Mantener los registros de los empleados de manera segura y precisa no es tarea fácil. Cuando asigna identificaciones de empleados a sus empleados, el trabajo se vuelve menos laborioso.
En este breve artículo, repasaremos qué es una identificación de empleado y un número de identificación, por qué son útiles, etc.
Empecemos.
¿Qué es una identificación de empleado?
Una identificación de empleado es un código que se utiliza para identificar a los empleados que trabajan para la empresa. La implementación de un sistema de códigos de identificación de empleados en su empresa puede resultar en bases de datos y registros de empleados más saludables, mayor seguridad de identidad y una mayor eficiencia general. Obtenga más información sobre los números de identificación de los empleados y cómo pueden ayudarlo a mejorar la gestión de empleados en su empresa.
¿Cómo se debe formatear una identificación de empleado?
Para las identificaciones de empleados, no existe un formato universalmente aceptado. Los empleadores pueden desarrollar identificaciones de empleados.
Estos son algunos ejemplos de formatos comunes de identificación de empleados:
- Números en orden de cuando se contrató a un empleado. Por ejemplo, 00009 representa una contratación anticipada, pero 00743 representa una contratación considerablemente posterior.
- Una combinación de dígitos y letras, donde la letra representa el departamento del empleado. Por ejemplo, ACC1234 podría ser una identificación de empleado en el departamento de contabilidad.
- El personal temporal, como pasantes o contratistas, tiene sus propios códigos. Por ejemplo, TEMP007.
Es fundamental ceñirse al formato de ID de empleado que ha elegido, ya que cambiarlo con frecuencia puede confundir a los empleados y anular el propósito de las ID.
Si desea que las identificaciones de empleados de su empresa sean consistentes, todas deben provenir del mismo departamento. Por ejemplo, puede delegar estas identificaciones de empleados a su departamento de Recursos Humanos para garantizar que no haya duplicados y que todo esté en orden.
¿Qué es un número de identificación de empleado?
Los empleadores asignan a cada empleado un código de número de identificación de empleado único. Este código de identificación a veces se conoce como número de empleado, código de empleado, ID de empleado o cualquier otro nombre que suene similar.
Debido a que las identificaciones de los empleados representan a un individuo único, también reflejan su información personal y otra información vital de la empresa. Esto puede incluir su dirección, SSN, información de nómina y otra información.
Si bien no se requiere la emisión de identificaciones de empleados, los beneficios se vuelven cada vez más evidentes a medida que una empresa crece y emplea a más personas. Las tarjetas de identificación de los empleados no son necesarias a efectos fiscales, pero pueden ayudar a una empresa a administrar mejor sus registros.
¿Cuál es la distinción entre un número de identificación de empleado y un número de nómina?
Una identificación de empleado difiere de un número de nómina en una forma importante.
Un empleador a menudo asigna una identificación de empleado para ayudar a identificar datos sobre un empleado específico.
Un número de nómina, por otro lado, sirve como identificador del puesto en lugar del empleado que tiene ese puesto.
Digamos que Jane trabaja como escritora de contenido para ABC. El ID de empleado de Jane seguiría siendo el mismo independientemente de su puesto en la organización, ya que ese número está vinculado a ella como individuo.
Si fue ascendida de escritora de contenido a gerente de marketing de contenido, su ID de nómina cambiaría. Su nueva identificación de nómina correspondería a su puesto actual.
Los ID de nómina se utilizan principalmente para fines de nómina e impuestos, lo que garantiza que los empleados reciban el pago que les corresponde.
HMRC también realiza un seguimiento de las identificaciones de nómina de los empleados que trabajan para empresas que utilizan el sistema de nómina Pay As You Earn (PAYE).
Identificación de empleado versus número de seguro social
Los números de identificación de empleado (ID) no son lo mismo que los números de Seguro Social (SSN). Si bien los SSN son un método viable para identificar a las personas, contienen información personal confidencial que, si se usa como una identificación de empleado, puede exponer a las personas al robo de identidad. Los ladrones de identidad pueden utilizar SSN para producir documentos falsos y causar daños considerables a la identificación del individuo y la seguridad de la empresa. Como resultado, las identificaciones de los empleados deben usarse para la identificación interna y del día a día, mientras que los SSN deben usarse solo cuando sea absolutamente esencial.
También es fundamental distinguir entre la identificación del empleado y la identificación de la nómina. Si bien una identificación de empleado es única para esa persona, una identificación de nómina generalmente se asigna a un rol o puesto determinado en lugar de a un individuo. Es decir, si otro empleado asume el puesto, hereda el ID de nómina y su información relacionada, pero conserva su propio ID de empleado.
Identificación de empleado vs. empleador
La identificación del empleado se confunde con frecuencia con la identificación del empleador (EIN). El IRS le ha asignado un número de nueve dígitos como su EIN. El EIN de una empresa, al igual que su SSN, es su número de identificación federal único y se utiliza para propósitos de impuestos, informes y regulación.
¿Quién está a cargo de asignar y administrar las identificaciones de los empleados?
La responsabilidad de asignar y administrar las identificaciones de los empleados a menudo cae dentro del ámbito del departamento de recursos humanos (HR) de la organización, los contadores o los empleados de nómina, según el tamaño de la organización. Después de la contratación, suelen proporcionar a los empleados sus identificaciones únicas como parte del proceso de incorporación.
¿Existen pautas para los números de identificación de los empleados?
Debido a que los números de identificación de los empleados suelen ser visibles para el público, debe evitar utilizar información confidencial para generarlos, como los últimos cuatro dígitos del número de Seguro Social del empleado. No hay restricciones estrictas y rápidas aparte de eso, siempre que las cifras tengan sentido dentro de su organización. Para obtener más información sobre el número de identificación, puede utilizar una combinación de letras y dígitos.
Aquí hay algunos consejos para maximizar su esquema de numeración de ID de empleado:
- Para designar el departamento o división del empleado, comience el número de identificación con un código de dos letras.
- Nunca vuelva a utilizar el número de identificación de empleado de un empleado despedido. Para los empleados nuevos, siempre produzca un número único, nunca antes utilizado.
- Agregue un “-[n]” al final del número de identificación del empleado, donde [n] es la cantidad de tarjetas de identificación adicionales que se imprimirán para ese empleado. (Por ejemplo, una identificación de empleado de "7659-0" indica que el empleado con el número de identificación "7659" recibió solo una identificación de empleado). Esto es muy beneficioso cuando se usan credenciales para el control de acceso.
- Algunas empresas proporcionan a los nuevos trabajadores un número de identificación de empleado temporal, indicado con una "T" antes o después del número, para que lo usen hasta que se les otorgue un número permanente.
- Incluya un dígito de control al final del número de identificación para evitar la suplantación de identidad.
- Recomendamos que los números de identificación de los empleados tengan entre 4 y 8 dígitos, por lo que no son ni demasiado cortos ni demasiado largos.
- Asigne una serie de números a las tarjetas de identificación de los visitantes con anticipación. Todavía puede rastrear a dónde van los visitantes sin tener que imprimir una nueva credencial de visitante cada vez que alguien ingresa.
Cómo usar números de identificación de empleados con tarjetas de identificación
Las tarjetas de identificación de los empleados no solo hacen que sus identificaciones se vean más profesionales, sino que también pueden ayudar a su programa de tarjetas de identificación. Puede ser necesario registrar la asistencia a una sesión de formación profesional, por ejemplo, lo que sería más fácil si tuviera un número de identificación de empleado único. Cuando el empleado visita otros sitios o lugares, es posible que se necesite este número para registrarlo en un registro de visitantes. Además, el número impreso en el gafete puede corresponder al número codificado en la banda magnética, el código de barras o el código QR de la tarjeta, proporcionando otro tipo de autoidentificación.
¿Cómo encuentro mi número de identificación de empleado?
No tendrá que lidiar con esta consulta (demasiado común) si el número de identificación de cada empleado está impreso en su credencial. En nuestra ajetreada vida cotidiana, ya tenemos demasiados números para recordar; esto simplifica aún más las cosas para los miembros de su equipo.
Control de acceso con tarjetas de identificación de empleados
El uso de tarjetas de identificación de empleados para regular el acceso es un concepto brillante. Puede hacer que su sistema registre la identificación de empleado correspondiente con cada uso para que no haya confusión sobre quién ingresa a una determinada habitación o área. En realidad, la mayoría de los sistemas de control de acceso le piden que proporcione el número de identificación de empleado del empleado a quien se emite la tarjeta RFID. Esto establece un vínculo en la base de datos de control de acceso entre el código RFID, la identificación del empleado y el nombre del titular de la tarjeta.
Asistencia y cronometraje con ID de empleado
Las tarjetas de identificación de empleados con números de identificación de empleados incorporados se pueden configurar fácilmente para que funcionen con relojes registradores. TapTrack, por ejemplo, se puede configurar para recibir el número a través de NFC (comunicación de campo cercano). La identificación del empleado se usa para una identificación única en la mayoría de los sistemas de tiempo y asistencia, como Kronos. Puede usar sus identificaciones para realizar un seguimiento de los tiempos de trabajo en sitios lejanos utilizando relojes de tiempo apropiados o incluso teléfonos NFC.
Formato de número para identificaciones de empleados
Los números de identificación de los empleados no tienen una plantilla o un formato establecidos. Las organizaciones pueden usar cualquier formato para códigos individuales, pero la mayoría usa una plantilla común para generar y asignar nuevos ID. Puede ser una combinación aleatoria de números y letras, o puede seguir una plantilla que corresponda a la información sobre el empleado, como su cargo o fecha de inicio. Considere los siguientes ejemplos de identificación de empleados:
- M028
- S067
Las primeras letras de estos ejemplos representan departamentos y los números muestran la secuencia en la que fueron contratados por la empresa. El ejemplo A se refiere a un empleado contratado para el departamento de marketing, mientras que el ejemplo B se refiere a un empleado contratado posteriormente para el departamento de ventas.
No se debe incluir información personal o confidencial en los números de identificación de los empleados, independientemente de cómo estén formateados. No incluya ninguna parte del SSN de la persona u otra información confidencial en su ID de empleado.
Beneficios de los números de identificación de empleados
#1. Uso para una variedad de propósitos.
Las identificaciones de empleados tienen una variedad de aplicaciones según el negocio. En un negocio minorista, por ejemplo, puede ser necesaria una identificación de empleado para acceder a los sistemas de caja o inventario. También pueden verse obligados a utilizarlos para los privilegios de los empleados, como la compra de productos con su descuento de empleado. Los empleados en un entorno de oficina pueden tener diferentes niveles de autorización que les permitan iniciar sesión en bases de datos específicas utilizando sus identificaciones. Esto también puede proporcionar un historial digital de las identificaciones de los empleados en caso de que usted, su departamento de recursos humanos o los equipos de contabilidad necesiten auditar los datos.
#2. Controlar el acceso y la seguridad de la información
Administrar el acceso a información específica, aplicaciones e incluso salas puede ser beneficioso para su empresa. Puede definir grados individuales de acceso o seguridad utilizando ID de empleados. Un vendedor, por ejemplo, puede tener acceso a la base de datos de CRM pero tener prohibido el acceso a programas o información no relacionada con su función. También puede asignar identificaciones temporales a visitantes que requieran acceso a áreas específicas del edificio, como contratistas o clientes.
#3. Organice grandes conjuntos de datos de la empresa
Un sistema de identificación de empleados puede ayudar en la organización y mantenimiento de documentos y bases de datos. Es sencillo buscar, ver y organizar la información utilizando una única identificación vinculada a toda la información del empleado.
#4. Mantener la precisión de la identidad
Si su empresa es pequeña, probablemente no tendrá que preocuparse de que los nombres causen confusión en los registros de los empleados. Sin embargo, si una empresa crece, algunos empleados pueden compartir el mismo nombre, lo que genera problemas con el mantenimiento de registros. Esto podría poner en peligro la confidencialidad o causar problemas de nómina. Puede evitar estos problemas adoptando un sistema de identificación de empleados que garantice que cada empleado sea único en los registros de su empresa.
Lea también: Experiencia digital del empleado DEX: la guía definitiva
#5. Mejorar la seguridad de la entidad de identificación
Puede evitar utilizar información personal empleando identificaciones de empleados únicas. Un código de identificación de empleado es un código interno único que sirve como cifrado de la identificación del empleado. Las identificaciones de los empleados deben ser únicas y no contener información personal, como SSN, que pueda comprometer la identidad del empleado.
Puede evitar utilizar información personal empleando identificaciones de empleados únicas. Un código de identificación de empleado es un código interno único que sirve como cifrado de la identificación del empleado. Es fundamental que las identificaciones de los empleados sean únicas y no incluyan a ningún compañero de trabajo.
Resumen
Nunca es demasiado pronto para comenzar a emitir números de identificación de empleados si es propietario de una pequeña empresa. Cuando solo tiene tres empleados, puede parecer una tontería, pero cuando tiene 100 o más, se alegrará de tener un sistema implementado. Para permitir el crecimiento y el desarrollo, siempre proponemos que las pequeñas empresas integren los sistemas de las grandes empresas siempre que sea posible.
- NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEADO: significado, cómo encontrarlo, estatal, federal y generador
- CÓMO INICIAR NÓMINA PARA PEQUEÑAS EMPRESAS: 2023 Best Easy Guide
- QUÉ ES EL NIF: Definición, Tipos, Cómo y Dónde Obtenerlo
Referencias
