Una herramienta esencial para cualquier negocio es el software de gestión de documentos. Según el servicio, puede acelerar la colaboración, proteger los datos de forma más exhaustiva y garantizar el cumplimiento de las leyes. Una herramienta crucial para administrar y trabajar con documentos digitales convenientemente para Windows, Android, etc. es el software gratuito de administración de documentos. Además, mejora la eficiencia de su flujo de trabajo y libera tiempo y recursos. Por lo tanto, estas herramientas le permiten crear un archivo electrónico que lo ayuda a almacenar sus valiosos documentos en lugar de examinar un océano de archivadores y cantidades insondables de papel.
Software de Gestión de Documentos Gratis
A medida que los documentos se crean, almacenan y distribuyen en toda la organización mediante el uso de software de administración de documentos, aumenta la eficiencia y se reduce el costo y el desorden de mantener registros en papel. Sus registros en papel pueden convertirse fácilmente en archivos digitales y organizarse con la ayuda de un excelente software de gestión de documentos (DMS).
Una herramienta de administración de documentos debe tener ciertos componentes esenciales para ser eficaz, incluido el almacenamiento, el intercambio y la colaboración de documentos, el control de versiones y la seguridad confiable. Sus archivos físicos primero se escanearán y digitalizarán utilizando un sistema de gestión de documentos típico. Luego indexa el archivo digitalizado recientemente para que siempre se pueda encontrar cuando sea necesario. Finalmente, los archivos se ordenan y guardan en una base de datos segura.
¿Características de un Sistema de Gestión Documental?
#1. Acceso a la nube
La carga y descarga de documentos debería ser posible desde cualquier lugar y en cualquier momento con un DMS. Los documentos deben ser accesibles para los empleados en todo momento y desde cualquier ubicación mediante carga, acceso y descarga. Como resultado, los sistemas de gestión de documentos requieren acceso a la nube. El mayor beneficio de un sistema de administración de documentos basado en la nube es que brinda a los miembros del personal la flexibilidad de colaborar y acceder a los archivos desde cualquier ubicación.
#2. Interfaz fácil de usar
Una interfaz de usuario atractiva y fácil de usar es crucial para un DMS porque se usa con frecuencia. Un sistema de gestión de documentos debe poseer una interfaz fácil de usar para facilitar el acceso a los documentos. No obtendrá el máximo valor de su inversión y la productividad se verá afectada si su sistema de administración de documentos es difícil de usar.
#3. Capacidades robustas de búsqueda
Un sistema de gestión de documentos debe tener una función de búsqueda que permita a los usuarios navegar rápidamente por todo el contenido y encontrar el documento necesario. Es compatible con todos los tipos de archivos. Un sistema de administración de documentos debe poder manejar una variedad de tipos de archivos para ser realmente dinámico y sólido.
#4. Soporte para todos los formatos de archivo
Cualquiera que haya seguido el desarrollo de la tecnología en las últimas décadas es consciente de la evolución constante de los formatos de archivo. Todavía hay otros formatos de archivo disponibles a pesar de que las extensiones populares como.pdf y.docx dominan actualmente el mundo profesional. Su sistema de gestión de documentos debe admitir tantos tipos de archivos diferentes como sea posible. Esto garantizará que no encontrará ningún problema en el futuro.
Tipos de software de gestión de documentos
#1. Software de almacenamiento de documentos
El uso de este tipo de software permite el almacenamiento y la organización seguros y centrales de los documentos. Por lo general, tiene elementos como búsqueda, etiquetado y archivo de documentos.
#2. Software de colaboración de documentos
El propósito de este tipo de software es facilitar la colaboración de múltiples usuarios. Con frecuencia, consta de elementos como la gestión de tareas, el control de versiones y el uso compartido de documentos.
#3. Software de imágenes de documentos
El escaneo de documentos y el almacenamiento digital se logran utilizando este tipo de software. Por lo general, tiene capacidades como el reconocimiento de códigos de barras y el reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
#4. Software de gestión de contenido empresarial (ECM)
Hay disponibles sistemas de gestión de documentos a gran escala y otros sistemas de gestión de contenido para gestionar imágenes, vídeos y archivos de audio. Por lo general, tiene elementos como la automatización del flujo de trabajo, el control de versiones de documentos y la seguridad.
Beneficios de un software de gestión de documentos
#1. Mayor productividad
Una clara ventaja de DMS es que ahorra tiempo, lo que frecuentemente se traduce en una mayor productividad porque el tiempo es valioso. La recuperación de documentos más rápida y eficaz puede mejorar la satisfacción del cliente y la moral del personal. Además, los programas de gestión de documentos se pueden escalar para adaptarse a los requisitos cambiantes de cualquier empresa. Esta es exactamente la razón por la cual la racionalización de los procesos comerciales tiene sentido. Utilizar un sistema de administración de documentos para organizar y administrar sus archivos aumentará la productividad de su equipo y la suya propia.
#2. Mayor seguridad
Para salvaguardar los documentos confidenciales, el software de administración de documentos ofrece funciones de seguridad mejoradas, como el cifrado y el control de acceso. Cuando los archivos en papel todavía estaban en uso, protegerlos requería el uso de medidas de seguridad ineficaces y que consumían mucho tiempo, como hojas de registro, archivadores cerrados y protocolos de seguridad. Las organizaciones pueden cifrar documentos utilizando sistemas de gestión de documentos, que también permiten que cada archivo tenga un nivel de seguridad diferente. No solo es más fácil para la empresa y su personal, sino que también mejora la eficacia del proceso de seguridad de documentos.
#3. Simplificadod Colaboración
La colaboración en documentos con compañeros de trabajo se simplifica con el software de gestión de documentos, lo que permite flujos de trabajo más rápidos y efectivos. Un sistema avanzado de gestión de documentos simplifica enormemente el proceso de acceder rápidamente al contenido y colaborar. La capacidad de acceder a documentos que se han descargado de varias fuentes está disponible en muchos lugares. Los documentos compartidos se pueden enviar por correo electrónico o por Internet gracias a las imágenes electrónicas. Con DMS, los procesos comerciales son más visibles y se mejora potencialmente la supervisión del flujo de trabajo. Se puede permitir y monitorear el acceso autorizado por parte de usuarios externos.
#4. Recuperación fácil
Ya no es costumbre guardar papeles en armarios o espacios de almacenamiento. Cuando un documento se convierte a formato digital utilizando un software de gestión de documentos, cualquier persona con acceso a él puede verlo de inmediato. Los usuarios de un sistema de administración de documentos pueden buscar documentos utilizando el nombre del documento, una palabra clave, su contenido o cualquier otra información de identificación que se haya utilizado para catalogarlo y rastrearlo. Esta tarea puede ser completada rápida y efectivamente por un empleado usando una computadora.
Criterios para elegir un software de gestión documental
- Costo: tenga en cuenta el precio del software, así como cualquier cargo adicional por mantenimiento, actualizaciones y soporte.
- Soporte: elija un proveedor de software con un servicio al cliente confiable.
- Escalabilidad: asegúrese de que el software crezca con su empresa a medida que se expande.
- Características: tenga en cuenta las características del software, incluida la automatización del flujo de trabajo, el control de versiones de documentos y la función de búsqueda.
- Compruebe la compatibilidad del software con los sistemas y programas que ya tiene instalados.
- Para administrar sus documentos de forma rápida y sencilla, busque un software que sea fácil de usar y comprender.
Software de Gestión de Documentos Personales Gratis
#1. Confluencia
Un espacio de trabajo en equipo que fomenta el intercambio de conocimientos y la colaboración, Confluence, es adecuado para trabajadores remotos. Puede funcionar como un sistema de gestión de documentos electrónicos. Los usuarios pueden administrar, organizar, buscar y administrar versiones de documentos gracias a las funciones integradas. Confluence reemplaza un depósito de documentos compartidos de principio a fin al actuar como un software de control de documentos inteligente.
Confluence es más adecuado para organizaciones pequeñas, medianas y grandes que utilizan una variedad de otros programas de administración de documentos. Otros sistemas de gestión de documentos como Box, Dropbox y Google Drive pueden integrarse directa y perfectamente con Confluence.
Además, Confluence permite a los usuarios importar documentos de Word actuales en páginas wiki de Confluence, lo que reduce la necesidad de programas de escritorio y sus documentos asociados.
Precios
- Gratis: $ 0
- Estándar: $ 5.50
- Premium: $ 10.50
#2. Negocio de Dropbox
Con sus características de seguridad, colaboración y sincronización de archivos líderes en el mercado, Dropbox Business es una de las mejores plataformas de administración de documentos electrónicos que utilizan más de 300,000 500 equipos comerciales en todo el mundo y la mayoría de las empresas de Fortune 1. El XNUMX TB de espacio inicial proporcionado por las cuentas comerciales de Dropbox puede incrementarse cuando sea necesario. Los usuarios también pueden controlar el acceso a carpetas y miembros del equipo. Se puede hacer una copia de seguridad de cualquier archivo, carpeta o disco duro en una ubicación segura de almacenamiento externo mediante Dropbox.
Las empresas ahora tienen acceso a las nuevas funciones de administración de Dropbox que agilizan la gestión de equipos, respaldan la seguridad y el cumplimiento de los datos y les brindan información útil sobre el funcionamiento de sus equipos.
Precios:
- Estándar: $12.50 por usuario por mes
- Estándar + DocSend: $50 por usuario por mes
- Avanzado: $20 por usuario por mes
#3. Box
The box es una plataforma de flujo de trabajo de un solo documento que ayuda a las empresas a crear, colaborar y administrar contenido de manera efectiva. Con la ayuda de la plataforma de gestión de documentos nativa de la nube "Box", los equipos y las organizaciones pueden crear contenido y colaborar en él de forma segura desde cualquier dispositivo manteniendo su seguridad y control.
Box brinda más transparencia porque permite que los equipos y las empresas apliquen clasificaciones de seguridad, bloqueen archivos para evitar la edición y establezcan permisos de usuario estrictos en archivos individuales.
Precios:
- Motor de arranque: $ 5 por usuario al mes
- Negocio: $ 15 por usuario por mes
- Business Plus: $25 por usuario por mes
- Empresa: Comuníquese con Box para obtener información detallada sobre precios.
- Box Personal es gratuito para un usuario. Ofrece una prueba gratuita de 2 semanas
Algunas de las empresas y organizaciones más grandes del mundo utilizan la excelente herramienta de administración de documentos conocida como SharePoint. La gestión de la documentación y el intercambio de información dentro de las organizaciones se han beneficiado enormemente de SharePoint. Además de ser altamente personalizable, SharePoint es ideal para las empresas que usan el ecosistema de aplicaciones de productividad de Microsoft porque ahorra a los usuarios una cantidad significativa de tiempo.
Con la incorporación de dispositivos móviles, SharePoint ya no es solo una aplicación de escritorio o portátil. Como resultado, SharePoint es una herramienta activa de gestión de documentos electrónicos.
Precios:
- SharePoint Online (Plan 1): $5.00 por usuario por mes
- SharePoint Online (Plan 2): $10.00 por usuario por mes
- Office 365 E3: $20.00 por usuario por mes
# 5. Google Drive
Organizaciones de todos los tamaños confían en Google Drive, que se encuentra entre las mejores y más confiables plataformas de administración de documentos. Con sus capacidades superiores de control de versiones y uso compartido, Google Drive se puede utilizar en una amplia gama de dispositivos diferentes. Para equipos y organizaciones, es una opción fantástica porque se integra a la perfección con Gmail y permite a los usuarios crear flujos de trabajo de documentos utilizando carpetas y subcarpetas.
Uno de los mejores aspectos de Google Drive es la capacidad de un equipo para trabajar en conjunto en documentos, hojas de cálculo, presentaciones y dibujos. Hasta 50 personas pueden colaborar en un solo documento a la vez.
Los usuarios pueden realizar búsquedas inteligentes de archivos y carpetas utilizando Google Drive. El motor de búsqueda de Google Drive busca archivos que contengan palabras específicas en el título o contenido. Los usuarios tienen acceso a una variedad de opciones de búsqueda, incluida la capacidad de buscar archivos compartidos por o con una persona en particular, por tipo de archivo, por fechas específicas en las que se editó un archivo y mucho más.
Precios:
- Gratis: 15GB
- Básico: 100 GB a $1.99 al mes o $19.99 al año.
- Estándar: 200 GB a $2.99 al mes o $29.99 al año.
- Premium: 2TB a $9.99 al mes o $99.99 al año
#6. microsoft onedrive
Un componente de la suite de productividad de Microsoft Office, Microsoft OneDrive ofrece sincronización y almacenamiento de archivos en línea. Los usuarios pueden almacenar archivos allí y acceder a ellos desde cualquier dispositivo, y tiene funciones para la colaboración en tiempo real.
Proporciona una cantidad considerable de almacenamiento gratuito (5 GB), sólidas capacidades de colaboración que le permiten ver los cambios realizados por otros usuarios en tiempo real y es perfectamente compatible con las herramientas de Microsoft Office.
Microsoft OneDrive tiene una gran selección de herramientas para crear y editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Por otro lado, una pequeña cantidad de espacio de almacenamiento (más allá de los primeros 5 GB) podría no ser suficiente para algunos usuarios.
#7. DocuWare
DocuWare es una excelente herramienta de gestión de documentos basada en la nube con muchos usos fuera de su función principal. Es una herramienta que se puede utilizar para manejar facturas, administrar empleados, promover ventas y otras tareas.
Puede ayudar con la digitalización de todo tipo de archivos físicos. Luego, los documentos pueden conservarse en archivos electrónicos privados. Además de las ventajas enumeradas anteriormente, el software se destaca en la automatización de los flujos de trabajo y en la comprensión de los procedimientos de gestión complejos.
DocuWare es otra herramienta que promueve la colaboración y el uso compartido de documentos. Conectarse con los empleados que trabajan de forma remota es posible con DocuWare. Precio: prueba gratuita, precios personalizados
#8. birtrix24
Puede almacenar y administrar fácilmente sus archivos usando el software. Permite la administración de varios tipos de archivos, incluidos calendarios, galerías, wikis y otros tipos de archivos, y está equipado para admitir algunos servicios de intranet. Se puede acceder a funciones avanzadas relacionadas con el equipo, y también se encuentran disponibles funciones de CRM, junto con herramientas de colaboración. Tiene las siguientes características:
- Las opciones incluyen alojamiento propio, nube pública y nube
- Asistencia en la edición de documentos tanto a nivel local como en línea.
- Fácil de usar tanto en iOS como en Android
- Le proporciona opciones de almacenamiento local y en la nube.
- Le permite trabajar de manera más efectiva con sus compañeros de trabajo
Software de gestión de documentos Windows gratuito
#1. AbrirDocMan
Un DMS de código abierto llamado OpenDocMan está diseñado para almacenar y acceder a documentos de forma centralizada. Atrae a los usuarios con su interfaz fácil de usar y muy intuitiva. Tanto Windows como Mac pueden usarlo, y su implementación está basada en la web. En dispositivos con iOS, Android, Windows o Blackberry, también puede usarlo como una aplicación de software de gestión de documentos. Puedes descargar la versión completa del programa de gestión documental de forma gratuita. Además, hace posible la seguridad y el intercambio de aplicaciones. Sus funciones principales son el almacenamiento y la indexación de documentos. Además, OpenDocMan permite la gestión de flujos de trabajo y correos electrónicos y admite varios idiomas.
#2. Archivos M
Al mantener todos los archivos en una ubicación, M-Files simplifica el proceso de gestión de documentos. Incluso puede integrarse con sus carpetas y sistemas actuales utilizando tecnología de IA inteligente e integrada que organiza y protege automáticamente sus datos sin requerir ningún esfuerzo manual de su parte. M-Files es uno de los software de gestión de documentos para usuarios de Windows. Sus características clave incluyen:
- Gestiona documentos estructurando y organizando el contenido.
- Mejore la productividad de los empleados mediante la automatización de procesos manuales.
- Hay un registro y seguimiento de cada cambio realizado en los documentos.
- Esta herramienta de administración de documentos en línea ofrece una interfaz de usuario fácil de usar.
#3. Kristal DMS
Los usuarios de Windows pueden descargar este software gratuito de gestión de documentos. La gestión, el seguimiento y el almacenamiento de documentos son posibles con él. Puede crear una variedad de carpetas y colocar documentos dentro de ellas para administrar documentos. Le permite compartir documentos con varios usuarios. Puede controlar quién tiene acceso para ver y editar documentos específicos. Al utilizar la opción Pago, puede limitar aún más el acceso de los usuarios a los documentos. Este software registra inicios de sesión, cierres de sesión, fechas, direcciones IP, nombres de carpetas, etc. para garantizar la seguridad de los documentos. Además, ofrece una función de protección con contraseña para evitar que personas no autorizadas accedan a sus documentos. Solo puede usar 512 MB de espacio de almacenamiento para almacenar documentos cuando usa la versión gratuita de Krystal DMS. Aparte de eso, este programa es excelente en la gestión de documentos.
#4. Al aire libre
Este es un software gratuito adicional de administración de documentos de Windows que es gratuito y está repleto de funciones. Con este software, gestionar una gran cantidad de documentos es sencillo. Recibe almacenamiento centralizado en este caso, protegido por una contraseña. Puede crear usuarios con este software y compartir documentos con ellos con bastante facilidad. Además, puede dar a los usuarios la capacidad de ver o editar solo ciertos documentos. Aunque es gratuito, proporciona todas las funciones necesarias de gestión de documentos sin restricciones de almacenamiento.
#5. DOC lógico
Este es otro software de gestión de documentos gratuito y de código abierto para Windows. Se puede utilizar para organizar documentos en un solo lugar. Para garantizar la seguridad de los datos, establece un único punto de acceso. Por lo tanto, solo los usuarios con permiso pueden acceder a los documentos. Este software es apropiado tanto para empresas como para individuos porque usarlo es bastante simple. Varios formatos de archivo están disponibles para cargar. Además, los documentos se pueden editar y ver aquí. Aquí, puede crear carpetas para organizar y separar documentos según sus preferencias. Además, los documentos importantes se pueden marcar para su uso posterior. Realiza regularmente copias de seguridad automáticas de los datos recién agregados para evitar la pérdida de datos. Para su comodidad, se ofrece una indexación muy robusta, lo que facilita la búsqueda de cualquier tipo de documento.
¿Qué software gratuito de gestión de documentos es el mejor?
Según las necesidades y los objetivos de su organización, existe un software de sistema de gestión de documentos gratuito que es el mejor. Los mejores programas gratuitos de gestión de documentos de código abierto son OpenDocMan, Krystal DMS, LogicalDOC, Confluence, bitrix24 y Alfresco Community.
¿Qué es DMS de código abierto?
El software de código abierto tiene un código fuente de libre distribución que los usuarios pueden modificar y reutilizar, con frecuencia para mejorar el software. Mediante el uso de software de gestión de documentos de código abierto, las empresas pueden digitalizar sus procesos y almacenar sus datos en servidores privados. Están disponibles para que cualquiera pueda acceder, modificar y actualizar. Además, los usuarios pueden agregar sus propios códigos a los sistemas de administración de documentos de código abierto para agregar o cambiar funciones.
¿Google tiene un sistema de gestión de documentos?
Una aplicación basada en la nube llamada Google Drive le permite crear, editar, almacenar y compartir documentos. El único sistema de gestión de documentos que tiene una integración perfecta con Google Drive y Workspace (anteriormente G Suite) es AODocs
¿Cómo se llama el sistema de gestión de documentos de Microsoft?
Además de SharePoint, OneDrive y Microsoft Dynamics, Microsoft 365 ofrece varias opciones de gestión de documentos. MS Access. MS Access es una herramienta potente (y gratuita) para crear un sistema productivo de gestión de documentos de Microsoft, a pesar de lo sencillo que pueda parecer. Los documentos de Microsoft Office se pueden gestionar mediante un sistema de gestión de documentos
¿Qué es un sistema de gestión de documentos fácil?
El simple DMS (Sistema de Gestión de Documentos) es una solución ECM potente, adaptable y escalable. Como resultado, sirve como el sistema de gestión de documentos perfecto para empresas de todos los tamaños, incluidas las grandes y las pequeñas. El software DMS transforma sus datos corporativos y el archivo digital en un recurso para su negocio.
¿Es Acrobat un sistema de gestión de documentos?
El programa de gestión de documentos Adobe Acrobat facilita la creación, edición y gestión de archivos PDF. Usted y su familia pueden administrar todo tipo de documentos de forma rápida y sencilla con la ayuda de Acrobat, liberando más tiempo para las cosas que importan.
¿Qué es la gestión de documentos en Google Docs?
Los documentos se pueden crear, editar, almacenar y compartir mediante Google Drive, una aplicación basada en la nube. Los documentos se almacenan en la nube y se sincronizan con las copias locales del sistema de los usuarios, que es la forma en que muchas empresas lo utilizan como sistema de administración de archivos.
Conclusión
El sistema almacena, accede y administra los documentos a través de un depósito central. Además, puede tener opciones para compartir documentos internos o externos, así como herramientas de publicación y control de revisión. El flujo de trabajo de los documentos, el uso compartido de archivos y la gestión de documentos electrónicos se facilitan con el software de gestión de documentos, que beneficia tanto a las empresas grandes como a las pequeñas.
No existe una opción única para el software de gestión de documentos. El mejor software para su negocio dependerá de sus requisitos únicos y limitaciones financieras. Dedicar algo de tiempo a investigar sus opciones lo ayudará a identificar qué cualidades son más importantes para usted. Puede aumentar la productividad, mejorar el trabajo en equipo y agilizar sus procesos de gestión de documentos con el software de gestión de documentos adecuado.
Artículos Relacionados
- SISTEMAS DE GESTIÓN DE CONCESIONARIOS: Los 10 mejores sistemas y herramientas en 2023
- HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS: usos, herramientas gratuitas y guía
- SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS: definición y 15 mejores soluciones de software en 2023
- SISTEMA DE GESTIÓN DE DISTRIBUCIÓN: 2023 Best Software
Referencias
