Puede ser difícil saber por dónde empezar a buscar información sobre un tema con tantas partes diferentes como la gestión del cambio. Esto es muy cierto cuando se trata de herramientas y técnicas para gestionar el cambio. ¿Por dónde empezar a buscar algunas de estas herramientas gratuitas para gestionar el cambio? Bueno, este artículo puede ayudarte con eso. Le dice todo lo que necesita saber sobre herramientas y técnicas para la gestión del cambio que pueden ayudar a su organización a hacer la transición. ¡¡Disfrutar!!
¿Qué son las herramientas de gestión del cambio?
Las herramientas de gestión de cambios son aplicaciones que las empresas utilizan para hacer que un cambio organizacional sea lo más fluido y sencillo posible para los empleados, supervisores y clientes. Por supuesto, así como existen numerosos modelos de cambio organizacional y gestión del cambio, existen numerosas herramientas de gestión del cambio caras y gratuitas.
Las herramientas de gestión de cambios adecuadas dependerán del tipo de cambio que esté realizando y de la etapa de gestión de cambios en la que se encuentre. Por ejemplo, si recientemente dividió un departamento enorme en muchos departamentos más pequeños, es posible que desee utilizar una herramienta para encuestar a sus equipos y ver cómo puede mejorar la eficiencia de cada departamento.
Las 7R de la Gestión del Cambio
Esta es una lista de verificación de factores importantes a considerar antes de enviar una solicitud de cambio. Esta lista preparada de 7R ayuda a reducir el rechazo de cambios en el momento del registro de cambios. La lista de verificación consta de siete preguntas sencillas, como sigue:
#1. ¿Quién hizo el cambio?
Con tantos puntos de acceso, fuentes y partes interesadas que solicitaban un cambio, obtener una respuesta a esta pregunta se volvió difícil. El mejor método para resolver el problema de la autorización de cambios es desarrollar un sistema que registre todas las modificaciones. Este sistema de mantenimiento de registros le ayudará durante las auditorías.
#2. La motivación detrás del cambio
La respuesta a esta pregunta tiene el potencial de evitar cambios con alto riesgo y baja recompensa comercial. Cualquiera que sea la causa del cambio, toda modificación sustancial deberá someterse a un criterio de análisis de cartera consensuado. Esto garantizará que se prioricen las actualizaciones.
#3. El retorno proyectado del cambio
Antes de realizar cualquier cambio, es muy importante evaluar el retorno de la inversión para determinar la prioridad.
#4. Los riesgos asociados con el cambio
Todos los cambios son arriesgados. Algunos riesgos se pueden evitar, mientras que otros no. Considere el peligro de no hacer un cambio al aprobar o rechazar una solicitud de cambio. Nadie puede predecir la cantidad exacta de riesgo involucrado en el cambio, pero puede estimar el grado de pensamiento requerido antes de realizar cambios.
#5. Los recursos necesarios para implementar el cambio
Debe considerar la disponibilidad y la necesidad de activos de infraestructura y recursos humanos para lograr una transformación. Además, considere las implicaciones del cambio en otros proyectos a medida que lo acepta. Otros proyectos no deberían verse afectados por el cambio.
#6. ¿Quién está a cargo de desarrollar, probar e implementar estos cambios?
Los responsables del proyecto deberían poder responder a esta pregunta. La responsabilidad de la gestión de cambios y versiones debe ser rastreable, procesable y ejecutada.
#7. La relación entre el cambio propuesto y otros cambios
Puede ser difícil responder en un entorno de TI complicado donde se producen muchos cambios al mismo tiempo. Es necesario determinar la relación entre los cambios a través de los límites funcionales. El no hacerlo puede resultar en un retraso en el horario de la reunión.
Obtener respuestas a estas inquietudes antes de ejecutar cualquier cambio tiene muchas ventajas. Estas preguntas, además de cuantificar el riesgo asociado con el cambio, son un enfoque maravilloso para determinar la eficacia de su estrategia de gestión del cambio.
Herramientas y técnicas de gestión del cambio
La siguiente es una lista de algunas de las herramientas y técnicas utilizadas para la gestión del cambio.
#1. ¿Qué arreglar?
Whatfix es una de las herramientas interactivas de gestión de cambios de adopción digital que ofrece asistencia para la incorporación de empleados. La herramienta también ofrece formación continua para solucionar un importante vacío en la gestión del cambio digital. Los tutoriales interactivos (flujos de trabajo) de Whatfix ayudan a las empresas a avanzar en la transición a nuevas tecnologías.
A través de programas de capacitación e incorporación individualizados, esta solución de gestión de cambios guía a las personas a través de cada procedimiento en la nueva tecnología.
#2. Gestión de cambios de BMC Remedy 9
Remedy Change Management 9 de BMC Software es una innovadora plataforma de gestión de servicios de TI (ITSM). Este software de gestión de cambios es adecuado para los departamentos de TI que necesitan documentar y coordinar diferentes solicitudes de procesos de gestión de cambios.
Los administradores de cambios pueden usar esta herramienta para evaluar solicitudes, hacer planes de cambio y realizar un seguimiento del progreso de la implementación. La solución también incluye herramientas para ayudar en la gestión de nuevos lanzamientos, como el seguimiento de la implementación y las notificaciones automáticas a las partes interesadas.
Esta herramienta es una de las herramientas de gestión de cambios que puede reducir la probabilidad de un cambio fallido en un 40 %. Además, las solicitudes de cambio, el seguimiento y la gestión de lanzamientos se pueden realizar desde una computadora o un teléfono móvil, lo que simplifica el seguimiento de los lanzamientos desde cualquier lugar.
#3. El equipo de estrellas de MicroFocus
La herramienta de gestión de cambios de StarTeam está destinada a ayudar a los equipos de desarrollo a mejorar su proceso de entrega de software. La herramienta conecta equipos dispares y dispersos por todo el mundo al ofrecer una única fuente de información durante todo el proceso de transformación.
Para garantizar una distribución controlada, los administradores de desarrollo pueden usar el entorno colaborativo para realizar un seguimiento de los cambios en el código fuente, las fallas, las funciones y otros activos. StarTeam también cuenta con flujos de trabajo personalizados que allanan el camino para un motor de flujo de trabajo integrado y flexible que ayuda a establecer el proceso y las normas para una versión de software.
#4. Cambiar brújula
Change Compass, como su nombre lo indica, es una aplicación de planificación y visualización de datos basada en la nube que puede servir como una brújula en su proceso de cambio. Le permite ver su proceso de cambio en una sola ubicación y a través de una sola lente.
#5. el cohete aldon
Rocket Aldon afirma ser el único software multiplataforma, de configuración integral y de gestión de cambios del mercado. Fue diseñado para ayudar a los equipos de desarrollo a través de los procedimientos de cambio.
Una de las principales ventajas de este programa es que puede ser accesible para varias personas al mismo tiempo. Esto permite a los administradores ver cambios basados en aplicaciones y tareas, u otras estructuras reconocibles, en tiempo real, en lugar de la estructura almacenada de los archivos de desarrollo.
Rocket Aldon también ofrece una solución empresarial de gestión del ciclo de vida de las aplicaciones (ALM) que ayuda en la automatización del proceso completo de entrega de software y gestión de cambios.
#6. El administrador de cambios electrónicos de Giva
eChange Manager, un componente de Service Management Suite de Giva, es una sencilla aplicación en la nube compatible con ITIL. Es una de las herramientas de gestión de cambios capaz de brindar un sólido sistema de informes que ayuda en el monitoreo y la medición adecuados de análisis y KPI.
Otra ventaja de esta herramienta es que la personalización y la configuración de apuntar y hacer clic eliminan la necesidad de programadores/consultores para configurar la aplicación.
# 7. Wrike
Wrike es lo que llaman software de servicios profesionales. Es, por lo que sabemos, una herramienta de gestión de proyectos. Tiene una robusta colección de características.
Wrike ayuda a las empresas a alinear y conectar los objetivos de los equipos, creando procesos eficientes a través del poder de la automatización y aumentando la transparencia y la visibilidad del trabajo.
¿Cuáles son los 5 elementos clave de la gestión del cambio?
Algunos elementos clave para buscar en un sistema de gestión de cambios incluyen:
#1. Procesos de aprobación sin esfuerzo
Los problemas con el estado de aprobación son vitales para las operaciones de cambio sin problemas. Dado que las solicitudes de cambio se transfieren a través de las etapas del flujo de trabajo, debe contar con las comprobaciones de aprobación correspondientes. Una solución de gestión de cambios decente tendrá controles de estado de aprobación global para garantizar que las solicitudes se envíen de forma lógica, pero también le permitirá crear un script de aprobación personalizado para automatizar las autorizaciones.
#2. Automatización de Procesos
La capacidad de hacer la transición de procesos de un usuario a otro sin demoras, interrupciones o confusión es importante para cambiar el éxito. Esto puede ser un desafío si confía en su personal de TI o de soporte para documentar lo que se ha completado y pasar el procedimiento al siguiente usuario. Estos procesos se pueden automatizar para mantener operaciones fluidas y maximizar la productividad.
#3. Instrumentos de Gobernanza
Una solución sólida de gestión de cambios incluirá comprobaciones y equilibrios integrados para ayudar a los usuarios a comprender no solo lo que deben hacer, sino también cómo y cuándo deben hacerlo. Los gerentes, por ejemplo, pueden establecer recordatorios con respecto a los estándares regulatorios cuando se implementan ciertos procesos de cambio. Estas sencillas herramientas de gestión de cambios de software pueden desempeñar un papel importante para mantener los procesos funcionando sin problemas y sin errores.
#4. Disponibilidad de datos
Cuando los usuarios que realizan operaciones de cambio tienen acceso a los datos adecuados, pueden operar de manera más eficiente. Las herramientas efectivas de visualización de datos son fundamentales para ayudar a los usuarios a administrar las operaciones de cambio de manera inteligente y eficiente.
#5. Capacidad de cabina
Las herramientas que ayudan en la formación e implementación de un consejo asesor de cambio ayudan en la integración de los objetivos comerciales y tecnológicos en las operaciones de cambio. Un CAB reúne a los usuarios comerciales y de TI para crear planes de cambio a largo plazo, responder rápidamente a las solicitudes de cambio imprevistas y priorizar el trabajo para optimizar el valor.
¿Cuáles son las 4 claves para la gestión del cambio?
Los cuatro elementos fundamentales para lograr una gestión del cambio eficaz incluyen:
#1 Reconocer el cambio
Para comunicar de manera efectiva los beneficios del cambio, primero debe comprenderlos. Por lo tanto, considere por qué necesita cambiar. Además, considere estas preguntas:
- ¿Cuáles son sus principales objetivos con respecto al cambio?
- ¿Cuáles son las ventajas del cambio para la organización?
- ¿Qué efectos beneficiosos tendrá el cambio en las personas?
- ¿Qué impacto tendrá el cambio en la forma de trabajar de las personas?
- ¿Qué deben hacer las personas para que el cambio sea un éxito?
También puede ser beneficioso considerar las consecuencias negativas de no adaptarse. De acuerdo con la ecuación de cambio de Beckhard y Harris, debe haber suficiente insatisfacción con la forma antigua de hacer las cosas para que ocurra el cambio. La gente también debe creer que el nuevo método será superior y que hay un camino claro para llegar allí.
#2 Cambio de Plan
El cambio efectivo no sucede por casualidad, y cualquier plan que diseñe debe ser apropiado para su organización. La forma en que se gestionan los proyectos de cambio varía de una organización a otra. Algunos tienen procedimientos de cambio muy rígidos, mientras que otros son más abiertos y flexibles.
#3 Implementar el Cambio
Como hemos visto, existen muchas herramientas y técnicas de gestión del cambio disponibles para ayudarlo a llevar a cabo su transformación. Por ejemplo, el modelo de cambio de 8 pasos de Kotter ilustra cómo inyectar un sentimiento de urgencia en sus acciones para generar impulso e inspirar a todos a apoyar sus cambios.
Mientras tanto, Change Curve lo alienta a tener en cuenta los sentimientos de otras personas al llevar a cabo su estrategia. Describe las etapas por las que todos pasamos a lo largo del cambio organizacional, desde el shock y la negación hasta el compromiso total con la nueva estrategia.
#4 Comunicar el cambio
La comunicación puede cambiar las reglas del juego en la gestión del cambio. El cambio que desea realizar debe ser obvio y relevante para que los demás comprendan lo que desea que hagan y por qué deben hacerlo. Sin embargo, también debe establecer el tono apropiado para provocar la respuesta emocional deseada.
Características de la gestión de cambios
#1. Evaluaciones de preparación
Las evaluaciones de preparación son herramientas que analizan el nivel esperado de resistencia al cambio de su empresa. En este punto, se deben considerar varios factores de su organización. Estos factores incluyen:
- toda la organización
- La cultura y la historia de la organización.
- Tus trabajadores
- tus seguidores
- El alcance del cambio.
- La influencia estará en cada grupo específico a medida que evalúe cada una de estas características.
#2. Planificación de la comunicación
Se requiere una planificación de comunicación efectiva para un cambio efectivo. Esta es una de las piedras angulares de un plan de gestión del cambio que debe mantenerse de forma continua.
Simplemente explicar el cambio a sus empleados una vez es insuficiente. La repetición es fundamental.
#3. Hojas de ruta de patrocinio
Según el Project Management Institute, el elemento de éxito más importante en el éxito de un proyecto y de una iniciativa de cambio es el patrocinio.
# 4. Capacitación
La capacitación en gestión del cambio es la primera forma de capacitación que necesitará. Los gerentes deben saber lo necesario para impulsar el cambio dentro de sus departamentos.
La capacitación del usuario final es otra forma de capacitación que necesitará. Los empleados deben recibir instrucciones sobre cómo seguir los nuevos procedimientos comerciales y/o utilizar los nuevos sistemas ERP, en otras palabras. Esta formación debe adaptarse a las necesidades específicas de cada grupo afectado por el cambio.
#5. Gestión de resistencia
No es práctico esperar que todos los empleados estén completamente de acuerdo con cada cambio. Es casi seguro que habrá alguna insatisfacción, desacuerdo o oposición abierta.
Es por esto que una estrategia de manejo de la resistencia es esencial. Cuando la resistencia se aborda de manera proactiva, es menos probable que descarrile su proyecto.
#6. Comentarios continuos de los empleados
Una vez que se ha llevado a cabo un cambio, debe monitorear su progreso. Los comentarios de los empleados pueden ayudarlo a determinar qué funciona, qué es confuso y dónde están los puntos débiles. Una vez que tenga esta información, puede tomar las medidas necesarias para corregir cualquier dificultad.
Permitir la entrada muestra a los empleados que se preocupa por su experiencia y está comprometido a proporcionarles las herramientas que necesitan para manejar el cambio.
Conclusión
El cambio es un desafío, pero seleccionar las herramientas y técnicas adecuadas de gestión del cambio no tiene por qué serlo.
Con suerte, encontrará sus herramientas y técnicas favoritas de gestión de cambios de software en este artículo. Sin embargo, siempre debemos recordar que el cambio exitoso se trata de personas, no de herramientas. ¡Los mejores deseos!
Preguntas frecuentes sobre las herramientas de gestión de cambios
¿Cuál es la herramienta de gestión del cambio más eficaz?
La elección de herramientas de gestión de cambios prácticamente siempre está determinada por algunos parámetros, como el tamaño y la duración del cambio. Como resultado, es difícil identificar la "mejor" solución de gestión de cambios; sin embargo, los sistemas como Wrike, JIRA y UserGuiding se encuentran entre los mejores.
¿Se puede utilizar JIRA para gestionar el cambio?
JIRA Service Management es una excelente herramienta para planificar y guiar un proceso de cambio, particularmente uno que involucre TI.
¿Qué es una estrategia de gestión del cambio?
Una estrategia de gestión del cambio es esencialmente un plan que se crea antes de implementar el cambio en una organización. Es uno de los aspectos más importantes de la gestión del cambio en muchas circunstancias.
Referencia
- whatfix.com – 16 mejores herramientas de gestión de cambios para gestionar el cambio (2022)
- guíadeusuario.com – Las ÚNICAS 6 herramientas de gestión de cambios que necesita para facilitar el cambio
- medium.com – 7 Rs de Gestión del Cambio
- serviceaide.com – 5 elementos clave de la gestión del cambio
- mindtools.com – Los cuatro principios de la gestión del cambio
- panorama-consulting.com – Componentes clave de una estrategia de gestión del cambio
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