Las empresas generan una gran cantidad de datos a diario. Pocas empresas están preparadas para manejar el desarrollo exponencial en el volumen, la velocidad y la variedad de sus datos empresariales. Menos aún están equipados para manejar y dar cuenta de esos datos, así como para hacer que los registros generados sean accesibles para toda la organización. Si bien el gobierno de la información es una práctica bien establecida en el gobierno, rara vez ha llevado a las empresas del sector privado a invertir en un sistema de gestión de contenido empresarial (ECM).
Si trabaja en marketing de contenidos para una empresa, puede que le resulte útil conocer las diversas herramientas disponibles para ayudarle en la gestión de contenidos. En esta descripción general de la administración de contenido, aprenderá sobre todas las características de la administración de contenido.
¿Qué es la gestión de contenidos?
La gestión de contenido implica compilar, organizar, entregar, recuperar y regular el sitio web o el contenido comercial corporativo.
Internet es el recurso más grande del mundo, con billones de películas, blogs, fotos y otros archivos multimedia, como archivos PDF. Sin prácticas de administración de contenido, el ciclo de vida del contenido digital se volvería loco, dejando el contenido en Internet desestructurado, no disponible y caótico.
¿Cuáles son las características principales de la gestión de contenido?
La capacidad de crear contenido es la primera y más significativa característica. También necesita la capacidad de editar y actualizar el contenido según sea necesario. Debe haber movimiento en el contenido.
Para proporcionar el contenido, también necesita un conjunto de procesos y capacidades. Si planea alojar contenido digital en un sitio web, necesitará un mecanismo para convertir el contenido en código HTML.
Si necesita que el contenido aparezca en un dispositivo móvil, debe poder modificar el contenido para que se ajuste a la pantalla.
¿Qué es un gestor de contenidos?
Un sistema de gestión de contenido (CMS) proporciona una forma sistemática para que las organizaciones proporcionen contenido. Es una tecnología que ayuda a las empresas a crear, administrar y actualizar una experiencia con la interfaz de usuario adecuada.
Un CMS se conectará a un sistema separado que contiene todos los activos de contenido de una empresa, luego extraerá ese contenido y lo incluirá en la experiencia que se está desarrollando.
Una de las características más importantes de un CMS es la capacidad de un editor de contenido, que suele ser miembro de un equipo de marketing, para realizar cambios en el contenido digital cuando está en el formato en el que se publicará.
El editor de contenido puede simplemente obtener una vista previa de un sitio web usando un CMS y ver cómo se verá cuando finalmente se represente. WordPress y Drupal son dos ejemplos de sistemas de gestión de contenido web.
¿Por qué es importante la gestión de contenidos?
Debido a que le permite regular el desarrollo, la publicación y la distribución de material digital, la gestión de contenido es crucial. En otras palabras, lo ayuda a organizar sus pensamientos e ideas para que las personas puedan encontrar y consumir su contenido.
Sin gestión de contenido, Internet sería un revoltijo de datos sin ton ni son. Del mismo modo, si su empresa es como la mayoría, conserva los datos en una variedad de sistemas y repositorios de información, un enfoque que se ha convertido en la norma durante las últimas dos décadas debido a los avances significativos en la tecnología de la información. Se pierde tiempo buscando un determinado documento que no se ha administrado correctamente, y es posible que no sepa qué otra información realmente tiene. Sin embargo, con una solución de administración de contenido, puede organizar todo ese material en un sistema lógico que es fácil de acceder y explorar.
Proceso de gestión de contenido
Normalmente se utiliza un procedimiento de siete pasos para la gestión de contenido:
- Planifique: Decide qué tipo de contenido quieres desarrollar y dónde quieres publicarlo en este paso.
- Crear: Este proceso implica generar conceptos y luego poner esos conceptos en contenido, como videos y entradas de blog.
- Store: Una vez que haya creado su contenido, deberá colocarlo en algún lugar donde la gente pueda encontrarlo. Las empresas generalmente guardan contenido en un sitio web, repositorio o blog.
- Crear un flujo de trabajo: Esta fase ayuda en la creación de contenido que se adhiere a las políticas de la organización mientras mantiene la consistencia de la calidad.
- Edición: Este es uno de los pasos más importantes en la producción de contenido listo para ver tanto para humanos como para rastreadores de motores de búsqueda.
- Publicar: Esta etapa implica entregar contenido a los usuarios, como visitantes del sitio web a través de Internet o empleados a través de la intranet de una empresa.
- Archivar o eliminar: Cuando el contenido ya no es útil, la etapa final de la gestión de contenido es eliminarlo o archivarlo.
¿Cuáles son los beneficios de la gestión de contenidos?
La gestión de contenidos no es una tarea sin sentido. Tanto las empresas como los particulares pueden beneficiarse enormemente de la gestión de contenidos.
Las siguientes son algunas de las ventajas de la gestión de contenidos para las empresas:
- Eficiencia mejorada: La gestión de contenidos ayuda a las empresas a automatizar y organizar la publicación y modificación de contenidos. Esto aumenta la eficiencia y la productividad.
- Mejor servicio al cliente: Con la gestión de contenido, las organizaciones pueden establecer portales de autoservicio donde los clientes pueden encontrar respuestas a sus problemas sin llamar al servicio de atención al cliente.
- Disminución de los costos operativos: La automatización de tareas con soluciones de administración de contenido puede ayudar a las empresas a ahorrar dinero en costos de mano de obra.
- Visibilidad en línea mejorada: Al optimizar el proceso de administración de contenido, los motores de búsqueda pueden clasificar y presentar sitios web a clientes potenciales.
Las personas pueden beneficiarse de la gestión de contenido de varias formas, entre ellas:
- Información conveniente: Con la gestión de contenido, las personas pueden descubrir la información que necesitan sin tener que examinar una gran cantidad de material no estructurado.
- Mejor control de contenido: Las personas pueden utilizar la administración de contenido para determinar quién tiene acceso a su contenido y cómo se usa.
- Fácil difusión: La gestión de contenido facilita que las personas distribuyan su contenido a través de las redes sociales, el correo electrónico y otros métodos.
Estrategias para la Gestión de Contenidos
Las organizaciones deben tener planes para regular su contenido digital, ya que administrar el contenido comercial empresarial y en línea es una tarea compleja. Cumplir con estos métodos es fundamental para el éxito de cualquier marco de gestión de contenido:
- Mapea tus prioridades: Es fundamental identificar lo que es importante para su organización y luego conectar su enfoque de administración de contenido con esas prioridades. ¿Desea informar a los usuarios o dirigirlos a uno de los productos o servicios de su empresa?
- Determina tu público objetivo: Encontrar una audiencia adecuada para su contenido es crucial para garantizar una correcta distribución y participación. La investigación de mercado, la investigación de palabras clave y el análisis de sentimientos en las plataformas de redes sociales pueden ayudarlo a definir su público objetivo.
- Identifique sus canales de contenido: Es necesario determinar qué canales de contenido son importantes para tu audiencia. Encontrar canales de contenido adecuados, ya sea por correo electrónico o redes sociales, ayuda en el desarrollo de una estructura de gestión de contenido adecuada.
- Desarrollar un proceso de creación de contenido: Esto incluye todo el proceso de creación de contenido, desde la ideación hasta la publicación.
- Utilice la tecnología correcta: Para ayudar con la producción, organización, difusión y análisis de rendimiento del contenido del sitio web, se requiere una plataforma de desarrollo de sitios web, herramientas de análisis y otras herramientas de gestión de activos.
Ejemplos de gestión de contenido
Por una variedad de razones, las empresas emplean estrategias de gestión de contenido. Por ejemplo, una empresa podría utilizar la gestión de contenidos para:
- Distribuir información internamente: Las empresas utilizan sistemas de administración de contenido para compartir información internamente a través de una intranet de la empresa, como documentos, fotografías y videos.
- Publicar un sitio web: Puede publicar un sitio web utilizando la gestión de contenido. Esto incluye el almacenamiento de archivos del sitio web, el seguimiento de los cambios en esos archivos y la publicación de cambios en un sitio web activo.
- Crear una tienda en línea: Una empresa puede usar la administración de contenido para crear una tienda en línea. Esto incluye el manejo de la información del producto, incluidas las descripciones, los precios y la disponibilidad.
- Crear una aplicación móvil: Las empresas pueden utilizar la gestión de contenidos para crear una aplicación móvil. La gestión del contenido de la aplicación, incluidos texto, imágenes y videos, se incluiría en esta categoría.
¿Qué son las herramientas de gestión de contenido?
Las herramientas de administración de contenido son aplicaciones de software que ayudan a los administradores de marketing y contenido a producir, organizar y publicar contenido en línea. Un equipo de administración de contenido puede emplear una variedad de herramientas para lograr sus objetivos, como software colaborativo, sistemas de administración de contenido y programas de análisis. Algunos programas se concentran en una sola actividad principal, mientras que otros pueden brindar varios servicios a un equipo. Un administrador de contenido, por ejemplo, puede usar una herramienta para crear medios digitales y otra para publicar el contenido en la web.
¿Qué hace la gente con las herramientas de administración de contenido?
Puede realizar las siguientes tareas utilizando las herramientas de administración de contenido:
#1. Generación de contenido
Varios equipos de administración de contenido emplean plataformas de software creativas para desarrollar contenido para el sitio web o los canales digitales de una organización. Estas aplicaciones te permiten producir documentos escritos, modificar fotografías y generar infografías y otros recursos visuales. El programa que seleccione puede estar determinado por su industria y las demandas de su organización. Si es un creador de contenido para una agencia de marketing digital, por ejemplo, puede usar una herramienta que le permite crear una variedad de tipos de contenido, como videos, entradas de blog y flipbooks virtuales.
#2. Diseño y mantenimiento de sitios web
Las plataformas del sistema de administración de contenido (CMS) permiten a los gerentes de marketing y otros proveedores de contenido crear y editar sitios web. Con estas plataformas, puede cargar, editar y publicar contenido en la web sin escribir código ni realizar actividades de ingeniería complicadas. Muchas plataformas de CMS ofrecen software gratuito o de código abierto, mientras que otras pueden cobrar una tarifa. Varios sistemas ofrecen funciones tanto gratuitas como de pago, lo que le permite crear un sitio web de forma gratuita y luego actualizarlo si cambian las necesidades de su organización.
#3. Gestión de flujo de trabajo
El software de gestión de procesos puede ayudar a los creadores de contenido a optimizar su proceso de desarrollo de contenido y trabajar de manera más eficiente. Con frecuencia incluyen herramientas para ayudarlo a organizar los pasos del proyecto, asignar tareas y realizar un seguimiento del progreso. Mientras desarrolla un nuevo sitio web o dirige una campaña para remodelar el contenido de una organización, puede resultarle útil utilizar una plataforma que permita a los autores cargar archivos digitales al plan del proyecto, lo que permite que todo el material adicional se mantenga en un solo lugar.
#4. Almacenamiento y organización
Los sistemas de administración de contenido y las herramientas de flujo de trabajo guardan el contenido digital completo, lo que permite que los miembros del equipo de marketing accedan a él desde cualquier lugar. Puede utilizar estas aplicaciones para organizar el contenido por de campañas de marketing o por la posición en el sitio web donde aparecerá cuando se publique. Al brindar a todos los miembros del equipo acceso a archivos de logotipos, imágenes y otro contenido aprobados, almacenar todos sus activos en un solo lugar en la nube ayudará a mantener la consistencia de la marca. Estos sistemas también pueden mostrar la guía de estilo de la marca en la plataforma para que los creadores puedan descubrirla fácilmente.
#5. Mejora del sitio
Para evaluar la efectividad de ciertas piezas de contenido en el sitio web de una empresa, los equipos de administración de contenido y marketing emplean con frecuencia paquetes analíticos. Los programas de análisis pueden decirles a los administradores de contenido qué piezas de contenido digital dirigen el tráfico al sitio web mediante el análisis de la cantidad de visitas, descargas o tasas de clics que tiene una página web o un recurso. También pueden crear información sobre cuánto tiempo pasan los usuarios en páginas específicas de un sitio web y qué enlaces externos generan más tráfico al sitio. Estos programas pueden ayudar a los equipos de contenido a mejorar su contenido para llegar a un público más amplio.
Herramientas de gestión de contenido
Estas son once herramientas para los equipos de gestión de contenidos:
#1. CMS de HubSpot
Hubspot CMS Hub permite a los administradores de contenido construir sitios web desde cero o usando plantillas configurables. Esta solución CMS comercial interactúa con las herramientas de marketing gratuitas de Hubspot, lo que permite a los desarrolladores incluir botones de llamada a la acción y formularios de captura de clientes potenciales en su contenido. Las herramientas y los servicios de Hubspot CMS vienen en una variedad de niveles, cada uno con su propio conjunto de características y costos. Los servicios de marketing de Hubspot también incorporan protecciones de seguridad y herramientas de análisis.
# 2 Wix
Wix es un sistema de gestión de contenido que te permite diseñar páginas web arrastrando y soltando. Los servicios de administración de contenido están disponibles en varios niveles, comenzando con una herramienta gratuita para crear sitios web y agregar contenido utilizando un nombre de dominio y anuncios de la marca Wix. Las ediciones pagas de Wix ofrecen mayores posibilidades de personalización, así como la capacidad de usar su propio nombre de dominio y aceptar pagos a través de su sitio web. Wix cuenta con un panel de estadísticas y herramientas adicionales para mejorar sus capacidades de optimización.
# 3. Espacio cuadrado
Squarespace tiene muchos niveles premium de administración de contenido, lo que le permite crear sitios web con funciones apropiadas para el presupuesto y los objetivos de una organización. Nuestra plataforma incluye varias plantillas y las categoriza por propósito, lo que simplifica la selección del diseño que mejor se adapta a la naturaleza y el tamaño de su empresa. Puede agregar widgets para personalizar las funcionalidades de su sitio web y agregar características como una tienda en línea o un cuadro de chat. Para una mayor optimización y marca, las empresas y las personas también pueden comprar nombres de dominio de Squarespace.
# 4 WordPress
WordPress es un sistema de administración de contenido de código abierto que le permite crear un sitio web utilizando una variedad de plantillas. La comunidad de desarrolladores de WordPress ha creado una gran cantidad de complementos que puede usar para personalizar su sitio web y agregar funcionalidad para el comercio, el compromiso social y otros elementos del negocio. Permite a los líderes de equipo o administradores de sitios web establecer roles que otorgan diferentes niveles de acceso a las herramientas de la plataforma a usuarios específicos. Por ejemplo, si un escritor de contenido tiene el trabajo de "Colaborador" en WordPress, puede agregar contenido sin afectar la apariencia o la funcionalidad del sitio web.
#5. drupal
Drupal es una plataforma de código abierto y un marco de aplicaciones web para crear sitios web. Ofrece temas de sitios web y le permite personalizar los colores y otras características de estilo en la interfaz del creador. También se pueden agregar módulos para las funciones típicas del sitio web. Los desarrolladores más experimentados pueden modificar las herramientas y la funcionalidad del sitio web utilizando la sofisticada interfaz de programación de Drupal. Esta plataforma también incluye herramientas de accesibilidad y flujo de trabajo, que pueden ser útiles para tareas de administración de proyectos y colaboraciones de contenido.
#6. de forma optimizada
Las organizaciones pueden combinar los diversos servicios de administración de contenido proporcionados por Optimizely para cumplir con sus requisitos específicos. Puede usar su CMS para construir un sitio web para una empresa, administrar proyectos y optimizar la productividad del equipo. Sus servicios de comercio pueden ayudar a las empresas con fines de lucro con las compras en línea, y su paquete de análisis permite a las organizaciones analizar el tráfico y otras estadísticas de usuarios en su sitio web. El software de análisis también ofrece recomendaciones para ayudar a los autores de contenido a mejorar su SEO y atraer a más usuarios.
# 7. Contentful
Contentful estructura su enfoque de gestión de contenido y diseño de sitios web en torno a principios ágiles. Si trabaja para una empresa que utiliza enfoques ágiles para la gestión o el desarrollo de proyectos, Contentful puede ser una buena opción. El conjunto de herramientas Contentful ofrece tres niveles, incluida una plataforma gratuita para desarrolladores individuales y una alternativa empresarial personalizada. Esta plataforma de administración de contenido contiene herramientas para crear y organizar una amplia gama de contenido, así como planos para ayudarlo a crear un sitio web que se adapte al tamaño y los objetivos de una empresa.
#8. ásana
Asana es una aplicación de gestión del trabajo que puede ayudar a un equipo de contenido a completar proyectos con varios pasos. Puede desarrollar planes de proyecto, dar responsabilidades a los miembros del equipo y realizar un seguimiento del progreso del equipo. La plataforma cuenta con sistemas de notificación que notifican a los miembros del equipo cuando se les asignan nuevas tareas y les recuerdan los plazos. Los miembros del equipo pueden cargar texto, fotografías y videos completos en Asana, y el programa guarda todo el contenido asociado en un solo lugar, lo que facilita el cambio a un sistema de administración de contenido para la publicación web.
# 9. Hootsuite
Hootsuite es una aplicación de administración de redes sociales que puede ayudar a los administradores de contenido a optimizar su uso de los perfiles de redes sociales de una empresa. Ofrece cuatro niveles de servicio, incluida una solución corporativa personalizada para empresas importantes. Esta herramienta supervisa el rendimiento de las publicaciones en las redes sociales en varias plataformas y genera informes sobre las publicaciones exitosas, los patrones generales de participación y los datos demográficos de los usuarios. Puede utilizar esta información para cambiar la programación y el contenido de las publicaciones en las redes sociales de una organización, lo que le permite llegar a un público más amplio y animar a los usuarios a interactuar con la organización.
# 10. Sprout Social
Con herramientas para publicaciones, análisis y sugerencias, Sprout Social permite a los equipos de administración de contenido maximizar su contenido de redes sociales. Esta plataforma de suscripción proporciona tres niveles de servicio a organizaciones de distintos tamaños y necesidades. Los administradores de contenido pueden diseñar estrategias de redes sociales y aplicarlas a muchas plataformas usando Sprout Social. Los usuarios también pueden usar la plataforma para construir flujos de trabajo, programar publicaciones en varias cuentas de redes sociales y generar informes analíticos que muestren cómo determinados tipos de publicaciones aumentan el tráfico del sitio web y la interacción de la audiencia.
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Referencias
