Al iniciar nuevos proyectos, las empresas tienen como objetivo clave poder satisfacer la demanda del cliente y económica. El análisis de las capacidades operativas es fundamental para planificar los recursos, costos y plazos necesarios para diversos proyectos. Tener estas cualidades caracteriza a una corporación por tener la capacidad y la habilidad para satisfacer las necesidades y la demanda de fabricación. Discutimos el significado de la planificación de recursos y capacidad ágil en este artículo. También agregamos una lista de herramientas de planificación de capacidad entre las que puede elegir para ayudar a su empresa a planificar bien. ¡Disfruta el viaje!
¿Qué es la planificación de la capacidad?
El proceso de estimar la cantidad de recursos necesarios para satisfacer la demanda se conoce como planificación de la capacidad. Esta “demanda” puede aplicarse a la semana, mes o año siguiente. Los siguientes son todos los componentes potenciales:
- Reclutar trabajadores para satisfacer las necesidades proyectadas.
- Tener acceso a herramientas, suministros y métodos adecuados.
- acumular los recursos necesarios para completar una tarea
- Elegir si se necesita o no algún trabajo extra
Se trata de prepararse usted y su negocio para lo que pueda deparar el futuro. Puede aprender cómo expandirse, hacer mejores diseños y prever cuellos de botella en la cadena de suministro con esta información. Los empleadores pueden verificar si tienen la combinación y la cantidad adecuadas de empleados con las habilidades, los comportamientos, las competencias y las características necesarias para brindar atención y apoyo de alta calidad utilizando herramientas para la planificación de la capacidad de la fuerza laboral. Las herramientas para la planificación de la capacidad de los recursos ayudan a las organizaciones a asignar sus recursos de acuerdo con sus requisitos.
El monitoreo constante de la utilización de la red, las cantidades de tráfico y el tipo de tráfico es una parte esencial de la planificación de la capacidad de la red para detectar problemas que podrían provocar cuellos de botella en el servicio e impactar negativamente en la experiencia del usuario final y determinar cuándo y dónde se necesitan actualizaciones.
Tipos de planificación de capacidad
Hay tres tipos de planificación de la capacidad. Los siguientes son tipos:
#1. Capacidad a corto plazo
El ciclo de planificación anual es el marco de tiempo para la planificación a corto plazo, durante el cual las empresas evalúan la importancia relativa de muchos aspectos que contribuyen a la producción actual. La planificación de la capacidad a corto plazo tiene en cuenta una amplia gama de factores, incluida la mano de obra y el personal, el programa de producción, el presupuesto y las necesidades materiales. Para asegurarse de que la producción y los recursos puedan satisfacer las demandas actuales, muchas empresas también evalúan la capacidad a corto plazo a través de intervalos semanales, mensuales y trimestrales. Dado que las fluctuaciones en los mercados económicos y de consumo pueden tener un impacto significativo en la demanda, las empresas que evalúan de forma rutinaria sus estrategias a corto plazo tienen más posibilidades de lograr el crecimiento y el éxito general durante períodos de tiempo más prolongados.
#2. Capacidad a mediano plazo
La planificación a medio plazo implica evaluar la capacidad de producción para los próximos dos a cinco años y hacer proyecciones sobre los recursos y estructuras que necesitará una organización para satisfacer las futuras demandas de producción. Durante este tiempo, las empresas pueden realizar los cambios necesarios en su infraestructura, incluidas sus herramientas de pronóstico, estrategias de asignación de recursos y procedimientos operativos, para adaptarse mejor a la demanda futura. Luego, las empresas pueden evaluar la capacidad y crear planes para garantizar la sostenibilidad a largo plazo a medida que la capacidad se acerca a los cinco años.
#3. Capacidad a largo plazo
La planificación a largo plazo tiene en cuenta la capacidad potencial para períodos superiores a cinco años. Se utilizan múltiples criterios comerciales en un análisis de capacidad a largo plazo para proyectar cuánto tiempo una empresa podrá continuar operando. Las capacidades de diseño y producción son dos indicadores cruciales que las empresas utilizan para medir cuánto durarán sus productos, ya que revelan los niveles más altos de producción que se pueden lograr con el tiempo con el equipo y los recursos que una empresa tiene actualmente y que puede adquirir en el futuro. . A diferencia de la capacidad a corto y mediano plazo, la planificación a largo plazo es menos precisa y tiene en cuenta las necesidades organizativas adicionales, la administración y la gestión de recursos.
Estrategias de planificación de capacidad
Conocer las estrategias de planificación de la capacidad le ayudará a tomar la decisión correcta para la planificación de la capacidad de su empresa. Estas son las estrategias que puede elegir:
#1. Estrategia de retraso
El objetivo de la estrategia de retraso es tener suficientes recursos disponibles para satisfacer la demanda real en lugar de la demanda estimada que se anticipó originalmente. Cuando se trata de la planificación de la capacidad, la técnica del retraso es una apuesta segura que mantendrá los gastos al mínimo. El potencial negativo de esta estrategia es que podría prolongar el tiempo que lleva entregar bienes o servicios a los clientes, de ahí el nombre. Si tiene un aumento repentino en los pedidos o consigue un nuevo cliente importante que requiere un cambio urgente, la estrategia de retraso puede dejarlo incapaz de cumplir con sus plazos.
#2. Estrategia principal
Aumentar su capacidad con anticipación le permite cumplir con la demanda esperada lo antes posible. El riesgo de tomar la iniciativa es mayor que el de esperar. Puede ampliar su sistema o contribuir con recursos en la estrategia principal. Agregar recursos es la forma más común de aumentar la capacidad. Sin embargo, puede utilizar esta información en sus estrategias de asignación de recursos.
#3. Estrategia de partido
La estrategia de coincidencia es un acto de equilibrio entre las estrategias de retraso y de adelanto. Cuando emplea la estrategia de emparejamiento, aumenta la frecuencia con la que participa en la planificación estratégica de la capacidad. Observa de cerca el mercado y sus desarrollos, así como la demanda actual y proyectada. Usando esta información como base, ajusta su planificación de capacidad para satisfacer la demanda gradualmente. Esta estrategia no solo supera a las estrategias de adelanto y atraso en términos de escalabilidad, sino que también ofrece el mayor grado de adaptabilidad con el menor riesgo.
¿Cómo crear un plan de capacidad?
¿Pensando en cómo crear un plan de capacidad? Estos son algunos pasos que debe seguir para crear uno:
#1. Calcular la capacidad actual
Después de determinar la capacidad necesaria, debe evaluar qué tan bien su capacidad de producción actual satisface la demanda. Seguro que te será de gran ayuda en tu planificación.
#2. Seguimiento de las habilidades del personal
La capacidad de un miembro del personal para participar en un proyecto no solo depende de su disponibilidad. También depende de sus habilidades. Por lo tanto, debe conocer las capacidades y el nivel de experiencia de todos los recursos a su disposición. Podrás elegir a las personas más cualificadas para cada trabajo. Al controlar y comprender esto, tendrá una comprensión firme del lado de la "oferta" del problema de planificación de la capacidad.
#3. Analizar los requisitos del proyecto
La siguiente etapa es elegir los proyectos en los que trabajará su equipo. Si está utilizando una estrategia de retraso, debe evaluar las iniciativas en curso y establecer una ruta crítica realista para cada una. Al implementar una estrategia líder, es importante pensar con anticipación en los proyectos planificados y estimar la mano de obra y los materiales que necesitarán. Por lo tanto, tiene lo que se conoce como el lado de la "demanda" de la ecuación.
#4. Crear visibilidad
Comprender los lados de la oferta y la demanda de un problema lo ayuda a decidir si tiene lo que necesita para hacer las cosas. Los gerentes del más alto nivel deben tener la capacidad de evaluar los requisitos del proyecto frente a los recursos disponibles. Si no tienen los recursos para terminar algunos proyectos, tendrán que tomar algunas decisiones difíciles.
#5. Asignar recursos
Ahora debe priorizar esos proyectos para que contribuyan al logro de los objetivos de la empresa. Para garantizar un uso eficiente y la implementación del plan, es importante revisar las asignaciones después de evaluar regularmente los datos reales y las proyecciones.
#6. Capturar KPI
La gestión es imposible si no hay métricas a utilizar. Para evaluar el éxito de su plan de capacidad, es fundamental establecer y realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento.
Herramientas de planificación de capacidad
Una herramienta de planificación de la capacidad es un programa informático que se utiliza para realizar un seguimiento y evaluar los recursos disponibles de una organización. Esto abarca la capacidad de su equipo, la asignación de recursos, los recursos accesibles e incluso la capacidad de su tecnología y conjunto de herramientas. Para garantizar que haya suficientes recursos disponibles para cumplir con los proyectos entrantes, las herramientas de planificación de capacidad emplearán pronósticos de demanda para combinar todos estos datos. Esta es una lista de herramientas de planificación de capacidad entre las que puede elegir:
#1. Alternar plan
Toggl Plan se complace en ser accesible a personas de todos los niveles y antecedentes. La gestión de proyectos, la planificación de equipos y la gestión de tareas son las tres principales experiencias de usuario que ofrece el software. Para monitorear y planificar fácilmente la capacidad, todas las interfaces permiten observar las cargas de trabajo y las tareas asignadas a cada miembro del equipo.
#2. Trabajo en equipo
Teamwork es una plataforma centrada en el cliente para la gestión de proyectos. Cada característica de la plataforma contribuye a su capacidad para completar proyectos a tiempo y para el deleite de sus clientes. El trabajo en equipo es una herramienta para controlar y organizar cosas como proyectos, personal y finanzas. El tablero intuitivo proporciona una descripción general del equipo, y las capacidades sofisticadas de colaboración e intercambio de conocimientos hacen que trabajar juntos sea muy fácil.
#3. Mavenlink
Mavenlink es una herramienta de optimización y gestión de recursos. Es una solución de software integral con una amplia gama de características y análisis que pueden ayudarlo a optimizar operaciones críticas, alinear de manera inteligente las configuraciones de personal y equipo con los objetivos comerciales y realizar una amplia gama de tareas de previsión y planificación.
#4. Gurú de recursos
Cuando se trata de administrar los recursos de su proyecto, Resource Guru es la herramienta para usted. Ayuda a monitorear la tasa de uso de cada herramienta en su arsenal y ayuda a administrar su uso en toda la empresa. Es una herramienta útil para administrar su equipo y controlar sus horarios, solicitudes de tiempo libre y disponibilidad general.
#5. Salvador
Saviom proporciona software para administrar recursos a nivel empresarial y coordinar las actividades de grandes grupos de empleados. Esto comprende la capacidad de maximizar la utilización, coordinar la fuerza laboral y reducir los gastos de recursos del proyecto. También incluye la capacidad de programar, planificar y pronosticar en tiempo real.
#6. Mosaico
Mosaic es un programa integral que se puede utilizar tanto para la planificación de la capacidad como para la gestión de recursos. Es una herramienta eficaz para reunir a todos los miembros del equipo y mantener las cosas en orden. El seguimiento del tiempo, las finanzas, los informes, la creación de hojas de tiempo y los proyectos se pueden administrar con sus diversas funciones en tiempo real. Poner las cosas en orden de importancia es una excelente manera de mejorar la gestión y planificación de recursos.
Características clave que debe buscar en las herramientas de planificación de capacidad
- Utiliza un tablero simple pero efectivo
- Proporciona datos procesables e informes en tiempo real
- Fomenta la automatización de los flujos de trabajo
- Se integra fácilmente con las otras herramientas en la pila tecnológica de su agencia
Planificación de capacidad de recursos
Para cumplir con las demandas presentes y futuras, las empresas deben involucrarse en la planificación de la capacidad de los recursos, lo que implica definir la cantidad de trabajo que pueden realizar los recursos, identificar las tareas y proyectos que pueden completarse con dichos recursos y hacer coincidir el trabajo a realizar con recursos disponibles.
Componentes esenciales de la planificación de la capacidad de los recursos
#1. Colección de información
Los gerentes de proyecto comienzan recopilando información sobre los recursos que ya están presentes en su negocio. Pueden aprender sobre los recursos humanos y materiales de la empresa hablando con personas de diferentes departamentos, o pueden aprender sobre estas cosas mirando documentos financieros como balances y estados de resultados. Para determinar el volumen de recursos de inventario a los que pueden acceder, también pueden consultar con sus vendedores y proveedores.
#2. análisis de hechos
Recopilan los datos y luego los evalúan para determinar sus requisitos de recursos y la viabilidad del proyecto. Esto les permitirá hacer un plan que haga uso de todo lo que esté a su disposición, respetando al mismo tiempo las limitaciones impuestas por esos activos. Los gerentes de proyecto tienen la flexibilidad de ajustar el plan a medida que avanza el proyecto para tener en cuenta los cambios en la disponibilidad de recursos.
#3. Realización de revisiones periódicas de datos
Los administradores de proyectos harían bien en examinar los datos de los recursos con frecuencia, ya que esto les permitiría detectar los problemas con anticipación y tomar las medidas adecuadas. Es posible que los problemas puedan prevenirse o al menos mitigarse realizando comprobaciones de rutina de los recursos disponibles.
¿Qué efecto tiene la especialización en la planificación de la capacidad de recursos?
La capacidad de especializar recursos es más importante en el mundo actual de gestión competitiva de recursos. Los clientes ahora anticipan aún más ofertas de nicho, lo que a su vez requiere especialistas con talentos que pueden no estar constantemente en demanda o disponibles. Será necesario utilizar una base de datos de habilidades para una planificación eficaz de la capacidad de los recursos para realizar un seguimiento de qué miembros del equipo poseen qué talentos especializados para que puedan ser llamados según sea necesario.
Los trabajadores subcontratados también deben incluirse en la planificación de la capacidad cuando se obtienen talentos especializados porque es posible que los recursos de tiempo completo no puedan proporcionarlos. Debido a la escasez de estas capacidades cada vez más valiosas, la planificación de la capacidad también debe tener en cuenta la disponibilidad. Para prosperar en la era actual de especialización, los proveedores de servicios necesitan herramientas de planificación de capacidad de recursos que consideren con precisión y hagan uso de todas las habilidades relevantes.
Planificación ágil de la capacidad
La capacidad de su equipo Agile es algo que puede planificar con la ayuda de la planificación de capacidad Agile. La cantidad de tiempo disponible para la ingeniería productiva durante un sprint se puede estimar mejor con la ayuda de la planificación de la capacidad.
La planificación de capacidad para un equipo Agile, por ejemplo, implica recopilar información sobre los horarios de los miembros del equipo y el tiempo de vacaciones, y luego sumar esos factores para determinar la capacidad total del equipo. La duración del sprint, la cantidad de elementos en la cartera de pedidos, el día de trabajo típico y las prioridades en competencia son factores que deben tenerse en cuenta al determinar los recursos disponibles. Con el uso de este procedimiento, el equipo puede comprometerse con confianza a hacer un trabajo que valga la pena durante todo el sprint.
¿Cuándo debe hacer una planificación ágil de la capacidad?
El proceso ágil comienza con la planificación de la capacidad antes de la reunión de planificación del sprint. La planificación de sprints basada en el compromiso y la planificación de sprints basada en la capacidad son dos nombres más para este método.
Beneficios de la planificación de la capacidad
Los siguientes son los beneficios de la planificación de la capacidad:
#1. Anticipa desafíos
Las dificultades de producción, adquisición de recursos, financiamiento, programación y dotación de personal son solo algunos de los muchos obstáculos potenciales que se pueden evitar con un plan de capacidad adaptable y bien pensado. El alcance del proyecto se puede predecir con mayor precisión a mediano y largo plazo cuando las empresas cuentan con procedimientos para respaldar la reducción de riesgos y enfoques para resolver posibles contratiempos en los proyectos. Como resultado, la planificación de la capacidad ayuda a las empresas a asegurarse de que puedan mantener los recursos organizativos y operativos para satisfacer las demandas cambiantes.
#2. Reduce los desabastecimientos
Los desabastecimientos ocurren cuando la oferta no alcanza la demanda de los clientes. A los clientes no les gusta que los hagan esperar, por lo que el hecho de que usted esté "fuera" de un determinado bien o servicio simplemente los llevará a buscar otro negocio que pueda satisfacer sus demandas. Afortunadamente, la planificación de la capacidad también tiene la ventaja adicional de ayudarlo a minimizar o incluso evitar por completo los desabastecimientos.
#3. Apoya la toma de decisiones
La planificación eficaz de la capacidad también tiene un impacto positivo en la toma de decisiones. Los expertos pueden utilizar la información obtenida de los análisis de capacidad y demanda para tomar mejores decisiones. Para garantizar que la oferta coincida con la demanda, las empresas deben tener en cuenta una serie de cuestiones, incluidas las opciones de personal, la adquisición de recursos, la asignación de ingresos y las restricciones financieras. Con una mayor planificación y una comprensión más profunda de la capacidad, las empresas pueden lanzar estrategias productivas de producción.
#4. Aumentar la capacidad de entrega
Puede tener una ventaja sobre las empresas competidoras en el mercado evaluando su capacidad de entrega y asegurándose de tener el personal disponible para entregar sus productos tan pronto como se soliciten.
#5. Reduce los residuos de producción
La planificación de la capacidad y la demanda es crucial al evaluar la asignación de recursos de una empresa para completar un proyecto. Las empresas pueden identificar áreas para reducir costos, eliminar desperdicios y aumentar el rendimiento y la productividad al comprender la eficacia con la que los equipos utilizan los recursos, los materiales y la mano de obra. La información obtenida de una evaluación de capacidad puede ayudar a una empresa a anticipar mejor los gastos futuros, los requisitos de recursos y las capacidades generales para cumplir con las expectativas del proyecto.
#6. Mejora la eficiencia y la productividad
Comprender las capacidades existentes y futuras permite a las empresas planificar mejor el éxito de sus equipos de producción. Permite a los miembros del personal optimizar el flujo de trabajo y reducir el desperdicio innecesario al tener procedimientos establecidos para llevar a cabo los objetivos utilizando materiales y recursos. La eficiencia y la sostenibilidad aumentan con frecuencia como resultado de estos avances.
¿Cuáles son los factores de la planificación de la capacidad?
Los siguientes son factores de la planificación de la capacidad:
- Escasez mundial de mano de obra a tiempo completo.
- Demanda de aprendizaje interno y oportunidades de desarrollo.
- Diversidad de horarios y lugares de trabajo.
- Desalineación de los conjuntos de habilidades de los empleados y las necesidades del proyecto.
- Un cambio al método Agile.
¿Cuáles son los determinantes de la planificación de la capacidad?
Los factores en las instalaciones, los productos y los servicios ofrecidos, los procesos utilizados para crear esos productos o servicios, los empleados, las políticas, las operaciones, las cadenas de suministro y los entornos externos juegan un papel en la determinación de la capacidad efectiva. El aspecto humano es el componente más crucial de todos ellos.
¿Cuáles son los objetivos de la planificación de la capacidad?
El objetivo de la planificación de la capacidad es garantizar que su empresa u organización pueda satisfacer de manera efectiva cualquier demanda que pueda enfrentar. La capacidad de producción total de una empresa u organización está determinada por la planificación de la capacidad, que es un proceso de planificación a largo, mediano y corto plazo.
Consideraciones Finales:
Predecir las demandas comerciales futuras y garantizar que haya recursos disponibles para satisfacer esas necesidades son parte de la planificación de la capacidad. La planificación de la capacidad ayuda a las empresas a asegurarse de que cuentan con suficientes recursos para satisfacer las demandas actuales y futuras. Se utilizan varios enfoques, herramientas y procesos en la planificación de la capacidad, así como aportes de muchos roles comerciales diferentes.
A través de la planificación estratégica y teniendo en cuenta factores como la capacidad de producción, la capacidad de los recursos y los requisitos inminentes, puede crear un plan de capacidad que le ayudará a satisfacer la demanda tanto ahora como en el futuro.
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Referencias
