La gestión de instalaciones es difícil de definir debido a su amplio alcance. Las funciones de la gestión de instalaciones van mucho más allá de "administrar instalaciones", mientras que un Gerente de Ventas es el único responsable de monitorear el desempeño de los vendedores en las empresas. Como resultado, a menudo es difícil para las empresas obtener los beneficios de un administrador de instalaciones calificado.
Entonces, ¿cuál es la importancia de la gestión de instalaciones? Para comprender adecuadamente lo que hace el gerente de instalaciones, de qué es responsable y qué impacto tiene en una empresa, es mejor dividir su alcance de trabajo.
¿Qué es la gestión de instalaciones?
En pocas palabras, la gestión de instalaciones son las actividades diarias necesarias para garantizar que el entorno físico de una organización soporte sus demandas y funciones críticas.
Numerosos factores contribuyen a las funciones básicas de una organización, especialmente cuando se considera la amplia gama de negocios que requieren administración de instalaciones. Podría ser un distrito escolar con muchos edificios, una corporación manufacturera con una sola planta de fabricación importante o un espacio de oficinas comerciales que alquila un solo piso de un rascacielos de la ciudad. Independientemente del negocio en el que trabaje, la gestión de instalaciones (un administrador de instalaciones) garantiza que sus espacios físicos y activos puedan satisfacer las necesidades de su organización.
¿Por qué es importante la gestión de instalaciones?
Todas las organizaciones existen para cumplir una función básica, que puede ir desde ganar dinero hasta satisfacer las necesidades de una comunidad. La columna vertebral de cualquier organización exitosa es la gestión de las instalaciones. Brindan asistencia en una variedad de formas:
#1. Productividad
El primer y más importante deber es asegurarse de que el personal, los empleados y los inquilinos puedan realizar su trabajo correctamente. Esto implica asegurarse de que el lugar esté limpio, organizado y listo para usar. También implica que los vehículos, el equipo y la tecnología estén operativos cuando se requiera.
#2. Seguridad y comodidad
Asegurarse de que todos los ocupantes del edificio estén seguros y cómodos está íntimamente relacionado con la productividad. Es fundamental asegurarse de que los edificios y los equipos se inspeccionen para asegurarse de que cumplen los requisitos de seguridad a fin de reducir la responsabilidad y el riesgo. Los administradores de las instalaciones están atentos a los métodos para mejorar la comodidad de los inquilinos.
#3. Rentabilidad
La productividad, la seguridad y la comodidad deben crearse de manera eficiente. Dado que la administración de las instalaciones suele ser el gasto más costoso debido a su amplio impacto en toda la empresa, todos los esfuerzos para reducir los costos operativos superfluos son fundamentales para el resultado final de la empresa.
#4. Escalabilidad
A medida que las empresas crecen, amplían los activos de capital, cambian de ubicación o se adaptan a entornos de trabajo cambiantes (la introducción de un entorno de trabajo virtual, por ejemplo), la gestión de instalaciones está a la vanguardia para garantizar el éxito de estas transformaciones. Para asesorar mejor a los nuevos prospectos, el equipo debe estar familiarizado con las instalaciones, así como con las personas y los activos alojados en ellas.
#5. Sustentabilidad
Más allá del cumplimiento de EHS (medio ambiente, salud y seguridad), los gerentes de las instalaciones tienen la obligación social de promover prácticas más ecológicas dentro de la empresa. Esto puede incluir la reducción de residuos, la mejora de la eficiencia energética o la implementación de nuevas mejores prácticas. La gestión sostenible de las instalaciones mejora la imagen de marca de la organización y reduce los gastos generales de consumo de energía.
Qué hace y qué no hace un gerente de instalaciones
Para comprender correctamente qué es la gestión de instalaciones, veamos los dos tipos de servicios que brindan a diario: servicios duros y servicios blandos.
#1. Servicios duros
Las estructuras físicas (los componentes que no se pueden quitar fácilmente) están relacionadas con los servicios físicos. A veces, la ley exige que la administración de las instalaciones corporativas garantice la salud y la seguridad de los empleados o de los ocupantes del edificio:
- mantenimiento de edificios
- Mantenimiento del sistema HVAC
- Gestión del agua y la energía
- Ascensores y escaleras mecánicas luz seguridad contra incendios
- Drenaje y fontanería
El papel de la gestión de instalaciones en esta situación es limitar la posibilidad de accidentes y desastres, lo que podría resultar en altos costos de seguro. Las empresas que necesitan realizar un seguimiento de las reparaciones pueden considerar el uso de un software de gestión de instalaciones.
#2. Servicios blandos
Los servicios blandos se preocupan por hacer que el lugar de trabajo sea más cómodo y seguro.
Varias de estas descripciones de trabajo de gestión de instalaciones son opcionales y se pueden agregar o retirar después de las revisiones de calidad y presupuesto:
- Servicios de limpieza y custodia
- Precauciones de seguridad
- Mantenimiento de estacionamientos
- Manejo de plagas
- Eliminación de basura de reciclaje
- Reposición de muebles y equipos.
- Tecnología Información
- Gestion de documentos
- Mantenimiento de terrenos, paisajismo y administración de correo
Los empleados suelen preferir las funciones de gestión de instalaciones para facilitarles la vida. Las empresas pueden obtener una visión general de sus costos con nuestras soluciones integradas del sistema de gestión del lugar de trabajo, lo que les permite priorizar estos servicios blandos en consecuencia.
Administrador de instalaciones vs. Administrador de propiedades
Un administrador de propiedades es un rol que se confunde con frecuencia con un administrador de instalaciones, y es fácil ver por qué. Esto es más evidente en bienes raíces comerciales cuando los propietarios y las corporaciones son entidades distintas. Esto no se aplica a las instalaciones ocupadas por sus propietarios (es decir, los líderes de la organización también son los propietarios del edificio).
No obstante, un administrador de propiedades y un administrador de instalaciones estarán presentes en ciertos entornos de bienes raíces comerciales. El administrador de la propiedad es contratado por el dueño de la propiedad (propietario), mientras que el administrador de la instalación es empleado por la organización residente (inquilino). Como resultado, los administradores de propiedades están a cargo de todo lo relacionado con los edificios comerciales (mantenimiento de edificios y terrenos, servicios públicos, mejoras de capital, etc.), mientras que los administradores de instalaciones están a cargo de todo lo relacionado con los ocupantes, el personal y los activos. dentro (gestión del espacio de trabajo, mantenimiento de activos, catering, etc.).
¿Cuál es la estructura organizativa de un departamento de gestión de instalaciones?
La estructura del departamento, como la mayoría de los aspectos de la gestión de instalaciones, varía sustancialmente según el tamaño y la industria de la gestión de instalaciones.
Para las empresas más pequeñas, la división de administración de instalaciones puede consistir simplemente en una persona que esté a cargo de todo. Cuando este es el caso, el administrador de las instalaciones (o el administrador de las instalaciones si se refiere a una sola instalación) está muy involucrado en las operaciones diarias.
Ciertos servicios se asignan a profesionales o equipos de instalaciones enfocados a medida que las empresas crecen. Un gerente de mantenimiento, director de transporte o gerente de producción, por ejemplo, puede incorporarse para supervisar esos servicios especializados.
Algunas organizaciones pueden dividir su administración en zonas, ubicaciones, edificios o regiones, con un administrador de edificio o un administrador regional a cargo. En cualquiera de estos casos, el gerente de las instalaciones (o, más probablemente, el director de las instalaciones o el vicepresidente de operaciones) tiene libertad para manejar tareas más estratégicas en colaboración con el liderazgo ejecutivo.
Subcontratación de la gestión de instalaciones
Muchas empresas querrán subcontratar diversos niveles de administración de instalaciones (desde subcontratar todo el departamento hasta solo unos pocos servicios seleccionados).
Al eliminar la capacitación interna y los gastos salariales, la subcontratación puede ser una solución rentable. Cada organización debe analizar los costos y beneficios de la subcontratación por sí misma. Los servicios más especializados y menos frecuentes se subcontratan con frecuencia, mientras que los servicios estándar y de rutina permanecen internos.
| En casa | Outsourced |
| Núcleo para la función de la organización | Función periférica a la organización |
| Frecuente | Poco frecuente |
| Algunos | Servicios |
| Bajos costes de formación | Altos costes de formación |
¿Cuáles son los requisitos para un Gerente de Instalaciones?
El puesto de gerente de instalaciones no es para los débiles de corazón y, con frecuencia, requiere años de experiencia o educación. Un administrador de instalaciones generalmente comienza como técnico de mantenimiento, administrador de edificios, ingeniero mecánico u otro título de trabajo comparable. A medida que adquieren experiencia, avanzan a funciones de director de nivel superior, lo que les permite supervisar más funciones estratégicas del departamento.
Según el tamaño de la empresa y el nivel de competencia, los requisitos educativos pueden variar desde un diploma de escuela secundaria hasta un título de asociado de 2 años o una licenciatura de 4 años en administración de instalaciones o ingeniería. Muchos candidatos agregarán además una certificación de administración de instalaciones a sus estudios.
Los tres más comunes son:
- Profesional de gestión de instalaciones (FMP)
- Administrador de instalaciones certificado (CFM)
- Profesional de la Facilidad de Sostenibilidad (SFP)
Un gerente de instalaciones necesita un conjunto de habilidades diversificado debido a la amplia gama de responsabilidades que se espera que cumpla:
- Planificación estratégica de instalaciones.
- Liderazgo y comunicacion
- Gestión de proyectos
- Conocimientos comerciales y financieros.
- Capacidad técnica (mantenimiento y tecnología)
Tecnología de gestión de instalaciones
Los equipos de administración de instalaciones tienen más responsabilidad que nunca para preservar datos precisos y accesibles, seleccionar estrategias de construcción sostenibles y priorizar la construcción y la salud ambiental.
Existen numerosas herramientas disponibles para ayudar a los equipos a lograr estos objetivos.
#1. Software de seguimiento de servicios públicos
La mayoría de las empresas buscan reducir sus gastos de energía, mantener sus instalaciones lo más eficientes posible desde el punto de vista energético y lograr objetivos de sostenibilidad. Sin embargo, debido al tedioso método de recopilación de datos, la mayoría de las personas optan por no participar en estos proyectos. El software de seguimiento de servicios públicos automatiza esta operación que requiere mucho tiempo mediante la importación de datos de facturas de servicios públicos desde el sistema de software de administración de instalaciones de una organización. Esto permite a los empleados:
- Descubra tendencias para respaldar iniciativas de inversión de capital y mejoras de equipos.
- Obtenga un desglose de costos por edificio para identificar desperdicios o ineficiencias.
- Administre el consumo de energía para cada edificio y pronostique el gasto futuro
- Para identificar actividades ineficientes, evalúe y compare los gastos entre edificios.
#2. Tecnología de sensores
Los equipos de gestión de instalaciones líderes emplean sensores para impulsar las opciones operativas y hacer que los edificios sean más eficientes. Cuando los sensores de calidad del aire, ocupación y equipos identifican anomalías durante la recopilación de datos, pueden notificarlo. Esta información tiene el potencial de mejorar la comodidad y la salud de los ocupantes, el rendimiento del equipo y la eficiencia del edificio. Considere conectar estos sensores a su sistema de administración de instalaciones para desplegar técnicos, priorizar el trabajo y tomar decisiones operativas basadas en datos para tomar medidas rápidamente.
#3. Software de gestión de instalaciones
El software de gestión de instalaciones es una aplicación digital que ayuda en las actividades diarias de gestión de instalaciones. El software ayuda a las organizaciones de las siguientes maneras:
- El mantenimiento de rutina y los servicios de conserjería para todas las secciones de sus instalaciones mantendrán sus edificios limpios y seguros para los ocupantes.
- Un programa de mantenimiento planificado y un proceso de entrada evitarán que los detalles se queden en el olvido.
- Combine su comunicación en un solo lugar con actualizaciones en tiempo real para todos los involucrados en una tarea.
- Tome decisiones basadas en datos en función del rendimiento de su personal y equipo.
Aunque existen distintos tipos de software de gestión de instalaciones (CMMS, CAFM, IWMS o EAM), las distinciones son bastante confusas. Cada proveedor de software tendrá su propio conjunto de funciones (independientemente de la categoría en la que se encuentren).
Al elegir el software para sus instalaciones, es importante comenzar por establecer las capacidades necesarias para su empresa y luego seleccionar la solución adecuada.
¿Cuál es el futuro de la industria de gestión de instalaciones?
La tecnología inteligente, como prácticamente cualquier otra industria del planeta, ha impulsado el campo de la gestión de instalaciones.
Para seguir siendo competitivos en el mercado actual, la gestión de instalaciones, ya sea gestionada internamente o subcontratada, debe incorporar un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) con una aplicación móvil.
Las soluciones automatizadas basadas en la nube reducen las horas de tiempo desperdiciado en operaciones manuales y evitan retrasos causados por errores humanos.
Un CMMS puede cambiar los procedimientos de órdenes de trabajo, las tareas de mantenimiento preventivo y predictivo, la gestión de activos, proveedores e inventario.
Los proveedores de servicios de gestión de instalaciones ya estarán empleando estas capacidades, y las empresas que deseen funcionar sin problemas pueden explorar el software de gestión a través de MRI.
Empresas de gestión de tecnología de instalaciones
Incluso hoy en día, muchas empresas más pequeñas pueden decidir llevar a cabo la gestión de instalaciones internamente.
Sin embargo, hay miles de posibilidades disponibles para los servicios de gestión de instalaciones, y organizaciones de todos los tamaños han estado desarrollando la industria de mantenimiento de instalaciones simplemente subcontratando una o dos tareas.
Ofrecer una gestión integrada de edificios e instalaciones es una tendencia creciente en el negocio. Esta amplia gama de servicios agrega valor y promueve una mayor calidad. Los siguientes servicios son proporcionados por las diez principales empresas de gestión integrada de instalaciones:
- Liderazgo
- Servicios para salas de reuniones
- Evaluaciones de riesgo para empresas
- Servicios prestados por Catering
- Planificación de la continuidad del negocio
- Gestión de flotas
- Adquisición de contratos
- Servicios para la recepción
- Gestión de servicios públicos
- Respuesta a una emergencia
Las empresas que compran servicios de administración de instalaciones obtienen ganancias de varias formas medibles, además de liberar a su propia gente para que se centren en objetivos más directamente relacionados con su negocio principal.
- Productividad mejorada: Un único punto de contacto elimina las funciones redundantes, agiliza la comunicación y mejora los procesos de flujo de trabajo.
- Productividad incrementada: Las descripciones de la gestión de instalaciones incluyen métodos de mantenimiento para evitar averías, que con frecuencia interrumpen la producción.
- Experiencia mejorada: El papel de los trabajadores de gestión de instalaciones es tener ya los conocimientos técnicos, ahorrando tiempo y dinero a las empresas en la formación interna.
- Ahorro de costes: Además de ahorrar tiempo en capacitación, las empresas ahorran dinero en personal, beneficios para empleados, nómina, inventario y otros gastos.
- Control de calidad mejorado: Los servicios de administración de instalaciones crean consistencia y confiabilidad porque ya existen métodos comprobados.
Conclusión
La gestión de instalaciones ofrece valor tanto a diario como a largo plazo, desde el mantenimiento de los equipos hasta la creación de una atmósfera que apoye la cultura de la empresa.
Las empresas de alto rendimiento reconocen la importancia de abordar la gestión de instalaciones de edificios. Se espera que las empresas de gestión de instalaciones proporcionen soluciones basadas en desarrollos técnicos de vanguardia en este elemento de sus operaciones.
Si aún no está utilizando una solución automatizada para administrar sus instalaciones, órdenes de trabajo, mantenimiento, activos y más... es un buen lugar para comenzar.
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Referencias
