La mudanza y el estrés van de la mano, pero puede ser aún más complicado cuando los empleadores y los empleados no pueden experimentar ningún tiempo de inactividad entre mudanzas. Otras situaciones pueden complicar aún más el proceso, como la desorganización y la falta de comunicación entre departamentos.
Para evitar complicaciones y garantizar que la reubicación de su oficina se lleve a cabo sin inconvenientes, a continuación se detallan algunas recomendaciones cruciales que los empleadores y Recursos Humanos deben seguir antes, durante y después de la mudanza.
Hacer: crear una lista de verificación de mudanza
No se limite a "siga su instinto" con respecto a la estrategia de reubicación de su oficina. De lo contrario, se perderá algunos detalles clave que harán que usted y su equipo se peleen en el último minuto. Crear un lista de verificación de mudanza de oficina que describe cada detalle de su mudanza, de principio a fin.
No: hacer todo en un mes
Si bien es posible completar su mudanza en un mes con una lista de verificación, estresará a su fuerza laboral. Comience a planificar seis meses antes de su gran día comunicándose con las empresas de mudanzas, revisando su contrato de arrendamiento, estableciendo su presupuesto y asignando un equipo de trabajo.
Hacer: comunicarse con sus empleados
Sus empleados necesitan saber que su oficina se mudará a otro lugar con mucha anticipación. Dependiendo de dónde se mude, puede afectar su viaje diario o su capacidad para despejar su escritorio. Además, si todos saben con anticipación, los empleadores pueden abordar rápidamente los problemas de trabajo/almacenamiento.
No: espere que sus empleados ayuden
Muchos de sus empleados no tendrán el tiempo, la paciencia o la fuerza física para unirse a la mudanza. Además de mover su propio equipo personal, no debe existir la expectativa de que sus empleados deban mover la propiedad comercial. Contrata a una empresa de mudanzas para este trabajo.
Hacer: contratar o asignar un gerente de proyecto
La mudanza de oficinas no está directamente relacionada con la generación de negocios de su oficina, pero aun así requiere un gerente de proyecto. Necesita a alguien que transfiera los servicios públicos, instale los teléfonos, empaque el equipo, asigne el estacionamiento en la nueva oficina y se asegure de que todos los empleados estén listos para la mudanza.
No: seguir moviendo la fecha de mudanza
Solo informe a sus empleados, gerente de proyecto y otros proveedores (empresa de mudanzas o proveedor de servicios públicos) que se mudará hasta que haya finalizado la fecha. Está bien cometer errores, pero si cambia constantemente la fecha, su equipo tendrá dificultades para aceptar el cambio.
Hacer: trazar un plano de planta
Tu nueva oficina será más grande o más pequeña que la actual. De todos modos, es poco probable que su nueva oficina se vea igual que la anterior. Cree un plano de planta para saber dónde irán todos sus muebles. Un plano de planta ayudará a los trabajadores de la mudanza y a los empleados a instalarse más rápidamente.
No: tirar artículos después de la mudanza
Una nueva oficina te da la oportunidad de actualizar tu tecnología o tu mobiliario. Si planea hacer esto, considere pedir nuevos equipos que llegarán a la nueva oficina. Deseche el equipo que ya reemplazó el día de la mudanza, ya que la mayoría de las compañías de mudanzas pueden tirar los artículos por usted.
Hacer: revisar antes de mudarse
Tome nota de cualquier cosa que no se vea bien y limpie su espacio nuevo y antiguo mientras están vacíos. Asegúrese de haber hecho todo en su lista de verificación y revisar tu presupuesto. Una semana antes de la mudanza, se debe contabilizar todo y recopilar los suministros para la mudanza.
No: descargue su estrés en los demás
No importa qué tan preparado esté para la mudanza, todos estarán pasando por un poco de estrés. Es importante mantener la moral siendo servicial y solidario durante el proceso. Una vez que todos estén instalados en la nueva oficina, organice una fiesta y felicite a todos por su arduo trabajo.
Si sus empleados se mudan al extranjero, intente empatizar con su situación. Es probable que dejen a su familia y amigos. Nunca es una mala idea poner a los empleados internacionales en contacto con un amigo, ya sea un compañero de trabajo u otro estadounidense reubicado, con el que puedan interactuar.
¿Qué se debe hacer para informar a los clientes, empleados y partes interesadas de la nueva ubicación después de un cambio de oficina?
Es importante informar a los clientes, empleados y otras partes interesadas de su nueva ubicación actualizando el sitio web de su empresa, las páginas de redes sociales y cualquier otra lista en línea. También debe cambiar su dirección comercial oficial con las agencias gubernamentales y otras organizaciones relevantes.
¿Qué pasos se deben tomar para limpiar y reorganizar la nueva oficina después de una mudanza?
Después de una mudanza de oficina, es importante tomarse el tiempo para limpiar el nuevo espacio y reorganizarlo para que sea funcional y eficiente. Esto puede incluir tareas como desempacar cajas, arreglar muebles, configurar equipos y crear un sistema organizativo para archivos y suministros.
¿Por qué es importante contar con un sistema para realizar un seguimiento de los artículos durante una mudanza de oficina?
Tener un sistema implementado para rastrear artículos durante una mudanza de oficina ayuda a garantizar que nada se pierda o se deje atrás durante la transición. Esto puede incluir el uso de etiquetas, listas de inventario y marcado de artículos con un sistema de codificación de colores específico.
¿Por qué es importante tener un plan de contingencia durante una mudanza de oficina?
Tener un plan de contingencia durante una mudanza de oficina ayuda a prepararse para eventos inesperados y minimizar el potencial de estrés e interrupción. Esto puede incluir la planificación para contingencias, como retrasos relacionados con el clima, averías de equipos o incidentes de tráfico.
¿Por qué es importante seguir las normas de salud y seguridad durante una mudanza de oficina?
Seguir las normas de salud y seguridad durante una mudanza de oficina es importante para proteger a los trabajadores y garantizar una mudanza segura y eficiente. Esto puede incluir seguir las técnicas de elevación adecuadas, proporcionar el equipo de protección adecuado y observar los procedimientos de evacuación y seguridad contra incendios.
¿Por qué es importante tener en cuenta los arreglos de estacionamiento para el camión de mudanzas durante una mudanza de oficina?
Es importante tener en cuenta los arreglos de estacionamiento para el camión de mudanzas para garantizar que la mudanza se realice sin problemas y sin interrupciones. Esto incluye reservar estacionamiento tanto en la ubicación antigua como en la nueva y hacer arreglos para el acceso a los ascensores y otras áreas del edificio.
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4 comentarios
Genau einen solchen Beitrag habe ich gesucht, danke dafür! Ich muss nämlich den Umzug meiner Firma planen, der in etwas mehr als einem halben Jahr vonstattengehen wird. Einen Projektmanager einzustellen, ist schonmal eine sehr gute Idee!
Vielen Dank für den hilfreichen Kommentar! Wir sind gerade dabei unseren Geschäftsumzug zu planen und überlegen noch, ob wir ein Umzugsunternehmen engagieren sollen oder den Umzug selbst durchführen. Es gibt einiges zu beachten.
Meine Freundin führt ein kleines Unternehmen und möchte demnächst in ein größeres Büro ziehen. Ich unterstütze sie bei der Planung und so langsam kommt der Ball ins rollen. Sie hatte schon überlegt, ob sie ihre Mitarbeiter wohl um Hilfe bitten kann, aber wahrscheinlich haben Sie recht und das wäre keine gute Idee.
Bei mir steht der Privatumzug an. Durch den Beitrag weiß ich, was ich alles beachten sollte. Den Aufbau der Möbel werde ich dennoch als Erstes machen, sobald die neue Wohnung frei is.