Uno de los mayores problemas que enfrentan los propietarios de pequeñas empresas en los EE. UU. es el robo de empleados. El robo de empleados representa aproximadamente el 44 por ciento de las pérdidas por robo en tiendas, según la Federación Nacional de Negocios Independientes (NFIB). El robo por parte de un empleado es 15 veces más probable que ocurra por parte de un empleador que por parte de un no empleado. Según el Departamento de Comercio de EE. UU., el robo o el fraude de los empleados representa cerca de un tercio de las quiebras comerciales. En este artículo, examinaremos el robo de tiempo de los empleados, la cobertura de robo, cómo denunciar el robo de empleados a la policía y cómo manejar las sospechas de robo de empleados.
Robo de empleados
El robo de empleados es la toma de los activos o la propiedad de una empresa para beneficio propio. Cubre las definiciones más comunes de robo, como tomar propiedad o dinero, así como el robo de “tiempo” (no dedicar la cantidad de horas requeridas en el trabajo o trabajar en proyectos personales mientras el negocio está abierto).
Aunque el 95 % de las empresas se han encontrado con robos de empleados en el pasado, existen medidas que puede tomar para detenerlo o reducirlo. Esto implica implementar una política en toda la organización, capacitar a su equipo de gestión y realizar auditorías.
Robo de tiempo de los empleados
¿Cree usted que un trabajador está tomando tiempo de su negocio? El robo del tiempo de los empleados puede tomar muchas formas diferentes. Además, el robo de tiempo de los empleados puede costarle dinero a su empresa.
Considere a un empleado que trabaja cinco días a la semana y roba 15 minutos de cada turno. El trabajador recibe $10 por hora. Pagaría $12.50 por semana por el tiempo que el empleado no trabajó debido al robo de tiempo del empleado. A pesar de que esos salarios no parecen mucho hoy, pueden acumularse.
Imagina que tienes diez empleados que realizan esa tarea de la misma manera. Puede perder hasta $6,500 al año o $125 a la semana. Puede ahorrarle dinero a su empresa evitando el robo de tiempo de los empleados.
Tipos de robo de tiempo de los empleados
Hay numerosas variaciones de robo de tiempo. En su empresa, debe estar atento a los siguientes tipos de fraude de tiempo de los empleados.
#1. Robo de reloj de tiempo
Los trabajadores pueden falsificar sus tarjetas de tiempo o relojes.
Un trabajador puede solicitar que otro trabajador registre su entrada o salida. Un empleado podría saltarse una parte o quizás todo el turno al hacer esto.
Patty, por ejemplo, llega tarde al trabajo. Al llamar a su compañero de trabajo Austin, le solicita que la registre a la hora de inicio programada. Austin ficha a Patty, pero no aparece hasta dentro de 30 minutos. Esto es robar tiempo.
Puede haber formas adicionales para que un empleado fabrique sus horas trabajadas. Si realiza un seguimiento del tiempo de su empresa en papel, esto es simple. Los empleados también pueden cambiar fácilmente su tiempo introduciéndolo en un programa.
Los empleados con frecuencia redondean las horas en sus tarjetas de tiempo. Digamos que un trabajador sale de la oficina a las 4:48. El trabajador podría redondear hasta las 5:00 como su hora de salida
#2. Descansos prolongados
Al tomar descansos más largos de lo que permite la política de tiempo de descanso de su empleado, los empleados pueden robarle tiempo. Un trabajador podría tomar un descanso y salir temprano o quedarse hasta tarde.
Considere permitir a los miembros del personal un descanso para almorzar de 30 minutos. Durante el almuerzo, Jesse hace un mandado. Vuelve 15 minutos tarde debido al tráfico. Marca su tarjeta de tiempo como si tomara un almuerzo de 30 minutos aunque tomó un descanso de 45 minutos.
#3. Tiempo personal excesivo
Los empleados que realizan tareas personales en el trabajo pueden estar robando a la organización. Cuando los trabajos individuales se acumulan, con frecuencia se convierten en un robo de tiempo.
Un empleado puede realizar numerosas llamadas para manejar asuntos personales. Para administrar las finanzas, los niños y otros miembros de la familia, las escuelas, las niñeras, la atención médica y más, por ejemplo, pueden estar constantemente al teléfono.
Además, los trabajadores podrían pasar mucho tiempo intercambiando mensajes o correos electrónicos.
Si un empleado tiene un negocio secundario, puede operarlo en horario laboral. Esto podría implicar devolver llamadas telefónicas y enviar correos electrónicos. O, según su lugar de trabajo, un empleado puede tener una reunión con un cliente mientras usted trabaja.
Puede haber trabajadores más atrevidos. Podrían desperdiciar su tiempo tomando siestas en el trabajo. La persona no está trabajando incluso si está en el trabajo cuando debería estarlo.
#4. robo de tiempo de internet
Mediante el uso de la tecnología para actividades no relacionadas con el trabajo, los empleados también pueden estar robando tiempo.
Los empleados pueden usar su tiempo para navegar por Internet. Pueden realizar investigaciones independientes. También pueden comprar en línea.
Es posible el uso de las redes sociales entre ciertos empleados mientras deberían estar trabajando. Pueden optar por crear publicaciones e interactuar con otros usuarios en lugar de simplemente desplazarse por sus redes sociales.
Jugar videojuegos es otra forma en que los empleados roban tiempo. Estos juegos se pueden descargar en una computadora de trabajo, jugar en línea o jugar en teléfonos celulares.
#5. Empleados que desaparecen
Viajar por trabajo permite que un empleado sea más astuto en los intentos de robo de tiempo. Estos son empleados como asistentes de salud en el hogar, limpiadores y conductores de entrega, entre otros.
Puede que le resulte difícil localizar a su personal móvil. Podrían detener su automóvil y sentarse dentro de él. Pueden pasar el rato en un restaurante o cafetería. O, después de que termine su turno, podrían irse a casa.
Cobertura de Robo de Empleados
Esto también se conoce como cobertura de deshonestidad de los empleados, protege a las empresas contra el robo de los empleados. La Cobertura de Robo de Empleados ofrece protección financiera por pérdidas o daños a dinero en efectivo, valores y otros bienes provenientes directamente del robo perpetrado por un empleado, ya sea que esa persona esté identificada o no, ya sea que ese empleado esté trabajando solo o en concierto con otros.
Una de las principales áreas de cobertura de una póliza contra delitos comerciales típica es la cobertura contra robo de empleados, que se puede comprar por separado o en combinación con otros planes contra delitos. Una póliza de propiedad comercial típica puede ofrecer una pequeña cobertura por daños provocados por la delincuencia de terceros, pero a menudo excluye las pérdidas provocadas por el robo de los empleados. Los planes típicos de propiedad comercial dejan un vacío en la cobertura, que se llena con la Cobertura de Robo del Empleado.
¿Por qué es importante tener cobertura de robo de empleados?
El robo de empleados es un problema común que se cree que cuesta a las empresas 3.7 billones de dólares anuales en todo el mundo. Si bien creería que las empresas más pequeñas son menos vulnerables, en los Estados Unidos, los casos de robo de empleados que involucran a empresas pequeñas y medianas representaron alrededor del 68 por ciento de todos los casos. El robo de empleados, según el Departamento de Comercio, representa el 30% de las quiebras comerciales. Particularmente durante las recesiones y los tiempos económicos difíciles, el robo por parte de los empleados se vuelve más frecuente porque su personal se encuentra bajo una mayor presión financiera.
Las pequeñas empresas son particularmente vulnerables a la deshonestidad de los empleados, ya que muchas no tienen los fondos, el conocimiento o el tiempo para implementar las precauciones y medidas preventivas necesarias. Además, los propietarios de pequeñas empresas pueden ser reacios a identificar a las pocas personas con las que trabajan a diario como posibles delincuentes y pueden confiar mucho en los trabajadores a largo plazo. Los datos, sin embargo, indican que los trabajadores a largo plazo son más propensos a cometer robos en una empresa que los nuevos empleados. Las verificaciones de antecedentes pueden no ser un predictor preciso del riesgo potencial de robo por parte de los empleados porque solo una pequeña cantidad de casos de fraude por parte de los empleados son cometidos por personas que tienen condenas anteriores.
El robo de empleados puede tomar muchas formas diferentes, siendo el robo de dinero y el fraude de cheques dos de los tipos más típicos. Los empleados pueden malversar cientos de miles de dólares del dinero de la empresa, robar productos de la empresa para venderlos en el mercado negro o inflar facturas de proveedores externos para recibir sobornos de la empresa con la que tienen contratos. Aunque es posible que haya contratado a personas con la esperanza de que no traicionen su confianza robando su negocio, es crucial para sus intereses financieros proteger su organización contra el comportamiento deshonesto de los empleados.
¿Qué cubre el seguro contra robo de empleados?
El seguro contra robo de empleados brinda cobertura por pérdidas o daños a los activos, valores o efectivo de su negocio que son directamente atribuibles al robo de empleados. El robo puede ser perpetrado por un solo empleado, un equipo de empleados o personal que trabaja junto con terceros. La falsificación perpetrada por los trabajadores está cubierta por la Cobertura de Robo del Empleado.
Cómo denunciar el robo de un empleado a la policía
Estos son los procedimientos generales que puede seguir si sospecha de un robo por parte de un empleado y desea denunciarlo a la policía:
#1. Compilar evidencia
Debe reunir todas las pruebas que pueda antes de denunciar el robo de un empleado a la policía. Esto puede incluir cualquier video o evidencia fotográfica, registros de transacciones, declaraciones de testigos u otra información pertinente que demuestre que se llevó a cabo el robo.
#2. Registre los detalles.
Registre todos los detalles del robo, incluida la hora, la fecha y los bienes o fondos específicos sustraídos. Su informe a la policía debe incluir cualquier otro detalle que pueda tener, como el nombre del empleado involucrado en el robo, su puesto y cualquier comportamiento extraño que haya visto.
#3. Comunicarse con la policía
Encuentre el número de teléfono que no es de emergencia del departamento de policía local. Dígale al operador de la policía que desea denunciar el robo de un empleado cuando llame al número. Bríndales todos los detalles que hayas recopilado y prepárate para responder a cualquier consulta que puedan tener. Usted será guiado por ellos cuando presente su informe.
#4. Presentar un informe policial
La policía le pedirá con frecuencia que venga a la estación para hacer un informe formal de robo por parte de un empleado. Alternativamente, según la situación, pueden enviar un oficial a su ubicación. Bríndeles todos los detalles que pueda, teniendo cuidado de ser lo más preciso y completo posible.
#5. Ayudar a la investigación en su trabajo.
Sea muy cooperativo con las autoridades si deciden que se requiere una investigación formal. Esto puede implicar el suministro de más pruebas, la respuesta a consultas o la concesión de acceso a los documentos pertinentes. Ayúdelos con cualquier solicitud o instrucción que tengan para garantizar una investigación completa.
#6. Pida asesoramiento legal
Puede ser beneficioso hablar con un abogado, especialmente si el robo involucra una suma considerable de dinero o si tiene preguntas sobre el proceso legal. Durante todo el procedimiento, podrán asesorarte sobre tus derechos y obligaciones.
Tenga en cuenta que los pasos particulares pueden cambiar según el lugar donde se encuentre y las costumbres policiales locales. Siempre es una buena idea buscar el consejo de las autoridades locales o expertos legales para asegurarse de cumplir con las regulaciones de su jurisdicción.
Cómo manejar la sospecha de robo de empleados
Es un desafío hablar sobre sospechas de robo. Nadie quiere creer lo peor de sus trabajadores, pero cuando la evidencia comienza a acumularse, no hay nada que puedas hacer.
Debe tomar medidas si cree que un empleado le ha estado robando a usted oa sus otros empleados. Si el problema se ignora, podría convertirse en una fuente importante de podredumbre para su empresa. Si no se controlan, los robos de material de oficina, dinero o bienes pertenecientes a compañeros de trabajo pueden afectar su negocio a largo plazo.
Las empresas deben tener cuidado de manejar al empleado sospechoso involucrado en el robo con sensibilidad y cuidado antes de escalar el asunto. El robo de empleados es un tema particularmente delicado que, si se maneja de manera inadecuada, puede tener graves consecuencias para todas las partes involucradas, incluido el enjuiciamiento penal.
A continuación, se explican las medidas que debe tomar para manejar una sospecha de robo por parte de un empleado. Siempre tenga en cuenta que el mejor método para manejar la sospecha de robo por parte de un empleado es detenerlo antes de que comience.
#Paso 1: Prepárate
Debe contar con reglamentos y procedimientos que establezcan claramente:
- Su organización no permite el robo de empleados de ninguna forma.
- Ilustraciones de robo de empleados
- Cómo responderá su negocio cuando haya sospechas de robo
- Las repercusiones del robo de empleados, junto con las medidas disciplinarias que implementará
Como evidencia escrita, que es crucial para cualquier posible caso judicial, estos documentos son cruciales para prevenir y combatir el robo por parte de los empleados.
Deben mencionarse en un código de conducta del personal que se distribuya a todos los trabajadores. Asegúrese de que cuando comiencen a trabajar para la empresa, todos los nuevos empleados estén informados de las políticas de la organización. Cuanto menos probable sea que sus empleados roben en el futuro, mejor informados estarán sobre la política comercial. Haga que los empleados firmen un documento reconociendo su comprensión del manual para mantener la responsabilidad.
#Paso 2: Promover la conciencia
No asumas siempre lo peor. Es posible que el empleado ni siquiera sepa que sus acciones califican como robo en algunos casos de robo. Un empleado podría tener las mejores intenciones cuando tome propiedad corporativa, copie datos de la computadora para trabajar en casa o se involucre en el robo de tiempo al manejar asuntos personales durante las horas de trabajo.
Asegúrese de que su personal esté informado de las normas antirrobo de su empresa durante su próxima reunión tras la sospecha de robo, según la gravedad de la pérdida. Simplemente explique la política antirrobo y asegúrese de que su fuerza laboral la conozca sin hacer ninguna acusación. Solo puede esperar que el trabajador del que sospecha que ha robado reconozca de inmediato que sus acciones van en contra de la política de la empresa y las cambie.
Además, infórmele a su personal que pueden acudir a usted en confianza para discutir cualquier problema que puedan tener. Puede ser aterrador para los empleados acercarse a la gerencia con inquietudes sobre un compañero de trabajo, por lo que debe crear un clima en el que se sientan seguros al hacerlo.
#Paso 3: Comience a recopilar información y realice una consulta
Cuando haya establecido que el robo sigue ocurriendo a pesar de sus advertencias, es hora de comenzar a llevar registros. Podrá realizar una investigación completa con la ayuda de cualquier evidencia tangible que recopile.
Las imágenes de las cámaras de seguridad, los registros informáticos que revelan patrones de gasto extraños, los registros de escasez de inventario y el testimonio de testigos pueden usarse como evidencia. La imagen completa del robo comenzará a tomar forma a medida que reúna información y recopile evidencia de apoyo. Cuanto más fuerte sea su investigación interna, más pruebas tendrá.
#Paso 4: Entrevistar y confrontar al empleado acusado
Debe entrevistar al presunto ladrón como parte de una investigación exhaustiva. Descríbales la queja y muestre la documentación de respaldo. Es posible que desee que su asesor legal esté presente para ayudar a explicar la gravedad del asunto, ya que usted no es abogado.
Tenga en cuenta que a su empleado se le podría permitir traer un representante sindical a la entrevista si todos trabajan en un entorno sindicalizado. Asegúrese de que su personal conozca sus derechos consultando sus convenios colectivos.
Si su empleado confiesa el robo, debe discutir las repercusiones de sus acciones durante la entrevista. Si tiene pruebas concretas, debe tomar esta acción incluso si el empleado no está dispuesto a confesarlo. Para asegurarse de que los procedimientos de su empresa se siguieron de manera justa, por lo general se recomienda realizar estas reuniones con la presencia de al menos una persona de negocios sénior adicional.
Aunque la elección es en última instancia suya, no debe tomarse a la ligera.
Según la gravedad del robo, puede optar por presentar una denuncia policial. Idealmente, la acción legal debería ser el último recurso porque tendrá un impacto significativo tanto en la vida de su empresa como en la de sus empleados. Una vez que presente el informe policial, asegúrese de estar listo para cualquier acción legal posterior.
¿Cuál es el robo de empleados más común?
La forma más frecuente de robo de empleados es la apropiación indebida de activos (ACFE). La apropiación indebida de activos está involucrada en el 86% de todos los casos de fraude de empleados. La apropiación indebida de activos puede variar desde el robo directo de dinero o acciones hasta la implementación de métodos complejos de facturación o nómina.
¿La deshonestidad de los empleados cubre el robo?
Un tipo de vínculo de fidelidad que lo protegerá de la actividad delictiva de sus empleados es un vínculo de deshonestidad del empleado. La mayoría de las formas de robo por parte de los empleados, incluidos los intentos de robar acciones, dinero o bienes, están cubiertas por una fianza por deshonestidad del empleado.
¿Qué les sucede a los empleados cuando robas?
Los empleados que son descubiertos robando a sus empleadores pueden estar sujetos a severas repercusiones legales. La posibilidad de ser detenido y enfrentar cargos por robo es uno de los resultados. La misma ley penal se utiliza para acusar tanto a los empleados que roban a sus empleadores como a los que roban a alguien para quien no están empleados.
Resumen
El robo de empleados es un problema que afecta a todas las organizaciones, pero puede tener un efecto mayor en las pequeñas. En una investigación reciente, la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados descubrió que las organizaciones con menos de 100 empleados experimentaron una pérdida media por fraude ocupacional que fue un 50 % más alta que la de las empresas más grandes (y que el fraude duró más tiempo).
Estos problemas afectan las relaciones de su empresa con sus socios y clientes, así como su cultura, la moral del personal y el desempeño financiero. Este artículo debería ayudarlo a reducir sus riesgos al ayudarlo a comprender las causas principales, las indicaciones de advertencia y las estrategias de mitigación.
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Referencias
