En el mundo digital en el que vivimos, el sistema de transporte creado por la tecnología ha facilitado los viajes, especialmente para las empresas. Esta guía nos llevará al software de gestión de gastos, el sistema, las soluciones y las empresas involucradas.
Administración de gastos
La gestión de gastos es un sistema que utiliza una empresa para procesar, pagar y revisar los gastos iniciados por los empleados. Estos gastos también pueden incluir, entre otros, gastos de viaje y entretenimiento.
Además, los viajes de negocios van en aumento en el mundo digital actual, gracias a la comodidad del transporte que brinda la tecnología moderna. Mientras tanto, se requiere la gestión de gastos para procesar todos los gastos incurridos como resultado de los viajes corporativos.
Sin embargo, cuando los viajeros de negocios están de viaje en nombre de su empresa por motivos comerciales. Pueden incurrir en costos adicionales como alojamiento, transporte, comidas, etc., que normalmente corren a cargo del empleador.
Importancia de la gestión de gastos
En general, para mantenerse en el negocio, todas las empresas deben poder pagar sus facturas a tiempo, y una de esas facturas son los gastos de los empleados. Sin embargo, la gestión de gastos siempre será fundamental para cualquier empresa con empleados que realicen negocios fuera de la oficina. Podría ser algo tan simple como que un director de ventas externo que paga el almuerzo de un cliente debe ser documentado, aceptado y reembolsado.
Por lo tanto, las empresas que cuentan con sistemas efectivos de administración de gastos pueden emitir esos reembolsos de manera rápida y precisa. A los empleados no les gusta tener que esperar meses después de incurrir en un gasto para que se les reembolse.
¿Qué es el software de gestión de gastos?
El software de gestión de gastos agiliza y organiza la entrada de gastos de una empresa, elimina los registros en papel y reduce el esfuerzo administrativo. En segundo lugar, el software de gestión de gastos también proporciona a los administradores visibilidad y seguimiento completos del uso de los recursos financieros de la empresa por parte de los empleados. Además, el software de gestión de gastos examina los gastos generales, descubre opciones de reducción de costos y limita los gastos excesivos. Además, el software de seguimiento del tiempo, el software de gestión de viajes, el software de contabilidad y el software de gestión de la fuerza laboral se fusionan de forma rutinaria con el software de gestión de gastos.
El mejor software de gestión de gastos
A continuación se muestra el software para la gestión de gastos que debe considerar. Siga leyendo porque definitivamente lo ayudará a usted y a su negocio.
#1. Software de gestión de gastos SAP Concur
SAP Concur es el proveedor líder mundial de soluciones de gestión de viajes, gastos y facturación. Además, este software guía a los trabajadores en todos y cada uno de los viajes. Los cargos se ingresan fácilmente en los informes de gastos y los permisos de facturación están automatizados. Además, las empresas pueden saber exactamente lo que están gastando integrando datos en tiempo real y utilizando IA para auditar el 100 % de las transacciones. Sin embargo, las soluciones de Concur reducen los procedimientos del pasado que requerían mucho tiempo, facilitan el trabajo de hoy y ayudan a las empresas a desempeñarse al máximo de manera constante.
#2. Expensify Software de gestión de gastos
Básicamente, Expensify le permite controlar fácilmente los gastos, pagar facturas, enviar facturas y planificar viajes. Además, con el escaneo ilimitado de recibos, puede tomar una foto de cualquier recibo y la tecnología SmartScan de Expensify recopilará la información. Aún mejor, puede comprar la tarjeta Expensify y despedirse de los recibos para siempre.
El software de administración de gastos también etiqueta y carga los gastos comerciales para una aprobación simple, reembolso al día siguiente y sincronización automática. Además, Expensify extrae información de las facturas de los proveedores y las aprueba y paga automáticamente. Luego cree y envíe facturas mientras cobra los pagos y se sincroniza automáticamente con su software de contabilidad. Finalmente, los expertos organizarán sus vuelos, hoteles y automóviles en un solo chat.
#3.Software de gestión de gastos TripActions
Este software es la principal plataforma de T&E basada en la nube. Además de la combinación de tecnología líder en la industria con el mejor servicio de agencia de viajes de su clase. Posteriormente, se está convirtiendo rápidamente en el estándar para viajes corporativos y gestión de gastos. TripActions, en el que confían los gestores de viajes y los equipos financieros, en más de 4,000 empresas de todo el mundo. utiliza información en tiempo real para monitorear la seguridad de los empleados que viajan, limitar los costos y ahorrar tiempo.
#4. Software de gestión de gastos Emburse Certify
Emburse reúne algunos de los procesos de automatización financiera más importantes y confiables del mundo. Como parte de la oferta de productos. Emburse Certify promete personificar el trabajo al mismo tiempo que proporciona soluciones de gestión de gastos, cuentas por pagar y viajes de negocios para organizaciones en crecimiento. Mientras tanto, Certify Expense es un software de gestión de gastos y viajes por Internet. Empresas que desean automatizar rápidamente los procedimientos manuales y, al mismo tiempo, recibir un excelente soporte organizativo y final de forma gratuita. Además, Certify ofrece una amplia gama de integraciones, reserva de viajes y asistencia en vivo para todos los usuarios.
#5. Software de gestión Pleo
Pleo es la aplicación de inversión empresarial que tu equipo se merece. Además, tarjetas de presentación inteligentes y software que lo ayudan a rastrear y pagar gastos, facturas y más.
#6. Software de gestión de Zoho
Zoho Expense es una solución web. que permite a las empresas gestionar con éxito los viajes de negocios y los gastos. Sin embargo, Zoho Expense se enfoca en automatizar la contabilidad de gastos desde el recibo hasta el balance general, lo que ahorra a las organizaciones una cantidad significativa de tiempo y esfuerzo. Zoho Expense también facilita los viajes y las reservas de la empresa, en segundo lugar, hace cumplir las autorizaciones de varios niveles y, por último, gestiona los pagos por adelantado. Por lo tanto, los costos indirectos con informes de gastos manuales se reducen significativamente gracias a la capacidad de Zoho Expense para optimizar la aprobación y otros procesos. por último, las poderosas reglas y límites de gasto, y los análisis ayudan a mantener las riendas del gasto ajustadas.
#7. Software de gestión de gastos Brex
¿Quiere tener poder adquisitivo y control? Las tarjetas corporativas Brex ofrecen ambos. Desbloquee requisitos más bajos, recompensas perfectas y control de gastos integrado. Básicamente, el 94 por ciento de los clientes cree que Brex se preocupa por el éxito de su negocio. Y el 95 por ciento de los clientes dice que cambiar a Brex es simple. Además, el 98 por ciento de nuestros clientes que interactuaron con nuestro equipo de atención al cliente en vivo los encontraron amables y agradables.
#8. Software de gestión de gastos Emburse Abacus
Publica y controla los costos de los empleados en tiempo real. No más informes de gastos ni acaparamiento de recibos. Emburse abacus Capture los gastos a medida que ocurren para una visibilidad completa del gasto. También crea reglas de enrutamiento de aprobación personalizadas para cada gasto y automatiza su política de gastos para reducir errores y mejorar la eficiencia. En consecuencia, la interfaz minimalista y elegante despeja el desorden y solo solicita a los empleados lo que se requiere, mientras organiza y clasifica los gastos en informes a medida que se envían.
#9. Software de gestión de Paylocity
Nuestra plataforma de software todo en uno permite a los profesionales de recursos humanos administrar fácilmente las tareas diarias en la gestión de la nómina, los beneficios, el talento y la fuerza laboral. Pero lo que nos distingue es que nuestra tecnología está respaldada por una cultura que realmente se preocupa por el éxito de nuestros clientes. Los proveedores simplemente le venderán un producto. Un socio, por otro lado, realmente se preocupa por usted y su negocio. Un socio se toma el tiempo para conocerlo y comprender sus necesidades. Colaboramos con usted para identificar las mejores soluciones que beneficiarán a su negocio hoy mientras allanan el camino para un mañana mejor. Y mañana se trata de tu equipo. Todo es para ayudarte a conseguir tus objetivos.
#10. Software de gestión de gastos web
Como líder mundial en el suministro de software de gestión de gastos y viajes por Internet a empresas de todos los tamaños en más de 70 países. Webexpenses cumple con los siguientes procesos manuales, mejora la visibilidad de los gastos, evita errores y se ha demostrado que se enfoca en ahorrar tiempo y dinero a las empresas. Nuestra solución de gestión de gastos de honores es el núcleo de nuestra suite y se ha demostrado que reduce los gastos de viaje y gastos hasta en un 30 %.
#11. Software de gestión de gastos Fyle
La situación se ha transformado en las últimas tres décadas, al igual que la gestión del gasto del tiempo. Fyle ha creado una forma nueva y sencilla de generar informes de gastos en tiempo real. Por lo tanto, los trabajadores envían costos sobre la marcha utilizando las aplicaciones que usan todos los días, como Gmail, Outlook, Slack, WhatsApp y la galería del teléfono. Sin embargo, todos los gastos solo se envían después de que se hayan verificado las infracciones de la política. Esto significa que los empleados reciben una notificación dentro de estas aplicaciones si violan alguna política de la empresa.
#12. Software de gestión de gastos de rampa
Como un servicio financiero diseñado para ahorrarle dinero y esfuerzo. Mientras tanto, Ramp es una solución de software 5 en 1 que combina tarjetas corporativas, gestión de gastos, pago de facturas, contabilidad e informes en una única solución sencilla. ¿Y lo que es más? Además, Ramp se está convirtiendo rápidamente en la tarjeta de negocios de más rápido crecimiento en los Estados Unidos y en el software número 1 debido a su enfoque único de los servicios financieros.
#13. Software de gestión de división
Divvy ha fusionado el software de administración de costos sin problemas con la tarjeta. Así los usuarios no tendrán que manejar otro informe de gastos. Con Divvy, puede utilizar una divulgación de gastos más rápida, presupuestos aplicables y una única plataforma para brindar una visibilidad real de todos los costos. Además, prepárese para ejercer un mayor control y optimizar su gestión de gastos.
Tipos de Software de Gestión de Gastos que existen
Algunos software de contabilidad y sistemas ERP tienen rudimentarioy funciones de gestión de gastos. que con frecuencia son inadecuados para empresas con una gran cantidad de personal móvil. Sin embargo, estos sistemas son útiles para consolidar datos de gestión de gastos, pero no son adecuados para aprobaciones, seguimiento o control de gastos.
#1. Software de gestión independiente
Aparte de otros sistemas, existe un software de gestión de gastos independiente. Además, este tipo de software se centra únicamente en la gestión de gastos y tiene poca o ninguna capacidad para la gestión de viajes. Además, los proveedores suelen proporcionar la integración con el software de gestión de viajes, los sistemas ERP y el software de contabilidad.
#2. Viajes y gastos
El software de gestión de gastos se puede incluir en las soluciones de viajes y gastos. Por lo tanto, puede ser un paquete separado que solo se puede comprar y utilizar como un solo sistema. Sin embargo, las empresas que ofrecen distintos productos para la gestión de viajes y gastos tienden a agruparlos en suites para negocios que requieren ambos tipos de capacidades.
Sistema de gestión de gastos
Un sistema de gestión de gastos es un software que organiza la mayoría de los procesos de recuperación de costes de los trabajadores. Además, el software elimina la necesidad de papel, disminuye la cantidad de tiempo dedicado a administrar los gastos y reduce los errores.
Qué hace el sistema de gestión de gastos
- En primer lugar, este sistema puede realizar el registro, seguimiento, autorización y cobro de los gastos reembolsables de los empleados. El software de gestión de gastos funciona de la mano con el sistema de gestión de la empresa para garantizar que los gastos aprobados (o no aprobados) no se superen.
- En segundo lugar, el sistema de gestión de gastos también ofrece herramientas analíticas que ayudan a la empresa. Con el fin de tomar mejores decisiones sobre gastos futuros e informar cualquier cambio de política necesario. Por último, simplemente informando sobre todos los gastos, el sistema ayuda a las organizaciones a mantener el cumplimiento y la responsabilidad.
- En tercer lugar, combinar el software de gestión de gastos con un ERP o sistema de contabilidad tiene ventajas significativas. Por un lado, elimina la necesidad de que el departamento de cuentas ingrese o cargue manualmente los datos del informe de gastos. ahorrando así tiempo y reduciendo el riesgo de errores. Además, los gastos se programan instantáneamente para el pago una vez aceptados, lo que resulta en un reembolso rápido para los empleados.
- Finalmente, la combinación de informes de gastos y datos de ERP también da como resultado un análisis más completo en todas las categorías de gastos. Incluyendo por región, marca u otro segmento comercial. La integración, por ejemplo, permite a los proveedores de servicios relacionar más fácilmente los cargos con proyectos individuales. Reducir los problemas sobre cómo se debe distribuir el gasto o a qué cliente se le debe pagar.
Beneficios de las soluciones del sistema de gestión de gastos
Si desea aumentar la eficiencia operativa mediante la instalación de nuevas soluciones que se integren mejor con su ERP (planificación de recursos empresariales) actual. Hay ventajas significativas en la automatización del informe de gastos de su empresa como soluciones para el sistema de gestión de gastos.
- El acceso a todos los gastos de telecomunicaciones es una de las soluciones para la gestión de gastos.
- Al monitorear regularmente la facturación, puede eliminar errores o cargos indebidos.
- Mejore las operaciones comerciales haciendo un mejor uso del tiempo del personal.
- Mejore la precisión de su control de gastos, informes y presupuestos.
- Evite incurrir en cargos por mora y multas por facturas impagas.
- Analice el uso para asegurarse de que puede manejar el volumen mientras mantiene los costos bajo control.
Empresas de gestión de gastos
A continuación se muestran las empresas de gestión de gastos de telecomunicaciones.
- asentinel
- Avoto
- Soluciones de puntos de control
- Perspectiva de la factura
- MBG gestión de gastos para empresas
- Línea de beneficio
- Soluciones de software Quickcomm
- mina de río
- Soluciones Symphony Spend Management para empresas de gastos
¿Cómo puedo administrar mejor mis gastos?
Las siguientes formas son formas de administrar mejor sus gastos:
- hacer un presupuesto personal
- Seguimiento de sus gastos
- Ahorre Para la Jubilación
- Ahorre para emergencias
- Plan para pagar la deuda
- Establezca Buenos Hábitos de Crédito
- Mejore su mentalidad de dinero
¿Qué es la herramienta de gestión de gastos?
Un ejemplo de una aplicación que agiliza el proceso de recibo a reembolso es el software de gestión de gastos. Con la ayuda de este software, las empresas pueden gestionar las reservas de viajes, automatizar el envío de informes de gastos, acelerar las aprobaciones, agilizar los reembolsos y controlar las reclamaciones de gastos en tiempo real.
¿Cómo funciona la gestión de gastos?
Las empresas de todos los tamaños utilizan el sistema de gestión de gastos para realizar un seguimiento de los gastos, procesar los pagos y registrar los gastos de los empleados. Esto incluye procesos internos, pautas e informes de gastos que especifican cómo una organización pagará los gastos de sus trabajadores.
¿Por qué es importante la gestión de gastos?
El software para administrar los gastos aumenta la precisión, lo que tiene el beneficio adicional de acelerar los reembolsos de los empleados. Los empleados pueden, por ejemplo, ingresar datos incorrectamente al procesar manualmente los gastos. Los datos se pueden recuperar de cuentas bancarias y transacciones con tarjeta de crédito a través del software de gestión de gastos.
¿Cuál es la diferencia entre costo y gasto?
Costo y gasto son términos distintos ya que el costo designa un desembolso mientras que el gasto se relaciona con el uso de los bienes comprados. Debido a que estos términos se usan indistintamente con frecuencia, a las personas que estudian para convertirse en contadores les puede resultar difícil distinguirlos.
¿La depreciación es un gasto?
Casi todas las empresas incluyen la depreciación en su cuenta de resultados. Dado que se declara como un gasto, debe considerarse cada vez que se calcule una partida para efectos del impuesto de fin de año o para establecer si la partida es válida para liquidación.
¿Qué son los Gastos Comunes?
El presupuesto anual se utiliza para determinar el monto de los gastos comunes. El costo de las reparaciones, las primas de seguros, los depósitos del fondo de reserva, los honorarios legales y de contabilidad, los honorarios de administración de la propiedad, los costos de remoción de nieve, los costos de paisajismo, el servicio de ascensores, los costos de mantenimiento y los costos de eliminación de desechos generalmente se incluyen en los presupuestos.
Preguntas frecuentes sobre la gestión de gastos
¿Cómo funciona la gestión de gastos?
La gestión de gastos realiza un seguimiento del comportamiento de gasto de los empleados y determina cómo la organización les reembolsará los costos incurridos. Con la gestión de gastos tradicional, las empresas utilizan un sistema basado en papel y hojas de cálculo para procesar, pagar y auditar los gastos de sus empleados.
¿Por qué es importante la gestión de gastos?
La gestión de gastos es una de las áreas clave en las que las empresas deben trazar una línea muy fina entre recortar gastos y gastar de manera efectiva. … Son responsables de mejorar el proceso de gestión de gastos, controlar los costos y reducir los errores que pueden resultar costosos
¿Qué es la aplicación de gestión de gastos?
Un software de gestión de gastos es una aplicación que ayuda a los empleados a gestionar e informar sus gastos comerciales. Además, los equipos de finanzas lo utilizan para gestionar reembolsos, informes de gastos y solicitudes de viaje.
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Conclusión
La gestión de gastos se trata simplemente de utilizar un sistema para gestionar cómo gastan los trabajadores o gestionar los gastos de las empresas.
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