La incorporación de empleados es tan importante como el propio proceso de contratación. Tienes a las personas adecuadas para el trabajo, sí, pero tienes que hacer un esfuerzo para retenerlas. ¿No estás seguro de cómo hacerlo? Hemos incluido una lista de verificación en este artículo para ayudarlo a comprender qué implica todo el proceso de incorporación de empleados y cómo hacerlo. También hemos incluido una lista del mejor software de incorporación de empleados para ayudar a que el proceso sea fluido.
¿Qué es la incorporación de empleados?
Cada organización define la incorporación de empleados de manera diferente. Si bien el proceso es casi el mismo, el marco de tiempo y los deberes involucrados distinguen cada programa de incorporación.
Si bien algunos gerentes de recursos humanos parecen ver el proceso de incorporación de empleados como nada más que papeleo de nuevas contrataciones, los miembros del equipo más inteligentes y motivados tienen una opinión diferente sobre lo que implica la incorporación de empleados. Como parte de la incorporación de empleados, consideran todo el período desde el momento en que se publica una oferta hasta el momento en que un empleado se convierte en un contribuyente productivo para la empresa.
La incorporación abarca todos los procesos que ocurren desde el momento en que hace una oferta y el momento en que la persona comienza realmente a producir en un rol, incluido el programa de orientación, el plan de capacitación, la configuración de puntos de referencia de desempeño y el establecimiento de un ciclo de retroalimentación.
El proceso de incorporación de empleados
La incorporación de empleados es la transformación sistemática e intencional de prospectos potenciales en trabajadores de alto rendimiento.
Las empresas brindan a los nuevos trabajadores la información, las relaciones y los recursos que necesitan para sentirse lo suficientemente cómodos y seguros para ejecutar un trabajo excelente al organizar cuidadosamente los pasos de incorporación.
El proceso comienza durante el reclutamiento cuando los prospectos se imaginan trabajando para su organización. Se acelera cuando un candidato acepta una oferta y se convierte en empleado por primera vez. Culmina en los días y semanas iniciales cruciales del empleado en el trabajo cuando (con suerte) forman fuertes lazos con sus nuevos compañeros de trabajo.
Lo que es más importante, la experiencia de incorporación de un empleado repercute a lo largo de su mandato en su organización, lo que podría marcar la pauta para toda su carrera.
Un mal servicio al cliente puede provocar salidas anticipadas y una alta rotación de empleados. Un encuentro positivo puede preparar el escenario para una satisfacción a largo plazo.
¿Cuál es el propósito de la incorporación?
La incorporación de empleados es la primera interacción que un empleado tiene con la empresa después del largo proceso de entrevista.
Si el encuentro no cumple con las expectativas, es posible que su empleado se arrepienta de haber aceptado la oferta de trabajo.
Un proceso de incorporación defectuoso puede alterar sus perspectivas, darles nociones preconcebidas sobre la empresa y, finalmente, obligarlos a renunciar antes de tiempo.
Se requiere un sólido proceso de incorporación de empleados para ayudar a sus nuevos empleados a instalarse, conocer la organización, obtener claridad sobre los objetivos de su trabajo y forjar relaciones positivas con otros empleados.
Una experiencia de incorporación notable no solo hace que los trabajadores se sientan bienvenidos, sino que también los ayuda a integrarse más rápidamente en la familia organizativa existente.
Por lo tanto, optimizar el proceso de incorporación de empleados no solo impresiona a los nuevos empleados, sino que también minimiza la carga de trabajo del equipo de recursos humanos.
Pasos en el proceso de incorporación de empleados
#1. Hacer pública la oferta
El proceso de incorporación de empleados comienza inmediatamente después de la fase de contratación. Cuando se contrata a un empleado, un gerente de recursos humanos envía un agradable correo electrónico de bienvenida que incluye algunos documentos importantes, como la carta de oferta, enlaces a formularios digitales de incorporación y documentos de políticas. Mantener la transparencia en el enfoque familiariza al empleado con la cultura de la organización y le permite saber qué esperar.
#2. Aceptación de una oferta
Cuando un empleado acepta una oferta, las mejores empresas planificarán una llamada rápida para revisar los documentos, los beneficios y las políticas, así como establecer expectativas. Mantener comprometidos a los nuevos empleados confirmará su decisión de aceptar la oferta y formará fuertes lazos emocionales con la organización. Este es el momento de comenzar a planificar la agenda de orientación del personal.
#3. Tiempo de espera
El hecho de que un empleado haya aceptado la oferta no garantiza que se presente en la fecha de inicio. Durante el tiempo de espera, el empleado también puede estar receptivo a las propuestas de otros posibles empleadores. Como resultado, es vital establecer una relación positiva con el empleado. Hágale saber al empleado cuánto lo aprecia. Al desarrollar su proceso de incorporación de empleados, considere incluir un período de espera.
#4. La fecha de inscripción
La mayoría de los empleados nuevos experimentan emociones conflictivas en su primer día. Al mismo tiempo, están aprensivos, encantados, emocionados y nerviosos. Como resultado, la principal responsabilidad de los gerentes de recursos humanos es hacer que los nuevos empleados se sientan bienvenidos y cómodos. Inculcar un sentido de pertenencia en los nuevos empleados aumentará su compromiso y se centrará en su trabajo.
Una útil lista de verificación de incorporación de empleados aliviará el estrés del personal de recursos humanos. Aquí hay algunas cosas que hacer antes del gran día:
- Preparar el horario de orientación.
- Asigne recursos de TI (estación de trabajo, acceso a correo electrónico, etc.)
- Adquirir todo el material de oficina necesario (mobiliario, llaves, tarjeta de acceso, etc.)
- Crear una cuenta de sueldo.
- Asigne un mentor o una persona de referencia para ayudar al empleado a establecerse.
#5. Colaboración con otros departamentos.
Es fundamental colaborar con las partes interesadas clave (compañeros de trabajo y gerentes) e informarles sobre la fecha de inicio de la nueva contratación. El personal de recursos humanos puede buscar la ayuda de compañeros de trabajo para decorar el cubículo del nuevo empleado, organizar reuniones de bienvenida individuales y programar una sesión de orientación.
#6. Instrucción y orientación
Los seminarios de orientación brindan a los nuevos empleados una visión general de la cultura de la organización, así como una comprensión de los objetivos de la empresa. Esta fase brinda a los nuevos empleados el conocimiento pertinente sobre los equipos de la organización, las operaciones del equipo y las políticas corporativas. Establecer metas y objetivos basados en roles para los próximos 30/60/90 días es un buen momento para demostrar a los nuevos empleados en qué deben concentrarse.
Dado que la gran mayoría de los empleados requieren una capacitación esencial para comenzar, la mayoría de las empresas organizan el programa de capacitación para que su personal se ponga al día rápidamente. Una evaluación de las habilidades ayudará a las empresas a determinar el conocimiento y la capacidad del nuevo empleado y a desarrollar un plan de capacitación personalizado y específico para cada función, adaptado a su conjunto de habilidades.
#7. Los tres primeros meses
El objetivo principal de este período es evaluar y asegurar que las expectativas de la organización y del empleado coincidan. Esta etapa debe estar llena de discusiones activas sobre el éxito del nuevo empleado y los esfuerzos continuos para convertirse en una parte integral del negocio.
Lista de verificación de incorporación de empleados
Aquí hay una lista de verificación de incorporación de empleados de acciones pendientes que los profesionales y gerentes de recursos humanos deben completar para mantener a los nuevos trabajadores durante mucho tiempo:
- Examine la experiencia del empleado para ver si cumple con sus expectativas.
- Examinar su desempeño y brindar críticas.
- Verifique si el empleado tiene alguna preocupación o problema.
- Discutir el avance profesional y la estrategia.
- Obtenga comentarios sobre la incorporación y cualquier sugerencia.
- Determine si requieren capacitación adicional.
Software de incorporación de empleados
El software de incorporación de empleados más efectivo incluye
- Trainual: para crear una biblioteca de libros de jugadas en línea
- Retoño: para facilitar el proceso de incorporación
- Enboarder: para agilizar su proceso de incorporación para soporte
- Coassemble: para desarrollar una experiencia de incorporación más convincente
- Innform: Conocido por brindar experiencias de incorporación híbridas y agradables.
¿Qué hace que un buen software de incorporación de empleados?
Existen numerosas herramientas y aplicaciones disponibles que incluyen una función de incorporación de empleados. Es estándar en la mayoría de las plataformas de recursos humanos, aunque con frecuencia carece de profundidad e interés. Estas son algunas de las características que debe tener un buen software de incorporación de empleados:
- Fácil de usar. Ya sea que esté incorporando uno o cientos de nuevos empleados, el software de incorporación debe ser fácil de usar. Debería ayudar a agilizar y simplificar su proceso en lugar de introducir procedimientos complicados, navegación incómoda o procesos difíciles.
- Flujos de trabajo y procesos automatizados. Al automatizar algunos (o todos) los procesos de incorporación de sus empleados, ahorra tiempo y se asegura de que todos reciban la misma experiencia de alta calidad. He buscado sistemas de incorporación que puedan ayudarlo a crear un sistema o una rutina que pueda reutilizar.
- Las opciones de personalización de los procesos son maravillosas, pero también debes buscar métodos para que la experiencia parezca única. Estas aplicaciones brindan algunos métodos maravillosos para crear un impacto a través de la personalización, desde cargar fotografías hasta personalizar su tablero.
- Opciones de autoservicio Sus nuevos empleados deberían poder encontrar y cargar documentos rápida y fácilmente, sin complicaciones. He priorizado las aplicaciones con funciones de autoservicio para ayudarlos a aprender sobre su organización y durante el proceso de incorporación sin esfuerzo.
- Destacan la cultura y la participación. Pasar por el proceso de incorporación digital puede ser aislante. Busqué aplicaciones con características que le permitieran dar vida a algunas de sus culturas corporativas a través de presentaciones, cuestionarios y actualizaciones durante mis pruebas.
Algunas de estas aplicaciones apelan a uno de los criterios antes mencionados más que otras. Hay aplicaciones que son vívidas, emocionantes y atractivas, y otras que lo ayudan a perfeccionar sus rutinas de incorporación para que sea un placer usarlas.
Habiendo visto estas características, echemos un vistazo en profundidad a las opciones de software que hemos mencionado anteriormente:
#1. Entrenamiento
Trainual incluye un manual de capacitación sobre cómo crear su guía de negocios. Es un buen enfoque para tener una idea de lo que la aplicación puede hacer y guiarlo a través del proceso de creación de sus propios libros de jugadas. Este enfoque útil se puede encontrar en todo el software, con información sobre herramientas para cada parte que brinda una descripción general rápida de su propósito. Esto es realmente útil si es nuevo en la configuración del software de incorporación de empleados como yo.
Trainual adopta el enfoque del curso de aprendizaje en línea para el tipo de experiencia de incorporación que sus usuarios pueden esperar. Básicamente, crea minicursos (o libros de jugadas) sobre cualquier tema que desee, como la historia, la cultura, el equipo y el trabajo de su empresa. Puede hacer lo mismo con las reglas y los procesos para crear su propia biblioteca de recursos interna. Estos libros de jugadas se encuentran dentro de las áreas temáticas y se pueden fijar como favoritos en los tableros de sus usuarios.
#2. Árbol joven
Es sencillo administrar la incorporación de un nuevo empleado sin una estrategia sólida, pero ¿qué pasa con cientos? Sapling simplifica la incorporación de miembros del equipo a escala, incluso en muchas ubicaciones, departamentos y roles.
El enfoque de Sapling para la incorporación se basa en flujos de trabajo, procesos y actividades. Cree un proceso, agregue tareas y asígnelas a alguien: el nuevo empleado, su gerente o un colega. Para ayudarlo a estructurar su flujo de trabajo, asigne fechas de vencimiento, descripciones y subtareas a cada tarea. Lo que aprecio del enfoque de flujo de trabajo de Sapling es que puede establecer fechas relativas a hitos u otras fechas, por lo que puede organizar un correo electrónico de bienvenida para su nuevo empleado cinco días antes de que comience. Esto facilita la repetición y automatización de flujos de trabajo.
#3. embarcador
Las aplicaciones de incorporación a menudo están diseñadas para brindar contenido a los nuevos empleados, mientras que Enboarder se enfoca en crear procedimientos que beneficien a todos durante este período de transición.
Enboarder logra esto mediante el uso de un generador de flujo de trabajo novedoso y altamente visual. En lugar de agregar una tarea dentro de una ventana, crea un recorrido que contiene varias tareas, actividades y asignaciones. Puede delegar deberes y responsabilidades a nuevos trabajadores y gerentes, así como una posición de compañero integrada que puede asignar.
#4. ensamblar
El aprendizaje en línea puede ser tedioso y difícil de completar. Coassemble no es uno de ellos. Este software de capacitación e incorporación de empleados da nueva vida a la creación y distribución de programas de incorporación a los miembros de su equipo.
La capacidad de crear cursos en línea que sirvan como su programa de incorporación es el corazón de Coassemble. Es similar a un libro de jugadas en línea, pero con aspectos mucho más interactivos. Pruebas sorpresa, ruedas, diagramas de flujo, tarjetas didácticas, líneas de tiempo y más funciones están disponibles.
#5. Informar
Si bien muchas empresas están cambiando al trabajo remoto, es posible que desee incluir reuniones en persona o sesiones de capacitación en su proceso de incorporación. Esto es algo que Innform tiene en cuenta de manera magistral, al tiempo que agrega una sensación de diversión y gamificación a la experiencia.
¿Cómo elegir el mejor software de incorporación de empleados?
Todo excelente software de incorporación de empleados debe ser fácil de usar, rápido de automatizar y brindarle más de su recurso más valioso: el tiempo. Aparte de eso, todos tenemos requisitos distintos. Algunos departamentos de recursos humanos quieren agregar más cultura y compromiso a la experiencia, mientras que otros requieren una poderosa plataforma de incorporación para ayudarlos a incorporar nuevos empleados a nivel mundial. Considere qué características son las más importantes para usted y luego use esta guía para encontrar las mejores soluciones para usted. Pruebe algunas aplicaciones antes de decidirse por la que funcione mejor para su equipo.
¿Qué quieren los nuevos empleados de la incorporación?
Los nuevos empleados quieren saber cómo obtener los recursos que necesitan para tener éxito en su nuevo puesto durante todo el proceso de incorporación. No importa en qué nivel se encuentren, los nuevos empleados tendrán preguntas sobre el protocolo y las prácticas. Su organización tiene su propia cultura.
¿Quién es responsable de llevar a cabo el proceso de incorporación de empleados?
El proceso de incorporación de empleados suele estar a cargo del supervisor o gerente inmediato del nuevo empleado, con el apoyo del departamento de recursos humanos.
¿Qué tipos de información suelen cubrirse durante el proceso de incorporación?
Durante el proceso de incorporación, los nuevos empleados generalmente recibirán información sobre las políticas, los procedimientos, los beneficios y las expectativas de la empresa. También pueden recibir capacitación sobre deberes y habilidades laborales específicos.
¿Existen requisitos legales para la incorporación de empleados?
No hay leyes federales que exijan específicamente la incorporación de empleados, pero ciertos estados y municipios pueden tener sus propias leyes y reglamentos con respecto a la incorporación, en particular con respecto a proporcionar a los nuevos empleados información sobre los derechos y responsabilidades según las leyes estatales y locales.
¿Cómo se puede utilizar la tecnología para apoyar el proceso de incorporación de empleados?
La tecnología se puede utilizar para respaldar el proceso de incorporación de empleados de diversas maneras, como a través de programas de capacitación en línea, plataformas de incorporación digital y formularios y documentos electrónicos.
¿Cómo se puede utilizar la incorporación de empleados para mejorar la retención de empleados?
La incorporación eficaz de los empleados puede ayudar a mejorar la retención de empleados al hacer que los nuevos empleados se sientan bienvenidos y valorados, brindándoles la información y los recursos que necesitan para tener éxito en su nuevo rol y ayudándolos a convertirse rápidamente en miembros productivos del equipo.
¿Se puede utilizar un proceso de incorporación de empleados para volver a incorporar a los empleados que han estado fuera de la empresa durante un período de tiempo?
Sí, los mismos principios de un proceso de incorporación de empleados se pueden aplicar a los empleados que regresan a la empresa después de un período de ausencia. Esto puede ayudar a garantizar que se pongan al día rápidamente sobre cualquier cambio o actualización que haya ocurrido durante su tiempo fuera y ayudarlos a reintegrarse al equipo.
En conclusión
La incorporación de empleados es muy importante para todas las empresas, y con un sistema de incorporación automatizado, los nuevos empleados pueden pasar menos tiempo completando el papeleo y más tiempo aprendiendo sobre los principios de la empresa, explorando el lugar de trabajo y haciendo nuevos amigos.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son las 5 C del onboarding?
Las cinco C de la incorporación son cumplimiento, clasificación, confianza, conexión y cultura.
¿Quién es el responsable de la incorporación?
El supervisor de contratación suele ser responsable de la incorporación.
¿Cuál es la diferencia entre orientación e incorporación?
La incorporación se refiere a un conjunto de eventos que enseñan a los nuevos trabajadores lo que necesitan saber para cumplir con las responsabilidades de sus nuevos roles. La orientación, por otro lado, se refiere a la bienvenida inicial que brinda una empresa a una nueva contratación.
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Referencias
