¿Necesitas sugerencias para organizar un evento? Has llegado al lugar adecuado. A lo largo de los años, hemos asistido a eventos organizados por numerosos grupos. También tenemos un montón de prácticas recomendadas para su uso, aunque no podemos enumerar todos los detalles que deberá tener en cuenta (¡a menudo depende del tipo de evento!). Además, hemos creado esta lista de verificación gratuita y fácil de usar para la preparación de su evento para que nada se escape entre grietas. Podemos ayudarlo si está planeando un evento virtual. Esto es todo lo que necesitas saber sobre la planificación de eventos, los servicios, las empresas que ofrecen lo mejor y la lista de verificación para planificar sin más preámbulos.
¡¡¡Vamos a rodar!!!
Planificación de Eventos
La emocionante habilidad de coreografiar personas y actividades para producir una actuación que deje a las personas con recuerdos para toda la vida se conoce como planificación de eventos. Es similar a dirigir una presentación en vivo para planificar y organizar un evento, ya sea una conferencia, un evento corporativo, una recaudación de fondos, una feria comercial o cualquier otro tipo de evento. Para aquellos que disfrutan viajar, también ofrece una oportunidad fantástica para visitar hoteles opulentos y nuevos lugares intrigantes, y socializar con oradores y participantes de todo el mundo. ¡Y puedes hacerlo todo mientras tienes mucha libertad e independencia!
¿Quién es un planificador de eventos?
Un planificador de eventos, a menudo denominado planificador de reuniones y/o convenciones, es una persona que organiza todas las facetas de las reuniones y eventos de negocios, que no debe confundirse con un planificador de bodas. Con frecuencia deciden dónde tener reuniones, planificar el transporte y organizar muchos otros detalles.
¿Qué hace un planificador de eventos?
Los coordinadores de eventos organizan todos los aspectos de un evento, de principio a fin. Por ejemplo, los planificadores de reuniones se reunirán con los clientes antes de una reunión para medir la asistencia y determinar el objetivo de la reunión. Ellos se encargan de los detalles de la reunión, incluido el registro de visitantes y la configuración audiovisual de los oradores durante toda la reunión. Los participantes son encuestados después de la conferencia para determinar sus principales intereses.
Además, los planificadores de eventos buscan lugares de reunión como hoteles y centros de convenciones. Toman en cuenta la capacidad de las instalaciones para ofrecer alojamiento y servicios, qué tan simple será para los visitantes ir allí y las atracciones locales. Los planificadores ahora también tienen en cuenta si una reunión en línea puede lograr los mismos objetivos que una reunión cara a cara.
¿Cuáles son algunos fundamentos de la planificación de eventos?
El arte (y ocasionalmente la ciencia) de la conceptualización, planificación, organización y operación de eventos se conoce como planificación de eventos. Es hora de ponerse en contacto con un coordinador de eventos o una agencia de planificación cuando un evento importante a gran escala debe funcionar bien. Los proveedores de servicios clave que pueden garantizar una producción y ejecución de eventos sin problemas son los planificadores de eventos. Llevan a cabo estas tareas para exhibiciones comerciales, eventos para personas mayores, galas benéficas y muchas otras ocasiones.
¿Por qué la gente contrata los servicios de planificación de eventos?
Dos factores principales impulsan a las personas a utilizar los servicios de planificación de eventos:
- Para que los asistentes e invitados de honor puedan divertirse sin prestar atención a la función.
- Para que el evento transcurra sin contratiempos.
Considere una boda normal como una ilustración. Con el fin de coordinar, organizar y llevar a cabo los arreglos de su boda, muchas parejas comprometidas utilizan planificadores de eventos o servicios de planificación de eventos. Por lo tanto, los recién casados no tendrán que preocuparse por cosas como el catering, el estacionamiento o expulsar a los invitados bulliciosos, y en su lugar podrán disfrutar de sus días especiales y concentrarse en estar casados. El planificador de bodas maneja esos detalles en su lugar.
Además, algunos eventos son tan complicados, especialmente aquellos con cientos de personas o más, que es casi imposible planificarlos y organizarlos adecuadamente por su cuenta. Los planificadores de eventos experimentados y bien informados saben cómo manejar multitudes, cuánta comida suministrar y otros elementos que pueden hacer o arruinar un evento importante.
Servicios de planificación de eventos
Quizás se esté preguntando qué implican exactamente los servicios de planificación de eventos. Debido a que cada evento es tan distintivo, los servicios proporcionados serán diferentes para cada uno. Descubra nuestros 5 mejores servicios de planificación de eventos en los siguientes párrafos, junto con los beneficios de contratar a un especialista.
#1. Evento
Encontrar una ubicación es considerablemente más complicado de lo que parece. Hay muchas cosas en las que pensar, como la capacidad, la disponibilidad y el presupuesto. Algunos lugares tienen una lista de proveedores de catering preferidos, mientras que otros permiten que se traiga comida del exterior. Utilice los meseros y los cantineros proporcionados por el lugar, ya que es posible que no le permitan traer trabajadores externos.
¿Se puede llegar fácilmente a la ubicación? ¿Hay hoteles cercanos para personas que vienen de fuera de la ciudad? ¿Tendrá que proporcionar su propia mantelería, sillas y mesas para el evento? Las respuestas a las consultas antes mencionadas pueden ser extremadamente desalentadoras. Tigris Events llena esa necesidad. Somos conscientes de que investigar una variedad de configuraciones para determinar si encajan bien puede llevar algún tiempo. Nuestros coordinadores de eventos le darán una breve lista de lugares perfectos disponibles que se ajusten a su presupuesto y su concepto preferido. ¡La elección se puede determinar en solo unos segundos mirando su presentación!
#2. Arte y entretenimiento
La apariencia y la atmósfera de un lugar pueden verse radicalmente alteradas por la decoración. Contiene flores, decoraciones de mesa, logos, telones de fondo y otras cosas. La decoración será el factor decisivo a la hora de elegir un espacio íntimo o de gran atractivo. Para ayudarlo a visualizar su celebración ideal, un planificador de eventos buscará la decoración, ofreciendo ideas y diseños de piso. Tienen proveedores recomendados que tienen el conocimiento para cambiar el rumbo de su evento.
¡Una banda en vivo, un DJ o incluso acróbatas son posibles alternativas de entretenimiento! También puede incorporar entretenimiento interactivo, como un mago, estaciones para liar cigarros o juegos de casino, si realmente desea impresionar a sus visitantes. ¡Con frecuencia también ofrecemos mascotas para eventos de temporada! El proceso de selección de talentos se agiliza gracias a la ventanilla única que los servicios de planificación de eventos ofrecen a cada proveedor.
# 3. Abastecimiento
¿Te gusta una cena buffet o pasar entremeses? ¿Habrá alguna bebida especial incluida? Debe confirmar no solo la cantidad de comida sino también el tipo de comida. ¿Existen restricciones dietéticas o alergias alimentarias? A la hora de negociar el catering de su evento, estos aspectos deben tenerse debidamente en cuenta. Las alternativas de catering que ofrecen diversas empresas y estilos de servicio de alimentos forman parte de los servicios de planificación de eventos. Al contratar a un planificador de eventos, puede asegurarse de que se proporcione la cantidad y el tipo de comida correctos para su reunión. ¿Envía invitaciones en papel o electrónicas a los invitados? ¿De qué manera estás gestionando las confirmaciones de asistencia? ¿Habrá registro en el sitio? ¿Hay opciones manuales o computarizadas?
Conocer el número aproximado de visitantes confirmados puede ayudarte a planificar el evento de manera efectiva. Simplifique todo el proceso contratando a un planificador de eventos que se encargará de la distribución de invitaciones, la gestión de RSVP y el personal de registro de invitados.
#4. Personal de eventos
Además, el personal de eventos es ofrecido por una empresa de planificación de eventos de servicio completo. Estas personas pueden ayudar con el barman, el saludo y el registro. Pueden ayudar con mensajes importantes, repartiendo botín y bolsas de regalo, y promoviendo la participación si tiene una activación presente en su evento. El personal del evento siempre debe usarse para el registro y el control de abrigos. ¡Le da a la ocasión una sensación pulida!
Empresas de planificación de eventos
Cada año, estas conocidas empresas de planificación de eventos suben el listón. Además, sus hábiles actuaciones de robo de escenario dejan una marca en la audiencia. Consulte a continuación las sugerencias sobre las mejores empresas de planificación de eventos del mundo que puede utilizar para su próximo evento.
#1. eventos bassett, inc.
Ubicados en Toronto, Canadá, brindan una amplia gama de servicios, que incluyen la producción y el diseño completos de eventos, la negociación de contratos con proveedores, la dotación de personal, la gestión de patrocinadores y medios, la producción de videos y más. No vaya más allá de Bassett Events, ya sea que esté organizando fiestas privadas de alto perfil, eventos filantrópicos o una boda extravagante. El pequeño grupo, bajo la dirección de Jennifer Bassett, se destaca por agregar una sensación de sorpresa incluso a las ocasiones más hermosas.
#2. MKG
Ofreciendo servicios como investigación de Insights, estrategia experiencial, desarrollo de campañas creativas, diseño de exposiciones y entornos, producción de eventos y más con ubicaciones tanto en la ciudad de Nueva York como en Los Ángeles. Cuando las principales marcas quieren producir increíbles debuts de productos, configuraciones dignas de Instagram y "experiencias de marca" inolvidables, acuden a MKG. Esta organización no crea eventos típicos. En su sitio web, puede encontrar instalaciones de arte de tamaño natural, piscinas de pelotas de tamaño adulto y balancines para perritos calientes.
#3. David Tutera
Se encuentra en Los Ángeles y ofrece servicios como administración de proveedores, planificación, producción y concepto y diseño de eventos. Por lo tanto, David Tutera está bien versado en la planificación de una lujosa boda como presentador de televisión y diseñador de vestidos de novia. El equipo aspira a brindar experiencias que despierten su imaginación más vívida y hagan realidad sus aspiraciones más elevadas.
#4. Un evento perfecto
Pueden estar ubicados en Chicago y proporcionar gestión de eventos, arreglos florales, papelería, estilismo, favores y más. Debi Lilly tiene una larga carrera en eventos y usa su planificación de eventos para ayudar a los clientes a escapar de la realidad. Además de diseñar y producir eventos, la empresa también opera un pequeño lugar para eventos llamado DL Lounge. Servir a clientes conocidos es algo por lo que Debi es conocida. La ocasión más conocida fue la celebración del cumpleaños en vivo de Oprah.
#5. mundo maravilloso
La compañía tiene oficinas en Londres, Nueva York y Miami y ofrece desarrollo de marca, diseño y producción de eventos, marketing experiencial, redes sociales y más. En comparación con otras firmas establecidas, Events by Wonderland emana una actitud más positiva, contemporánea y juvenil. Wonderland tiene más de 15 años de experiencia trabajando con lujo, viajes, comercio minorista, tecnología y otras verticales de marca a través de eventos "experienciales dirigidos por creatividad".
Lista de planificación de eventos
No se debe utilizar una lista de verificación de planificación de eventos en lugar de una ejecución de espectáculo o presupuesto de evento porque no es necesariamente un plan de evento en sí mismo. Considérelo más como una referencia que enumera todos los aspectos del evento en orden cronológico y los plazos de coordinación. Puede evitar perderse algo crucial a lo largo de la ruta utilizando una lista de verificación de planificación de eventos. En pocas palabras, lo mantiene al día y organizado para que pueda ejecutar un evento exitoso. No existe tal cosa como una plantilla única para todos, por lo tanto, es crucial adaptarla a sus necesidades y objetivos. Veamos todo lo que podría necesitar incluir en su lista de verificación de planificación de eventos para comenzar.
#1. Haga una plantilla para una lista de verificación de planificación de eventos.
Coloque cada elemento en una plantilla a medida que crea su lista de verificación. Puede crear el suyo propio en Google Docs o Microsoft Excel, o puede buscar una plantilla en línea. También puede colaborar con los trabajadores de su evento utilizando un sistema de gestión de proyectos como Asana o Podio.
#2. Decidir las Necesidades del Evento.
A continuación, en la lista de verificación de planificación, elija algunos de los componentes esenciales para su evento:
- Hora y fecha
- Destino
- tipo de ocasión
- Propósito del evento
- Objetivos de los eventos
- Público
Asegúrese de no omitir estos pasos agregando cada uno de ellos como una tarea pendiente a su lista de verificación.
#3. Haz un presupuesto para el evento.
Elaborar un presupuesto para un evento puede ser un desafío si se tienen en cuenta todos los costos involucrados. Es fácil de hacer con una hoja de cálculo de Microsoft Excel. Comience primero con las áreas más grandes, como alquileres, catering y decoración. Finalmente, deje que Excel haga el trabajo por usted desglosando todos los gastos en cada categoría.
#4. Crear el Layout del Evento.
Debido al hecho de que abarca los elementos del evento que tienen la mayor influencia en los asistentes, este es el núcleo de la planificación del evento. Piense en las cosas precisas que necesita agregar a su lista de verificación de eventos de planificación a medida que las explora.
- Programa
- Disposición
- Tema
#5. Prepara la decoración.
La decoración no solo es atractiva; es esencial para un evento exitoso. Asegurarse de cubrir todas las bases puede ser difícil porque abarca desde alquileres y ramos de flores hasta manteles y piezas decorativas. Pregúntate qué verán los asistentes porque vivirán el evento a través de sus cinco sentidos. sonido, olor, tacto y gusto
#6. Sea creativo con sus comidas y bebidas.
La comida y la bebida pueden ser el punto central de una reunión porque cenar juntos es una verdadera expresión de camaradería. La comida es un símbolo de crianza, por lo que el anfitrión tiene la oportunidad de mostrar una atenta hospitalidad. Su lista de verificación ayuda a navegar por estas sutilezas para que pueda seleccionar el servicio de catering ideal, mantener su menú actualizado, proteger el medio ambiente y, lo que es más importante, asegurarse de que sus visitantes se vayan sintiéndose satisfechos y amados.
#7. Crear una estrategia de marketing.
El marketing de eventos genera emoción, aumenta las expectativas y asegura una participación saludable. El plan de marketing previo y posterior al evento se puede mapear en todos esos canales con la ayuda de una lista de verificación del evento. Una herramienta de gestión de proyectos en línea será muy útil para usted y su equipo en este momento.
#8. Esté preparado para detalles menores e inesperados.
Los detalles más pequeños pueden tener un impacto significativo. Por lo tanto, debe realizar un seguimiento de cada pequeño detalle que pueda tener un impacto en la experiencia de sus visitantes. Estas son las cosas pequeñas pero cruciales que deben incluirse en los planificadores de reuniones.
#9. Elaborar un Diagrama de la Logística del día del Evento.
Se debe incluir un cronograma minuto a minuto de todo, desde la llegada del proveedor y la configuración hasta la ejecución y el desmontaje posterior al evento, en el cronograma de logística del evento, que debe planear construir. El día del evento hay muchos elementos en movimiento, por lo que seguramente se producirán imprevistos. Corre el riesgo de perderse cualquier cosa que luego se manifieste como un problema importante si no tiene los detalles específicos del día del evento hasta una T. Puede utilizar su lista de verificación para hacer un programa detallado para el día del evento, así que no hay necesidad de esa preocupación adicional.
¿Cuáles son los 7 elementos de la planificación de eventos?
La infraestructura del evento, la audiencia, la asistencia, los organizadores, el lugar y los medios son los siete componentes principales de la gestión de eventos. Todos estos componentes deben ser manejables por su software de eventos.
¿Qué es el proceso de planificación de eventos?
El presupuesto, la creación de horarios, la elección y reserva de lugares para eventos, la obtención de permisos, la organización de comidas, la organización del transporte, la creación de un tema, la planificación de actividades, la elección de oradores y ponentes principales, la organización de equipos e instalaciones y la gestión de riesgos son parte de la planificación de eventos.
¿Qué hace un planificador de eventos?
El planificador de eventos está a cargo de organizar todos los elementos móviles necesarios para garantizar que los eventos se desarrollen correctamente, incluida la selección del lugar, el catering y la contratación de artistas. Antes del evento, organizan todos los detalles y supervisan la logística del día.
¿Cuáles son las cinco etapas del proceso de planificación de eventos?
Etapa 1: investigación y establecimiento de objetivos.
2 – Diseñar el Evento.
3 – Marca el evento.
4 – Coordinación y Planificación del Día
5 – Evaluar el Evento
¿Cuáles son las seis PS de la planificación de eventos?
Estas siete P del marketing de servicios se conocen como Producto, Precio, Plaza, Promoción, Prueba física, Personas y Proceso si no las recuerda.
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Referencias
