Para gestionar un negocio exitoso, es fundamental realizar un seguimiento de las horas de trabajo de sus empleados. Por este motivo, la mayoría de las empresas utilizan un sistema de fichaje. A través de una tarjeta de tiempo en línea, estos sistemas monitorean las horas de trabajo de sus empleados. Una vez que haya determinado qué aplicación de entrada y salida se adapta mejor a los requisitos de su empresa, optimizar los procesos relacionados con la asistencia no es demasiado difícil. Sin embargo, es posible que no sepas qué considerar al elegir una aplicación. Este artículo es una guía de todo lo que necesita saber sobre el fichaje en el trabajo. Explora el asistente de reloj de tiempo para Descubra soluciones para el seguimiento del tiempo de los empleados., optimizando la gestión de su fuerza laboral y garantizando un seguimiento preciso de las horas de trabajo
reloj en trabajo
En función de las horas en que los empleados registran la entrada y salida de sus turnos, un sistema de registro de entrada y salida realiza un seguimiento de la cantidad de horas que ha trabajado cada empleado. Después de eso, las hojas de horas se crean usando esas horas para el procesamiento de nómina por parte de los empleadores. Para realizar un seguimiento de las horas de trabajo de sus empleados, muchas empresas utilizan sistemas de fichaje.
Los empleados utilizan el sistema de tiempo y asistencia para fichar la entrada y la salida al principio y al final de cada jornada laboral, respectivamente.
¿Cuáles son los diferentes tipos de sistemas de fichaje?
#1. Relojes de tiempo básicos
El uso de un bolígrafo y una hoja de papel para completar un formulario o el uso de tarjetas perforadas o relojes perforados a mano son ejemplos de dispositivos básicos para medir el tiempo.
#2. Sistemas de Software
automatizar los procedimientos de entrada y salida con software de seguimiento de tiempo. Los empleados utilizarán un sistema de fichaje digital o un dispositivo como un llavero.
#3. Biometría
usando un escáner que lee su rostro, sus huellas dactilares o su retina para fichar.
#4. Aplicaciones de reloj de tiempo
Las aplicaciones para los relojes de los empleados se asemejan a las opciones de software. Sin embargo, para el seguimiento del tiempo en tiempo real, se instalan directamente en los teléfonos inteligentes de los empleados.
Mejores prácticas para marcar la entrada y la salida
#1. Crear una política clara
Establecer un conjunto claro de reglas para fichar la entrada y la salida es crucial. Para evitar confusiones o la posibilidad de que se malinterpreten, una vez que se hayan establecido, sus empleados deben recibir una explicación clara de los mismos.
#2. Ofrecer incentivos
El método más exitoso para alentar a su personal a seguir las reglas es, con frecuencia, ofrecer incentivos. Al final del mes, podría ofrecer un pequeño incentivo al trabajador que constantemente recuerda marcar la entrada y la salida.
#3. Haz que sea un proceso simple
Sus empleados pueden marcar la entrada y la salida con facilidad mediante el uso de un software de control de tiempo. Puede simplificar el registro de entrada de sus empleados y desafiarlos a que se olviden de registrar la salida mediante la implementación de un software fácil de usar.
#4. Ofrecer Capacitación
Particularmente cuando se usa un sistema digital, no todos los empleados pueden acostumbrarse rápidamente a fichar la entrada y la salida. Su fuerza laboral lo encontrará mucho más simple si brinda capacitación completa y frecuente al comienzo del empleo.
#5. Tomar acción disciplinaria
Puede ser necesario tomar medidas disciplinarias si ha implementado los otros procedimientos pero los empleados aún no registran la entrada y la salida correctamente. Primero se puede dar una advertencia verbal y, si el problema persiste, se pueden tomar medidas más serias. Es crucial recordar que hacer esto solo debe hacerse en casos extremos.
Reloj en la aplicación de trabajo
Un programa electrónico que realiza un seguimiento de las horas de trabajo de sus empleados se llama aplicación de reloj de tiempo. A través de la aplicación, los miembros de su personal pueden marcar fácilmente la entrada y la salida, y la aplicación mantiene un registro digital de esas entradas de tiempo.
Ventajas de usar una aplicación de fichaje
#1. Protege contra el robo de tiempo en el lugar de trabajo.
Las hojas de tiempo en papel y las tarjetas de tiempo convencionales facilitan que se inflen las horas de los empleados y que ocurra el robo de tiempo, lo que puede generar pérdidas financieras para su empresa.
#2. Conveniencia.
Las hojas de tiempo en papel son inconvenientes. El tiempo de sus empleados se desperdicia llenándolos, y su tiempo se desperdicia procesándolos e ingresándolos en su software de nómina. El proceso se simplifica con el software de reloj de tiempo; sus empleados pueden fichar fácilmente mediante una aplicación móvil o de escritorio, y usted tendrá acceso en tiempo real a sus entradas de tiempo en lugar de tener que procesar manualmente sus hojas de tiempo.
# 3. Características adicionales
Numerosas aplicaciones de reloj de tiempo brindan una gran cantidad de características adicionales, como software de asistencia, además de rastrear las entradas y salidas de sus empleados. Esto simplifica el seguimiento de la asistencia y aborda cualquier problema con la asistencia de los empleados. También es compatible con funciones como el seguimiento por GPS, que puede ayudar a garantizar que sus empleados estén en los lugares de trabajo adecuados y en los momentos adecuados, lo que le permite administrar su empresa.
Estas son algunas de las principales aplicaciones de reloj de tiempo libre que debe consultar para su pequeña empresa.
#1. relojear
Clockify, una aplicación de reloj de tiempo gratuita, incluye un quiosco de reloj de tiempo como una de sus muchas funciones. Esto es excelente para realizar un seguimiento de la asistencia, los descansos y el tiempo de vacaciones de los empleados, además de permitir a los usuarios registrar su entrada con cualquier dispositivo que les resulte conveniente.
Su equipo puede usar el cronómetro para fichar usando Clockify desde un navegador web o un dispositivo móvil. Un quiosco de reloj de tiempo gratuito que su equipo puede usar para marcar la entrada y la salida con su Pin único es otra característica conveniente que ofrece Clockify además del temporizador. Todo lo que tiene que hacer es darle un nombre a su quiosco, incluir a los miembros de su equipo y crear un PIN que todos puedan usar para registrarse cada vez que comiencen a trabajar.
Esto permitirá que todos señalen el comienzo de su turno utilizando su dispositivo o uno que se haya dejado en la entrada para los trabajadores en el sitio. Habrá un punto verde al lado del nombre de cada empleado en la lista del quiosco tan pronto como registren su entrada.
#2. Campamento de tiempo
El fichaje automático de entrada y salida es un servicio que ofrece TimeCamp, pero solo con un poco de ayuda de un rastreador de tiempo. El rastreador de tiempo monitorea la actividad de la computadora y cambia al modo inactivo tan pronto como cesa.
Tenga en cuenta, sin embargo, que TimeCamp no proporciona una solución de quiosco de reloj de tiempo, por lo que si elige usar esta aplicación de reloj de tiempo, su equipo tendrá que iniciar sesión e iniciar y detener manualmente el temporizador cada vez que quieran fichar. y fuera. Hay cuatro niveles de precios diferentes para TimeCamp: Solo (gratis), Básico ($ 5.25 por usuario por mes), Pro ($ 7.50 por usuario por mes) y Enterprise (a partir de $ 450 por mes).
#3. Base
Además, la aplicación Homebase proporciona herramientas para contratar e incorporar nuevos miembros del equipo, programación de empleados y una aplicación de mensajería integrada para una mejor comunicación diaria con su equipo. Homebase, al igual que Clockify, pone su plan gratuito a disposición de una infinidad de usuarios.
Sin embargo, el costo de un plan actualizado oscilará entre $ 14 y $ 70 por mes, si desea agregar más funciones a la aplicación (como gestión del rendimiento, trabajo remoto y de campo, o capacidades de recursos humanos).
#4. Asistente de reloj de tiempo
Time Clock Wizard es una aplicación diferente de seguimiento del tiempo que proporciona una versión básica gratuita y cobra extra cada mes por el acceso a varias funciones avanzadas (como la gestión de tareas, la programación de empleados y la función de nómina).
La versión básica gratuita de Time Clock Wizard tiene funciones avanzadas disponibles en planes que cuestan entre $14.95 y $99.95 por mes.
#5. Golpe de amigo
es un programa de cronometraje basado en la web. Puedes personalizar completamente la interfaz. Puede integrar Buddy Punch con la mayoría de los productos de gestión de nómina. Buddy Punch ofrece una prueba gratuita de 30 días. Hay dos niveles de precios diferentes disponibles: tiempo y asistencia ($25/mes) y tiempo y asistencia + programación ($35/mes).
Política de fichaje de entrada y salida
Hacer un seguimiento de su hora de salida del trabajo se conoce como fichaje de salida. Con frecuencia, es crucial informar a un empleador cuando su turno ha terminado y usted ha dejado su trabajo. Sin embargo, los empleadores deben tener un sistema para rastrear las horas de trabajo de sus trabajadores. Como resultado, la mayoría de las empresas tienen políticas únicas. Las pautas que usan pueden cubrir cosas como:
- La hora a la que un trabajador puede fichar la entrada o la salida.
- Cómo marcan la entrada o la salida.
- Cómo indican las pausas mediante el sistema de fichaje
Importancia de marcar la entrada y la salida en el trabajo
#1. Mayor precisión y responsabilidad
Cuando se implementa el seguimiento del tiempo, es mucho más difícil para los empleados informar incorrectamente las horas trabajadas. Debido a esto, los empleadores pueden estar seguros de que están pagando al personal por la cantidad de tiempo adecuada y que pueden manejar adecuadamente las horas extra.
#2. Nómina más fácil
Las empresas pueden automatizar su proceso de nómina, haciéndolo más fácil y menos propenso a errores, al tener un seguimiento de tiempo preciso.
#3. Productividad mejorada
Es probable que los empleados trabajen más duro y sean más productivos cuando saben que su empleador está vigilando de cerca su tiempo. Esto se debe a que son conscientes de que cualquier pérdida de tiempo perjudicará su salario.
#4. Mayor flexibilidad para los empleados
Los empleados pueden tener cierta flexibilidad con los procedimientos de entrada y salida. Un empleado puede fichar su salida temprano sin preocuparse por perder el pago, por ejemplo, si necesita salir temprano de la oficina un día.
¿Cuándo debe fichar en el trabajo?
Los empleados deben presentarse a trabajar antes del comienzo de su turno programado.
¿Por qué necesito marcar la entrada y la salida en el trabajo?
Con la ayuda de este procedimiento, las empresas pueden realizar un seguimiento de las horas que trabajan los empleados, asegurarse de que la nómina sea precisa, verificar problemas como horas extra persistentes o alto ausentismo, y más.
¿Puedo fichar temprano en el trabajo?
Por el motivo que sea, primero debe obtener el consentimiento. La hora a la que empieza tu jornada laboral la marca tu jefe.
¿Me pagan si llego temprano?
Cada trabajador por hora está obligado por ley a recibir un pago por cada minuto trabajado. Si llega temprano, sus ganancias aumentarán, pero su empleador pagará un precio más alto. Además, si siempre llega temprano al trabajo, puede resultar en un pago adicional de horas extra, lo que sería costoso para su empleador y podría plantear dudas.
¿Qué pasa si no fichas en el trabajo?
Los empleadores pueden optar por implementar medidas disciplinarias. Dependiendo de la gravedad de la ofensa, esto podría resultar en una advertencia oral, una advertencia formal o escrita, una suspensión o incluso el despido.
Pérdida de pago: los empleadores pueden restar el tiempo que el empleado no estuvo trabajando del pago del empleado. Como resultado, su salario podría disminuir.
¿Cómo funciona un sistema de fichaje?
El dispositivo de registro conecta a un empleado con ellos al identificar las características distintivas de una huella digital. Cuando se utiliza el seguimiento biométrico del tiempo, solo se guardan características específicas, no huellas dactilares, para proteger los datos de los empleados.
Conclusión
Ya sea que su empresa use un reloj registrador u otro sistema para realizar un seguimiento de las horas de los empleados, es crucial asegurarse de que todos registren con precisión su tiempo de entrada y salida. Esto permite evitar que los empleadores paguen a los trabajadores por el tiempo que no dedicaron.
Asegúrese de que todos en su equipo comprendan el protocolo y las normas de cronometraje. Aumentará sus posibilidades de completar las hojas de tiempo sin problemas y con precisión si todo es simple y claro.
Use las mejores prácticas, identifique un sistema que sea más efectivo para su negocio y comuníquese claramente con su personal. Administrará sus horas de trabajo y evitará problemas con la nómina o la asistencia.
Reloj en el trabajo Preguntas frecuentes
¿Por qué necesito marcar la entrada y la salida en el trabajo?
Con la ayuda de este procedimiento, las empresas pueden realizar un seguimiento de las horas que trabajan los empleados, asegurarse de que la nómina sea precisa, verificar problemas como horas extra persistentes o alto ausentismo, y más.
¿Cuáles son los diferentes tipos de sistemas de fichaje?
- Relojes de tiempo básicos
- Biometría
- Sistema de software
- Aplicaciones de reloj de tiempo
¿Cuáles son los beneficios de marcar la entrada y la salida en el trabajo?
- Mejor sistema de nómina
- Mayor responsabilidad
- Productividad mejorada
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Referencias
