La necesidad de software de gestión de contratos está creciendo como resultado de la complejidad y la incertidumbre del entorno empresarial actual. Los expertos legales y otros profesionales pueden desarrollar, negociar, renovar y recopilar datos sobre contratos comerciales vigentes con el uso de sistemas de gestión de contratos. En este artículo, definimos la gestión de contratos y compilamos una lista de los mejores sistemas de gestión de contratos empresariales para su pequeña empresa.
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Gestión de contratos
La gestión de contratos es el proceso de gestión de contratos a través de la formación, administración y análisis para maximizar el rendimiento operativo y financiero de una organización mientras se minimizan los riesgos financieros. Las organizaciones están bajo una mayor presión para ahorrar gastos y mejorar el rendimiento de la empresa. La gestión de contratos es un aspecto que requiere mucho tiempo de una empresa, lo que destaca el requisito de un sistema de gestión de contratos eficiente y automatizado.
¿Qué son los sistemas de gestión de contratos?
El sistema de gestión de contratos es una forma avanzada de controlar todos sus contratos. Este sistema utiliza programas de software, datos e instrucciones para facilitar y acelerar la gestión de los acuerdos legales y aumentar la eficacia del procedimiento de contratación.
Con el software de gestión de contratos, las empresas pueden redactar su contrato, acordarlo, firmarlo, renovarlo y, mientras esto continúa, se recopilan datos procesables. Ayuda a los abogados y otros trabajadores subcontratados a reemplazar la gestión manual de contratos físicos para que las empresas manejen grandes volúmenes de contratos rápidamente sin emplear más personal.
¿Por qué es tan importante la gestión de contratos?
El 80% de las ventas B2B se rigen por contratos, por lo que los procesos de contratación mal gestionados pueden poner a las empresas en grave peligro legal. La IACCM descubrió que el 92% del tiempo dedicado a los contratos se dedica al proceso, lo cual es similar a cómo la contratación manual ineficiente desperdicia mucho tiempo.
La capacidad de una empresa para cerrar tratos puede verse afectada por la falta de velocidad, y la mala administración de los contratos fomenta el desacuerdo entre los equipos. Una gestión deficiente del ciclo de vida puede dar lugar a plazos incumplidos y elevadas tarifas de renovación. Uno de los principales objetivos de la gestión de contratos es el establecimiento de un sistema de mantenimiento de registros para reducir este riesgo.
¿Quién utiliza el software de gestión de contratos?
Los equipos legales, de ventas, recursos humanos, adquisiciones y finanzas son los principales consumidores de soluciones de gestión de contratos, aunque cada empresa tendrá sus propias necesidades particulares.
#1. Bufetes de abogados
El departamento legal con frecuencia “posee” el proceso contractual en una corporación. Los equipos jurídicos internos utilizan software de gestión de contratos para actualizar sus plantillas y generar documentos con regularidad. Esto permite que sus compañeros de trabajo en toda la organización hagan lo mismo.
#2. Grupos de recursos humanos
Los departamentos de recursos humanos de las grandes empresas generalmente producen muchos contratos, ya que con frecuencia contratan nuevos empleados. Recursos humanos generalmente usa tecnología de gestión de contratos para redactar contratos de trabajo que han sido revisados por abogados a pesar de no ser abogados. Algunos productos interactúan con los populares sistemas de software de recursos humanos Workday y Greenhouse.
#3. Equipos de ventas
Debido a que odian cualquier cosa que se interponga en el camino del cierre de negocios, las ventas generalmente usan una herramienta de administración de contratos para generar contratos rápidamente en lugar de tener que contratar a un abogado para que lo haga. Los usuarios de software de ventas eligen con frecuencia opciones que funcionan con el software de uso diario que utilizan, como Salesforce.
#4. Grupos de Finanzas
Los equipos de finanzas normalmente quieren acceder a los contratos por una variedad de razones. Deben evaluar contratos y facturas y proporcionar predicciones de ingresos precisas para su negocio. Tal transparencia se hace factible a través del software de gestión de contratos.
Los mejores sistemas de gestión de contratos
Para identificar las mejores soluciones de gestión de contratos, incluidas la personalización y la automatización, evaluamos a más de treinta proveedores utilizando un conjunto de criterios.
#1. Documentos
DocuSign comenzó como un negocio de firmas electrónicas en 2003 y las empresas lo usan con frecuencia ya que es fácil de usar para todas las partes. Aunque las soluciones integrales están disponibles para flujos de trabajo que involucran una gran cantidad de contratos, según nuestro estudio, los planes de firma electrónica de DocuSign son óptimos para organizaciones pequeñas. Puede usar este programa basado en navegador en línea o la aplicación móvil de DocuSign para Android e iOS para llevar sus contratos a donde quiera que vaya. Plantillas reutilizables, recordatorios de destinatarios, cobro de pagos, alertas de comentarios en tiempo real y repositorios de contenido son solo algunas de las capacidades que ofrecen los programas de firma electrónica y CLM.
#2. Concordia
Concord se fundó en 2014 y su diseño sencillo ayuda a las empresas a realizar un seguimiento de las modificaciones y el cumplimiento a lo largo de la vida útil. Se puede configurar rápidamente y todos los planes incluyen asistencia de incorporación completa. Con un procedimiento de aprobación personalizado, informes, análisis y grupos de usuarios, también ofrecen mucha flexibilidad. Tiene conexiones con Salesforce, DocuSign y Dropbox. La empresa utiliza centros de datos seguros y encriptación que cumple con los estándares de la industria bancaria. Además, se beneficia de las estrictas pautas de control de versiones que crean un nuevo registro cada vez que se agrega o cambia un campo y le brindan un registro de auditoría confiable. La edición en vivo, la línea roja, los comentarios, el chat, el almacenamiento de plantillas y los campos inteligentes de autocompletar son algunas de las principales características de CLM.
#3. PandaDoc
Con su software fácil de usar, PandaDoc, que se fundó en 2011, le permite administrar la vida útil completa de sus contratos. Esto ofrece temas personalizados con un simple editor de arrastrar y soltar para medios enriquecidos. Además, puede crear flujos de trabajo, procedimientos y reglas únicos. Los clientes valoran los 15 conectores de gestión de relaciones con los clientes (CRM), incluidos aquellos con HubSpot, Pipedrive y Microsoft Dynamics.
Los planes mensuales o anuales están disponibles para el software PandaDoc CLM, y puede ahorrar hasta un 34% pagando anualmente. PandaDoc proporciona soluciones especializadas si necesita un programa que cumpla con la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos (HIPAA). Sus poderosas herramientas, como la biblioteca de contenido y contratos, la duplicación de contratos, la firma electrónica, las notificaciones en tiempo real y el procesamiento de pagos, ayudan a las empresas de manera considerable.
#4. Contrato de trabajo
Desde 2012, ContractWorks ha proporcionado software de instalación rápida y fácil de usar. Debido a su etiquetado automático inteligente de documentos impulsado por IA, ContractWorks es la opción perfecta para sus requisitos de automatización. Los usuarios aprecian lo fácil que es de usar, en particular la función de descarga de arrastrar y soltar y el motor de búsqueda basado en texto OCR que se parece a Google. Se incluyen muchas funciones populares, como esquemas automáticos de contratos inteligentes, repositorio de contratos, notificaciones de hitos, mantenimiento automático de registros, etc.
ContractWorks ofrece una variedad de opciones de personalización, que incluyen marcas e informes que le permiten seleccionar qué punto de datos mirar. Planificar, compartir, exportar y guardar sus informes es muy sencillo. Los planes Professional y Enterprise del programa brindan conexión con Salesforce.
#5. agiloft
El proveedor más antiguo de la lista, Agiloft, se estableció en 1991. Sin embargo, se ha seguido actualizando con frecuencia, brindando acceso a soluciones personalizadas para empresas de todos los tamaños. Puede crear flujos de trabajo únicos, procedimientos de enrutamiento, informes e incluso un panel personalizado para monitorear sus indicadores clave de rendimiento (KPI) y alertas gracias a sus configuraciones sin código. Agiloft se conecta con Google y Microsoft para facilitar la carga de documentos utilizando las aplicaciones empresariales que ya utiliza. Todas las empresas se benefician de la capacitación en línea gratuita, la capacidad de redactar contratos, una biblioteca de cláusulas y contratos listos para imprimir.
Sistemas de gestión de contratos empresariales
Para permitir una administración sencilla y exhaustiva, la gestión de contactos empresariales combina las funciones de una empresa en un único sistema CLM. La gestión de contactos empresariales agiliza el proceso al sustituir los sistemas automatizados por técnicas ineficaces de gestión de contratos humanos. Se puede organizar una colección de contratos, términos y plantillas para la estandarización y la recuperación conveniente si tiene un sistema de administración de contratos computarizado. Los siguientes son ejemplos de sistemas de gestión de contratos empresariales;
#1. PandaDoc
El primero en nuestra lista de sistemas de gestión de contratos empresariales es PandaDoc. A través de la eliminación de los componentes intensivos en mano de obra del flujo de trabajo de documentos, PandaDoc ha ayudado a más de 30,000 XNUMX empresas en crecimiento a tener éxito. Con la ayuda de PandaDoc, una plataforma integral para automatizar flujos de trabajo de documentos, los equipos con un alto crecimiento pueden crear, administrar y firmar muchos tipos de documentos digitales, incluidos presupuestos, contratos y más.
#2. LinkCuadrados
Otra gran herramienta que forma parte de nuestros sistemas de gestión de contratos empresariales es LinkSquares. LinkSquares proporciona un verdadero CLM de extremo a extremo con soluciones para la firma previa, la firma electrónica y la firma posterior que son notablemente intuitivas, todas creadas para los equipos legales de hoy y con tecnología de IA. Las características que ofrece LinkSquares incluyen una herramienta de firma electrónica nativa, OCR patentado, búsqueda de texto completo, plantillas de contratos y redacción de autoservicio, informes y notificaciones personalizados, control de versiones, integraciones sólidas y extracción automática de más de 100 contratos importantes. fechas, cláusulas y términos.
#3. DocuSign CLM
Aunque la firma electrónica ha cambiado la forma en que muchas empresas manejan los contratos, los procesos manuales, las hojas de cálculo y los correos electrónicos se utilizan con frecuencia para administrar el ciclo de vida antes y después de la firma, lo que ralentiza las operaciones corporativas, aumenta el riesgo y molesta a los clientes y empleados.
Las empresas pueden reducir la duración del ciclo de vida del contrato mediante el uso de DocuSign CLM (Administración del ciclo de vida del contrato), que transforma las operaciones manuales analógicas en flujos de trabajo automatizados digitales. El resultado es un ritmo de negocios más rápido, mayor cumplimiento y empleados más productivos.
#4. DealHub.io
La distinguida plataforma de ingresos de DealHub ofrece el flujo de trabajo de ingresos más completo e integrado para su empresa. Los equipos de ventas pueden cerrar negocios nuevos y de suscripción y mover prospectos a través del embudo de ventas desde cualquier lugar gracias a la plataforma de código cero.
#dieciséis. Accelo
Los proveedores de servicios de renombre en todo el mundo usan y admiran a Accelo por manejar de manera eficiente el trabajo del cliente. Desde el cliente potencial hasta el pago, la plataforma integral basada en la nube controla todos los aspectos relacionados con el trabajo del cliente, incluidas las ventas, los proyectos, los boletos, los anticipos, las hojas de tiempo, los recursos y más, dondequiera que se encuentre.
Accelo aumenta la productividad al optimizar los flujos de trabajo y mejorar la visibilidad en toda la organización y los equipos. Como resultado, los líderes pueden administrar mejor la empresa y los expertos pueden concentrarse en las tareas más importantes. Mediante el uso de una automatización robusta, los gerentes pueden simplemente completar proyectos a tiempo y dentro de su presupuesto asignado. Los ejecutivos tienen la confianza que necesitan para tomar decisiones informadas gracias a los análisis seguros y actualizados de Accelo, lo que garantiza el crecimiento y el éxito del negocio.
#6. Contrato de trabajo
El último en nuestra lista de sistemas de gestión de contratos empresariales es ContractWorks. ContractWorks simplifica la ejecución, el almacenamiento y el seguimiento de acuerdos corporativos. Con su implementación rápida, interfaz de usuario simple y precio bajo a partir de $600/mes para usuarios ilimitados, ContractWorks hace que el software de administración de contratos sea accesible para empresas y equipos de todos los tamaños. Recibirá un equipo de especialistas de soporte dedicados para ayudar a su empresa a aprovechar al máximo su cartera de contratos, además de las herramientas que necesita para administrar sus contratos.
¿Qué es un sistema de gestión de contratos?
La creación y el seguimiento de contratos, acuerdos de nivel de servicio (SLA) y contratos maestros de compra están a cargo de un sistema de gestión de contratos, o CMS, también conocido como gestión del ciclo de vida del control.
¿Cuáles son los tipos de gestión de contratos?
Hay tres tipos principales de contratos: Contrato de precio fijo (FP) Contrato de tiempo y material (T&M) Contrato de costo reembolsable (CR)
¿Cuáles son los beneficios de un sistema de gestión de contratos?
Los siguientes son los principales beneficios de los sistemas de gestión de contratos;
- Agilizar la revisión y ejecución de contratos.
- Reducir el riesgo comercial y mejorar el cumplimiento
- Una única fuente de información que amplía la visibilidad de los contratos.
- Se pueden negociar mejores renovaciones en menos tiempo.
- Gestión documental con valor.
- Mejores prácticas para la protección de la privacidad y los contratos.
¿Cuáles son los cuatro componentes de la gestión de contratos?
Los siguientes son los cuatro componentes que componen la gestión de contratos;
- Establecimiento del equipo para la gestión y gobierno de contratos.
- Planificación, establecimiento y ejecución de la administración de contratos.
- Administración de relaciones.
- gestión del rendimiento.
¿Cuáles son las etapas de la gestión de contratos?
Los siguientes son siete pasos para administrar los contratos de manera efectiva.
- La fase de planificación.
- Fase precontractual.
- La fase de entrega
- Etapa de contratación.
- Fase preliminar de renovación.
- Periodo post-contractual.
¿Cuáles son los tipos de gestión de contratos?
- Contrato de Precio Fijo (FP)
- Contrato de Tiempo y Material (T&M)
- Contrato de Costo Reembolsable (CR)
¿Cuáles son los beneficios de la gestión de contratos?
- Mejorar la productividad
- Colaboración
- Ahorrar tiempo
- Aumenta la visibilidad de los contratos.
- Recorta costos.
- Reduce los riesgos comerciales y regulatorios
Conclusión
En lugar de perder el tiempo tratando de hacer las cosas usted mismo con los métodos tradicionales, puede automatizar el proceso y hacer las cosas en un tiempo récord. Dado que es más fácil desarrollar, renovar o negociar un contrato utilizando sistemas de gestión de contratos, es una opción mucho mejor que tratar de hacer las cosas usted mismo.
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