El software de sistemas de gestión financiera (FMS) ayuda a una empresa a gestionar sus datos financieros. Como ocurre con la mayoría de los demás sistemas de gestión, los sistemas de gestión financiera pueden no generar necesariamente ingresos, pero ayudan a gestionar los activos de la empresa y optimizar los ingresos para un uso adecuado. Veremos un desglose de cómo funcionan estos sistemas de gestión financiera, así como sus beneficios.
Sistemas de gestión financiera
Los sistemas de gestión financiera (FMS) son software y procesos que utiliza una empresa para gestionar sus ingresos, gastos y activos. El objetivo de un sistema de gestión financiera es optimizar los ingresos y asegurar la sostenibilidad de la empresa a largo plazo, además de respaldar las operaciones financieras cotidianas. Ayudan a los equipos de finanzas al:
- Agilice la facturación y la facturación.
- Optimización del flujo de caja diario, mensual y anual.
- Mantenga registros de auditoría y siga las normas contables.
- Reducción de errores contables mediante la automatización de actividades financieras.
- Mejorar la presupuestación, la previsión y la planificación
- Aceleración de los procesos de cierre financiero y reporting.
El software de sistemas de gestión financiera (FMS) se puede integrar en el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) de una empresa, que consolida los datos financieros y operativos y proporciona a los equipos una perspectiva holística de la organización. Las aplicaciones financieras independientes también se pueden fusionar para proporcionar una solución de gestión financiera integral. Los CFO están optando cada vez más por ERP y software de gestión financiera basados en la nube que pueden escalar rápidamente para adaptarse a la expansión y admitir múltiples ubicaciones, idiomas, monedas y regulaciones.
Componentes esenciales de los sistemas de gestión financiera (FMS)
Un buen sistema de gestión financiera proporciona a las empresas una gama completa de software de contabilidad, así como una única fuente de información. Existen numerosas herramientas dentro del sistema, que se pueden clasificar en cuatro categorías:
#1.Contabilidad general y cierre financiero
Las herramientas de contabilidad y cierre financiero ayudan con las tareas fundamentales de contabilidad, como el libro mayor, las cuentas por pagar (AP), las cuentas por cobrar (AR) y la nómina. Ayudan a los equipos a producir informes, crear estados financieros de ingresos, gastos y saldos, y cerrar los libros de manera rápida y eficiente. Los elementos de gestión de impuestos pueden ayudar en la precisión y el cumplimiento de las declaraciones de impuestos.
#2. Gestión de ingresos, caja y tesorería
Con las soluciones de contabilidad de ingresos, los equipos de finanzas pueden automatizar los procedimientos de facturación, analizar los pagos en tiempo real y verificar el cumplimiento de las normas legales de reconocimiento de ingresos, como la NIIF 15. El software de gestión de efectivo y tesorería ayuda a los equipos a pronosticar el flujo de efectivo, mejorar la liquidez y mitigar el riesgo de manera proactiva. . Este programa también se conecta con los sistemas financieros, lo que permite a los usuarios ver los saldos bancarios en tiempo real y facilitar la conciliación de cuentas.
#3. Análisis y planificación financiera
Este conjunto de herramientas de planificación, previsión, presupuestación y análisis ayuda a los directores financieros y sus equipos a respaldar la salud financiera general de la empresa. El software FP&A es crucial para monitorear los gastos y la rentabilidad, mejorar el rendimiento, anticipar y navegar las condiciones futuras, y brindar al C-suite un soporte de decisiones oportuno y preciso. También facilita la planificación y coordinación de escenarios múltiples entre finanzas y todos los demás departamentos.
#4. Gobernanza, riesgo y cumplimiento
(GRC) ayudan a los equipos a alinear las actividades organizacionales con los objetivos comerciales, identificando y mitigando varios tipos de riesgo y asegurando el cumplimiento de leyes y regulaciones que van desde GDPR y SOX hasta acuerdos comerciales internacionales. Las empresas pueden funcionar de manera más eficiente, superar la incertidumbre y actuar con integridad mediante la sincronización de datos en los procesos de gobierno corporativo, gestión de riesgos y cumplimiento.
Beneficios de los sistemas de gestión financiera
¿Cuáles son los beneficios de implementar el software de Sistemas de Gestión Financiera (FMS) en una empresa?
Una empresa que utiliza software de contabilidad financiera actual puede obtener numerosos beneficios. Echemos un vistazo a algunos de ellos:
#1. Actividades financieras y contables optimizadas
Una de las ventajas más obvias de adoptar un FMS es que simplifica los procedimientos financieros y contables. Como resultado, el departamento de finanzas tiene más tiempo para concentrarse en otras funciones críticas, como aumentar los ingresos, mejorar el servicio al cliente y reducir los costos operativos.
#2. Automatización de operaciones y procedimientos de rutina.
Los profesionales financieros utilizan un FMS para realizar la mayoría de sus actividades financieras existentes de forma automática, ahorrándoles tiempo. Los sistemas de administración financiera también permiten que el personal financiero realice muchas tareas a la vez, lo que les permite mover el trabajo más rápido y completar proyectos a tiempo y dentro del presupuesto.
#3. Acceso a datos financieros y no financieros en tiempo real
Los profesionales de finanzas ahora pueden acceder a datos de diferentes fuentes en una sola plataforma. Ya no necesita perder el tiempo obteniendo informes y compilando datos manualmente. En cambio, ya sea que busque ingresos, costos o proyectos, un FMS recupera automáticamente toda la información que necesita.
#4. Los gerentes ahora pueden tomar decisiones informadas basadas en datos en un tiempo récord.
Un sistema financiero permite a los gerentes capitalizar grandes cantidades de datos en sus negocios. Un sistema financiero recopila información de múltiples departamentos dentro de una organización y la presenta de manera unificada, lo que permite a los usuarios comprender rápidamente las relaciones entre distintos conjuntos de datos.
Los gerentes pueden tomar decisiones informadas mucho más rápido cuando tienen acceso instantáneo a datos en tiempo real y respuestas instantáneas a sus consultas.
#5. Ya no se toleran los errores y las omisiones.
Los profesionales financieros reducen en gran medida la posibilidad de errores y omisiones al automatizar las operaciones financieras y centralizar sus datos en un FMS porque todo lo que necesitan ya está fácilmente disponible para ellos.
Esto reduce directamente las pérdidas asociadas con la captura manual de datos, lo que garantiza que el departamento financiero opere de manera más eficiente.
#6. Adaptabilidad empresarial
Ser capaz de adaptarse a los cambios rápidamente es fundamental para el éxito de la organización y para mantener altos niveles de rentabilidad en el cambiante clima empresarial actual. Puede gestionar mejor este proceso con un FMS, ya que ayuda a las organizaciones a adaptarse a los cambios de forma más rápida y sencilla.
#7. Perspectivas y visibilidad de las operaciones
Debido a que un FMS consolida todos los datos de su organización en un solo lugar, es más fácil descubrir tendencias y obtener información. Esto le da una idea de las posibilidades potenciales de mejorar el resultado final en áreas como el precio, las ventas y la producción.
#8. La mayor eficiencia operativa impulsa la productividad del personal de finanzas
Los empleados de finanzas pueden concentrarse en actividades de mayor valor agregado cuando los procesos mundanos y repetitivos se automatizan o optimizan, lo que resulta en una mayor eficiencia operativa, una utilización óptima de los recursos y la satisfacción general de los empleados.
También puede esperar mayores niveles de productividad.
#9. Facturación y facturación optimizadas
Puede minimizar drásticamente las operaciones en papel y eliminar la entrada de datos humanos con el software financiero correcto.
Esto le permite a su empresa acortar los plazos de cobro, aumentar el flujo de efectivo al aumentar las tasas de cobro y reducir las deudas incobrables.
#10. Capacidad para optimizar el flujo de efectivo sobre una base diaria, mensual y anual
Un sistema financiero facilita la previsión de futuros flujos de efectivo, ya que recopila información precisa y completa sobre su organización en un solo lugar. Esto permite a los empleados administrar mejor el capital de trabajo y optimizar el flujo de efectivo diario, mensual y anual.
#11. Un análisis de gastos más profundo
Un FMS le permite profundizar en diferentes áreas de su negocio para descubrir oportunidades de reducción de costos. El software de finanzas correcto puede ayudarlo a detectar problemas en sus facturas antes de que exploten, lo que le permite tomar medidas cuando es más fácil hacer cambios.
A la larga, esto le permite a su empresa gastar menos dinero en gastos innecesarios mientras ahorra más dinero en tiempo de inactividad.
#12. Mejor cumplimiento de las normas contables
Debido a que el software genera automáticamente estados financieros e informes relacionados en un formato que cumple con los estándares contables, un sistema financiero garantiza que siempre cumpla con los estándares y regulaciones contables vigentes, lo que le permite mantener el control sobre sus informes financieros.
#13. Las conciliaciones se procesan más rápidamente.
El software de contabilidad permite a los contadores completar las conciliaciones mucho más rápido.
Esto es posible porque las conciliaciones dentro de un FMS se integran con las fuentes bancarias y, por lo tanto, pueden procesarse automáticamente sin necesidad de trabajo adicional por parte del equipo financiero.
#14. Reuniendo aplicaciones y sistemas separados
El FMS basado en la nube correcto tiene integraciones integrales, lo que permite a las empresas intercambiar datos sin esfuerzo entre todos sus sistemas y aplicaciones, incluidos ERP, CRM, plataformas de comercio electrónico y muchos más.
Esto brinda a las organizaciones una mejor visibilidad de todo su negocio y les permite tomar decisiones procesables basadas en datos en tiempo real de todas las áreas de sus operaciones.
#15. Prevención de fraudes y actividades delictivas
Los sistemas de contabilidad con controles incorporados ayudan en la prevención del fraude y las actividades delictivas.
Esto es posible porque el software de finanzas puede detectar comportamientos sospechosos en tiempo real, lo que le permite tomar medidas rápidas para evitarlo.
#dieciséis. Seguridad de datos mejorada
Los sistemas financieros actuales utilizan la tecnología de encriptación más avanzada para garantizar que los datos confidenciales de su empresa estén seguros mientras se almacenan o transfieren a través de varias plataformas.
Esto garantiza que solo las personas autorizadas tengan acceso a esta información y que ninguna otra parte pueda acceder a ella sin una buena razón comercial.
#17. Almacenamiento centralizado basado en la nube con acceso en cualquier momento y desde cualquier lugar
Los sistemas de gestión financiera le permiten guardar sus datos en un sistema centralizado basado en la nube al que se puede acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Esto permite que los equipos de múltiples ubicaciones colaboren en proyectos y compartan información más rápidamente, incluso si están separados geográficamente.
Los cuatro elementos de los sistemas de gestión financiera
La gestión financiera integra la organización, los objetivos corporativos, la gestión de tareas e innovación, así como la estabilidad financiera y las ganancias de una empresa, y la lista puede ser larga. Sin embargo, no tiene por qué ser tan difícil como parece. La mayoría del software de sistemas de gestión financiera los dividirá en cuatro aspectos que son bien reconocidos en la gestión financiera. La planificación, el control, la organización y la dirección, y la toma de decisiones son los cuatro aspectos. Un negocio que sigue esta estructura y plan puede descubrir que no es tan abrumador como parece.
Los elementos del software de sistemas de gestión financiera (FMS)
#1. Planificación
Determinar los pasos que están en línea con los objetivos de la empresa o el individuo.
¿Se ha tomado el tiempo para definir claramente las metas y objetivos de su empresa? ¿Tiene ambiciones a largo plazo para usted, su marca y sus empleados? Cada objetivo comercial, ya sea la maximización de las ganancias, el crecimiento comercial o la extensión de los servicios, requerirá una gestión financiera y, con cada objetivo, habrá medidas para lograrlo. Esto implica financiación, presupuesto, asignación de trabajos, investigación de clientes y mucho más. Tómese un tiempo para idear algunos pasos cuantificables que lo acercarán a su objetivo.
#2. Controlador
Asegúrese de que todos los aspectos de la organización se adhieran al plan definido.
¿Sabes que cada área del negocio se esfuerza por alcanzar sus objetivos ahora que conoces tus pasos? No se trata necesariamente de reducir costos o eliminar redundancias; más bien, se trata de establecer KPI apropiados que puedan vincularse de manera cuantificable con el objetivo de la organización. Es fundamental asegurarse de que todos los empleados sean conscientes de los objetivos y de su participación en el logro de esos objetivos.
#3. Coordinando y dirigiendo
Determine qué recursos necesita para llevar a cabo el plan de manera efectiva.
Los recursos no solo se relacionan con bienes físicos y herramientas. Incluye personal, responsabilidades, presupuestos, dinero, tecnología y software, servicios de subcontratación y otros aspectos. No desea comenzar a implementar una estrategia si no tiene todos los recursos que necesita para comenzar.
#4. Tomando una desición
Tome decisiones después de investigar a fondo todas las posibilidades y opciones.
Una vez que se han identificado todas las alternativas y los planes prospectivos, los responsables de la toma de decisiones deben determinar qué alternativa es práctica y se ajusta a las metas y objetivos. De hecho, la toma de decisiones se superpondrá con el resto de la planificación, el control y la organización, ya que cada pieza debe confirmarse antes de proceder con el plan.
¿Qué es un sistema de gestión financiera eficaz?
Un sistema de administración financiera efectivo impulsa el desempeño corporativo a corto y largo plazo al acelerar la facturación y el cobro de facturas, eliminar errores contables y reducir la redundancia en el mantenimiento de registros.
¿Qué son los Sistemas Financieros?
Los sistemas financieros son un conjunto de entidades que permiten el intercambio de fondos, como bancos, compañías de seguros y bolsas de valores.
¿Cuáles son los fundamentos de la gestión financiera?
La gestión de las finanzas de la empresa incluye operaciones como la elaboración de presupuestos y proyecciones de flujo de efectivo, así como su adquisición y desembolso. Implica el uso de técnicas estándar de gestión para supervisar los activos financieros de la empresa.
¿Quiénes son los principales actores del sistema financiero?
Los custodios, los corredores, las compañías de seguros y las empresas de inversión son actores cruciales en el sector financiero desde el punto de vista de los impuestos.
¿Qué es el sistema financiero SAP?
Con SAP FICO, una empresa puede guardar una réplica exhaustiva de sus datos de transacciones financieras. En particular, SAP FICO está destinado a ayudar en la planificación empresarial y la toma de decisiones al facilitar la creación y gestión de estados financieros para análisis e informes.
En conclusión,
Los sistemas financieros están destinados a proporcionar a los gerentes un mayor control sobre las finanzas de la empresa y mejorar el desempeño.
Puede automatizar los procedimientos financieros, minimizar las redundancias, aumentar el cumplimiento de los estándares contables y administrar las operaciones financieras de su empresa de manera más efectiva con la tecnología correcta, entre otros beneficios. Cuando se trata de las dificultades de la gestión financiera, es fundamental dividir la planificación en categorías que estén vinculadas con los objetivos corporativos. Una vez que haya decidido una estrategia, puede elegir herramientas y plataformas para respaldarla.
Preguntas frecuentes
¿Por qué es importante el sistema de gestión financiera?
La gestión financiera es importante porque determina cómo obtener y distribuir efectivo, tomar decisiones financieras significativas, aumentar las ganancias, aumentar el valor de la empresa y mantener la estabilidad financiera del negocio.
¿Cuál es el objetivo principal de la gestión financiera?
El principal objetivo de la gestión financiera es la maximización de la riqueza.
¿Cuál es un ejemplo de software de gestión financiera?
Ejemplos de software de gestión financiera son el software EPM, CRM y ERP
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Referencias
