Las empresas deben evolucionar y adaptarse constantemente para enfrentar una variedad de desafíos, incluidos los cambios en la tecnología, el surgimiento de nuevos competidores y cambios en las leyes, regulaciones o tendencias económicas subyacentes. De lo contrario, podría resultar en un estancamiento o, peor aún, en el fracaso. Aproximadamente la mitad de todas las iniciativas de cambio organizacional fracasan, lo que destaca la importancia de que los gerentes y líderes empresariales sepan cómo planificar, coordinar y llevar a cabo el cambio. ¿Se le ha encomendado liderar una iniciativa de cambio significativa dentro de su empresa? ¿Te gustaría demostrar que eres capaz de liderar una iniciativa así la próxima vez que surja? Aquí hay una descripción general de lo que es la gestión del cambio, los pasos clave en el proceso y las acciones que puede tomar para mejorar sus habilidades gerenciales y hacer que su rol sea más efectivo.
¿Qué es la gestión del cambio?
La gestión del cambio es el proceso de guiar el cambio organizacional de principio a fin, incluida la planificación, implementación y consolidación del cambio. Se refiere a cómo las empresas manejan los cambios, como la implementación de nuevas tecnologías, los cambios en los procesos existentes y el cambio de la jerarquía organizacional. Según el tipo de cambio que esté realizando, este proceso puede verse diferente.
¿Por qué es importante la gestión del cambio?
La creación de un plan de gestión del cambio permite a las organizaciones realizar una transición más fluida durante los tiempos de cambio. Puede ordenar cambios, pero a menos que tenga un plan para implementar, monitorear e informar sobre el éxito de esos cambios, se está preparando para el fracaso. La gestión de cambios le brinda más control sobre todo el proceso, lo que generalmente respalda un plan de implementación y una inversión costosos, independientemente del tipo de cambio que desee realizar.
Los siguientes son algunos de los diversos niveles de gestión del cambio:
- Cambio organizacional o transformacional: Estos son proyectos de gestión de cambios de gran escala y alcance. Estas transformaciones, como cambiar la jerarquía organizativa, lanzar un nuevo producto o experimentar una transformación digital, suelen ser dramáticas.
- Cambio adaptativo o gradual: Estos proyectos de cambio tienen un alcance menor e implican cambios más pequeños en productos, procesos, estrategias y flujos de trabajo. La implementación de nuevas herramientas de software, la contratación de un nuevo miembro del equipo para resolver un problema o la actualización de una política de trabajo desde casa son ejemplos de proyectos de cambio adaptativo.
- Gestión de cambios individuales: Estos proyectos de cambio ayudan a las personas a gestionar el cambio para avanzar en sus roles y/o lograr objetivos específicos. Esto podría implicar aprender una nueva habilidad.
No todas las iniciativas de cambio encajarán perfectamente en uno de los niveles de gestión del cambio. Es totalmente posible que los niveles se superpongan.
Suponga que está cambiando su organigrama y lanzando una iniciativa de capacitación para mejorar las habilidades de los empleados existentes. Si Workday también se implementa para agilizar la gestión de su capital humano, su cambio abordará los tres niveles.
Beneficios de la gestión del cambio
Una gestión de cambios bien pensada beneficia todos los cambios, grandes o pequeños. Sin una gestión adecuada, es probable que encuentre obstáculos y pierda tiempo y dinero porque el cambio no es algo natural para las personas u organizaciones. La clave para implementar cambios duraderos es la gestión del cambio.
A nivel organizacional, abordar la gestión del cambio tiene las siguientes ventajas:
- Luchando activamente contra la oposición interna al cambio.
- Establece objetivos claros para las iniciativas de cambio, lo que permite a las empresas realizar un seguimiento del progreso.
- Desarrolla estrategias efectivas de implementación de cambios que se pueden estandarizar y aplicar a varios proyectos de cambio en toda la organización.
- Tiene en cuenta y equilibra varias facetas del cambio, incluidas las personas, los procesos, la tecnología, etc.
- Permite que las personas y los empleados naveguen por el cambio más rápidamente, lo que les permite ser más productivos.
- Permite a las organizaciones encontrar el ROI en sus proyectos de transformación al permitir el éxito de los proyectos de cambio.
Tipos de gestión de cambios
Dependiendo del cambio particular por el que esté navegando, puede emplear varias teorías y prácticas recomendadas de gestión de cambios. Considere cómo podría abordar cada uno de estos cuatro tipos de cambios:
- Cambio excepcional: eventos aislados que alteran la experiencia de una persona pero que no tienen un impacto significativo en múltiples aspectos de su vida. Un cambio de nombre, por ejemplo, requeriría algunos trámites de recursos humanos y una nueva dirección de correo electrónico, pero no cambiaría el rol de la persona en el trabajo.
- Cambio incrementado: Cambios que ocurren gradualmente en lugar de abruptamente, como actualizar la tecnología existente.
- Cambio de péndulo: Un cambio repentino de un extremo al punto de vista o estado opuesto. Por ejemplo, pasar de un equipo 100 % presencial a un equipo 100 % remoto.
- Cambio de paradigma: Cambios en creencias o valores que se internalizan como la nueva norma. Por ejemplo, la transición exitosa de un modelo síncrono a uno híbrido involucra comunicación tanto síncrona como asíncrona.
Gestión de cambios de procesos
Un conjunto de condiciones iniciales (punto A) y un punto final funcional (punto B) son los dos componentes de un proceso de cambio. El proceso intermedio es dinámico y se desarrolla por etapas. Los pasos clave del proceso de gestión del cambio se resumen a continuación.
#1. Prepárate para un cambio en la organización
Una organización debe estar preparada tanto logística como culturalmente para perseguir e implementar con éxito el cambio. Para lograr los mejores resultados comerciales, se debe realizar una preparación cultural antes de profundizar en la logística.
El gerente se enfoca en ayudar a los empleados a reconocer y comprender la necesidad de cambio durante la fase de preparación. Aumentan la conciencia de los diversos desafíos o problemas que enfrenta la organización que actúa como agente de cambio y causa insatisfacción con el status quo. Obtener la aceptación temprana de los empleados que ayudarán a implementar el cambio puede reducir la fricción y la resistencia.
#2. Desarrollar una visión y una estrategia de cambio.
Cuando una organización está lista para aceptar el cambio, los gerentes deben idear un plan integral y realista para implementarlo.
El plan debe incluir la siguiente información:
- Metas estratégicas: ¿En qué medida este cambio ayuda a la organización a lograr sus objetivos?
- Indicadores clave de rendimiento: ¿Cómo se determinará el éxito? ¿Qué métricas deben ser reubicadas? ¿Cuál es el punto de partida de cómo están las cosas actualmente?
- Participantes y equipo del proyecto: ¿Quién estará a cargo de implementar los cambios? En cada etapa crítica, ¿quién debe firmar? ¿Quién estará a cargo de la implementación?
- Alcance del proyecto: ¿Qué pasos y acciones específicas incluirá el proyecto? ¿Qué está fuera del alcance del proyecto?
Si bien es importante contar con un enfoque estructurado, el plan también debe tener en cuenta las incógnitas o los obstáculos que puedan surgir durante el proceso de implementación y que requieran agilidad y flexibilidad para superarlos.
#3. Ponga los cambios en acción
Seguir los pasos descritos en el plan para implementar el cambio necesario es todo lo que queda después de haberlo creado. Los detalles de la iniciativa determinarán si esto implica cambios en la estructura, la estrategia, los sistemas, los procesos, el comportamiento de los empleados u otros aspectos de la empresa.
Los gerentes de cambio deben enfocarse durante el proceso de implementación en capacitar a sus empleados para que tomen las medidas necesarias para lograr los objetivos de la iniciativa y celebrar cualquier victoria a corto plazo. También deben tratar de anticipar los obstáculos y, una vez identificados, prevenirlos, eliminarlos o mitigarlos. A lo largo del proceso de implementación, es esencial comunicar repetidamente la visión de la organización a los miembros del equipo para recordarles las razones del cambio.
#4. Integrar los cambios en la cultura y las prácticas de la empresa
Los administradores de cambios deben evitar una reversión al estado anterior o al statu quo después de que se haya completado la iniciativa de cambio. Esto es especialmente cierto para el cambio organizacional que involucra procesos comerciales como flujos de trabajo, cultura y formulación de estrategias. Sin un plan adecuado, los empleados pueden volver a la “manera antigua” de hacer las cosas, especialmente durante el período de transición.
La reincidencia se hace más difícil al incorporar cambios en la cultura y las prácticas de la empresa. Las nuevas estructuras organizacionales, los controles y los sistemas de recompensa deben verse como herramientas para ayudar en la modificación de los palos.
#5. Evaluar el progreso y los resultados.
Una iniciativa de cambio no es necesariamente exitosa solo porque está terminada. Llevar a cabo un análisis y revisión, también conocido como "post-mortem del proyecto", puede ayudar a los líderes empresariales a determinar si una iniciativa de cambio fue exitosa, fallida o tuvo un resultado mixto. También puede proporcionar información valiosa y lecciones que se pueden aplicar a futuras iniciativas de cambio.
Consejos para gestionar el cambio de forma eficaz
Aquí hay seis mejores prácticas clave de gestión de cambios a seguir para garantizar una transición de cambio efectiva, según nuestra experiencia.
#1. Inculcar un sentido de urgencia
Este se enfoca en presentar el cambio como una oportunidad urgente y emocionante, de acuerdo con el “Modelo de Cambio de 8 Pasos de Kotter Mejorado”. Debe mostrarles a los afectados por el cambio que aumentará su productividad y harán su trabajo de manera más efectiva.
#2. Despliegue en fases
Al segmentar su iniciativa, puede evitar abrumar a su equipo con demasiados cambios a la vez. Los cambios pequeños y graduales son más fáciles de implementar que los cambios grandes y abruptos.
También debe realizar una prueba beta inicial con un pequeño grupo de evaluadores o un departamento. Una vez que se hayan resuelto los errores en la fase beta, implemente el cambio en un grupo grande y luego en toda la empresa.
#3. Abordar la resistencia
Explique cómo afectará el cambio a departamentos y personas particulares. Al abordar las dudas internas desde el principio, puede evitar la resistencia y ayudar a sus empleados a adaptarse al cambio.
#4. Emplear una variedad de técnicas de entrenamiento.
No todos aprenden de la misma manera, por lo que es fundamental brindar orientación a través de una variedad de métodos de capacitación y formatos de capacitación para empleados. Debe proporcionar a sus usuarios finales y empleados una variedad de estilos de aprendizaje, como:
- Formación tradicional dirigida por un instructor
- Aprendizaje en línea con un LMS
- Videos
- Orientación en la aplicación y soporte a pedido
#5. Identificar agentes de cambio.
Sin apoyo interno, su iniciativa fracasará incluso antes de que comience. Los líderes del cambio inspiran al equipo en su conjunto a continuar con la transformación. Sus líderes de cambio deben ser una muestra representativa de empleados de los distintos departamentos que se verán afectados por el cambio. Estos líderes deben ser apreciados en toda la organización y tener la capacidad de influir en las opiniones.
#6. Solicitar comentarios
Escuchar a su equipo es una excelente manera de mejorar su proceso de gestión del cambio y abordar cualquier inquietud o resistencia que pueda estar presente. Esto le dará ideas para mejorar la implementación de cambios futuros e involucrar a empleados individuales en el proceso.
Cómo construir un plan de gestión del cambio
Un plan de gestión del cambio lo guiará a usted y a su equipo a lo largo de la transición. Estos seis pasos para crear un plan de gestión de cambios (¡además de plantillas de gestión de cambios para empezar!)
- Desarrollar una propuesta de cambio: Este es su argumento de por qué el cambio es necesario. Describa los beneficios, el impacto y la motivación del cambio.
- Identificar líderes de cambio: Estos son sus partidarios vocales del cambio, por lo general, la alta gerencia y otros líderes influyentes. En este equipo de cambio, es importante mezclar una variedad de roles.
- Desarrolle un plan de comunicaciones de gestión del cambio: Esta es su estrategia para comunicar todos los aspectos del cambio a quienes se verán afectados por él.
- Establecer metas de cambio y KPIs: Así es como rastrea el éxito (o el fracaso) de varios aspectos de la iniciativa de cambio. Cree un plan para analizar el cambio una vez que se implemente, con objetivos y KPI vinculados a los objetivos y resultados comerciales. Hágalos visibles para todos en la organización para correr la voz sobre el proyecto.
- Invierta en herramientas de gestión del cambio: El software para la gestión del cambio y la formación de los empleados son ejemplos de este tipo de herramientas.
- Crear un plan de formación en gestión del cambio: Esto describirá cómo se impartirá la capacitación. Para crear planes de capacitación de cambio personalizados que sean relevantes para cada rol, deberá colaborar con los líderes de departamento y el equipo de L&D.
¿Cuáles son los cinco pasos de la gestión del cambio?
Un proceso de gestión del cambio de cinco pasos
- Prepárese para un cambio en la organización.
- Cree un plan para el cambio y una visión.
- Pon el cambio en práctica.
- Integrar los cambios en la cultura y las políticas de la empresa.
- Evaluar el progreso y los resultados.
¿Cuáles son los principios de la gestión del cambio?
Cuatro ideas fundamentales son necesarias para una gestión eficaz del cambio:
- Comprender el cambio.
- Cambio de planes.
- Implementar el cambio.
- Comunicar el cambio.
¿Cuáles son los 6 componentes de la gestión del cambio?
Crear, comunicar, traducir, implementar, evaluar y recrear son los seis elementos identificados como necesarios para implementar y gestionar el cambio con éxito. Los elementos dos a cuatro forman la "curva de potencia" crítica.
¿Cuál es el propósito de la gestión del cambio?
El objetivo del proceso de gestión de cambios es gestionar todo el ciclo de vida de todos los cambios, lo que permite la implementación de cambios beneficiosos con la menor cantidad de interrupciones en los servicios de TI.
¿Cuáles son los 10 Principios de la Gestión del Cambio?
- Abordar sistemáticamente el “lado humano”
- Comience en la parte superior.
- Involucrar a todas las capas.
- Presenta el argumento formal.
- Fomentar la propiedad.
- Entregar el mensaje.
- Evaluar el paisaje cultural.
- Aborda claramente la cultura.
- Prepárate para lo inesperado.
- Habla con la persona.
¿Cuáles son los 3 tipos principales de cambio?
El cambio de desarrollo, el cambio de transición y el cambio transformacional son los tres tipos de cambio que todos los gerentes deben conocer.
¿Qué son las estrategias de gestión del cambio?
Gestión del Cambio: cinco estrategias efectivas:
- Hacer propuestas de incentivos.
- Reevaluar los valores culturales.
- Mostrar autoridad.
- Distribuir la responsabilidad por el cambio.
- Encuentre agentes de cambio que aboguen por usted.
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Referencias
