determinar la mejor estrategia para responder a situaciones cambiantes en términos de inventario futuro.
#3. Mantener un suministro de respaldo.
La planificación de la demanda es tremendamente beneficiosa, pero no está garantizada. Como resultado, las empresas deberían considerar la posibilidad de almacenar un inventario de respaldo en caso de un aumento en la demanda. Este inventario debe consistir en artículos no perecederos que puedan almacenarse en un día lluvioso.
#4. Hacer inventario durante el transporte.
Muchas empresas dan prioridad al recuento de existencias, ya que se encuentra en la ubicación principal del inventario. La probabilidad de perder un conteo exacto aumenta a medida que los artículos avanzan en el proceso de inventario. Las empresas deben asegurarse de que el inventario se cuente en cada etapa, especialmente durante el transporte.
#5. Realizar controles de rutina.
Incluso después de seleccionar una tecnología de seguimiento adecuada, una empresa debe desarrollar un sistema para el recuento regular de inventario. El control de calidad garantiza que todo el inventario disponible sea utilizable. Mantener la información del inventario lo más actualizada posible resultará en un proceso de gestión más fácil en todas las etapas.
#6. Hacer que el sistema de seguimiento sea más automatizado.
El software de seguimiento de inventario se vuelve más confiable a medida que avanza la inteligencia artificial. Considere usar este software para simplificar el proceso de conteo y mejorar la eficiencia general de la gestión del inventario.
¿Quién hace uso del seguimiento de inventario?
El seguimiento del inventario es fundamental para las organizaciones de todos los tipos y tamaños. Es crucial para determinar la relación entre la satisfacción del cliente y la oferta y demanda de inventario.
En organizaciones más grandes, puede haber un rol dedicado a esto, como un administrador de inventario.
No obstante, el inventario es rastreado por quien está a cargo de administrar la gestión del inventario y brindar datos precisos sobre qué productos son accesibles para que los líderes empresariales puedan tomar decisiones informadas sobre la administración de la cadena de suministro y las ventas.
¿Qué es una lista de seguimiento de inventario?
Las listas de seguimiento de inventario son un tipo de control de inventario en el que el stock se organiza por categoría, descripción, cantidad y ubicación. Estas listas se actualizan y guardan de forma manual o digital mediante un software de seguimiento de inventario.
¿Cómo organizo mi inventario de forma gratuita?
Las pequeñas empresas con poco inventario y poco personal pueden ahorrar dinero en software al rastrear el inventario manualmente con hojas de cálculo. También hay un software gratuito de seguimiento de inventario de código abierto disponible en Internet. Sin embargo, estos sistemas son propensos al error humano, carecen de capacidades que puedan ahorrarle dinero a su empresa, no son escalables, aíslan sus datos y carecen de soporte al cliente y características de personalización.
Seguimiento de inventario y gestión de la cadena de suministro
El seguimiento del inventario es fundamental para una buena gestión de la cadena de suministro. Es una faceta importante de la gestión de la cadena de suministro, y hay varios componentes para el seguimiento del inventario. No se trata solo de hacer un seguimiento de cuántas cosas tienes en un lugar específico en un momento específico.
También debe realizar un seguimiento del inventario de los proveedores, las devoluciones de los clientes (que son inevitables) y los bienes dañados (ídem). Si sus sistemas de gestión de inventario se quedan cortos en cualquiera de estas áreas, sus consumidores seguramente sufrirán como resultado de entregas retrasadas y pedidos inexactos o incompletos.
Para garantizar una gestión eficaz de la cadena de suministro, debe asegurarse de que su comprensión de las necesidades de sus clientes y las metodologías de previsión estén actualizadas. En otras palabras, anticipar lo que los consumidores querrán y cuándo lo querrán. La estacionalidad es un factor importante a considerar en este sentido. Todos hemos oído hablar de la fiebre navideña, pero no es el único cambio estacional que debemos tener en cuenta.
También asegúrese de que sus socios de la cadena de suministro encajen bien. Mantener relaciones positivas en la cadena de suministro es fundamental para el éxito de su empresa. Y, lo más importante de todo, lograr una mejor experiencia general para el consumidor. Antes de seleccionar socios, realice una investigación exhaustiva.
Conclusión
El seguimiento de inventario puede hacer o arruinar su negocio. Sin embargo, con la estrategia y los recursos adecuados, puede administrar el inventario mientras hace crecer su negocio y brinda una experiencia excepcional al cliente. El seguimiento preciso del inventario le permite tomar decisiones más informadas y basadas en datos sobre el equilibrio entre la oferta y la demanda, la estimación de los plazos de entrega de los productos y la optimización de su cadena de suministro.
Seleccionar el mejor sistema de seguimiento de inventario para ayudarlo a administrar su negocio de comercio electrónico es una decisión crucial. Con más sitios para que los clientes compren en línea todos los días, el seguimiento de inventario puede ayudar a su empresa a atraer fácilmente la atención de los clientes.
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Referencias
