Los sistemas de gestión de gastos ayudan a una empresa a administrar el costo involucrado en el informe manual de gastos. Los sistemas de gestión de gastos de viaje, por ejemplo, ayudan a la organización a realizar un seguimiento y administrar los gastos de viaje de sus empleados. Lo mismo ocurre con los sistemas de gestión de gastos de telecomunicaciones. Si bien es posible que estos sistemas no generen dinero, ayudan a ahorrar dinero al reducir los costos incurridos por los informes manuales. Dicho esto, veamos los beneficios y ejemplos de los sistemas de administración de gastos, con un pequeño vistazo a los sistemas basados en la nube.
¿Qué son los sistemas de gestión de gastos?
Los sistemas de gestión de gastos son un software que automatiza la mayor parte del proceso de reembolso de gastos de los empleados. El software elimina la necesidad de papel, reduce la cantidad de tiempo dedicado a administrar los gastos y reduce los errores.
¿Qué buscan los programas de gestión de gastos?
Los sistemas de gestión de gastos automatizan el registro, seguimiento, aprobación y pago de los gastos reembolsables de los trabajadores. Trabajan en conjunto con la estrategia de administración de gastos de la empresa para garantizar que los gastos permitidos (o no aprobados) no se gasten en exceso.
Un sistema de gestión de gastos también proporciona capacidades analíticas que ayudan a la empresa a hacer mejores juicios con respecto a los gastos futuros e informar cualquier cambio de política necesario. Finalmente, al informar con precisión todos los gastos, el sistema ayuda a las empresas a mantener el cumplimiento y la responsabilidad.
Características de los sistemas de gestión de gastos
Las siguientes son algunas de las características y capacidades más importantes de los sistemas de gestión de gastos:
- Lleve un registro de todos los recibos de los empleados.
- Permita que el personal capture recibos usando sus teléfonos inteligentes.
- Coloque los recibos en un tablero central.
- Establecer límites de gasto y políticas de la empresa.
- Permita que las empresas modifiquen estos límites y reglas según sea necesario.
- Conéctese a tarjetas de crédito corporativas (si corresponde)
- Envíe los recibos a los aprobadores correspondientes.
- Administre esas aprobaciones o resalte aquellas que requieren atención adicional.
- Examine las infracciones de la política.
- Cheques de reembolso del plan para el pago.
¿Por qué debería utilizar un sistema de gestión de gastos?
El manejo manual de informes de gastos es costoso e ineficiente. La Asociación Global de Viajes de Negocios estima que se necesita en promedio:
- 20 minutos para completar un informe de gastos
- 18 minutos para corregir un informe de gastos.
- $58 para procesar un informe de gastos
- $52 para arreglar un informe de gastos
Las empresas que automatizan sus procesos de gestión de gastos pueden reducir significativamente la cantidad de tiempo y dinero gastados en esta operación crítica. Al mismo tiempo, las empresas obtienen información más detallada sobre los hábitos de gasto de los empleados individuales, lo que facilita la identificación de gastos excepcionalmente elevados y su gestión.
Cómo seleccionar un sistema de gestión de gastos
Hoy en día, existen numerosos sistemas de gestión de gastos disponibles y no todos son iguales. Al igual que con cualquier compra de tecnología, querrá asegurarse de que la solución brinde la cantidad adecuada de funcionalidad, pueda satisfacer las necesidades específicas de su empresa e incluya un alto nivel de soporte posventa.
Las características comunes para verificar y comparar entre proveedores incluyen:
- Pistas de auditoría creadas a través de la gestión de documentos.
- Procesos de aprobación simples y adaptables.
- Políticas de gastos personalizables con controles de cumplimiento de empleados en tiempo real.
- Accesibilidad móvil en una amplia gama de dispositivos.
- Informes y análisis
- Integración con otras aplicaciones de software.
Una vez que haya establecido los requisitos de su empresa, analice sus posibilidades y solicite demostraciones. Hable con otras empresas (idealmente en su campo) que están empleando efectivamente un sistema de gestión de gastos y asegúrese de sopesar numerosas posibilidades antes de hacer su elección final.
Sistemas de gestión de gastos basados en la nube
Los sistemas de gestión de gastos basados en la nube pueden ayudar a su organización, sin importar cuán grande o pequeña sea, a expandirse. No solo son rentables, sino que también reducen el margen de error y ofrecen análisis avanzados para una comprensión más profunda de la salud financiera de su organización.
¿Qué son los sistemas de gestión de gastos basados en la nube?
La computación en la nube ha alterado la forma en que funcionan las organizaciones. Ha transformado por completo los procesos de recopilación, almacenamiento y procesamiento de datos. Las características de la computación en la nube han revolucionado muchas partes del negocio, desde las conexiones con los clientes hasta la gestión de gastos y la seguridad de los datos.
Las responsabilidades de los sistemas de gestión de gastos basados en la nube incluyen:
- Encontrar oportunidades de reducción de costos
- Examinando los gastos totales
- Administrar el gasto excesivo
La relación se simplifica mucho más cuando se basa en la nube, lo que deja menos espacio para errores o compromisos. También es una estrategia efectiva para ahorrar dinero. Además, independientemente de dónde se encuentren en un momento dado, los empleados y los dueños de negocios están en la misma página.
A menudo, una nube de gastos también permitirá la integración con otras funciones de software, como:
- Software de planificación de viajes
- Software de gestión del tiempo
- Software para la gestión de la fuerza laboral
- software para contabilidad
¿Cuáles son las ventajas de utilizar sistemas de gestión de gastos basados en la nube?
#1. Es rápido y económico.
Cuando se trata del procesamiento de gastos, el viejo adagio "el tiempo es dinero" no podría ser más cierto. La gestión de gastos no genera ingresos, pero es algo que toda empresa debe hacer para mantenerse en el buen camino.
Un sistema de gestión de gastos basado en la nube es preciso, simple y fácil de usar. El trabajo pesado ya se ha hecho en segundo plano. Todo lo que queda por hacer para los usuarios es ingresar la información y los números necesarios.
El uso de sistemas de administración de gastos automatizados basados en la nube garantiza el control de costos porque deja un espacio mínimo para el error humano. Puede reducir drásticamente los gastos de TI y el costo de procesamiento de cada informe al cambiar de un enfoque manual a uno automatizado.
#2. Permite una colaboración fluida.
Cuando se trata de los gastos de los empleados, la mayoría de las compras se realizan mientras viajan. Pero los días de guardar una pila de recibos y luego ingresar lo que ha gastado cuando llega a casa se han ido.
Los equipos de finanzas y otro personal pueden interactuar desde muchos lugares utilizando el software de informes de gastos actuales. La función de gestión de recibos permite a las empresas ver los datos de gastos desde una ubicación de almacenamiento centralizada (la nube).
#3. Elimina la posibilidad de errores.
Cuanto más tiempo el personal guarde los recibos o espere para regresar a la oficina para ingresar reclamos y gastos, más posibilidades de error habrá.
Un sistema de gestión de gastos elimina los errores en la entrada y el procesamiento. Esto se debe principalmente al hecho de que la información puede difundirse desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Un sistema basado en la nube también proporciona más transparencia. Además, el software de informes de gastos en línea detecta facturas duplicadas rápidamente, lo que permite evaluarlas y eliminarlas antes de que tengan un impacto en las cifras informadas.
#4. Es más seguro
La mayoría de las violaciones de datos son causadas por errores humanos. Estos son algunos ejemplos de cómo las acciones de los empleados pueden resultar en una brecha de seguridad:
- Cierta información se filtra accidentalmente.
- Correos electrónicos enviados a los destinatarios incorrectos
- La documentación ha sido extraviada o robada.
- robo de hardware
- Papeleo descartado inadecuadamente
Cuando elige sistemas de administración de costos basados en la nube, se beneficiará de la mayor seguridad cibernética. Además, dado que los empleados pueden ingresar datos desde cualquier lugar, hay menos posibilidades de extraviar documentos y enviar información confidencial por correo electrónico, entre otras cosas.
Solo recuerde enseñar a sus empleados cosas como abrir correos electrónicos incorrectos, hacer clic en enlaces maliciosos o usar redes inseguras creando un curso en línea o materiales de capacitación ad hoc. Cuanto más informados estén, más se beneficiará de su nube de gastos protegida.
#5. Proporciona análisis y transparencia mejorados.
Un software de gestión de gastos basado en la nube es accesible y sofisticado. Brinda a las empresas y a los usuarios visibilidad de las áreas que requieren atención. Un software de gestión de gastos basado en la nube no solo es accesible sino también inteligente. Brinda a las empresas y usuarios visibilidad en las áreas que deben mejorarse, como la gestión de gastos y la optimización de procesos comerciales.
Los gerentes pueden negociar arreglos de viaje más rentables cuando tienen acceso constante y transparente a los datos. Además, pueden detectar rápidamente fallas o fraudes deliberados antes de que ocurran.
Los mejores sistemas de gestión de gastos
#1. Gastos de Zoho
Zoho Expense es ideal para todos, desde autónomos hasta grandes corporaciones. La plataforma facilita la gestión de gastos. Desde la solicitud hasta el reembolso, todo es rápido y fácil.
# 2. Pago
Divvy tiene que ver con la facilidad de uso. Este programa gratuito de administración de costos lo conectará con tantas tarjetas de crédito como necesite para realizar un seguimiento de sus gastos. Acelera el proceso de registro y categorización de todas las transacciones. ¡Nunca más tendrá que buscar recibos para reembolsos!
#3. Desembolso de Rydoo
Rydoo Expense es perfecto para organizaciones medianas y grandes de rápido crecimiento. La plataforma de gastos le permite administrar sus gastos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Recibe un administrador de gastos controlado y fácil de usar que lo ayuda a mantenerse al tanto de los costos financieros.
# 4. FreshBooks
FreshBooks es un software de administración de contabilidad global creado principalmente para pequeñas empresas. Cuenta con uno de los niveles más altos de satisfacción del cliente. La base de suscriptores de 24 millones de Freshbooks demuestra que ofrece uno de los mejores productos de gestión de gastos del mercado.
#5. Gastar
Expensify es un programa de gestión de gastos que puede ser utilizado por cualquier persona. Puede manejar cualquier necesidad, desde informes financieros personales hasta la gestión de gastos de grandes empresas. A través de procesos simples basados en datos e informes, el software controla los gastos, las transacciones y el dinero en tiempo real.
¿QuickBooks realiza la gestión de gastos?
Aunque no se incluye aquí, QuickBooks es una de las herramientas de gestión de gastos eficaces que puede utilizar para su organización.
Sistemas de gestión de viajes y gastos
La gestión de viajes requiere mucho tiempo, pero los sistemas de gestión de gastos garantizan que tenga una imagen clara de todos sus gastos de viaje.
Los viajes de negocios se vuelven mucho más fáciles de organizar, cambiar y administrar con los sistemas y el software correctos. También puede ayudar a ahorrar dinero y evitar pagar en exceso, lo cual es fundamental para las pequeñas empresas con finanzas restringidas.
¿Qué son los sistemas de gestión de viajes y gastos?
Los sistemas de gestión de viajes y gastos son soluciones todo en uno para gestionar y realizar un seguimiento de los gastos de viajes corporativos. Los sistemas de gestión de viajes y gastos son esenciales para las empresas que envían personal a viajes corporativos, ya sea para planificar viajes, controlar a los empleados que viajan o preparar informes de gastos.
Los sistemas de gestión de gastos y viajes corporativos pueden ayudar a las empresas de todos los tamaños. Es fundamental tener una perspectiva completa de sus gastos de viajes corporativos, así como un servicio de atención al cliente experto si tiene algún problema. También ayuda a planificar viajes de acuerdo con la política de viajes de su empresa y agiliza su proceso de facturación.
Los sistemas de gestión de viajes y gastos más efectivos
#1. ViajePerk
TravelPerk es una plataforma de gestión de viajes de negocios que simplifica a los clientes la planificación y gestión de viajes corporativos. El sistema interactúa con una variedad de productos diferentes, incluidos Rydoo y Circula, dos importantes plataformas de gestión de gastos. Esto garantiza que tiene todo lo que necesita en una plataforma única y simple.
TravelPerk también proporciona una solución de viaje flexible, FlexiPerk, para ayudar a las organizaciones a reducir los gastos de viaje innecesarios. Las empresas que cancelan con hasta dos horas de anticipación pueden recuperar al menos el 80 % de su dinero con FlexiPerk.
#2. archivo
Fyle es un software de gestión de gastos que ayuda a las empresas y personas a gestionar los gastos y los reembolsos de forma más eficaz. Se interconecta con TravelPerk para proporcionar informes de gastos de viaje sin interrupciones, además de integraciones de datos contables y de personal. También proporciona un control completo y visibilidad sobre los procedimientos de T&E a los gerentes financieros.
Fyle no puede ayudar con la planificación de viajes corporativos, pero su combinación con TravelPerk brinda a los administradores de viajes una ubicación única para manejar todas las operaciones de viajes de negocios. Todas las excursiones reservadas con Travelperk se crearán como gastos en Fyle, con las facturas adjuntas como archivos adjuntos. Las dos soluciones funcionan en conjunto para brindarle una imagen completa de los gastos de su viaje.
#3. SAP Concur
SAP Concur es un software de gestión de gastos y viajes que es todo en uno. Ayuda en la automatización de sus operaciones de trabajo para una experiencia de gestión de viajes más sencilla. Está disponible en hoteles, billetes de avión y taxis.
#4. Banco de viajes
TravelBank es otro software que combina la gestión de gastos y viajes. Ofrece una variedad de productos para ayudarlo a simplificar su gestión de viajes y gastos.
En general, los consumidores dicen que TravelPerk es más fácil de configurar, usar y administrar que TravelBank. TravelPerk satisface las demandas de los revisores mejor que TravelBank, y la ayuda de alta calidad proporcionada por el equipo de atención al cliente de TravelPerk no tiene rival.
#5. Certificado de Embarque
Emburse Certify es un programa de gestión de gastos que le permite reservar viajes directamente desde la plataforma o mediante la integración con otro sistema de gestión de viajes.
Este software le permite entregar informes de gastos, manejar cuentas por pagar y administrar facturas, todo desde una única plataforma.
Sistemas de gestión de gastos de telecomunicaciones
El propósito de los sistemas de gestión de gastos de telecomunicaciones (TEM) era controlar los gastos mensuales de la línea telefónica fija. Desde entonces, ha crecido para incluir la gestión de servicios inalámbricos, de voz y de datos, con el fin de reducir el riesgo y el costo. Los departamentos de finanzas, TI y adquisiciones se benefician del empleo de estos servicios al simplificar la gestión de costos de las comunicaciones corporativas y el inventario.
Los sistemas de administración de gastos de telecomunicaciones ahora están automatizados para aliviar la carga de la facturación y monitorear los gastos diariamente para garantizar que se cumplan los objetivos. Tener una visibilidad total de sus sistemas de comunicación, dispositivos móviles y circuitos proporciona a la empresa una instantánea de los gastos, lo que ayuda a mejorar la eficiencia. La toma de decisiones estratégicas de tecnología de nivel C también se ve favorecida por los productos de software TEM.
Las funciones del software TEM son comparables a las de la gestión de dispositivos móviles (MDM), que brindan una amplia variedad de capacidades de seguridad y, por lo tanto, son adecuadas para uso comercial. Los bienes TEM, por otro lado, están más enfocados en las siguientes áreas:
- Control de inventario y gestión de cambios.
- Sourcing
- Compras y cumplimiento
- Administración de facturas
- Control de gastos (incluyendo validación y optimización)
- Contracargo y gestión de uso
- Pago de cuentas
- Gestión de la Movilidad Empresarial (EMM)
Los sistemas de gestión de gastos de telecomunicaciones (TEM) incluyen:
Clearview, Cass Telecom Expense Management (TEM), Saaswedo mytem360, Tangoe Platform, Upland Cimpl, Widepoint Telecom Lifecycle Management, brightfin (MobiChord + Mobile Solutions + visage) y One Source son solo algunas de las empresas que ofrecen gestión de gastos de telecomunicaciones.
¿Cómo se administran los informes de gastos?
- Tener una política de gastos bien definida.
- Facilite la generación de informes y el seguimiento de los gastos.
- Poner a disposición Tarjetas de Crédito Corporativas.
- Crear una auditoría de rutina.
¿Cómo puede Microsoft Excel ayudarlo a administrar los gastos?
Las plantillas de seguimiento de gastos están disponibles en Excel. La plantilla de informe de gastos, que incluye subtítulos para varios tipos de gastos comerciales, es una opción popular. Los datos se presentan como columnas, cada una de las cuales puede tener su propia etiqueta o encabezado modificado o eliminado si no satisface las necesidades del usuario.
¿Cómo maneja los gastos mensuales?
Puede evitar gastar demasiado en artículos frívolos y aún tener algo de dinero ahorrado al asignar el 50% de sus ganancias a necesidades y el 30% a lujos. La renta/hipoteca, los servicios públicos, los alimentos, la ropa y otros gastos son ejemplos de necesidades.
¿Cuál es la diferencia entre gasto y costo?
Aunque los términos “costo” y “gasto” a veces se usan indistintamente, existen distinciones importantes entre los dos que las empresas deben tener en cuenta. Los gastos son costos recurrentes, como los salarios del personal o el alquiler de una tienda, mientras que los costos son el desembolso inicial necesario para comprar un activo.
¿Cuándo se deben registrar los gastos?
Los ingresos y gastos de una empresa se contabilizan lo antes posible después de que se ganan y se incurren, respectivamente, según la base contable de acumulación. Contrariamente a la base contable de caja, que requiere que las transacciones se registren solo cuando el efectivo realmente cambia de manos, esta acción no se refleja en los libros hasta más tarde.
Para resumir
Los sistemas de gestión de gastos pueden ayudar a las empresas a organizar y gestionar viajes corporativos, telecomunicaciones y gastos asociados. Las empresas pueden ayudar a ahorrar gastos y molestias mediante el uso de los sistemas de gestión de gastos correctos. Un completo sistema de gestión de viajes y gastos ayuda tanto al administrador de viajes como al administrador de finanzas a crear programas de viajes más rentables.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el sistema de reembolso de gastos?
Un sistema de reembolso de gastos es la forma en que las empresas reembolsan a sus empleados que han gastado su propio dinero en gastos relacionados con la empresa.
¿Los reembolsos de gastos cuentan como ingresos?
Los reembolsos de gastos están sujetos a impuestos como parte de los ingresos brutos de los empleados.
¿Qué es una plataforma de gestión de gastos?
Las plataformas de gestión de gastos son un software que realiza un seguimiento y gestiona los gastos comerciales no relacionados con la nómina.
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Referencias
