En estos días, la mayoría de las personas usan medios electrónicos, como el correo electrónico, los mensajes de texto y las redes sociales, para conversar entre sí. Tomarse el tiempo para escribir y asegurarse de que su carta comercial siga el estilo estándar puede parecer arcaico, pero es más importante que nunca para los empresarios. Una carta comercial bien escrita puede ayudarlo a transmitir su punto, ya sea que esté alentando a alguien a leer un informe, presentándose a un posible cliente o mostrando gratitud. Las cartas escritas siguen siendo esenciales para la estrategia de comunicación de cualquier propietario de una pequeña empresa. En este artículo, le mostraremos el formato de cómo escribir una carta comercial.
¿Qué es una carta comercial?
Una carta comercial es una carta formal escrita en un tono profesional y enviada de una empresa a otra. Estas cartas se pueden utilizar para comunicarse profesionalmente con clientes, empleados, partes interesadas y otras personas. Los individuos también pueden usarlos.
Una carta comercial bien escrita puede destacarse, ya sea que esté tratando de informar a un cliente potencial sobre su producto, asociarse con otra empresa, instar a alguien a asistir a su evento o entregar un mensaje de agradecimiento. Sin embargo, escribir una carta comercial es una indicación de profesionalismo y sofisticación; sin embargo, puede ser un esfuerzo laborioso si no está familiarizado con la noción que se comunica en la carta.
De hecho, la idea misma de las cartas comerciales puede parecerle anticuada y extranjera.
Es posible que se pregunte si alguien todavía usa un membrete elegante y un sobre blanco sencillo. Tal vez sea solo una cosa del pasado, con el correo electrónico y los mensajes de texto.
Además, no se puede negar que la escritura tradicional de cartas todavía tiene un propósito importante en el mundo de los negocios de hoy. En promedio, un empleado de oficina recibe 100 correos electrónicos todos los días, según una investigación.
Esto indica que enviar una carta al buzón de alguien en lugar de a su bandeja de entrada de correo electrónico aumenta la probabilidad de que se lea su carta. Una carta comercial bien escrita puede ayudarlo a destacarse entre la multitud, ya sea que esté tratando de informar a un cliente potencial sobre su producto, asociarse con otra empresa, instar a alguien a asistir a su evento o simplemente expresar gratitud.
¿Cuáles son los tipos de ¿Cartas de negocios?
La correspondencia comercial, o "cartas comerciales", es un lugar común. Facilitan la capacidad de la organización para que sus interacciones con terceros sean entendidas y documentadas. Por lo general, las corporaciones envían cartas a otras corporaciones. Sin embargo, también se puede entregar a un cliente o proveedor. El día de una empresa está lleno de escribir una carta comercial en una amplia variedad de estilos.
Una carta comercial generalmente sigue un formato estándar para que sea clara y fácil de leer. Debe conocer y seguir este marco si desea comunicarse bien y mantener una apariencia profesional. La reputación de una corporación está representada en todo tipo de comunicación que envía. Es por eso que debe asegurarse de que sus cartas comerciales estén preparadas correctamente. Estos son los tipos de cartas comerciales:
#1. Cartas de ventas
Es seguro decir que las cartas de ventas son el estilo de carta comercial más típico. El objetivo de estas cartas es contarle a la persona acerca de su negocio y alentarla a hacer algo.
Debido a esto, la primera línea de una carta de ventas es tan crucial para causar impacto. Puedes hacer una afirmación fuerte o referirte a estadísticas relevantes. La mayoría de las veces, una carta de ventas presentaría un producto o servicio a personas que nunca antes lo habían usado. Por lo tanto, seguir el formato correcto para una carta comercial es crucial.
Factores a considerar al redactar una carta de ventas:
- Crea un primer párrafo cautivador.
- Ponga una llamada a la acción convincente que explique lo que espera que haga el cliente.
- Mantenga la brevedad y la claridad.
#2. Cartas de recomendación
Una carta de recomendación es escrita por un profesional sobre otro profesional para confirmar sus habilidades y ética de trabajo. Esta carta también se conoce como carta de referencia. Una carta de referencia podría ayudar a alguien a conseguir un trabajo, ingresar a la universidad o ser considerado para otra oportunidad profesional.
Los siguientes son componentes de una carta de recomendación fuerte:
- Relevancia de la sugerencia: para establecer la credibilidad del escritor, las cartas de recomendación deben detallar la conexión del autor con el solicitante. Las cartas de recomendación generalmente las escribe alguien que conoce bien al candidato, como un compañero de trabajo, supervisor, mentor o instructor.
- Examen de las habilidades del solicitante: por lo general, la recomendación en sí ocupa la mayor parte de la carta y brinda detalles específicos sobre las calificaciones, cualidades personales, aspiraciones profesionales y la idoneidad del candidato para el puesto en cuestión. Como tal, es importante que las calificaciones del profesional que se muestran aquí sean directamente aplicables al puesto o curso de estudio recomendado.
- Ejemplos: El autor debe dar ejemplos concretos de la competencia demostrada por el candidato durante su tiempo de trabajo conjunto. A partir de estos datos, se puede obtener información sobre la buena influencia del candidato en sus colegas y empleadores anteriores.
- Resumen y conclusión: el párrafo final de una carta de recomendación debe reafirmar las calificaciones del candidato y proporcionar al lector la información de contacto del escritor.
#3. Cartas de quejas
Una carta comercial de este tipo expresa descontento con un servicio o bien, como su nombre lo indica. Es fácil dejar que sus emociones saquen lo mejor de usted mientras habla de un servicio o producto deficiente. Una carta de queja debe estar escrita de manera profesional y clara. Desea que su carta se destaque y facilite que el destinatario responda positivamente, así que asegúrese de hacer esto.
Además, el destinatario estará más dispuesto a ayudarte si muestras empatía por él en tu carta.
Consejos para crear una carta de queja efectiva:
- Concéntrate en el resultado final mientras escribes la carta.
- Hable con firmeza pero con cortesía.
- Presta atención a lo que estás vendiendo. No utilice la carta como plataforma para atacar al escritor.
- Ser comprensivo con la otra persona puede ayudar a que su inquietud se resuelva más rápidamente.
#4. Cartas de renuncia
Si desea dejar su trabajo actual, es educado avisar a su empleador por escrito. Algunas compañías aceptarán un aviso de renuncia verbal, pero la mayoría querrá que escribas y envíes una carta comercial como prueba de que has dejado tu trabajo.
Los siguientes son elementos comunes para mencionar en una carta de renuncia:
- Explicación de las razones de la salida del empleo: Indique formalmente su renuncia a la empresa en el primer párrafo de esta carta.
- Motivo de la partida: dependiendo de las circunstancias, es posible que desee informar a su empleador por qué se va. Tomar un nuevo trabajo, volver a la escuela o mudarse a otro lugar son todos ejemplos.
- Fechas: Indique claramente el día de finalización de su empleo y la fecha de entrega de la carta. Su empresa podrá planificar mejor su partida y encontrar un reemplazo si toma esta medida.
- Gratitud: una opción es expresar gratitud al antiguo empleador por la experiencia y los conocimientos obtenidos en el trabajo. Este es un acto de profesionalismo que puede ayudarlo en el futuro cuando necesite una referencia de su empleador.
#5. Carta de disculpas
Los humanos son responsables de administrar los negocios y los humanos son falibles. Es vital para el éxito futuro de la empresa que este error sea reconocido y rectificado. Da el primer paso en tu carta diciendo: “Me equivoqué”. Luego, discúlpese sinceramente y explique qué hará su empresa para evitar futuros errores. Al concluir la carta, repite tu pedido de perdón.
Al redactar su carta de disculpa, tenga en cuenta lo siguiente:
- Admite tus defectos.
- Además de enviar una carta de disculpa, debes considerar hacer las paces en persona.
- La carta debe contener una expresión sincera de arrepentimiento.
- Especificar los cambios o alteraciones que se implementarán.
#6. cartas de terminación
Una carta de terminación es un medio apropiado y eficiente de terminar el empleo de un empleado. “Carta de terminación” es un término general para cartas como cartas de separación, avisos de terminación de empleo y cartas que terminan contratos.
Al escribir una carta de terminación, asegúrese de cubrir lo siguiente:
- Notificación de la fecha de terminación: en este punto, debe proporcionarle al empleado una notificación de terminación y la fecha efectiva de terminación. Esto evita malentendidos y le da tiempo al trabajador para prepararse para el despido.
- Motivos de despido: evite cualquier malentendido manteniendo su justificación para el despido involuntario del empleado clara y veraz. Proporcione ejemplos para respaldar sus afirmaciones cuando sea posible.
- Compensación y beneficios futuros: luego, describa cualquier indemnización por despido u otros beneficios que obtendrán al dejar su puesto. Esto puede incluir salario, compensación por vacaciones u otros beneficios que se adeudan pero no se reciben. Infórmeles de lo que sucederá con su atención médica, seguro de vida y cuentas de jubilación también. Recuérdeles cualquier acuerdo que hayan firmado durante el proceso de incorporación, como un acuerdo de confidencialidad u otro papeleo que podría afectar su pago de remuneración y beneficios.
- Próximos pasos: En conclusión, detalle los próximos pasos del empleado. Notifique al empleado de cualquier propiedad corporativa, como un teléfono celular, computadora portátil, llaves, tarjetas de identificación y pases de estacionamiento, que debe devolver. Luego, asegúrese de que sepan cómo ponerse en contacto con su representante de Recursos Humanos si tienen más inquietudes sobre su salario, beneficios o la carta en sí.
Formato de una carta comercial
Hay una amplia variedad de correspondencia comercial que puede encontrar en el curso de su trabajo. Las cartas de presentación, las cartas de recomendación y todo lo demás pueden beneficiarse de una carta comercial bien escrita. Si desea ser más persuasivo en su escritura, le será útil aprender sobre la estructura y el formato de una carta comercial. El siguiente es un formato de carta comercial.
#1. tu información de contacto
El formato de carta comercial estándar incluye la dirección del remitente en la parte superior. Si no usa papel con membrete, su dirección debe escribirse en la primera línea de su carta, arriba de la fecha. Si desea que la carta se cierre correctamente, el nombre y el cargo del remitente ya estarán al final. Solo se requiere el número de la calle, la ciudad y el código postal. Este es un ejemplo de cómo presentar sus datos de contacto:
#2. La fecha
La fecha en que se escribió la carta se incluye en la línea de fecha. Sin embargo, si su carta requiere varios días para escribirse, incluya la fecha en que finalmente se completó en la línea de fecha. Emplee el formato de fecha estadounidense cuando se comunique con empresas estadounidenses. (El mes va primero en los Estados Unidos cuando se escribe una fecha. El once de junio de 2001, por ejemplo).
Además, dos pulgadas hacia abajo desde la parte superior de la página, anote la fecha. Justifica a la izquierda la fecha o tabula en el centro de la página y escríbela, según el formato de letra que estés usando. Este último requiere que la dirección del remitente esté justificada a la derecha en el membrete.
#3. La dirección y el número de teléfono del destinatario.
Debe poner un espacio en blanco después de la fecha en una carta comercial. Los detalles del destinatario deben ingresarse en una nueva línea. Use este formato de muestra para presentar sus datos:
A la atención de [nombre], [apellido], [acreditación(es) o título(s)],
Puede comunicarse conmigo en [número de teléfono], [dirección de correo electrónico], [ciudad], [estado] y [código postal].
#4. Saludo de apertura
Incluya el mismo nombre completo y cargo que la dirección interna. Use solo el primer nombre si está familiarizado con el destinatario y normalmente se referiría a él por ese nombre (por ejemplo, "Querida Mary"). En todos los demás casos, use un título personal y un apellido/apellido separados por dos puntos. Después del saludo, sáltate una línea.
Si no sabe el género de la persona, use un saludo neutral, como su puesto de trabajo y luego su nombre. Si no puede saber de qué género es la persona, también puede usar su nombre completo como saludo.
#5. El cuerpo
Si está utilizando el bloque o el formato de bloque modificado, escriba un solo espacio en toda la letra y alinee los párrafos a la izquierda. Debes poner una línea en blanco entre cada párrafo. Tenga en cuenta la necesidad de brevedad al redactar una carta comercial. Piensa en comenzar con un cálido saludo y luego en exponer tu punto principal directamente en el primer párrafo. El siguiente párrafo debería comenzar a explicar por qué el argumento principal es tan crucial. Continúe con la justificación en los siguientes párrafos proporcionando contexto y evidencia. En el último párrafo, debes reafirmar el propósito de la carta y, en algunos casos, pedir algo.
#6. Saludo de clausura
Después del cuerpo principal de la carta, es común dejar un párrafo en blanco y luego elegir un buen saludo de cierre. Algunos saludos típicos para usar al finalizar una carta comercial son:
- Cordialmente
- sinceramente
- Respetuosamente tuyo
- Respetuosamente
- Gracias
- Tuyo sinceramente.
#7. Recintos
Incluya una línea que diga "Adjuntos" debajo de la línea de su firma para que el destinatario sepa que hay más materiales, como un currículum, adjuntos a la carta. Una alternativa es indicar el contenido del sobre nombrando cada hoja de papel individual. Por ejemplo, si ha enviado una gran cantidad de documentos y quiere asegurarse de que el destinatario los lea todos, puede proporcionar una lista de sus nombres. Además, lee CARTA DE APOYO: Cómo escribir una carta de apoyo.
¿Cuáles son las partes de una carta comercial?
Aunque muchos tipos diferentes de cartas tienen requisitos de formato y presentan contenido diferente, la mayoría de las cartas comerciales comparten algunos elementos comunes. Aquí hay partes de una carta comercial.
- Datos de Contacto
- Línea de asunto
- Saludo / Saludos
- Introducción
- Información detallada
- Conclusión
- Firma.
Cómo escribir una carta comercial
Sin embargo, las cartas siguen siendo un medio vital de comunicación en el sector empresarial. Escribir una carta de presentación impresionante puede ayudarlo a ser contratado. Y necesitará una propuesta atractiva para que alguien hable en el evento de su empresa.
Los profesionales a menudo no entienden lo importante que son las cartas comerciales bien escritas porque piensan que este tipo de comunicación es anticuado. Debido a esto, la mayoría de las personas ni siquiera pueden crear uno simple. Aquí hay algunos consejos sobre cómo escribir una carta comercial:
- Incluya la fecha y el nombre, la empresa y la dirección del destinatario.
- El uso de "Estimado" u otro saludo formal muestra que te estás tomando a ti mismo y a tu trabajo en serio.
- Crea un prefacio cautivador.
- Explique por qué está escribiendo en el cuerpo principal de la carta.
- Su mensaje debe concluir con una solicitud clara de algún tipo de acción.
- Use un final formal, como "Sinceramente", para mostrar profesionalismo.
- Por favor, ponga su firma en la carta físicamente.
- Complete su información de contacto, incluido su nombre, dirección postal, número de teléfono y dirección de correo electrónico.
¿Cuál es el propósito principal de una carta comercial?
Las cartas comerciales generalmente se usan para transmitir información, dar instrucciones, hacer preguntas, realizar solicitudes, devolver pagos, emitir órdenes, dar consejos, hacer correcciones o plantear nuevas preguntas. Para resumir, una carta comercial sirve principalmente para: El objetivo principal de cualquier carta comercial formal es proporcionar información relacionada con las operaciones de la empresa.
Conclusión
En este artículo, aprenderá los entresijos de la elaboración de una carta comercial profesional. Una vez que aprenda los muchos tipos de cartas comerciales y los diferentes formatos para escribirlas, podrá preparar una carta profesional cuando la ocasión lo requiera. Escribir cartas profesionales es muy fácil si aprende el formato estándar de una carta comercial.
Ahora ya sabes cuándo es necesario redactar varios tipos de cartas comerciales. En este caso, puede hacer un buen uso de su caligrafía.
Preguntas frecuentes sobre cartas comerciales
¿Cuáles son los objetivos de una carta comercial?
- Completar un trato
- Creación de Demanda
- Expansión de negocios
- Establecimiento de Relación
- Resolver problemas
¿Qué características definen una carta comercial?
- La duración de esto es insignificante.
- Directo al punto. Hace que sus puntos sean muy obvios y anima a que el lector actúe más.
- Muestra cortesía.
- El tono es bastante serio en toda la pieza.
- Está libre de errores.
Entonces, ¿por qué necesitamos cartas comerciales y qué hacen?
Hay una amplia variedad de propósitos para escribir una carta comercial, incluida la solicitud de información o la adopción de medidas por parte del destinatario, la realización de un pedido a un proveedor, la corrección del malentendido del destinatario, la entrega de una respuesta inmediata, la expresión de arrepentimiento por una ofensa o la expresión de buena voluntad.
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