Los asistentes a una reunión de negocios pueden compartir sus ideas y obtener nuevas perspectivas sobre las dificultades y posibilidades que enfrenta la empresa. Puede administrar una reunión de negocios de manera efectiva si tiene una comprensión firme de los propósitos. Aprender a llevar a cabo una reunión productiva le permitirá brindar a sus asistentes información útil y conocimientos que pueden aumentar su eficiencia y moral. Siga leyendo para saber más sobre lo que es una reunión de negocios. También explicamos cómo escribir actas de reuniones de negocios y una agenda de reuniones de negocios. ¡Vamos a sumergirnos!
¿Qué es una reunión de negocios?
Una reunión de negocios es una discusión formal celebrada con fines comerciales, que puede incluir empleados de la misma división o nivel de gestión, así como partes interesadas externas, como clientes. El propósito de una agenda en una reunión de negocios es proporcionar a todos los involucrados una idea de lo que se tratará y cómo pueden prepararse mejor para la reunión para que sea un éxito. Es posible realizar una reunión de negocios en una oficina privada, así como en lugares públicos como salas de reuniones, centros de convenciones e incluso en línea. Para realizar un seguimiento de los temas de conversación importantes para su uso posterior, los asistentes también pueden tomar actas de reuniones de negocios.
Tipos de reuniones de negocios
Los siguientes son los tipos de reuniones de negocios:
#1. Reuniones de trabajo en equipo
Si bien los equipos pueden interactuar con frecuencia en el curso de los negocios, el estrés y la distancia que pueden desarrollarse entre los miembros se pueden reducir organizando actividades de creación de equipos fuera de las reuniones regulares. El principal objetivo de estas reuniones es la cohesión del equipo, por lo que tienden a ser alegres y entretenidas. Esta es una gran oportunidad para conocer a sus compañeros de trabajo fuera del trabajo y crear vínculos más fuertes entre los equipos, especialmente si algunos empleados trabajan de forma remota. El trabajo en equipo y la confianza se pueden reforzar a través de una preparación de liderazgo deliberada para eventos de formación de equipos. Algunos ejemplos incluyen almuerzos de equipo, salidas y retiros corporativos para empleados que no son tan cercanos entre sí.
#2. Reuniones de resolución de problemas
Las reuniones de resolución de problemas comparten similitudes con las reuniones de toma de decisiones en el sentido de que tienen como objetivo lograr un objetivo determinado. Facilita la comunicación entre los trabajadores y los alienta a colaborar en la búsqueda de soluciones a los problemas, así como a identificar y discutir formas de disminuir el impacto de los riesgos asociados. Este tipo de reunión se puede programar con anticipación si el equipo descubre el problema con anticipación, o puede ocurrir en medio de emergencias inesperadas que requieren la atención inmediata del grupo. Es posible que el equipo deba realizar una serie de sesiones de seguimiento para determinar si la solución es efectiva después de realizar un estudio y una preparación tan profundos durante la reunión inicial.
#3. Reuniones de actualización de estado
Se espera que los participantes en este tipo de reunión informen sobre su progreso actual. Los miembros del equipo y los líderes pueden proporcionar las últimas actualizaciones sobre proyectos y campañas en curso durante estas reuniones. Los equipos pueden realizar reuniones de actualización de estado una vez a la semana o una vez al mes para asegurarse de que todos estén actualizados sobre en qué está trabajando cada persona y para eliminar la confusión sobre los proyectos actuales. Tener una imagen más clara de los niveles de producción de todos permite una planificación de tareas más efectiva, lo que a su vez aumenta la eficiencia en el trabajo.
#4. Reuniones de toma de decisiones
Los ejecutivos de la empresa o los jefes de división suelen ser los asistentes a una reunión de toma de decisiones. Participan en reuniones donde se toman decisiones importantes de la empresa, como aquellas en las que se discuten planes de expansión o ideas de nuevos productos. Los tomadores de decisiones con frecuencia se reúnen varias veces para recopilar y evaluar evidencia, generar ideas para abordar un problema y establecer un curso de acción.
#5. Reuniones de lluvia de ideas
En ocasiones, las organizaciones necesitan realizar cambios en sus productos o procesos actuales o crear otros nuevos. Por ello, realizan encuentros para facilitar el intercambio de ideas y la generación de otras nuevas. Las sesiones de lluvia de ideas reúnen a las personas para compartir ideas, generar motivación y obtener información de los demás. También es excelente para la moral del equipo y la unión. El éxito de la reunión se puede mejorar creando un entorno en el que todos se sientan seguros expresando sus pensamientos y recibiendo críticas sin temor a represalias.
#6. Reuniones de planificación
Una empresa necesita reuniones de planificación para organizar el proceso y delinear planes de negocios futuros para que el personal pueda trabajar de manera más eficiente. Dependiendo de las necesidades de la empresa, dichas reuniones pueden realizarse semanal o trimestralmente. Esto también asegura que todos estén actualizados sobre sus responsabilidades y aumenta la efectividad de la ejecución del plan. Los empleados que participarán en el proceso de planificación suelen estar presentes, así como un líder que dirigirá la conversación y asignará roles. La planificación de campañas, el diseño de hojas de ruta de productos y la preparación de eventos son ejemplos de actividades que podrían beneficiarse de un programa de reuniones bien organizado.
#7. Reuniones de Capacitación
El objetivo principal de este tipo de reunión es impartir información o conocimientos nuevos a los asistentes. Por lo general, un miembro superior del grupo, como un gerente o un líder de equipo, asume el rol de mentor e imparte conocimientos a un individuo o grupo. Se pueden realizar reuniones para enseñar a los trabajadores un nuevo método, idea o habilidad. Los clientes también pueden utilizarlos para sentirse cómodos con las características de un servicio o producto. Las sesiones de capacitación pueden mejorar la productividad, el profesionalismo y la moral entre los miembros del personal y, al mismo tiempo, fomentar mejores conexiones con los clientes. Los seminarios sobre productos, seguridad en el lugar de trabajo y orientación para nuevos empleados son solo algunos de los ejemplos.
#8. Reuniones individuales
Este tipo de reunión a menudo solo consta de dos participantes y tiene un objetivo claro. Puede ocurrir entre socios y gerentes, clientes y vendedores, o supervisores y personal. Estas reuniones pueden tener el propósito de analizar el desempeño de un empleado, realizar una entrevista, realizar una investigación sobre un evento que involucre a un empleado, analizar las ventas con los proveedores de la empresa o analizar un acuerdo con un cliente. Una agenda de reunión de negocios formal no es necesaria para este tipo de reunión, pero el anfitrión aún querrá tomar nota de los puntos más importantes a tratar.
Actas de la reunión de negocios
Las actas de reuniones de negocios son notas que se toman durante una reunión de negocios. Resaltan los puntos principales que se hacen, los votos que se toman y las tareas que se asignan. Además, se asigna una persona para registrar las actas de las reuniones de negocios. Su responsabilidad es documentar a fondo la discusión que tuvo lugar.
¿Cuál es el propósito de las actas de reuniones de negocios?
Las actas de las reuniones corporativas sirven como registro de debates, decisiones y planificación estratégica anteriores. Las minutas de la reunión de negocios sirven como un registro para que los participantes revisen y vean qué tipo de progreso se ha logrado. Sin embargo, aquellos que no pudieron asistir pero aún necesitan estar al tanto de los resultados de la reunión pueden leer las actas por sí mismos.
Cómo escribir actas de reuniones de negocios
Los siguientes son los pasos que debe seguir al escribir actas de reuniones de negocios:
#1. Fecha y hora de la reunión
Anotar la hora y la fecha de la reunión debe ser el primer paso antes de comenzar a escribir las actas. Esto puede parecer obvio, pero vale la pena mencionarlo porque es crucial tener un registro de cuándo se discutieron las cosas, qué se logró y qué queda por hacer.
#2. Nombres de los Participantes
Lo siguiente que debe hacer es hacer una lista de todos los que asistieron, así como de todos los que fueron invitados pero no pudieron asistir. Al comienzo de la mayoría de las reuniones, se reserva tiempo para la aceptación o modificación de actas de reuniones anteriores, lo que le brinda la oportunidad de revisar los nombres de los asistentes y generar una lista preliminar. Además, marque los nombres de la lista a medida que las personas ingresan a la sala consultando la invitación del calendario.
#3. Propósito de la reunión
El “por qué” de esta reunión debe registrarse y aclararse para el beneficio de todos. En esta sección de las actas de la reunión, proporcione una explicación detallada de la necesidad de la reunión y los resultados esperados. Esto será especialmente útil para aquellos que no pudieron asistir a la reunión y para aquellos que están utilizando los resultados para guiar sus decisiones.
#4. Puntos de la Agenda y Temas Discutidos
Cree viñetas para cada elemento de la agenda y utilícelas para realizar un seguimiento del progreso de la reunión y cualquier decisión clave que se haya tomado mientras tomaba notas. Es útil distribuir la agenda de la reunión con anticipación para que todos tengan la oportunidad de revisarla, agregarle y ofrecer cambios. Esto también asegura que nadie será tomado por sorpresa por el tema en cuestión durante la reunión.
#5. Decisiones clave y elementos de acción
Como resultado de las reuniones productivas, a los individuos se les asignan tareas para realizar. Si desea una transcripción precisa de cualquier discusión, elección o acción, debe grabarlas lo más rápido posible después de que ocurran. Sería imposible registrarlo todo. Preste atención a los próximos pasos que deben tomarse a la luz de las importantes decisiones, recomendaciones, problemas y soluciones que se han destacado. Asegúrese de que estas lecciones se destaquen en las actas de la reunión para que no se pierdan.
#6. Fecha y lugar de la próxima reunión
Incluya la fecha y la hora de la próxima reunión programada para este proyecto o tema si está tomando actas formales de la reunión. Esto proporciona una estimación aproximada de cuánto tiempo tienen los participantes de la reunión para terminar las tareas que se les han asignado.
Si sabe cuándo es su próxima reunión, puede organizar mejor su agenda y concentrarse en las actividades más importantes. Ya sea que tenga una reunión en persona o en línea, saber dónde tendrá lugar es crucial.
#7. Documentos a incluir en el informe
Finalmente, no olvide adjuntar cualquier material de apoyo relevante a las actas de las reuniones de negocios que distribuya. Debe considerar incluir cualquier documento relevante que se discutió o utilizó durante la discusión. Los indicadores, los indicadores clave de rendimiento, las actualizaciones del proyecto y/o los cambios son ejemplos de dicha documentación.
Al realizar una reunión a través de un servicio de videoconferencia como Zoom o Google Meet, es una práctica común que los equipos graben la reunión o generen una transcripción automática.
Agenda de la reunión de negocios
Los eventos que tendrán lugar durante una reunión se describen en la agenda. Esto podría incluir temas, objetivos, un cronograma, oradores designados, materiales de apoyo y puntos de discusión. Antes de una reunión, los asistentes suelen recibir una agenda para que la revisen con anticipación. Debe revisar el proceso de creación de una agenda si alguna vez ha considerado utilizar la comunicación asincrónica en lugar de una reunión. Las agendas de las reuniones son útiles no solo durante sino también después de que hayan concluido.
Cómo escribir una agenda de reunión de negocios
Debe seguir estos pasos para escribir una agenda de reunión de negocios significativa:
#1. Centrarse en un tema
Asegúrese de conocer sus objetivos para la reunión antes de comenzar a hacer planes para ella. ¿Adónde esperas ir? ¿Con qué fin nos reunimos hoy? Establezca los parámetros para la reunión. Los asistentes a la reunión estarán más preparados si se les avisa con anticipación sobre el tema y el propósito de la reunión. Sin embargo, lo que espera lograr a través de esta reunión es lo que debe delinear en sus objetivos.
#2. Decidir sobre temas
Para evitar perder tiempo en la reunión, es una buena idea ver si alguien en su equipo, en la junta, en el comité o en cualquier otra posición influyente tiene algo que le gustaría mencionar. Al permitir que todos tengan una voz, podemos asegurar que nadie tenga que elevar la suya por encima del resto. Prepárese para su reunión haciendo una lista de temas basada en la información que recopiló sobre sus partes interesadas, sus objetivos y el tipo de reunión que realizará. Asegúrese de que el propósito de la reunión y los temas a discutir sean consistentes entre sí.
#3. Establecer límites de tiempo y líderes para cada tema
La mejor manera de mantener las cosas en orden es asignar una cantidad específica de tiempo para hablar sobre cada tema. El organizador de la reunión debe elegir un líder para cada tema si no tiene la intención de moderar la discusión por sí mismo. Se espera que la persona a cargo de un tema en particular de la agenda dirija la reunión en la dirección correcta, presente los materiales necesarios (como diapositivas) y mantenga la discusión dentro del marco de tiempo asignado.
#4. Considere los documentos necesarios
Reúna una lista de todo lo que debe llevarse a la reunión. Algunos ejemplos de dichos materiales son diapositivas de presentación, datos, información de proyectos, hallazgos de pruebas, esquemas, prototipos, hojas de asistencia y actas de reuniones anteriores. Asegúrese de informar a las personas apropiadas de su equipo y escríbalo en la agenda si necesitan traer estos materiales a la reunión.
#5. Deje tiempo para la discusión y la descripción general
Programe un resumen rápido y una mesa redonda para el final de la agenda. Si la reunión se retrasa, es posible que las personas necesiten algo de tiempo al final para hacer preguntas. Tampoco es una mala idea revisar el material de la reunión nuevamente si está tratando de lograr algo. Es posible que los anfitriones de reuniones semanales no necesiten demasiado tiempo para esto. Revisar los aspectos más destacados de una reunión en solo cinco minutos es una práctica común. Sin embargo, si se trata de una reunión mensual o si el tema es novedoso, debe reservar de diez a veinte minutos para recapitular.
Cómo llevar a cabo una reunión de negocios
La forma en que lleve a cabo la reunión de negocios seguramente determinará el éxito de la misma. Aquí hay algunas cosas que debe tener en cuenta para llevar a cabo una reunión de negocios significativa:
#1. Identificar el Propósito
Averigüe por qué está organizando la reunión antes de comenzar con la agenda. Determine el propósito de la reunión y los temas clave que desea cubrir. Piensa a quién quieres invitar y por qué los quieres allí antes de enviar las invitaciones. Es más probable que las reuniones sean exitosas si sus metas y objetivos están claramente definidos de antemano.
#2. Invitar participantes
Determine quién debe ser invitado a la reunión después de haber establecido su propósito. Para acomodar a tantas personas como sea posible, piense en cuándo y dónde estarán disponibles para reunirse. Consulta los calendarios de otras reuniones corporativas para evitar programar una sesión que ya ha sido planificada. Las funcionalidades de invitación y aceptación/rechazo de un correo electrónico facilitan reunir a las personas para una reunión y obtener sus respuestas.
#3. preparar materiales
Es útil tener listos los elementos para iniciar la discusión antes de la reunión. Puede hacer una presentación usando diapositivas o redactar algunas notas para acompañar el material. Si desea sentirse cómodo al dar una presentación frente a una audiencia, practicarla en voz alta puede ayudar. Una agenda puede ser útil para determinar la dirección de la reunión además de la presentación.
#4. Organiza el espacio
Preparar el lugar de la reunión el día que se llevará a cabo. Asegúrese de que todos tengan un lugar cómodo para sentarse. Asegúrese de que cualquier proyector o equipo de videoconferencia que pretenda utilizar esté correctamente configurado y listo para funcionar antes de la reunión. Podría ser una buena idea imprimir copias de la agenda y/o presentación de la reunión para que los asistentes puedan seguirla.
#5. Comience la reunión
Si las personas que asisten no son sus empleados directos, es de buena educación comenzar la reunión presentándose adecuadamente. Aquellos que no se conozcan previamente deben presentarse. Puede ser útil que alguien tome notas durante las reuniones y luego las comparta con el resto del grupo. Presente el formato de la reunión de negocios y los temas que pretende cubrir en su presentación.
#6. Terminar la presentación
Termine la presentación teniendo en cuenta que el tiempo es esencial. Hable claramente y use señales no verbales como gestos y expresiones faciales para mantener la atención de sus oyentes. Los participantes pueden compartir sus pensamientos a medida que entrega el material, o puede ahorrar tiempo para una discusión más profunda hacia el final de la reunión, según la naturaleza de la reunión. Permita tiempo para preguntas y comentarios sobre el tema de la reunión después de que haya terminado su presentación.
#7. Termine con una llamada a la acción
Las reuniones se concluyen mejor resumiendo los pasos futuros después de una ronda de discusión. Haz que sea obvio lo que quieres que hagan para que puedan cumplir con tus expectativas. Termine la reunión expresando gratitud a todos los que asistieron por interrumpir su día para estar allí. Es posible que se sientan más valorados y respetados como resultado de su aprecio.
#8. Seguimiento con los participantes
Obtenga las actas de la reunión del tomador de notas designado por usted. Debe compartir estos datos con las otras personas en la reunión una vez que los tenga. Se puede enviar un resumen de la reunión a los asistentes para refrescar sus recuerdos sobre lo que se discutió y qué seguimiento se espera de ellos. El correo electrónico es una forma conveniente de hacer un seguimiento de una reunión, ver cómo van las cosas y evaluar si valió la pena o no.
Mejores prácticas para una reunión de negocios
Las siguientes son las mejores prácticas para una reunión de negocios:
#1. Vestir apropiadamente
Para asegurarse de causar una buena impresión en su reunión, considere revisar el código de vestimenta corporativa. Los asistentes a la reunión pueden sentir su nivel de respeto en función de cómo se viste.
#2. Ser puntual
Ya sea que usted sea el encargado de dirigir la reunión o simplemente otro participante, llegar temprano le dará más tiempo para prepararse. Durante este tiempo, todos pueden acomodarse, saludar y ponerse a trabajar en las tareas que tienen entre manos.
#3. Escucha activamente
Preste atención cuando otras personas hablen para indicar que valora sus pensamientos e ideas. Hacer contacto visual, asentir con la cabeza y tomar notas son ejemplos de escucha activa.
#4. Deja el teléfono
Puede ser mejor poner su teléfono en modo silencioso o incluso en modo avión, según las circunstancias. Esto puede ayudarlo a concentrarse en la reunión en cuestión y no dejar que su atención se desvíe.
#5. Sea paciente y espere a que todos se presenten
Al realizar una reunión, es de buena educación esperar a que todos lleguen antes de comenzar. También se asegura de que todos los asistentes obtengan la misma información y estén en sintonía con respecto al propósito de la reunión.
#6. Permita que otros expresen sus opiniones
Asegúrese de que todos tengan la oportunidad de decir lo que piensan en las reuniones. Cuando abre un debate a todos y les permite compartir sus pensamientos, demuestra que respeta su conocimiento y perspicacia.
¿Cuál es la importancia de una reunión de negocios?
Las reuniones son una parte integral de cualquier negocio exitoso. Es útil para monitorear los pasos que toma su empresa para lograr sus objetivos. Es una gran herramienta para mantener a todos en sintonía, generar nuevas ideas, resolver conflictos, llegar a un consenso y fomentar la camaradería.
¿Los 4 conceptos básicos de la etiqueta empresarial?
- estilos de comunicación
- vestido y apariencia
- la tecnología
- situaciones sociales
¿Cuáles son los 4 objetivos principales de una reunión de negocios?
- Emprender un nuevo proyecto.
- Alinear el estado y los objetivos del proyecto/equipo.
- Idea genial.
- Tomar decisiones.
- Compartir información.
- Presentar nuevos miembros del equipo o clientes.
- Evaluar proyectos (y reflexionar sobre qué hacer la próxima vez)
¿Qué no hacer en una reunión de negocios?
- Reuniones innecesarias.
- Conseguir personal.
- Pérdida de tiempo.
- Improvisando.
- Confrontación.
- Retirada.
- No seguir.
Consideraciones Finales:
Una reunión de negocios es una reunión de expertos que se reúnen para hablar de negocios, hacer ajustes o brindar por el éxito del grupo. los ejecutivos y empleados corporativos, los representantes corporativos y los clientes, o los líderes de departamento y sus equipos son todos asistentes potenciales durante una reunión de la empresa. Sin embargo, muchas empresas y grupos ahora no realizan reuniones en la oficina sino en línea, utilizando algún tipo de tecnología o software de conferencia.
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Referencias
