El deber más fundamental de cualquier propietario de un negocio minorista, grande o pequeño, es asegurarse de que las existencias adecuadas estén disponibles en las cantidades correctas. Para cumplir con este deber, su sistema de gestión de existencias debe tener un seguimiento de inventario preciso. Este artículo explica qué es un sistema de seguimiento de inventario de código de barras. También le brinda información destacada sobre el sistema de seguimiento de inventario para pequeñas empresas y los sistemas de seguimiento de inventario minorista que le serían útiles.
Sistema de seguimiento de inventario
La práctica de una empresa que realiza un seguimiento regular de cada artículo de inventario que posee se conoce como seguimiento de inventario. Aunque el término "inventario" tiene muchos significados, los más típicos son "materias primas", "productos sin terminar" y productos básicos "listos para vender". Obtiene acceso a datos como sus niveles de inventario precisos, la ubicación de cada artículo o SKU, estados de entrega actualizados y otra información relacionada con el inventario con seguimiento de inventario. Cada lugar de una empresa que interactúa con el inventario tiene seguimiento de inventario, incluidas las empresas de fabricación y producción, almacenes, puntos de venta, etc.
Nunca ha sido más crucial asegurarse de que los clientes puedan adquirir lo que desean con la menor cantidad de trabajo, especialmente con los gigantes minoristas en línea, lo que coloca a las pequeñas empresas en el sector del comercio electrónico bajo una gran presión. Si los clientes no pueden encontrar lo que están buscando, sin duda lo encontrarán con bastante facilidad en una costumbre de la competencia que le resultará difícil recuperar.
Por lo tanto, es crucial para administrar los inventarios de manera efectiva. Para monitorear adecuadamente los niveles de existencias y tener en cuenta los cambios en la demanda de los consumidores, su sistema de gestión de inventario también debe estar a la altura de la tarea. Sin embargo, esto es esencial para maximizar el valor de por vida del cliente y cumplir con las crecientes expectativas de los consumidores.
Sistema de seguimiento de inventario de código de barras
Una forma eficiente para que las empresas realicen un seguimiento del inventario es a través de un sistema de seguimiento de inventario con código de barras. Cuando un producto contiene un código de barras, se escanea y se sincroniza inmediatamente con el software de gestión de inventario utilizando un dispositivo móvil de mano.
Aunque administrar el inventario a mano o con hojas de cálculo es una opción, hacerlo requiere mucha mano de obra y es propenso a errores humanos. Por esta razón, muchas empresas utilizan códigos de barras para administrar su inventario de manera más efectiva. Hay dos tipos de sistema de seguimiento de inventario de códigos de barras:
#1. Códigos de barras 1D
Los bienes de consumo suelen tener códigos de barras unidimensionales, que son el tipo de código de barras más frecuente. Las etiquetas para códigos de barras 1D cuentan con un diseño distintivo de líneas negras verticales sobre un fondo blanco. El espacio entre líneas permite que el escáner de código de barras reconozca la información del producto.
#2. 2D códigos de barras
Los patrones de puntos, cuadrados y otras formas se utilizan en códigos de barras bidimensionales para codificar datos. Estos códigos de barras pueden contener más datos que los códigos de barras 1D, como información de sitios web, fotos y audio, gracias a sus diseños intrincados. Las personas pueden escanear códigos QR con sus teléfonos inteligentes para acceder a sitios web, lo que los convierte en uno de los tipos de códigos de barras 2D más frecuentes.
¿Cómo funciona el seguimiento de inventario de códigos de barras?
La idoneidad de un sistema de inventario de código de barras para su empresa debe establecerse antes de la implementación. Este sistema probablemente será útil si supervisa algún tipo de inventario físico.
- Mantiene el inventario en un almacén: el manejo de cientos o incluso miles de productos sin un mecanismo para realizar un seguimiento de ellos puede ser un desafío.
- Los códigos de barras son necesarios para los productos que le compran sus proveedores o comerciantes, incluso si puede funcionar sin un sistema de administración de inventario que use códigos de barras.
¿Por qué se utiliza el seguimiento de inventario de códigos de barras?
Cuando una empresa se vuelve más sofisticada, algunas tareas deben automatizarse para satisfacer la demanda. Por dos razones, el control de inventario encaja dentro de esta categoría:
- Los recuentos manuales de inventario son tediosos y consumen recursos que pueden utilizarse para actividades más productivas.
- Mantener los niveles de inventario a mano aumenta la posibilidad de errores humanos, lo que puede generar errores costosos, omisiones y pérdida de material.
Ambos problemas se pueden resolver con un sistema de código de barras. Puede actualizar rápidamente sus registros de inventario escaneando el código de barras en lugar de ingresar manualmente los SKU en una hoja de cálculo. En el tiempo que llevaría ingresar manualmente algunos caracteres, podría rastrear docenas de elementos.
Cómo comenzar a utilizar un sistema de seguimiento de inventario de código de barras para pequeñas empresas
Aquí se explica cómo utilizar un sistema de seguimiento de inventario de código de barras para pequeñas empresas:
#1. Establezca sus SKU
Ahora es el momento de construir una base de datos de sus unidades de mantenimiento de existencias (SKU) o códigos universales de productos (UPC) para simplificar la gestión de inventario. Cada artículo en un inventario debe tener uno o más de los siguientes descriptores:
- Tamaños de las mercancías
- Costo de compra
- Lo mínimo que necesita para su inventario
- La descripción física de un artículo.
#2. Elija un sistema de seguimiento de inventario con código de barras
Sin un sistema de software para la gestión de inventario, los códigos de barras son inútiles. Para disminuir los errores y automatizar aún más los procesos de su empresa, QuickBooks Enterprise incluye capacidades de escaneo de códigos de barras.
#3. Elija los tipos de códigos de barras que desea emplear
La elección del código de barras depende de la cantidad de datos que necesita codificar en ellos. Los códigos de barras 1D deberían ser adecuados si solo necesita rastrear una cantidad modesta de datos y tiene una pequeña cantidad de inventario.
#4. Haga sus códigos de barras ahora
Para crear los códigos de barras que acompañan a su inventario, utilice su sistema de software de inventario. Un generador de código de barras en QuickBooks Enterprise genera un código especial para cada artículo.
#5. Ponga códigos de barras en su inventario
El paso más fácil y crucial del procedimiento es este. Utilice una impresora de código de barras para imprimir sus etiquetas y luego péguelas en cada artículo. Asegúrese de que la etiqueta esté visible para que pueda escanearse rápidamente.
Sistema de seguimiento de inventario para pequeñas empresas
Como sabemos la importancia de un sistema de seguimiento de inventario para las pequeñas empresas, ¿por qué no obtener uno para su pequeña empresa hoy? ¿Confundido acerca de cuál elegir? Aquí está el sistema de seguimiento de inventario para pequeñas empresas que puede elegir:
#1. Gestión de inventario periódico
Si está buscando una alternativa a la gestión diaria del inventario, considere cambiar a un sistema de inventario periódico. Esto puede suceder cada semana, cada mes, cada trimestre o cada año. No necesita software de gestión de inventario para el sistema. En cambio, cada artículo en el inventario se cuenta manualmente y se registra en asientos de diario.
El beneficio de adoptar un sistema de gestión de inventario periódico es que es fácil de configurar y mantener. Por lo tanto, es perfecto para pequeñas empresas que no mantienen inventarios significativos.
#2. Gestión de inventario permanente
Los sistemas para administrar el inventario realizan un seguimiento permanente del inventario. Esto implica que cuando se compran cosas o se recibe nuevo inventario, las modificaciones a los niveles de inventario se realizan automáticamente y las compras y devoluciones se registran inmediatamente en sus cuentas de inventario. Las empresas necesitan software, normalmente un sistema POS o un software de gestión de inventario, para utilizar el sistema perpetuo.
Las principales ventajas de un sistema de gestión de inventario perpetuo son no tener que crear entradas de cierre y ver siempre la información más actualizada sobre los niveles de existencias, lo que ayuda a las organizaciones a pedir la cantidad correcta de productos.
#3. Sistema de seguimiento de inventario de código de barras
Cada producto vendido se identifica mediante un número mediante sistemas de inventario de código de barras. El fabricante y el proveedor de los productos, su ubicación, peso, la cantidad de cada artículo en stock y otros detalles se pueden representar mediante números de código de barras.
El uso de sistemas de inventario de código de barras está relacionado con los recuentos de inventario en curso. El programa de inventario se puede utilizar para escanear el código de barras único de cada producto cuando se compra, vende o transporta. Esto cambia instantáneamente los niveles de inventario y otros datos.
#4. Sistemas de identificación por radiofrecuencia (RFID)
Las ondas de radio se transmiten desde un dispositivo de lectura a una etiqueta (un pequeño microchip) en tecnología RFID. El lector lee los datos de la etiqueta, que a menudo comprenden un número de identificación de inventario o datos específicos del producto, como números de existencias y lotes y fechas de fabricación.
Los sistemas de códigos de barras se mejoran con los sistemas de inventario RFID. No requieren escaneo de línea de visión y pueden leer etiquetas desde 40 pies de distancia. Los sistemas RFID son una opción adecuada debido a esto para las empresas que gestionan grandes almacenes de varios niveles o instalaciones de distribución.
Sistema de seguimiento de inventario minorista
Con un sistema de seguimiento de inventario minorista, puede administrar sus productos de manera adecuada y eficiente. Los minoristas utilizan los sistemas de gestión de inventario para agilizar y automatizar el proceso de inventario para sus operaciones diarias en la tienda.
La gestión de órdenes de compra, las advertencias de existencias bajas, las órdenes de transferencia, la agrupación, el inventario en múltiples ubicaciones, la sincronización de existencias en múltiples canales, la asignación de costos de aterrizaje, la toma de existencias y las capacidades de informes de inventario son características comunes del software. Puede realizar un seguimiento de su inventario, sincronizar las ventas y los niveles de existencias, y determinar qué rellenar y cuándo. Su cadena de suministro será más eficiente y su rendimiento de ventas aumentará con un sistema de gestión de inventario minorista competente. Aquí va el sistema de seguimiento de inventario minorista que necesita saber
#1. Tienda de magos
Se incluye un sólido sistema de gestión de inventario en el sistema de punto de venta (POS) conocido como Magestore. Es nativo de Magento y funciona bien para que las tiendas omnicanal sincronicen todos los canales de distribución y venta. Con un acceso simple desde cualquier dispositivo y navegador, puede centralizar todas las actividades y datos en un solo servidor. Esto le da a su tienda minorista flexibilidad y seguridad.
# 2. Shopify
Independientemente de la ubicación, la plataforma de comercio electrónico de Shopify permite a los propietarios de negocios vender más artículos en línea. Proporciona una tienda virtual con temas profesionales y un creador de sitios web basado en la web donde puede administrar listados de productos y desarrollar su marca.
Tiene la reputación de brindar opciones de pago simples, interfaces perfectas y una gestión operativa eficiente, que incluye la supervisión de productos, la gestión de tiendas y las estadísticas de rendimiento. Las funciones fundamentales de control de inventario para minoristas las proporciona el sistema de gestión de inventario de Shopify, que se incluye en el paquete.
#3. Venta al por menor de la velocidad de la luz
Para pequeñas tiendas minoristas, Lightspeed combina la gestión de inventario y el software de punto de venta. A través de la conectividad entre los pedidos realizados en persona y en línea, Lightspeed, una plataforma diseñada exclusivamente para tiendas físicas y en línea, ayuda a las empresas a realizar un seguimiento de su inventario y ventas. Es una solución móvil completa basada en la nube que mejora la gestión de sus tiendas y el servicio al cliente al mismo tiempo que agiliza su cadena de suministro.
Lightspeed Retail ofrece un excelente software de gestión de inventario además de su oferta principal, que es el punto de venta. Junto con varios conectores, puede administrar pedidos de compra, mantener el inventario y completar los pedidos de los clientes. Con una computadora portátil, un iPad o un teléfono móvil, puede administrar el inventario, los clientes, el personal y las ventas.
#4. Plaza para minoristas
Un sistema de punto de venta basado en la nube para minoristas llamado Square for Retail tiene una funcionalidad similar al software de inventario minorista. Square brinda a los propietarios de las tiendas información y datos relevantes, procesa las transacciones rápidamente y simplifica la administración del inventario. Este sistema de gestión de inventario es el más utilizado y recomendado para los nuevos empresarios. Para las organizaciones minoristas, Square ofrece un servicio de registro completo, una variedad de características sólidas y una interfaz fácil de usar.
El control de inventarios, el procesamiento de pagos, la gestión de las relaciones con los clientes, la elaboración de informes y la gestión del personal son funciones importantes. Cualquier equipo de Square puede integrarse con la función de procesamiento de pagos integrada de Square.
#5. POS de venta
Vend es un software de inventario minorista y POS que se ejecuta en la nube y puede escalar para adaptarse a cualquier tipo de negocio en el sector minorista. Puede ayudarlo a administrar su negocio en la tienda, en línea y sobre la marcha, ya sea que administre un establecimiento minorista pequeño, mediano o grande. Una amplia variedad de capacidades están disponibles en el software para administrar las ventas, el inventario, la información del cliente y las experiencias del cliente. Cuenta con una aplicación específica para dispositivos iOS y es compatible con una variedad de dispositivos, incluidos PC, Mac y iPad.
Para los dueños de negocios minoristas, Vend actúa efectivamente como una ventanilla única. Su precio es lo suficientemente justo y flexible para adaptarse a las necesidades y recursos de varias empresas.
¿Qué se está rastreando exactamente?
En general, un sistema de seguimiento de inventario puede vigilar los siguientes datos:
#1. Un recuento de existencias actual
La cantidad de cada recurso que posee se muestra con este número. Esta información debe actualizarse continuamente para que pueda determinar si tiene suficiente stock para todas sus operaciones comerciales, incluida la producción de nuevos productos y el cumplimiento de los pedidos de los clientes. Además, los datos adicionales que se rastrean tienen una base en sus niveles de existencias.
#2. Ubicaciones de stock
Sus acciones no deberían permanecer en un lugar por mucho tiempo, incluso en el mejor de los casos. (Si lo hace, se ha convertido en stock de movimiento lento o stock muerto). Tan pronto como el inventario llega a su almacén, se mueve a medida que se clasifica y categoriza, luego se almacena y finalmente se recupera y se transfiere al siguiente paso en su cadena de suministro. Dado que su inventario no permanece en un solo lugar todo el tiempo, es fundamental mantener un registro de dónde está para que pueda localizarlo rápidamente en caso de emergencia.
#3. Precisión de inventario
La relación entre la cantidad de inventario que se ha rastreado y la cantidad de inventario que está físicamente presente en su poder se denomina KPI (Indicador clave de rendimiento). Si bien es ideal que coincidan ambos números, puede haber diferencias debido a problemas como robos, daños, errores de cálculo y escasez de proveedores. Puede medir el tamaño de estas diferencias observando la precisión del inventario. Para que sus procesos comerciales funcionen de manera efectiva, la precisión del inventario es tan importante como los niveles de existencias.
#4. Costos de Transporte
Esta es la suma total de dinero gastada en mantener, almacenar y poseer sus bienes. Debe tener en cuenta cuánto gasta en seguridad, personal, almacenamiento y gastos relacionados. Puede determinar cuánto tiempo su empresa puede mantener este inventario disponible antes de que comience a perder dinero como resultado al observar sus gastos de mantenimiento. Las dos causas principales de los altos costos de almacenamiento son el inventario de movimiento lento y las existencias muertas, por lo tanto, deberá encontrar un medio para eliminar o vender las cosas si desea reducir sus costos de almacenamiento.
#5. Evaluación de inventario
Durante la preparación de los estados financieros de una empresa, este procedimiento se utiliza para determinar el valor del inventario no vendido. Su inventario restante recibe un valor financiero a través de la valoración del inventario, que debe incluirse en su balance general. Además, esto se puede utilizar para calcular la rotación de su inventario.
#6. Movimiento de inventario
La tasa a la que se venden sus productos se conoce como rotación de inventario. Las ventas más fuertes se indican con un valor mayor y las peores se indican con un valor más bajo. Si a su empresa le está yendo bien o si su enfoque de ventas necesita mejorar, la rotación de inventario puede informarle. Para determinar el suyo, utilice nuestra calculadora de rotación de inventario gratuita.
#7. Reorganizar niveles
El nivel exacto de existencias de un determinado artículo por debajo del cual debe reponerse o reemplazarse se conoce como punto o nivel de reorden. Los puntos de reorden son necesarios para evitar desabastecimientos (situaciones en las que un vendedor se queda sin existencias).
¿Por qué es necesario el sistema de seguimiento de inventario?
El sistema de seguimiento de inventario es necesario porque:
#1. Una visibilidad de stock mejorada
Puede realizar un seguimiento de todos y cada uno de sus productos a medida que se mueven a través de su almacén o instalación de almacenamiento, desde el momento en que llegan hasta el momento en que salen, utilizando el seguimiento de inventario. De esta forma tendrá acceso a información sobre la ubicación actual de cada producto, niveles de stock, pedidos de compra y venta correspondientes, etc.
#2. Prevenir la escasez
Puede determinar lo que no tiene y recargar su suministro a tiempo si tiene una cuenta precisa de sus posesiones. Al hacer esto, puede evitar quedarse sin suministros y perder ventas valiosas. En una encuesta de Peoplevox, el 34% de las empresas dijeron que entregaron pedidos tarde porque no tenían los artículos en stock, incluso si no lo sabían en el momento en que se realizó el pedido.
#3. Previsiones de inventario mejoradas
Puede prever cuánto inventario necesitará para satisfacer la demanda futura si tiene un recuento exacto de su inventario en varios puntos a lo largo del año. Esto podría ayudarlo a tomar decisiones de compra sensatas y evitar el exceso o la insuficiencia de existencias. Las empresas pueden ahorrar sus gastos de inventario en un 10 % si evitan el exceso y la escasez de existencias, según un análisis de McKinsey & Company.
#4. Seguimiento de varias ubicaciones
Puede ser un desafío para las empresas realizar un seguimiento de sus existencias si utilizan diferentes almacenes o instalaciones de almacenamiento para almacenar sus productos. Tendrá cadenas más largas de información de ubicación, más áreas para extraviar artículos, más lugares para contar estantes, más sitios desde donde organizar la entrega, etc. si tiene varios almacenes. Es por eso que algunos sistemas le permiten rastrear numerosas tiendas desde la misma interfaz. La complejidad de estos datos se puede reducir significativamente al tener todos sus datos accesibles en un solo lugar.
#5. Detección de errores más rápida
Puede detectar anormalidades desde el principio, ya sea que representen errores, disminuciones o aumentos en las ventas, o costos imprevistos, al monitorear constantemente sus niveles de inventario. Si puede identificar estos problemas antes de que se agraven, podrá solucionarlos.
Aunque el control del inventario parece una operación bastante sencilla, puede ser bastante desafiante cuando hay más productos involucrados, como es la situación de las empresas más grandes. El seguimiento manual de tus cosas ya no es una opción más allá de cierto punto. Un método para rastrear el inventario podría ser útil en esta situación. El software que lo ayuda a realizar un seguimiento del movimiento y la ubicación de su inventario se denomina sistema de seguimiento de inventario. Aunque hay algunos sistemas independientes que se usan solo para el seguimiento de inventario, la mayoría de los sistemas de seguimiento de inventario son en realidad un componente del software de gestión de inventario.
¿Cuál es el mejor programa para realizar un seguimiento del inventario?
Aquí está el mejor programa para realizar un seguimiento del inventario:
- Mejor general: Cin7 Orderhive.
- Lo mejor para empresas B2B: inFlow.
- Lo mejor para tiendas minoristas: Lightspeed Retail.
- Lo mejor para restaurantes: Upserve.
- Lo mejor para la fabricación: Megaventory.
- Mejor opción gratuita: Zoho Inventory.
¿Cuál es la forma más fácil de rastrear el inventario?
El uso de un sistema de software de administración de inventario confiable y fácil de usar es el mejor método para realizar un seguimiento de su inventario. También puede usar códigos de barras y códigos QR para automatizar operaciones propensas a errores y que consumen mucho tiempo, recibir notificaciones en tiempo real, agregar fotografías significativas a su lista de inventario y más usando el software de administración de inventario.
¿Cómo administro el inventario en Excel?
Aquí se explica cómo administrar el inventario en Excel:
- Evite trampas y errores con el inventario de Excel
- Actualizar inmediatamente
- usa la nube
- Tómese el tiempo para consolidar los datos
- Revisa tus datos
- Auditoría y revisión
- Sepa cuándo actualizar
¿Cuáles son los 5 pasos para sistemas de inventario efectivos?
Los siguientes son los 5 pasos para sistemas de inventario efectivos:
- Cree un sistema para obtener información precisa y accesible sobre su inventario
- Cree un proceso único personalizado para su tipo de negocio
- Esté atento a las tendencias contemporáneas en la industria
- Esté preparado para las fluctuaciones en la oferta y la demanda
Pensamientos finales
Incluso en las mejores circunstancias, puede ser difícil mantener satisfechos a sus consumidores. Esta dificultad no hace más que aumentar. El software de administración de inventario correcto puede brindarle una gran cantidad de ventajas, como una mayor productividad, más eficiencia y una visibilidad más clara. Sin embargo, los verdaderos ganadores serán, sin saberlo, sus consumidores debido a estas ventajas.
Artículos Relacionados
- LAS MEJORES APLICACIONES PARA LA GESTIÓN DE INVENTARIO EN 2023
- Los mejores 15+ SISTEMAS DE INVENTARIO PARA PEQUEÑAS EMPRESAS en 2023 (+ Opciones gratuitas)
- GESTIÓN Y SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO: Mejores prácticas
- SISTEMA DE GESTIÓN DE INVENTARIO: Cómo crear un sistema de gestión de inventario en Excel
- SOFTWARE DE SEGUIMIENTO DE PROYECTOS: Reseñas de los 25 mejores software de seguimiento de proyectos
Referencias
