El mismo conjunto de actividades diarias se realiza tanto en su vida personal como profesional. Es agotador hacer un seguimiento de esta lista mental de cosas por hacer, y rara vez terminas el trabajo. Examine elementos como su estilo de vida, empleoy preferencias personales para determinar el mejor horario para usted. Hacer un horario de trabajo para los empleados que sea eficiente y claro es una habilidad crucial.
En este artículo, repasaremos los beneficios de tener un horario, cómo hacer uno, cómo cumplirlo y un ejemplo de horario diario que puede usar como modelo.
Cómo hacer un horario
El arte de programar implica organizar sus actividades para permitirle completar sus prioridades y establecer metas en el tiempo disponible. Hacer un cronograma lo ayuda a planificar sus objetivos para el próximo día, semana o mes y lo mantiene encaminado para alcanzarlos. Para elegir la correcta, comience por determinar la función precisa que realizará la plantilla, como gestión de proyectos, turnos de empleados, horarios diarios o planes de ejercicio, para elegir el mejor.
Tipos de Horarios
#1. Horarios Tradicionales
Los intervalos de tiempo regulares, como marcos de tiempo diarios, semanales o mensuales, sirven como base para los horarios convencionales. Con frecuencia se emplean para tareas constantes y tareas cotidianas.
#2. Horarios diarios
Las personas que necesitan planificar cuidadosamente sus días deben usar horarios diarios. Con la ayuda de estos horarios, puede dividir el día en bloques de una hora o de media hora, lo que le brinda la libertad de programar el tiempo para compromisos y tareas particulares. Estos son excelentes para organizar actividades y rutinas diarias, incluidas citas, reuniones y diligencias personales.
#3. Horarios Semanales
Las plantillas para programaciones semanales facilitan la planificación y organización de tareas para toda la semana al proporcionar una visión completa de las obligaciones y las fechas de vencimiento. Los profesionales pueden usarlo para organizar sus compromisos personales, planificar reuniones y asignar tiempo para proyectos.
#4. Horarios Mensuales
Los cronogramas mensuales ofrecen una visión más completa de su carga de trabajo y objetivos y se utilizan para la planificación a más largo plazo. Su programa mensual puede ser un resumen de todas las tareas que debe completar o un registro especial para uno o más objetivos específicos.
#5. Horarios fijos
Los horarios fijos brindan una forma metódica y estructurada de planificar su día mediante la asignación de tareas, mandados, proyectos o asignaciones a intervalos de tiempo específicos. Las personas que se benefician de la rutina y la constancia deberían utilizar este tipo de horario. horario arreglado
Un horario fijo tiene la misma cantidad de horas de trabajo y días por semana en general. Cualquier negocio que necesite compañeros de trabajo o personal disponible para atender a los clientes durante el horario comercial establecido puede usar esto.
#6. Un horario de tiempo completo
Los trabajadores a tiempo completo suelen dedicar entre 35 y 40 horas a la semana. Por lo general, se relaciona con trabajos en los que el tipo y el volumen de trabajo exigen especialistas a tiempo completo. Muchos estados de EE. UU. exigen la recepción de los beneficios de los empleados para aquellos con horarios de tiempo completo.
#7. Un horario flexible
Un horario flexible dicta que un empleado debe dedicar al menos una cierta cantidad de tiempo cada día (por ejemplo, seis horas). El horario real de la empleada variará dependiendo de cuándo llegue porque el lunes comienza a trabajar a las 8:00 a. m. y termina a las 2:00 p. m. Sin embargo, los martes llega a las 9:00 a. m. y se queda hasta las 3:00 p. m. Esta estrategia flexible permite a las personas adoptar la espontaneidad mientras mantienen el control sobre su tiempo.
#8. Horario flotante
Un horario flotante le da al empleado la opción de elegir las horas de inicio y finalización de la jornada laboral además de la parte fija principal del horario (donde el empleado está disponible para el empleador).
Beneficios de usar un horario
- mejores gestión del tiempo es posible si tiene un plan claro de lo que se debe hacer, cuándo y cómo asignar su tiempo para que no procrastine.
- Mejor organización: priorizar sus tareas con la ayuda de un cronograma asegura que las más importantes se terminen primero.
- Mayor enfoque y productividad: mantener el enfoque en sus tareas mientras trabaja de acuerdo con un cronograma lo ayuda a ser más productivo.
- Reducción estrés: Hacer una lista clara de sus tareas y fechas de vencimiento puede ayudarlo a sentirse menos estresado por terminar todo.
- Se puede compartir un cronograma con el equipo para garantizar que todos conozcan los plazos y las expectativas, lo que mejorará la comunicación.
Cómo hacer un horario para los empleados
Los gerentes pueden ayudar a que sus equipos funcionen de manera más fluida mediante el uso de un sistema confiable y completo para la programación de los empleados. Además, puede ofrecer un control más preciso sobre Administracion de recursos, costos de nómina más bajos y mejores transiciones durante las horas pico. Todos tienen una tarea que completar mientras trabajan si los empleados están programados de manera efectiva. El éxito de su negocio depende directamente de cómo programe a sus empleados. Las ventas pueden verse afectadas por las combinaciones de compañeros de trabajo en un turno, así como por la cantidad de empleados, la cantidad de clientes o el volumen de trabajo que se debe realizar.
Efectos de la programación de turnos ineficaz
#1. Aumento de las tasas de rotación
Es más probable que los empleados se sientan insatisfechos si creen que no están recibiendo el apoyo que necesitan durante su turno, ya sea por una supervisión deficiente o por falta de personal. Los empleados que tienen la moral baja, están insatisfechos con sus trabajos o se sienten subestimados pueden comenzar a buscar nuevos trabajos y eventualmente decidir dejar su negocio.
#2. Falta de puntualidad o no presentación
Corre el riesgo de cometer un error de comunicación si no le da a su personal suficiente tiempo para recibir o ver sus horarios, o si no los comparte con ellos. Cuando hay problemas con la programación de la comunicación, es posible que los empleados lleguen tarde a un turno o que no se presenten en absoluto, lo que genera escasez de personal.
#3. Disminución de la productividad
Es posible que los miembros del personal no puedan brindar a los clientes el nivel de atención necesario o terminar su trabajo a tiempo si carecen de los recursos que necesitan durante un turno. De manera similar, si su empresa tiene exceso de personal en un turno en particular, está desperdiciando recursos al pagarle al personal para que no haga nada más que pasar el rato y conversar.
La mejor manera de crear horarios de trabajo
#1. Dedique algún tiempo a conocer a su equipo.
Familiarizarse con su equipo es el primer paso esencial para desarrollar horarios de trabajo efectivos. Haz una lista de lo siguiente:
- Habilidades relevantes
- Rasgos personales como tenacidad, eficacia, confiabilidad.
- Credenciales, capacitación relevante y experiencia
- Ya sea que funcionen jornada completa o a tiempo parcial, por favor especifique.
- ¿Cuál es su tipo de personalidad, son extrovertidos o introvertidos?
- Costumbres en el lugar de trabajo, particularmente si los turnos son flexibles y algunos empleados tienden a llegar antes que otros
Además, debe asegurarse de que sean las personas adecuadas para las tareas particulares, la carga de trabajo, la hora del día o la clientela.
#2. Tómese el tiempo para considerar la carga de trabajo
Hacer un cronograma de los días y horas de trabajo disponibles para su equipo es una opción. Como resultado, si trabaja en turnos flexibles de ocho horas de lunes a viernes, cada miembro del equipo tendrá 40 horas para terminar sus tareas. Luego, puede planificar sus especialistas más esenciales siguiendo los momentos más ocupados o las tareas más cruciales que deben completarse.
#3. Supervisar los tiempos de entrada y salida de los empleados
Si su empresa ha autorizado horas extra, realizar un seguimiento del tiempo de los empleados no solo ayuda a realizar un seguimiento de las horas extra, sino que también les brinda a los empleados un registro claro de sus horas de trabajo. Debe enseñar a su personal cómo realizar un seguimiento de sus reloj en y horas de salida antes de establecer sus horarios de trabajo. Para este propósito, puede utilizar un empleado aplicación de reloj de tiempo
#4. Cree un sistema para una comunicación eficaz en equipo
Una de las claves para la productividad del equipo y la gestión eficaz del tiempo de los empleados es mantener informados a los miembros del equipo sobre cualquier desarrollo, actualización o cambio reciente en la carga de trabajo prevista. Debido a esto, asegúrese de informar siempre a todos si hay algún cambio en los horarios de trabajo y déles la oportunidad de comunicarse con usted con cualquier consulta o solicitud que puedan tener. Además, los empleadores deberán publicar cualquier cambio en los horarios de trabajo de 7 a 14 días antes del primer turno programado.
#5. Respete las solicitudes de tiempo libre del trabajo tanto como sea posible
Una mayor productividad es el resultado directo de trabajadores más felices. Además, hacer saber a los empleados que la gerencia está prestando atención a sus preocupaciones es la mejor manera de lograr altos niveles de satisfacción de los empleados.
Entonces, si puede, intente acomodar a los empleados que prefieren trabajar en días particulares o en horarios específicos. O, siempre que sea posible, intente conceder la solicitud de vacaciones de un empleado cuando lo haga.
#6. Planifique al menos un trabajador excelente por turno
Si su empresa trabaja por turnos, asegúrese de que al menos uno de sus mejores empleados en términos de personal con las calificaciones, habilidades, experiencia y características personales necesarias esté presente durante cada turno. La calidad del turno, así como la experiencia del cliente será muy mejorado. Además, los empleados con menos experiencia tendrán un modelo a seguir para altos estándares de trabajo o alguien a quien puedan pedir ayuda cuando sea necesario.
Consejos sobre cómo programar empleados
Cuando su empresa opera fuera de la jornada laboral típica de 9 a. m. a 5 p. m. y requiere que el personal trabaje en una variedad de turnos a lo largo de la semana laboral, la creación de un horario de empleados es especialmente crucial. Puede crear un horario de empleados eficiente siguiendo estas recomendaciones:
#1. Considere a otros
Conoce los turnos que puede trabajar cada miembro de tu equipo. Reconozca que incluso si su negocio requiere mucha flexibilidad, su personal apreciará sus esfuerzos para cumplir con sus obligaciones fuera de la oficina. Proporcione a su equipo suficiente tiempo de inactividad entre turnos (al menos 8 horas de turno) para asegurarse de que estén bien descansados y haga todo lo posible para satisfacer cualquier solicitud realizada por los miembros de su personal debido a su necesidad de atender asuntos familiares.
#2. Plan de acuerdo a las fortalezas
Cree turnos basados en los trabajadores más confiables que tenga. Reúna a los gerentes menos experimentados con trabajadores confiables que puedan desempeñarse bien con poca supervisión con las nuevas contrataciones, y viceversa.
#3. Exprésate claramente
Ya sea que se publiquen en línea o en persona, asegúrese de que todos los empleados tengan fácil acceso a los horarios colocándolos allí. Establezca un sistema para alertar a los miembros del equipo para programar actualizaciones o modificaciones para que nadie se sorprenda con los cambios de última hora. unirse a un Whatsapp El grupo o el canal de Slack le permitirán notificar rápidamente a los miembros de su equipo sobre los cambios de horario.
#4. Plan
Programación avanzada, que también ayuda con planificación de nómina, contribuye a la preservación del equilibrio trabajo-vida. En términos generales, debe crear un horario de empleados con al menos 14 días de anticipación. Si puede avisar a su equipo con más anticipación, les permitirá planificar mejor sus vidas personales y podría aumentar la moral en el trabajo.
Cómo programar su día
Tener un horario diario le brinda la estructura que necesita para ser productivo, así como la capacidad de priorizar sus necesidades y deseos. Una forma efectiva de controlar las partes móviles de la vida es crear un horario diario. Puede obtener estructura de él, lo que reducirá sus niveles de estrés y aumentará su rendimiento. La flexibilidad adicional de realizar cambios y seguir las actualizaciones en tiempo real viene con la creación de su plantilla de programación diaria utilizando una herramienta en línea. Además, al planificar su día y posicionarse para el éxito, puede visualizar su trabajo de varias maneras.
#1. hacer una lista de todo
Escriba todas las tareas, tanto personales como profesionales, que desea completar durante una semana típica para comenzar. Concéntrese más en la lluvia de ideas que en la edición u organización. No olvides enumerar tanto las tareas rutinarias, como preparar el desayuno o lavar los platos, como las irregulares, como cambiar las sábanas de vez en cuando o cortar el césped.
#2. Identificar prioridades
Después de hacer su lista, revísela y decida cuáles deberían ser sus prioridades diarias. Considere usar un resaltador para agrupar sus deseos y necesidades tanto para uso profesional como personal. Por ejemplo, subraya las demandas laborales diarias como devolver llamadas telefónicas o responder correos electrónicos en azul y los deseos personales como disfrutar de un libro por tu cuenta o salir a tomar un café con amigos en verde. Siga estos pasos para cada tarea en su lista.
#3. Observa la frecuencia
Revise su lista de elementos resaltados e indique la frecuencia con la que desea o necesita terminar cada tarea. Pon un número al lado de cada tarea. Si tiene la intención de preparar el desayuno para cuatro días, por ejemplo, coloque un "4" al lado de ese elemento. Cambiar las sábanas es algo que normalmente haces una vez a la semana, así que pon un "1" al lado.
Verifique si hay tareas que pueda agrupar para mayor eficiencia. Si "lavar los platos" y "limpiar las superficies", por ejemplo, están en su lista diaria de tareas, piense en completarlas simultáneamente o una después de la otra, ya que requieren algunos de los mismos suministros y están ubicadas en el mismo lugar. área de la casa. Puede que le resulte más sencillo terminar todas las tareas de la lista si clasifica las tareas.
#5. Crear un calendario semanal
Se puede producir, comprar o imprimir un gráfico semanal. Comience a agregar sus necesidades semanales y diarias tanto para el trabajo como para el uso personal. Para mantener su horario lo más flexible posible, decida dónde tiene sentido terminar las tareas que se repiten cada semana. Por ejemplo, si solo tiene cuatro tareas prioritarias para terminar los lunes en lugar de seis tareas prioritarias para terminar los sábados, considere agregar una tarea semanal.
#6. Optimización de su trabajo
Examine su programa semanal para ver si hay áreas o tareas que pueda simplificar u optimizar para ahorrar tiempo. Considere usar un servicio de entrega de comestibles o cambiar la tarea a un día de la semana, por ejemplo, si normalmente va de compras los domingos pero descubre que no tiene tiempo para administrar otras tareas ese día. Haga esto en cualquier día que parezca tener mucho que hacer.
#7. Organizar las Tareas
Después de optimizar su horario semanal, haga un horario aproximado por hora para las tareas que deben completarse cada día. En lugar de crear un horario de hora por hora, piense en bloquear horarios como "mañana", "mediodía", "tarde" y "noche". De esta manera, incluso si una tarea lleva más tiempo de lo previsto o si necesita hacer frente a una emergencia, aún puede cumplir con su horario.
#8. Se Flexible
Pruebe su horario durante un par de semanas y luego haga los cambios necesarios. Ser paciente; puede llevar algunas semanas establecer un horario que satisfaga sus necesidades tanto personales como profesionales. Recuerde siempre dejar espacio para la flexibilidad porque pueden surgir tareas imprevistas.
Pautas para utilizar su horario diario
Siga estas sugerencias para asegurarse de que su nuevo horario sea exitoso:
- No olvides que desarrollar un hábito lleva tiempo. Durante varias semanas, haga un esfuerzo deliberado por ceñirse a su horario antes de evaluar su progreso.
- Hacer las modificaciones de horario necesarias. Haga ajustes en el orden de sus tareas si es necesario porque es posible que deba cambiar lo que creó inicialmente.
- Cuando haya retrasos, vuelva al cronograma. Después de estos ajustes, decida conscientemente volver a su horario.
- Permita un poco de margen de maniobra. Si se desvía de su plan u olvida completar algunas tareas el lunes, tenga en cuenta que el martes es un nuevo día y le ofrece otra oportunidad para establecer rutinas diarias confiables que lo ayudarán a alcanzar sus objetivos.
- Establezca metas razonables.
- Sea razonable acerca de cuánto tiempo requerirá cada tarea cuando se le asigne el tiempo.
- Revise y modifique su horario regularmente.
- Cambie su horario según sea necesario a medida que evolucionen sus prioridades o circunstancias. Al hacerlo, podrá mantener la utilidad y eficacia de su horario.
- Comparta su horario con el grupo.
- Ser abierto y comunicativo sobre su horario es importante si está trabajando con un equipo. Tener a todos de acuerdo hará que sea más fácil para ellos trabajar juntos con éxito.
¿Cuál es la mejor manera de programar su tiempo?
- Determina tu tiempo libre.
- Planifique sus tareas importantes.
- Planifique sus principales prioridades.
- Examine sus acciones
- Configura y ordena tus tareas.
- Deje espacio en el horario.
- Adaptar según sea necesario
¿Qué es un horario ideal?
Un cronograma realista es aquel con objetivos alcanzables y fechas de vencimiento razonables. Es un cronograma que se creó teniendo en cuenta las expectativas, a diferencia de lo que a los interesados les gustaría que sucediera. Un horario efectivo puede ayudar con la gestión del tiempo, la creación de rutinas diarias y la preservación de un equilibrio entre el trabajo y la vida.
Cómo mejorar el horario diario
- Hacer una lista. Anota todo lo que necesitas hacer cada día.
- Planifica tu día. Decide cuándo serás más productivo a lo largo del día y programa tu tiempo en consecuencia.
- Haz un horario para el día.
- Combinar tareas similares.
- Haz uso de herramientas para mejorar tu enfoque.
- Asegúrate de descansar.
¿Cuáles son los 5 principios de programación?
Definir el alcance, crear hitos y dependencias entre tareas, asignar recursos para completar cada tarea y luego hacer un seguimiento con informes de rutina para seguir el desarrollo y asegurarse de que el plan va por buen camino son los principios básicos de la programación.
Conclusión
Muchos profesionales prósperos dependen de sus rutinas diarias para hacer las cosas y mantener una vida personal plena. Pueden establecer buenos hábitos de trabajo y priorizar sus relaciones e intereses gracias a estas rutinas. Haz un cronograma diario que incluya tareas significativas para tu desarrollo profesional, así como otras prioridades para lograr un equilibrio saludable entre tus objetivos profesionales y personales.
Es fundamental elegir el horario ideal para sus necesidades si desea maximizar la gestión del tiempo y la productividad. Al decidir sobre una estrategia de programación eficaz, es fundamental tener en cuenta sus objetivos, la naturaleza de sus tareas, sus preferencias de trabajo individuales y las de su equipo. Pruebe siempre cosas nuevas y cambie su horario según sea necesario para que se ajuste a sus necesidades.
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Referencias
