La capacidad de adaptarse a las nuevas condiciones es un rasgo común entre las empresas exitosas. Para garantizar que las empresas sean siempre lo más productivas posible, la gestión de la capacidad es una función empresarial esencial. Comprender las numerosas aplicaciones de la gestión de la capacidad le ayudará a aprender cómo mejorar los beneficios de su empresa. Este artículo explica qué es la gestión de la capacidad en ITIL. También viene con una guía para ayudarlo a elegir la mejor de las herramientas de administración de capacidad disponibles. ¡Vamos a sumergirnos!
¿Qué es la gestión de la capacidad?
Las empresas deben mantenerse lo suficientemente ágiles para satisfacer constantemente las expectativas de una manera rentable, ya que la capacidad puede fluctuar como resultado de condiciones cambiantes o influencias externas, como la demanda estacional, cambios en la industria y eventos macroeconómicos imprevistos. Puede ser necesario, por ejemplo, reasignar algunos de los recursos de materias primas de la empresa en respuesta a los cambios en la oferta y la demanda. Las horas extraordinarias, la subcontratación, la nueva maquinaria e incluso la disposición de bienes pueden ser necesarios para poner en marcha la gestión de la capacidad.
Los pedidos incumplidos, la rotación de clientes y la pérdida de cuota de mercado son resultados potenciales para las empresas con una gestión de capacidad ineficiente. Es imperativo que una empresa se prepare adecuadamente para un aumento inesperado de la demanda cuando lanza un nuevo producto innovador y la campaña de marketing que lo acompaña. La empresa sufre si no puede reabastecer oportunamente el inventario de un socio minorista.
Por lo tanto, es difícil para las empresas maximizar la producción y reducir los gastos. Para llevar a cabo inspecciones de control de calidad adecuadas de sus bienes o servicios, por ejemplo, una corporación podría no tener los recursos necesarios en términos de tiempo y mano de obra. El uso excesivo del equipo puede provocar averías y agotamiento entre los trabajadores, quienes también pueden experimentar estrés y baja moral.
¿Para qué se utiliza la gestión de capacidad?
La producción de bienes y servicios y la operación de las tecnologías de la información, o TI, son dos operaciones corporativas distintas pero conectadas que están relacionadas con la gestión de la capacidad. Así es como su empresa podría usarlos:
Gestión de la capacidad de producción
La eficacia con la que su organización utiliza sus recursos para producir artículos se puede analizar a través de la gestión de la capacidad. Las instalaciones, el personal, las herramientas, las materias primas, los componentes, los materiales de embalaje, las opciones de transporte y los productos terminados se incluyen en esta categoría. El incumplimiento de los plazos de entrega y la garantía de un resultado de calidad puede deberse a la falta de cualquiera de estos recursos. Sin embargo, si hay demasiados recursos disponibles, eso podría indicar un despilfarro y reducir las ganancias.
La demanda de bienes está influenciada por una serie de factores típicos. Las organizaciones pueden beneficiarse de la gestión de la capacidad preparándose mejor para:
#1. Cambios en las estaciones
Es posible que la producción de su empresa deba ajustarse un poco a lo largo del año para tener en cuenta los cambios estacionales en la demanda, como el aumento estacional en el gasto del consumidor que se produce durante las vacaciones. Sin embargo, algunas empresas experimentan una demanda extremadamente estacional, lo que requiere reducciones de costos durante los períodos lentos y aumentos de producción en las horas pico.
#2. Desarrollos económicos
Para una mejor comprensión de los patrones de demanda a corto y largo plazo, su empresa debe intentar pronosticar las tendencias macroeconómicas. La capacidad de ajustar rápidamente la producción ante cambios económicos repentinos también podría ser muy valorada.
#3. Tendiendo Mercados
A medida que nuevos competidores ingresan o abandonan su mercado, la participación de mercado de su empresa probablemente cambie. La cantidad de recursos que necesita su organización cambiará como resultado directo de estos cambios.
#4. Tendencias industriales
A veces, la mayoría de las empresas del mercado se ven afectadas por tendencias más amplias en la industria. Las empresas petroleras, por ejemplo, pueden experimentar cambios en la demanda a medida que aumenta el uso de automóviles eléctricos, lo que requiere una adaptación a ellos.
Gestión de capacidad de tecnología de la información
La gestión de capacidad también se puede utilizar para describir qué tan bien las redes informáticas de una empresa procesan datos y manejan el tráfico. Es posible que su empresa necesite mucha potencia de procesamiento para cosas como la investigación y el desarrollo de productos, o para tratar con grandes volúmenes de consumidores sin contratiempos.
El procesamiento de datos se ve mejorado por la gestión de la capacidad de TI de las siguientes maneras:
#1. Evaluación de Habilidades
El objetivo de la gestión de la capacidad de TI es garantizar que los recursos de TI se utilicen al máximo de su potencial y que se cumplan los objetivos de rendimiento.
#2. Actividad de inspección
Es útil para las empresas obtener información sobre cómo se utilizan realmente sus recursos informáticos.
#3. Afinación
Mediante el uso de la gestión de la capacidad de TI, las organizaciones pueden ajustar las configuraciones de sus sistemas, lo que aumenta el rendimiento informático sin incurrir en gastos adicionales.
#4. Gestión de la Demanda
Las empresas pueden utilizar procedimientos mejorados para reducir la carga de la infraestructura informática. Para evitar programar el mantenimiento en horas pico, varias empresas cambiarán sus programas de mantenimiento.
#5. Asignación de recursos
Las organizaciones pueden planificar con anticipación sus futuras necesidades informáticas con la ayuda de la gestión de la capacidad de TI. Con el fin de preparar el negocio para el futuro, pueden decidir actualizar el hardware o los programas informáticos.
Estrategias de gestión de la capacidad
Los gerentes del sector manufacturero han desarrollado una serie de métodos para mejorar la producción y expandir las capacidades de sus empresas. Algunos de los enfoques más utilizados para gestionar la capacidad incluyen:
#1. La estrategia de retraso
Este método es más cauteloso, ya que requiere que el administrador espere hasta que haya un crecimiento constante en la demanda antes de decidir aumentar la capacidad. Luego, la gerencia aumenta la producción para satisfacer las necesidades del mercado actual.
#2. Estrategia principal
Esta estrategia es sustancialmente más agresiva y arriesgada que el enfoque de retraso. La compañía calcula que si aumenta la capacidad antes de que haya una demanda genuina, será suficiente. Es común en empresas o mercados de rápido crecimiento con una gran demanda de los consumidores. Por lo tanto, la mayoría de las micro y pequeñas empresas se mantienen alejadas de esta táctica.
#3. Estrategia Dinámica
Esta estrategia está impulsada por pronósticos y pone énfasis en capitalizar las tendencias del mercado para expandir la producción. El gerente ajusta los niveles de producción por adelantado en función de un examen de los datos de predicción de ventas y la demanda real.
#4. Estrategia de partido
Esta estrategia combina elementos de los enfoques de adelanto y de retraso. Para mantenerse al día con la demanda de los clientes, la corporación realiza ajustes sutiles pero importantes en su producción. Se realizan pequeños aumentos en la producción siempre que se anticipa que la demanda puede aumentar.
Herramientas de gestión de capacidad
Las herramientas de gestión de la capacidad ayudan a las empresas a evaluar sus necesidades de recursos a la luz de las oscilaciones de la demanda del mercado. Los gerentes y superiores utilizan estas herramientas para controlar los niveles de personal y calcular cuánto trabajo se puede realizar con los recursos a su disposición. También le permite ver la cantidad de personal que tiene actualmente y determinar si están sobrecargados de trabajo o infrautilizados. Aquí hay algunas herramientas de gestión de capacidad que puede utilizar para la gestión de capacidad de su empresa:
#1. Alternar plan
Toggl Plan se complace en ser accesible a personas de todos los niveles y antecedentes. Hay tres interfaces de usuario principales en este software: gestión de proyectos, planificación de equipos y gestión de tareas. Para monitorear y planificar fácilmente la capacidad, todas las interfaces permiten observar las cargas de trabajo y las tareas asignadas a cada miembro del equipo. El beneficio de esta herramienta es que puedes probarla sin pagar nada.
#2. hacer clic
Cuando se trata de administrar proyectos, fomentar una colaboración más inteligente y centralizar todo el trabajo de un equipo desde varias aplicaciones en un solo lugar, ClickUp es la mejor plataforma de productividad para equipos de cualquier tamaño. ClickUp es el mejor software de planificación de capacidad para monitorear cargas de trabajo, administrar recursos de manera eficiente y aumentar la productividad debido a su gran cantidad de opciones configurables.
#3. Mavenlink
Mavenlink proporciona herramientas para administrar y optimizar los recursos disponibles. Es una solución de software integral con una amplia gama de funciones y análisis que pueden ayudar a su organización a ahorrar tiempo y dinero mediante la automatización de actividades clave, la alineación inteligente de configuraciones de personal y equipo con los objetivos comerciales y la realización de una amplia gama de tareas de previsión y planificación. La primera de las cuatro categorías de precios de Mavenlink permite una prueba gratuita, pero las otras tres requieren pago.
#4. Gurú de recursos
Cuando hay una gran demanda pero una oferta baja de recursos humanos, Resource Guru, una pieza de software de gestión de recursos, puede ayudar a identificar a las personas que ya están al máximo de su capacidad. Este programa ofrece capacidades comunes de administración de trabajos, como la integración con aplicaciones ERP y CRM, y le permite realizar un seguimiento tanto de sus tareas como de los recursos disponibles para completar un proyecto. Este programa tiene una función de colaboración que le muestra exactamente quién está trabajando en qué y cuándo se completará.
#5. Salvador
Saviom proporciona software empresarial para administrar recursos y administrar empleados, que la empresa cree que revolucionará la productividad en las grandes organizaciones. Maximizar la utilización, optimizar la fuerza laboral y disminuir los costos de los recursos del proyecto son parte de esto. El sitio web de Saviom no incluye ninguna información de precios. Prefieren que te pongas en contacto con ellos para recibir una cotización. Sin embargo, puede probar uno de sus tres niveles de forma gratuita.
#6. En equipo
Teamup es un servicio de calendario basado en la web que facilita la colaboración al permitir que los miembros coordinen sus horarios e intercambien fechas importantes entre ellos. Es un reemplazo eficaz para la gestión de recursos e incluye herramientas para el trabajo en equipo, como el uso compartido de documentos y archivos y la sincronización de calendarios. También puede adaptar el horario a sus preferencias.
#7. cantata
El software de planificación de capacidad Kantata (anteriormente Mavenlink) incluye herramientas para administrar recursos, presupuestos, cooperación en equipo y proyectos. La capacidad de Kantata para comunicar visualmente y en una variedad de formatos el progreso es uno de sus mayores activos.
#8. Pronóstico
Un pronóstico es un centro para la contabilidad de proyectos, la gestión de recursos, la asignación de recursos, la inteligencia comercial y la colaboración en equipo. Una de las principales características de venta del software es su compatibilidad con otros programas. Puede comunicarse con Azure, Google Drive, Microsoft Excel y muchos más.
Gestión de Capacidad en ITIL
La gestión de capacidad en ITL se refiere al proceso de ajustar la asignación de recursos de TI a la luz de las demandas proyectadas. La gestión de la capacidad que funciona es proactiva en lugar de reactiva. Los administradores de capacidad que hacen su trabajo con éxito aseguran que todas las necesidades de TI, incluidas las de la empresa, se cumplan con la menor cantidad de recursos posible.
¿Qué se incluye en la gestión de la capacidad en ITIL?
Un proceso de gestión de la capacidad puede abarcar una amplia variedad de actividades de tecnología de la información (TI). Algunos ejemplos son los siguientes:
- Use herramientas de monitoreo, análisis y optimización en sus recursos de TI.
- Controlar la necesidad de potencia informática (hacerlo requiere conciencia de lo que es más importante en la empresa).
- Desarrollar una simulación de la eficiencia de la infraestructura para predecir las demandas de recursos.
- Asegúrese de que las aplicaciones tengan el tamaño correcto (sin ser demasiado pequeñas) para que se puedan mantener los niveles de servicio.
- Cree un plan de capacidad que tenga en cuenta el uso actual, los requisitos futuros y los gastos asociados con el soporte de nuevas versiones de software.
- Cree una estrategia anual para expandir la infraestructura de apoyo con los comentarios de otros grupos.
¿Cómo se implementa la gestión de la capacidad en ITIL?
Las mejores prácticas de administración de servicios de TI se centran en brindar soporte integral a los clientes. No aplica ITIL. En su lugar, sirve como hoja de ruta para su departamento de TI. Ya sea que esté utilizando ITIL v3 o la iteración más reciente, v4, debe adherirse a las mejores prácticas antes mencionadas, buscar apoyo ejecutivo y concentrarse en hacer cambios mentales y de comportamiento. Priorice el éxito de su empresa y la satisfacción de sus clientes. ITIL enfatiza la mejora continua en lugar de ser un procedimiento paso a paso.
Sugerencias para administrar la capacidad
Estos son algunos consejos para una gestión eficaz de la capacidad tanto en la producción como en los sistemas de TI:
#1. Reconoce los recursos que tienes
La gestión exitosa de la capacidad requiere una familiaridad completa con todos los recursos disponibles de una organización. Es fácil pasar por alto algunos recursos y no ver algunas soluciones potenciales cuando se concentra únicamente en un problema o circunstancia. Asegúrese de tener un inventario completo y preciso de los activos de su empresa antes de comenzar a trabajar para mejorar la gestión de su capacidad.
#2. Realice una variedad de pruebas
Tanto los sistemas de fabricación como los de tecnología de la información son redes interconectadas, vulnerables a las interrupciones en cualquier nivel. La gran cantidad de resultados posibles dificulta las pruebas exhaustivas. No obstante, es fundamental que su empresa utilice la gestión de la capacidad para investigar tantas oportunidades como sea posible para aumentar la productividad o la velocidad de procesamiento.
#3. Excavar en el pasado
La mayoría de las empresas luchan de alguna manera para alcanzar los objetivos de producción o mantener los sistemas de TI funcionando sin problemas. Hacer un balance de las dificultades que ha enfrentado en el pasado puede ayudarlo a crear procedimientos más sólidos para el futuro. Los estudios de casos de cómo otras empresas lidiaron con problemas de fabricación o TI también pueden ser instructivos.
#4. Establezca sus prioridades sabiamente
Debido a la naturaleza de la gestión de la capacidad, es posible que su empresa siempre espere conocer nuevas oportunidades de crecimiento. Es posible comenzar a solucionar un problema antes de darse cuenta de que existe otro más grave en su sistema de producción o de TI. Asegúrese de que su estrategia de gestión de la capacidad le permita priorizar las actividades y los proyectos más apremiantes para que realmente pueda evitar los problemas potenciales que ha identificado.
Beneficios de la gestión de la capacidad
Los siguientes son beneficios de la gestión de capacidad:
#1. Garantizar la máxima productividad
Con frecuencia se utilizan múltiples cadenas de suministro, sitios de producción y redes de distribución en la creación de un solo producto. Dado que hay tantas piezas móviles, puede ser difícil saber si su empresa podrá cumplir con los plazos de entrega. La gestión de capacidad verifica si los medios de producción actuales son suficientes.
La eficiencia de la infraestructura de TI de una organización suele estar sujeta a altas expectativas. Si no se cumplen dichos objetivos, la gestión de la capacidad se lo hará saber. Puede ahorrar dinero en servicios de tecnología de la información (TI) que no utiliza si realiza un seguimiento del rendimiento real de su sistema.
#2. Detección de basura
Encontrar recursos infrautilizados o sobrevalorados es uno de los principales objetivos de la gestión de la capacidad. La gestión de la capacidad podría, por ejemplo, determinar si vale la pena o no el costo de mantener un equipo de fabricación más antiguo. Es posible que se dé cuenta de que la compra de maquinaria nueva le permitirá aumentar la producción por unidad de espacio y, al mismo tiempo, reducir los gastos de mantenimiento.
#3. Seguimiento de problemas del sistema
La gestión de la capacidad ayuda a una empresa a identificar el origen y la causa raíz de un problema. Los resultados de la investigación de su empresa podrían tener impactos significativos más allá de la productividad. Su organización puede darse cuenta de la necesidad de mejorar la gestión de empleados en la ubicación que falla si opera dos instalaciones de producción similares, pero una genera más producción por hora de empleado. Es posible que si proporciona a sus trabajadores de producción un mejor lugar para trabajar, sean más productivos.
La habilidad para solucionar problemas es crucial para solucionar los problemas de la computadora. Al igual que la gestión del rendimiento, la gestión de la capacidad aísla los nodos que funcionan mal en una red como fuente de equipos lentos. Su corporación puede encontrar posibles fallas futuras del sistema y solucionarlas antes de que interrumpan las operaciones mediante el uso de escenarios de prueba.
#4. Hacer planes de contingencia
La gestión eficaz de la capacidad es esencial para el crecimiento seguro y exitoso de cualquier negocio. Su empresa puede ahorrar dinero anticipándose a las necesidades de producción y comprando recursos en momentos más baratos cuando obtiene una comprensión más profunda de los ciclos de demanda. También está mejor preparado para manejar las fluctuaciones en la demanda que pueden tener un impacto significativo en los resultados de su negocio.
Proteger la eficacia de su sistema de TI es crucial debido a la dependencia generalizada de las computadoras en las empresas y la industria.
¿Por qué es importante la gestión de la capacidad?
Las empresas deben tener los recursos para mantenerse al día con la demanda de los clientes. Es posible perder ingresos y oportunidades si la capacidad de producción es inadecuada. Por otro lado, si hay un exceso de capacidad, se derrocharán recursos y subirán los precios.
¿Cuáles son los elementos principales de la gestión de la capacidad?
Estos son los elementos principales de la gestión de la capacidad:
- Gestión de la capacidad empresarial.
- Gestión de la capacidad del servicio.
- Gestión de capacidad de componentes.
- Informes de gestión de capacidad.
¿Cuáles son las responsabilidades de un administrador de capacidad?
El administrador de capacidad es responsable de proporcionar suficiente capacidad de TI para cumplir con los niveles de servicio, asesorar a la alta gerencia de TI sobre cómo equilibrar la oferta y la demanda y aprovechar al máximo los recursos disponibles.
¿Cuáles son los pasos en la gestión de la capacidad?
En la gestión de la capacidad se deben seguir los siguientes pasos:
- Establecimiento de los planes de la empresa.
- Evaluación de las demandas y oportunidades de los clientes.
- Analizar el resultado de la infraestructura y los recursos actuales.
- Realización de la planificación de la capacidad.
- Seguimiento y revisión de la capacidad de producción.
Consideraciones Finales:
Uno de los primeros pasos en la gestión eficaz de la capacidad es adquirir las herramientas adecuadas de gestión de la capacidad. Encontrar a los mejores candidatos para formar parte de tu equipo es una etapa posterior. Si es necesario aumentar la capacidad de su equipo para satisfacer la demanda, BusinessYield puede ayudarlo a encontrar freelancers competentes que se ajusten a sus necesidades.
Puede encontrar personas que trabajen con usted en proyectos de cualquier tamaño, duración o complejidad eligiendo la gestión de capacidad adecuada.
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Referencias
