Cuando la gestión del correo electrónico no se maneja correctamente, puede dar lugar a oportunidades perdidas y malentendidos y reducir la productividad de los empleados. La adopción de estrategias eficaces de gestión de correo electrónico y el desarrollo de habilidades de gestión de correo electrónico son esenciales para una buena gestión de correo electrónico.
El uso del correo electrónico para la comunicación tanto en el ámbito personal como profesional se ha vuelto cada vez más importante. Sin embargo, lidiar con ellos puede ser desalentador y llevar mucho tiempo debido al aumento diario del volumen de correo electrónico.
Analicemos qué es una buena administración de correo electrónico, software de administración de correo electrónico, habilidades y estrategias para mejorar la productividad de su correo electrónico.
¿Qué es la gestión de correo electrónico?
La administración del correo electrónico es un enfoque sistemático para maximizar la eficiencia de las prácticas de correo electrónico y minimizar los efectos adversos del manejo del correo electrónico en la productividad y la satisfacción laboral de una persona.
Los empleados deben desarrollar buenas habilidades de gestión de correo electrónico para mantener la productividad y comunicarse con éxito en el lugar de trabajo. Pueden mejorar sus habilidades y mejorar sus estrategias generales de administración de correo electrónico tomando un curso de administración de correo electrónico.
Se puede aprender una estrategia exitosa de administración de correo electrónico, como la administración de la bandeja de entrada, la priorización y la respuesta rápida, tomando un curso de administración.
Con la ayuda de un curso de administración de correo electrónico, las personas pueden aprender a administrar sus bandejas de entrada y conectarse con compañeros de trabajo y clientes con éxito. Además, las personas pueden aumentar su competencia en la comunicación por correo electrónico, lo que resulta en un mayor éxito profesional.
¿Cómo se hace la gestión de correo electrónico?
Las cinco mejores formas de gestionar el correo electrónico
- Use el software de administración de correo electrónico para ahorrar costos y administrar el almacenamiento
- Clasifique sus correos electrónicos en carpetas y etiquetas
- Automatice sus actividades de correo electrónico
- Envíe la menor cantidad de correos electrónicos posible.
- Utilice plantillas de correo electrónico.
¿Cuáles son las 4 D de la gestión del correo electrónico?
Una estrategia útil para administrar la bandeja de entrada del correo electrónico son las cuatro D de la administración del correo electrónico. Ellos son:
- Borrar– Esto se refiere a deshacerse de los correos electrónicos que ya no son necesarios, como spam o mensajes antiguos.
- Delegada– Puede asignar un correo electrónico a otra persona para que lo complete si necesita una acción, pero otra persona puede hacerlo
- Do– Prioriza y responde lo antes posible a los correos electrónicos que necesitan ser respondidos y que puedes manejar.
- Aplazar– Un correo electrónico se puede retrasar o posponer si requiere una acción que no se puede tomar de inmediato. Esto puede implicar agregar un recordatorio o marcar el correo electrónico para un seguimiento posterior.
Software de gestión de correo electrónico
¿Qué es el software de gestión de correo electrónico? Una aplicación llamada software de gestión de correo electrónico facilita el envío, la respuesta, el seguimiento y la organización de correos electrónicos de forma masiva. Este software consta de varios servicios para equipos, empresas e individuos.
Con la ayuda de las herramientas de software de administración de correo electrónico, puede manejar grandes cantidades de correos electrónicos, monitorear su progreso y distribuir la carga de trabajo entre otros miembros del equipo.
La transición de una plataforma de correo electrónico a otra puede ser un desafío, especialmente cuando se trata de mantener la organización y la productividad. Por ejemplo, si está considerando migrar de Gmail a Office 365, querrá asegurarse de un proceso fluido que mantenga su estructura de administración de correo electrónico existente. Para más información sobre la migración de Gmail a Office 365, puede consultar varios recursos que ofrecen orientación paso a paso sobre cómo hacer el cambio mientras mantiene sus correos electrónicos organizados y accesibles. De esta manera, puede continuar aprovechando los beneficios del software de administración de correo electrónico en su nueva plataforma sin contratiempos.
Cinco beneficios del software de gestión de correo electrónico
- Registre el historial de conversaciones, incluidos los intercambios con cada compañero de trabajo, cliente, cliente potencial o socio comercial.
- Es útil para el monitoreo de eventos porque todos los correos electrónicos sobre un evento o usuario específico se rastrean automáticamente y pueden verse como una única correspondencia.
- El software de gestión de correo electrónico ayuda a ordenar su bandeja de entrada. Puede recuperar correos electrónicos esenciales cuando sea necesario manteniendo una bandeja de entrada de correo electrónico ordenada.
- Tener un correo electrónico sobrecargado no solo consume mucho tiempo, sino que también pone en riesgo su negocio, ya que es posible que no reciba correos electrónicos que podrían ser cruciales si almacena demasiados correos electrónicos.
- Cuando su software de interacción por correo electrónico integra todos sus canales, crea una experiencia de cliente automatizada e integrada con respuestas automáticas y perfiles de clientes detallados, lo que facilita la interacción con los clientes.
El mejor software de gestión de correo electrónico
Por lo general, el software de administración de correo electrónico tiende a concentrarse en diferentes áreas, por lo que el mejor software para usted variará según sus necesidades. Aquí hay ocho programas de gestión de correo electrónico y sus aplicaciones:
- Gmail: lo mejor para aquellos que prefieren el ecosistema de Google.
- Frontal: para administrar el equipo y los correos electrónicos personales juntos.
- Microsoft Outlook: lo mejor para aquellos que prefieren el ecosistema de Microsoft.
- Missive: software gratuito para la colaboración en equipo.
- Moosend: marketing por correo electrónico.
- Omnisend – Campañas de marketing de comercio electrónico.
- Help Scout: para organizaciones pequeñas y medianas.
- SaneBox: el mejor software de gestión de correo electrónico personal.
Estrategias de gestión de correo electrónico
#1. Automatizar tanto como sea posible
Puede optimizar sus comunicaciones entrantes estableciendo reglas de clasificación automática a través de sus proveedores de correo electrónico. Puede reenviar, ordenar y eliminar automáticamente los correos electrónicos entrantes según criterios como el nombre del remitente, las palabras clave del correo electrónico y otra información.
#2. Organiza tu bandeja de entrada en carpetas
Poner su correo electrónico en diferentes carpetas organizará su correo electrónico. Puede agrupar sus correos electrónicos en carpetas, como aquellos que necesitan un seguimiento, necesitan una acción adicional antes de una respuesta o se han resuelto.
#3. Configurar vistas previas de correo electrónico
Habilite las vistas previas de su cuenta de correo electrónico para ver las primeras palabras o oraciones de cada correo electrónico mientras ve toda su bandeja de entrada. Al obtener una vista previa del correo electrónico antes de abrirlo, puede determinar qué correos electrónicos requieren atención inmediata y cuáles debe clasificar para una respuesta futura.
#4. Establezca un límite para su tiempo de correo electrónico
Establezca límites de tiempo para cuándo y cuánto tiempo responde a los correos electrónicos para que sea más probable que evite perder el control de su sistema y los procedimientos de administración efectivos al escribir las respuestas.
#5. Usa plantillas para las respuestas
Redactar una respuesta única para cada correo electrónico puede llevar mucho tiempo. Si envía con frecuencia el mismo correo electrónico, puede ser beneficioso guardar algunas respuestas de muestra en sus borradores, para que pueda reutilizarlas rápidamente.
#6. Manténgase al tanto de un correo electrónico que necesita seguimiento usando un calendario
Es necesario que haya algo más que una simple respuesta a algunos correos electrónicos. Cada vez que reciba un correo electrónico que requiera una acción de seguimiento, muévalo a una subcarpeta designada y programe un recordatorio en su calendario con la dirección de la carpeta y la fecha en que se necesita un esfuerzo.
#7. Redirigir comunicaciones
Una de las estrategias de administración de correo electrónico más efectivas para evitar una bandeja de entrada desordenada es limitar la cantidad de mensajes entrantes que recibe diariamente. Incluya información de contacto adicional en el perfil de su cuenta de correo electrónico para que los empleados puedan llamarlo o enviarle mensajes en lugar de enviarle un correo electrónico para obtener respuestas breves.
#8. Etiqueta tus correos electrónicos con categorías
Las etiquetas de correo electrónico son herramientas que puede usar para categorizar sus correos electrónicos agregando una etiqueta específica. Piense en las categorías que usaría con más frecuencia y luego utilícelas constantemente para brindar más contexto a sus correos electrónicos. Puede encontrar material útil en secciones transversales y responder rápidamente combinando carpetas y etiquetas de correo electrónico.
#9. Combinar cadenas de correo electrónico
Seguir una conversación se puede simplificar con cadenas de correo electrónico. Todos los hilos de correo electrónico en una cadena de correo electrónico larga deben combinarse en uno principal al responder. Puede citar otros correos electrónicos en su respuesta para mantener un registro cronológico de la conversación en un solo lugar.
#10. Establecer un límite de bandeja de entrada
Establezca un límite en la cantidad de correos electrónicos que desea en su bandeja de entrada en general. No es necesario que lea y responda todos los correos electrónicos que le lleguen solo porque haya establecido un límite en la bandeja de entrada. En cambio, implica clasificar las comunicaciones no leídas en carpetas según su prioridad y etapa para que pueda administrarlas en lotes correctamente.
¿Cuáles son los tipos de correo electrónico?
Actualmente, el correo electrónico es el método estándar de comunicación entre organizaciones. Es utilizado por muchas empresas y se ha vuelto extremadamente importante para el funcionamiento de esas empresas.
El correo electrónico debe incluirse y cumplirse con los estándares organizacionales que manejan información y registros como cualquier otro tipo de información y registro comercial.
Hay cinco tipos de correos electrónicos más comunes:
- Boletines electrónicos
- Correos electrónicos de fomento de clientes potenciales
- Correos promocionales
- Correos electrónicos de hitos
- Correos electrónicos de encuestas
Lea también: ¿QUÉ ES UN CORREO SPAM? Cómo detenerlos y denunciarlos
¿Cuáles son las 5 partes de un buen correo electrónico?
Los correos electrónicos se pueden clasificar en cinco categorías principales. Estos componentes comprenden el 99 % de los correos electrónicos y ofrecen el formato ideal para conectarse con los clientes y maximizar las conversiones.
#1. Remitente (De)
La dirección de correo electrónico del remitente se puede ver en la etiqueta "de". Dado que normalmente es lo primero que ven las personas cuando navegan por la bandeja de entrada de su correo electrónico, todos notan esta parte de un correo electrónico. Debe asegurarse de que corresponda con el nombre de su empresa porque la etiqueta "de" ocupa un lugar crucial en la bandeja de entrada de su destinatario.
#2. Línea de asunto
El componente más crucial de un correo electrónico es la línea de asunto. Por lo general, juega un papel importante en la determinación de si su mensaje se lee o no. Su línea de asunto debe resumir de manera precisa e informativa el contenido de su correo electrónico y despertar el interés del lector.
#3. Pre-encabezado
El encabezado previo es otro elemento de correo electrónico que se incluye junto con la línea de asunto. Es la primera línea de contenido de su correo electrónico y funciona como complemento de la línea de asunto. En algunos proveedores de correo electrónico, el encabezado previo generalmente se agrega después de la línea de asunto para que los lectores puedan obtener más información antes de leer el cuerpo del correo electrónico.
Los preencabezados pueden ser una excelente estrategia para captar la atención de sus lectores si se utilizan adecuadamente. Es ideal para escribir algo que desarrolle la línea de asunto e informe al destinatario de la intención del correo electrónico.
#4. Saludos
La apertura de su correo electrónico establece el tono para todo el mensaje. Según los primeros párrafos, el lector está creando una impresión sobre usted y lo que necesita de ellos. También determinará si continúan leyendo o no.
Supongamos que usted se muestra muy formal o impersonal. Sin embargo, tampoco querrás parecer poco profesional, ya que eso también podría alejar a la gente.
#5. Cuerpo del correo electronico
El cuerpo de su correo electrónico es donde proporciona valor a sus lectores. Infórmeles sobre su empresa, ofrezca un descuento o manténgalos informados sobre nuevos productos y servicios. Independientemente del propósito de su correo electrónico, debe asegurarse de que sea breve, preciso y relevante para su audiencia.
Además, deja que tus correos electrónicos sean diversos; puede alternar entre un boletín de la empresa, recomendaciones de productos y actualizaciones de la marca.
- Llamado a la acción
El propósito de cada correo electrónico es influir en los lectores para que tomen algún tipo de acción. Ya sea que desee que el lector realice una compra o responda una encuesta en línea, una llamada a la acción convincente hace que sea sencillo para ellos seguir sus instrucciones.
Considere lo que quiere que hagan sus lectores antes de comenzar a redactar su correo electrónico e incluya un CTA.
Lea también: MANEJO DE IMPRESIÓN (IM): Teoría, Técnicas y Ejemplos
¿Cuáles son las 4 características de un buen email?
- Una línea de asunto llamativa
- un buen encabezado
- Un cuerpo de correo electrónico sencillo y una llamada a la acción
- Un cierre claro
¿Cómo se organizan los correos electrónicos?
Hay varias maneras de organizar su correo electrónico. Incluyen:
- Clasifique su correo electrónico en carpetas y etiquetas
- Hacer uso de la función de clasificación automática
- Darse de baja de correos electrónicos no deseados
- Cree cuentas separadas para su trabajo y su vida personal
- Usar la función de lista de tareas
- Destacar correos electrónicos importantes
- Eliminar correos no deseados
- Crea filtros para tu correo entrante
- Archivar correo electrónico para más tarde
- Haga una limpieza regular del almacenamiento
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Referencias
