En esta era digital, las personas esperan poder acceder a sus documentos vitales en cualquier momento y en cualquier lugar. La forma más efectiva de facilitar considerablemente este proceso es utilizar sistemas de gestión de documentos. Los beneficios de estos sistemas de administración de documentos no se pueden exagerar, ya que lo ayudan a administrar y almacenar sus documentos para que pueda acceder a ellos en cualquier momento que desee. En esta guía, veremos una lista del mejor software de sistemas de administración de documentos electrónicos y de código abierto para ayudarlo a administrar sus documentos de manera efectiva. sigue leyendo
¿Qué es la gestión de documentos?
La gestión de documentos es el proceso mediante el cual las empresas gestionan y realizan un seguimiento de los documentos electrónicos.
Document Management ahora está disponible en una variedad de configuraciones que van desde una pequeña aplicación independiente hasta instalaciones a gran escala en toda la empresa que incluyen funciones típicas de llenado de documentos.
Estas características son las siguientes:
- Ubicación de almacenamiento
- Control de acceso y seguridad
- Indexación y auditoría
- Búsqueda y recuperación, clasificación
- Integración con software de escritorio
Sistemas de gestión de documentos
Los sistemas de gestión de documentos se refieren al software de acceso y gestión de documentos electrónicos.
Tipos de sistemas de gestión de documentos
- Gestión de contenidos
- Gestión de flujo de trabajo
- Gestión de registros
- Imágenes de documentos
- Gestión de contenido empresarial
Ejemplo de sistemas de gestión de documentos
Un ejemplo de un sistema de gestión de documentos es el lector de PDF que le permite almacenar sus archivos y acceder a ellos sin conexión.
Sistemas de gestión de documentos electrónicos
Los sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDMS) son programas de software que organizan y almacenan varios tipos de documentos. Este es un tipo más específico de sistema de gestión de documentos, un tipo más general de sistema de almacenamiento que ayuda a los usuarios a organizar y almacenar documentos en papel o digitales. EDMS se refiere a un sistema de software que administra documentos digitales en lugar de documentos en papel, mientras que estos sistemas también pueden manejar versiones escaneadas digitalmente de documentos originales en papel en algunos casos.
El software de sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDMS) permite el almacenamiento central de una cantidad significativa de documentos digitales. Muchos de estos sistemas también incorporan la funcionalidad de recuperación de documentos. Para ser eficaz, un sistema de gestión de documentos electrónicos debe incluir los siguientes componentes:
- Importar: Esta función abre un nuevo documento en el sistema.
- Almacenamiento: para mantener los archivos del sistema y usar el almacenamiento.
- Identidad: para recuperar documentos con precisión mediante la asignación de índices.
- Exportar: para eliminar objetos del sistema, expórtelos.
- Seguridad de contraseña en archivos específicos para usuarios autorizados.
Los beneficios de usar sistemas de gestión de documentos electrónicos
Convertir grandes montañas de documentos en papel a formato digital puede resultar intimidante. Las empresas que invierten en un sistema de administración de documentos electrónicos, por otro lado, se brindan la base para ayudar a acelerar los flujos de trabajo y escalar los procedimientos críticos para el negocio. Estos son los principales beneficios del software de sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDMS) para su empresa, además de aumentar la productividad empresarial.
#1. Reducción del espacio de almacenamiento
Los precios de las propiedades comerciales están aumentando, al igual que el costo de almacenar documentos en papel. Un DMS basado en software que puede eliminar la necesidad de archivadores, cajas y contenedores de almacenamiento es un gran activo para cualquier empresa porque libera valioso espacio de oficina. Las copias impresas de los documentos a menudo se pueden guardar en ubicaciones menos costosas, como un depósito o una bóveda fuera del sitio.
#2. Seguridad incrementada
La seguridad de los documentos es crucial para que las empresas de todos los tamaños protejan los datos confidenciales. DMS permite un mayor control sobre la información crítica y el acceso a los documentos se puede administrar a nivel de carpeta para diferentes grupos o personas. Un DMS también realiza un seguimiento de quién ha visto un documento, cuándo se accedió y cómo se editó. Los documentos que se gestionan son altamente rastreables y se pueden etiquetar para habilitar advertencias automáticas.
#3. Mejor Cumplimiento Normativo
Los requisitos de cumplimiento de ciertos documentos pueden ser bastante complejos. El incumplimiento puede dar lugar a multas, revocación de la licencia y, en algunas situaciones, cargos penales. Sarbanes Oxley e HIPAA son dos reglas regulatorias federales y estatales que requieren estrictas pautas de seguridad y privacidad. Las soluciones de gestión de documentos reducen la probabilidad de incumplimiento. Los cronogramas de retención de registros, por ejemplo, se pueden automatizar y los registros nuevos se pueden categorizar y conservar más fácilmente.
#4. Recuperación de documentos simplificada
La búsqueda y recuperación de documentos puede llevar mucho tiempo, y todos sabemos que el tiempo es dinero. El trabajador de oficina promedio pasa del 30% al 40% de su día buscando documentos impresos, mientras que las empresas gastan en promedio $20 para archivar un documento, $120 para encontrar un documento mal archivado y $220 para reproducir un documento perdido. Estos gastos inútiles de gestión de documentos limitan el presupuesto de una organización, impiden la productividad y limitan su potencial de crecimiento.
#5. Colaboración mejorada
Un sistema avanzado de gestión de documentos simplifica sustancialmente la capacidad de acceder rápidamente al contenido y colaborar. Los documentos adquiridos de varias fuentes pueden ser accesibles desde una variedad de ubicaciones. Las imágenes electrónicas permiten compartir documentos a través de una red a través de correo electrónico o Internet. DMS aumenta la visibilidad de los procesos comerciales y permite una mejor supervisión del flujo de trabajo. A los usuarios externos con autorización se les puede otorgar y monitorear el acceso.
#6. Mejor recuperación ante desastres y copia de seguridad
Se debe incluir un plan de respaldo de datos y recuperación ante desastres en cada solución de administración de documentos. Los documentos en papel se preservan de incendios, inundaciones y otros desastres con el archivo digital como respaldo. Los documentos en un DMS son altamente rastreables y se pueden rastrear usando una variedad de criterios. Las capacidades de seguimiento de documentos reducen la posibilidad de archivar o perder documentos después de leerlos.
# 7. Productividad incrementada
El tiempo es valioso y DMS ahorra tiempo, lo que a menudo se traduce directamente en una mayor producción. Una recuperación de documentos más rápida y eficiente puede mejorar la moral de los empleados y la satisfacción del cliente. Además, las soluciones de gestión de documentos son escalables para adaptarse a las necesidades cambiantes de cualquier empresa. Un sólido sistema de gestión de documentos electrónicos proporciona a las empresas una serie de beneficios intangibles, que incluyen:
- Flexibilidad
- Competitividad
- Mejora de las relaciones con los clientes
- Tranquilidad mental
Los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos Más Comunes
Echemos un vistazo a algunos de los software de sistemas de administración de documentos más destacados que se usan comúnmente para eliminar la documentación en papel y aumentar el rendimiento basado en documentos de una organización.
#1. hacer clic
ClickUp incluye herramientas para crear documentos, wikis y bases de conocimiento, entre otras cosas:
- Tiene la capacidad de alterar el texto.
- Permite la colaboración a través de la edición multijugador.
- Tiene opciones para compartir documentos y permisos específicos.
- Proporciona funciones de resaltado de texto para agregar comentarios a los documentos.
# 2. Hoja inteligente
Smartsheet es una plataforma de administración de documentos diseñada específicamente para satisfacer las necesidades y demandas de su negocio.
El software permite a los usuarios planificar, administrar, capturar e informar sobre el trabajo desde cualquier lugar.
El software proporciona a los equipos de negocios un tablero visual en vivo donde pueden colaborar de forma remota en un trabajo específico.
Los usuarios pueden informar sobre indicadores críticos y ver el progreso en tiempo real de sus actividades.
Smartsheet automatiza de manera eficiente los flujos de trabajo para mantener informados y comprometidos a todos los miembros del equipo mientras trabajan para completar sus tareas en la plataforma.
#3. Espacios de trabajo en equipo
Teamwork Spaces proporciona un software de gestión de documentos repleto de funciones que facilitan la gestión de tareas.
Puede editar sus proyectos en un entorno colaborativo en tiempo real con sus colegas utilizando el software.
Puede incorporar películas, fotos y gráficos en sus documentos para hacerlos más atractivos.
Con la ayuda de amplias herramientas de administración de usuarios y permisos, puede controlar quién tiene acceso a qué partes del documento.
La plataforma también ofrece una gran cantidad de opciones para ayudar a los usuarios a colaborar sin esfuerzo entre equipos y recibir comentarios de los clientes.
#4. lunes.com
Monday.com es un software de gestión de documentos basado en la nube que le brinda todas las herramientas que necesita para centralizar y planificar su proyecto de principio a fin.
La plataforma le brinda formularios personalizables que puede usar para generar cosas rápidamente.
También es bastante simple usar Monday.com para automatizar las actividades y aprobaciones de proyectos.
También puede colaborar con los miembros de su equipo en un documento en tiempo real utilizando la plataforma. En un documento, puede chatear, asignar cambios y etiquetar personas o grupos.
El panel del proyecto le brinda información detallada, métricas e información sobre su trabajo.
Además, los datos en tiempo real proporcionados por Monday.com con respecto a su trabajo se pueden usar para administrar, monitorear y eliminar los peligros del proyecto.
# 5 HubSpot
El software de gestión de documentos y seguimiento de ventas HubSpot Sales será útil para crear una biblioteca de contenido de ventas para todo el equipo. Puede permitirle compartir documentos desde su buzón de Gmail o Outlook. También le notificará cuando los prospectos interactúen con el contenido que les proporcione. Además, revelará cómo el contenido de ventas está ayudando a su proceso de ventas y con qué frecuencia el equipo utiliza el contenido.
HubSpot ofrece un software de ventas todo en uno con varias funciones, como seguimiento de correo electrónico, programación de correo electrónico, automatización de ventas, chat en vivo, generación de informes y más.
# 6. pCloud
Puede configurar permisos de grupo y niveles de acceso individuales en pCloud. También puede restringir el acceso a los datos a través de carpetas compartidas. pCloud también le permite dejar comentarios en archivos y directorios. Mantiene registros completos de la actividad de la cuenta y pone a su disposición cualquier versión anterior de sus archivos. Incluye funciones de gestión de archivos, uso compartido, protección, control de versiones de archivos, copia de seguridad de archivos y gestión de activos digitales.
#7. Al aire libre
Es un ECM gratuito y de código abierto que ofrece administración de documentos, colaboración, administración de contenido web y conocimiento, administración de registros e imágenes, un repositorio de contenido y flujo de trabajo.
Es compatible con el Sistema de archivos de interfaz común (CIFS), que permite la compatibilidad de documentos con sistemas operativos Windows y similares a Unix.
Alfresco incluye compatibilidad con API y funciones como back-end para almacenar y recuperar contenido.
Las características más sólidas de Alfresco, la fácil personalización y el control de versiones también son las más difíciles de usar.
#8. DOC lógico
LogicalDOC es un sistema de código abierto basado en Java al que se puede acceder mediante cualquier navegador web. Este sistema es accesible a través de su propia red y le permite producir y administrar una cantidad ilimitada de documentos. Mejora la productividad y la colaboración de los sistemas de gestión de documentos.
#9 Oficina Feng
Feng Office es un sistema de gestión de documentos de código abierto con una plataforma de colaboración basada en web. El seguimiento del tiempo, los diagramas de Gantt, la gestión de tareas y la gestión del conocimiento son elementos útiles de Feng Office. Es fácil de usar y le permite etiquetar elementos. Incluso puede rastrear y enviar el contenido a numerosas personas a la vez.
La principal desventaja es que con cada actualización, algunas de sus funciones pasan a ser de pago.
#10. Nuxeo
Nuxeo es un sistema de código abierto que regula el flujo de contenido a lo largo del ciclo comercial.
La tecnología probada y verdadera reduce el tiempo necesario para la búsqueda y recuperación de contenido. Ofrece varios métodos para capturar los contenidos, incluido el escaneo de imágenes.
El registro de auditoría es uno de los aspectos útiles del seguimiento del contenido y también es un método más conveniente. Sin embargo, es difícil para los principiantes y la modificación puede complicarse en algunos casos.
Lea también: SISTEMAS DE ARCHIVO PARA EMPRESAS: Cómo Archivar Documentos Correctamente (Guía Detallada))
Sistemas de gestión de documentos de código abierto
Cualquiera que sea el tamaño de su empresa, tendrá un flujo constante de documentación para desarrollar, administrar y organizar para que las cosas funcionen bien. Los sistemas de gestión de documentos (DMS) se han convertido en un componente vital del inventario de software de una empresa, pero la mayoría de los paquetes son costosos de comprar y mantener. Aquí es donde entran los sistemas de administración de documentos de código abierto. Este software web de bajo costo (a veces gratuito) está ampliamente disponible y es una excelente respuesta para la mayoría de los procesos de la empresa.
Los mejores sistemas de gestión de documentos de código abierto
#1. AbrirDocMan
OpenDocMan fue diseñado para cumplir con los criterios de gestión de documentos de la norma ISO 17025 y es ampliamente considerado como uno de los mejores sistemas de gestión de documentos de código abierto disponibles. Se utiliza para la gestión de documentos por un número cada vez mayor de empresas Fortune 500, pequeñas empresas, instituciones educativas, agencias gubernamentales e individuos. También es accesible en diez idiomas diferentes.
OpenManDoc se adapta totalmente a sus necesidades y es compatible con una amplia gama de sistemas operativos y tipos de archivos (incluidos Linux, Unix, Mac OS X, Windows 2000, Windows XP, Windows 2003, Windows Vista y Windows 7). Proporciona acceso desde cualquier ubicación y funciones de copia de seguridad sencillas basadas en la web como una solución totalmente basada en la web.
#2. Al aire libre
Este programa deconstruye Alfresco Enterprise Edition (software de administración de archivos y contenido) para empresas que pueden ser autosuficientes y desean explorar y adaptar los avances a sus propias necesidades. Alfresco Community Edition es flexible para los desarrolladores que desean trabajar con las funciones más recientes de Alfresco en contextos no críticos, ya que es gratuito y está fácilmente disponible. Este es el mejor repositorio de documentos de código abierto para crear nuevas funciones para su empresa.
Alfresco incluye sofisticados elementos de usuario y de flujo de trabajo con capacidades de fácil acceso que permiten la colaboración in situ y remota a través de aplicaciones móviles y acceso sin conexión. También incluye un conjunto integral de capacidades de colaboración, como sitios de grupo, listas de tareas y seguimiento de versiones.
#3. Edición comunitaria de LogicalDoc
Esta es la versión gratuita de gestión de documentos de código abierto del software LogicalDOC, que cuenta con el apoyo de los desarrolladores, similar al software Alfresco mencionado anteriormente. LogicalDoc Community Edition es una versión de código abierto que no tiene toda la capacidad de las ediciones comerciales pagas, pero incluye muchas de las funciones básicas necesarias para aprovechar al máximo el software.
LogicalDoc Community Edition tiene una interfaz de escritorio multilingüe y funciones fáciles de usar que incluyen indexación de texto completo multilingüe, control completo de versiones, administración de tareas, importación desde archivos zip y búsqueda de documentos para ayudarlo a mantener el control de sus documentos.
#4. kimios
Kimios busca optimizar el trabajo de documentos como una alternativa a los grandes y engorrosos sistemas de gestión empresarial. Logra esto principalmente simplificando varias tareas para facilitar el uso diario.
La función de búsqueda es un área en la que ha logrado esta facilidad de uso. Es un aspecto importante de este almacén de documentos de código abierto. El contenido y los metadatos de cada documento están indexados, por lo que se pueden encontrar mediante consultas de búsqueda booleanas o de texto completo. Kimios desarrolla un potente motor de búsqueda de documentos combinando numerosos parámetros de búsqueda.
#5. Edición de la comunidad de OpenKM
El último en nuestra lista de los mejores sistemas de gestión de documentos de código abierto para su organización es OpenKM Community Edition. Esta es una excelente opción gratuita para repositorios pequeños y datos no críticos.
A pesar de su estado gratuito, OpenKM Community Edition se adapta a la mayoría de las situaciones de trabajo. Es compatible con una amplia gama de sistemas operativos y bases de datos (incluidos Windows Server, Debian, Ubuntu, Linux Mint, Red Hat, CentOS, Fedora y otros) (HSQL, H2 y MySQL).
¿Microsoft tiene un sistema de gestión de documentos?
Sí, Microsoft tiene varios sistemas de gestión de documentos como Microsoft Dynamics y SharePoint.
¿Cuáles son las tres funciones de un sistema de gestión de documentos?
Las tres funciones principales de un sistema de gestión de documentos son capturar, almacenar y distribuir documentos.
¿Cuál es el mejor software de control de documentos?
Los cinco mejores software de control de documentos incluyen:
- Archivos M
- Plantilla
- gabinete de archivos electrónicos
- Control total
- firmar ahora
¿Microsoft tiene un sistema de gestión de documentos?
Lo hace, de hecho. Para la gestión de documentos, Microsoft Office 365 ofrece una serie de opciones de software, como SharePoint, Microsoft Dynamics y OneDrive. De acuerdo a las exigencias de cada organización, se puede utilizar cualquiera de las opciones antes mencionadas.
¿Cuál es la diferencia entre CMS y DMS?
DMS: mantiene datos estructurados y se ocupa principalmente de documentos en el sentido convencional, incluidos Word, PDF, PowerPoint, Excel, etc. El contenido web (archivos HTML, PDF) y los activos digitales (archivos de imágenes, audio y video) son ejemplos de datos estructurados que pueden ser gestionados por un sistema de gestión de contenidos.
¿Cuáles son las etapas del sistema de gestión documental?
El ciclo de vida de un documento consiste en su creación, almacenamiento, clasificación, etiquetado de metadatos, distribución o intercambio, reutilización, revisión e informes, archivo y destrucción final.
¿Cuáles son los siete criterios para la documentación de alta calidad?
Es responsabilidad del proveedor asegurarse de que las notas que tome sean legibles, confiables, exactas, completas, consistentes, claras y oportunas.
En conclusión,
Los sistemas de administración de documentos lo ayudan a almacenar y administrar sus documentos de manera efectiva. Le hemos proporcionado una lista de los mejores sistemas de gestión de documentos electrónicos y de código abierto que puede utilizar. Sin embargo, le recomendamos que haga una investigación exhaustiva antes de hacer su elección.
Preguntas frecuentes sobre los sistemas de gestión de documentos
¿Cuáles son los componentes de un sistema de gestión documental?
La captura, el almacenamiento, los metadatos, el control de versiones, la seguridad, la indexación y la recuperación de documentos son componentes importantes de un sistema de gestión de documentos.
¿Cuál es la diferencia entre gestión documental y control documental?
La gestión de documentos es el proceso de almacenamiento, intercambio y gestión de documentos para aumentar la eficiencia de sus operaciones. Sin embargo, el control de documentos se ocupa de administrar el flujo de información y datos dentro de su organización.
¿Por qué es importante la gestión del control documental?
La gestión de documentos ayuda a una organización a garantizar que solo se utilice la documentación actual y aprobada en toda la organización, evitando el uso no deseado de procesos o procedimientos obsoletos.
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Referencias
