Todos usamos el mismo sistema de seguimiento de documentos para realizar un seguimiento de nuestros archivos. Ya sea que sea abogado, médico o incluso contador, es importante saber qué tipo de servicios están disponibles en su área. La mejor manera de conocerlos es visitando su biblioteca local o preguntando a alguien que trabaje en este campo. Sin embargo, he entregado todo lo que necesita saber y obtener un seguimiento de documentos simple con sistemas, software y Davao City Portal Document Tracking 2. Siga leyendo.
¿Qué es el seguimiento de documentos?
El seguimiento de documentos es el proceso de realizar un seguimiento de los documentos y archivos que se comparten con otros usuarios. Se puede hacer utilizando un sistema de seguimiento de documentos o una herramienta de seguimiento de archivos.
El principal beneficio del seguimiento de documentos es realizar un seguimiento de todos los documentos que se han compartido con otros usuarios para que sepa cuál es suyo y cuál es suyo.
Servicios de seguimiento de documentos
El seguimiento de documentos es un servicio que le permite seguir el progreso de los documentos a través del sistema. Puede lograr esto con cualquier tipo de documentos, como correos electrónicos, archivos y mensajes.
El seguimiento de documentos se diferencia de la gestión de archivos en que proporciona más información sobre cada documento original que solo un número de referencia. En algunos casos, esto incluye los metadatos adjuntos a cada archivo, como su fecha de creación o el tamaño en el momento de la carga, para que sepa cuánto tiempo le llevó completar su proceso de flujo de trabajo antes de que otro miembro del equipo lo archivara o eliminara.
El seguimiento de documentos es importante para las empresas que necesitan procesar y realizar un seguimiento de una gran cantidad de documentos. Esto puede incluir consultorios médicos, agencias gubernamentales, bufetes de abogados y más. El seguimiento de documentos permite que todos los miembros del equipo vean dónde se encuentra cada documento en el proceso de flujo de trabajo, para que sepan cuándo estará listo para que otra persona lo vea o acceda.
¿Cómo funciona el sistema de seguimiento de documentos?
Un programa de software, el sistema de seguimiento de documentos, es útil para realizar un seguimiento de los registros en papel. Las instituciones y corporaciones pueden usar esto para almacenar y distribuir documentos, archivos y otros datos.
Puede preguntarse por qué necesitaría un sistema de seguimiento de documentos. La respuesta es simple: si desea que los empleados o clientes de su empresa puedan acceder a su producto de trabajo en cualquier dispositivo en cualquier lugar del mundo en cualquier momento; entonces este tipo de tecnología tiene sentido para sus necesidades.
Sistemas de seguimiento de documentos
Los sistemas de seguimiento de documentos se utilizan para realizar un seguimiento de los documentos. Se pueden utilizar para realizar un seguimiento de los documentos que se han compartido con otros usuarios y también para realizar un seguimiento de los cambios realizados en el documento.
Este sistema también le permite controlar dónde se guardó por última vez un archivo o base de datos, quién realizó los cambios, cuándo se realizaron esos cambios y qué versión del documento se guardó o abrió por última vez.
¿Qué son las herramientas de seguimiento de archivos?
¿Compartir archivos con otras personas? Use una herramienta de monitoreo de archivos para controlar lo que todos los demás están haciendo con ellos. Es una excelente manera de realizar un seguimiento de los archivos que está compartiendo con otros usuarios. Puede usarlo para rastrear el archivo que está compartiendo con otros usuarios.
Software de seguimiento de documentos
El software de seguimiento de documentos es una pieza de software que ayuda a rastrear los documentos que estoy compartiendo con otros usuarios. Se utiliza para realizar un seguimiento de los documentos en la oficina y también en las organizaciones empresariales.
El software de seguimiento de documentos se puede utilizar para diferentes propósitos, tales como:
- Seguimiento de documentos durante su uso por diferentes personas o departamentos dentro de una organización. Por ejemplo, si está utilizando la plantilla de Word XYZ y necesita cambiar algún texto en ella, puede rastrear fácilmente este cambio utilizando el software de seguimiento de documentos porque mostrará todos los cambios realizados en este archivo automáticamente después de guardarlo una vez más. De esta manera, cada vez que alguien realice algún cambio en su(s) documento(s), él/ella también conocerá esos cambios sin tener acceso a ellos.
¿Qué solución ayuda a rastrear el documento que estoy compartiendo con otros usuarios?
Hay varias soluciones para rastrear el documento que está compartiendo con otros.
Document Tracking System (DTS) es un tipo de software que ayuda a rastrear sus documentos y almacenarlos en una base de datos. Varios usuarios pueden acceder al sistema al mismo tiempo sin temor a la pérdida de datos. Las empresas a menudo eligen esta opción porque es fácil de usar y no cuesta mucho.
Sistema gratuito de seguimiento de documentos en línea
El seguimiento de documentos es el proceso de seguimiento de documentos a medida que se mueven a través de una organización o empresa. Implica la recopilación, el almacenamiento y la gestión de datos relevantes relacionados con los documentos, como su fecha de creación, detalles de propiedad, información del autor, etc. Este software de seguimiento también lo ayuda a realizar un seguimiento de sus archivos para que pueda monitorearlos en cualquier momento. tiempo.
Hay varios tipos de sistemas de seguimiento de documentos disponibles para comprar en el mercado hoy en día:
#1. Edición de lujo:
Esta versión viene con funciones adicionales como alertas de correo electrónico ilimitadas cuando se agregan o modifican nuevos documentos en el sistema; fácil acceso desde cualquier lugar a través de un navegador web (sin necesidad de aplicaciones); copia de seguridad automática cada hora; y la capacidad de sincronizar entre dispositivos usando almacenamiento en la nube (Dropbox/Google Drive).
#2. Edición estándar:
Incluye todas las funciones básicas mencionadas anteriormente, además de soporte para múltiples usuarios con permisos de carpetas compartidas para que todos compartan el acceso a través de diferentes dispositivos sin preocuparse de quién obtiene qué y cuándo.
#3. Edición avanzada:
Esta versión viene con un calendario incorporado, análisis de usuarios y más. En general, el software de seguimiento de documentos es una gran herramienta cuando necesita realizar un seguimiento de archivos importantes como contratos, órdenes de compra o facturas.
Seguimiento de documentos del portal de la ciudad de Davao 2
Para controlar los rastros en papel, emplee el "Seguimiento de documentos del portal de la ciudad de Davao 2". Da detalles completos de todos los usuarios que han accedido al documento.
Muchas empresas y organizaciones utilizan sistemas de seguimiento de documentos para sus fines comerciales, como el seguimiento de pedidos, facturas, etc., para que puedan tener una idea de cuánto tiempo consumieron en realizar sus tareas o cuántas veces alguien ha visto su sitio web o incluso lo visitó desde la dirección IP de su área local (Protocolo de Internet).
¿Por qué es útil el seguimiento?
El seguimiento es útil porque le ayuda a saber quién tiene el archivo, dónde está y cuándo se modificó por última vez. Si su computadora falla o se la roban y necesita recuperar los datos, el seguimiento lo ayudará a encontrarlos en segundos.
Si su empleado usa una versión anterior de un programa en su computadora pero no quiere actualizar todavía (o nunca), entonces también puede usar esta función. De esta forma, no perderá el acceso durante el proceso de actualización, pero aún tendrá todos sus archivos guardados en un solo lugar en lugar de almacenarlos individualmente desde diferentes lugares alrededor de su PC o computadora portátil.
¿Cómo hago un seguimiento de un archivo?
Puede rastrear un archivo cargándolo en el portal y enviándolo al destinatario directamente o por correo electrónico.
#1. Subir archivo:
Cargue sus archivos en su cuenta y serán visibles en la sección Historial de archivos.
#2. Envío directo:
Esta opción le permite enviar un archivo adjunto desde la ventana de redacción de Gmail (u otras aplicaciones). Cualquier aplicación excepto Gmail que abra este enlace enviará el archivo adjunto al remitente.
# 3. Correo electrónico:
Si tiene una cuenta de correo electrónico asociada a su cuenta de Google, utilice este método para enviar archivos adjuntos.
# 4. WhatsApp:
Si alguien compartió su número de WhatsApp con usted como parte de su relación con nosotros (y, por lo tanto, también tiene acceso), le recomendamos que use WhatsApp para enviar archivos adjuntos porque no es necesario que vuelva a ver nuestros correos electrónicos.
Resumen
En este artículo, hemos discutido el seguimiento de documentos en detalle. Es un servicio que permite a las personas compartir archivos o documentos con otros usuarios. La mejor parte es que ayuda a mantener un registro de todos los archivos y documentos en su sistema para que pueda encontrarlos fácilmente cuando los necesite.
Preguntas frecuentes sobre el seguimiento de documentos
¿Qué debe hacer el sistema de seguimiento de documentos?
Automatiza el proceso de acceso, búsqueda y edición de documentos y le permite controlar quién ve o edita un documento.
¿Cómo define la gestión documental?
Un sistema o proceso utilizado para capturar, rastrear y almacenar documentos electrónicos como PDF, archivos de procesamiento de texto e imágenes digitales de contenido en papel.
Referencias
