Cualquier negocio implica cierto nivel de riesgo. Y cuando tu compañía se expande, esos riesgos se agravan y tienen un mayor potencial de daño. Si bien no puede proteger totalmente a su empresa de todos los peores escenarios posibles, un análisis de impacto comercial BIA lo ayuda a prepararse para enfrentar las consecuencias de esos riesgos. Por lo tanto, puede dar a su empresa la mejor oportunidad de recuperación. Repasaremos algunos ejemplos de análisis de impacto comercial y el proceso involucrado en la realización del análisis.
¿Qué es un análisis de impacto comercial BIA?
Análisis de impacto comercial BIA es un procedimiento estructurado utilizado por su organización para analizar y evaluar las consecuencias probables de una interrupción en las actividades comerciales vitales causada por desastres, accidentes o emergencias. Un análisis de impacto empresarial es un componente importante de la estrategia de una empresa. plan de negocios continuo.
A El análisis de impacto le mostrará cómo se vería afectada su empresa si sus procesos comerciales se vieran interrumpidos debido a una interrupción del negocio. La realización de un estudio de impacto comercial también le permite analizar cada proceso y departamento de forma independiente y en conexión entre sí, determinar qué funciones son más críticas para la operación continua de su empresa y desarrollar una estrategia de recuperación.
Si bien un análisis de impacto comercial no es esencial para el cumplimiento de los principales marcos de seguridad de datos (aunque lo es para Cumplimiento de la norma ISO 22301). Es el primer paso para crear una buena plan de negocios continuo para su empresa Finalmente, la salud financiera y reputacional de su empresa es su capacidad para recuperarse de un desastre, ya sea una violación de datos, un desastre natural u otro tipo de interrupción del negocio.
Un análisis de impacto comercial también le proporcionará las herramientas que necesita para mantener el cumplimiento de las obligaciones legales y de seguridad de datos, así como para recuperarse de una interrupción comercial mientras funciona de manera ética y legal. Si bien los departamentos individuales pueden comprender las consecuencias de un proceso o función defectuosos, no podrá darse cuenta por completo de esas consecuencias para toda su empresa a menos que lleve a cabo un análisis de impacto comercial y toda esa información se coloque en un solo lugar.
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Ejemplos de pérdidas comunes en un análisis de impacto empresarial BIA
Sería imposible para nosotros mencionar aquí todos los escenarios de interrupción del negocio. Además, es poco probable que su empresa pueda construir e implementar una estrategia para cada posible situación de pérdida.
En su lugar, concéntrese en los ejemplos de pérdidas de análisis de impacto comercial más comunes y cómo es probable que perjudiquen a su empresa. Considere estos ejemplos de análisis de impacto comercial; si su empresa tiene un componente de fabricación, debe planificar los accidentes que resultan en pérdidas. Los incendios, las tuberías rotas y las fallas de las máquinas son riesgos muy reales. Alternativamente, si su empresa vende software de CRM, los clientes esperan que sus datos de ventas/clientes estén disponibles siempre que los necesiten.
Como resultado, su equipo de ingeniería debe asegurarse de que su aplicación tenga una alta disponibilidad. Es posible que deba agregar redundancia a sus sistemas para soportar fallas, así como monitorear de cerca su aplicación y los sistemas en los que se ejecuta. Esto es para garantizar que sus clientes experimenten la menor cantidad de interrupciones posible.
Toda empresa debe estar preparada para emergencias comerciales. Los servidores de producción que fallan, los proveedores que no entregan los suministros a tiempo o en absoluto, las disputas laborales, los cortes de electricidad, la pérdida de un empleado clave y los ciberataques probablemente tengan un impacto negativo en su organización.
Las catástrofes naturales y provocadas por el hombre también son fuentes importantes de interrupción del negocio. Dependiendo de dónde se encuentren las oficinas, las instalaciones de almacenamiento, los servidores u otras operaciones comerciales importantes de su empresa, debe planificar los desastres que tienen más probabilidades de dañarlo. Terremotos, huracanes, incendios forestales, ataques terroristas o grandes cortes de energía tendrán un impacto en su negocio de diferentes maneras. Por lo tanto, debe planificar para ellos.
Pasos del proceso para un análisis de impacto empresarial (BIA)
No existe una única forma de realizar un análisis de impacto en el negocio. Será diferente para cada empresa, y cada empresa debe adaptar su enfoque a los requisitos específicos de su organización. Sin embargo, se deben incluir algunos elementos de un análisis de impacto empresarial para que tenga éxito.
#1. preparándose
Antes de que pueda comenzar su análisis de impacto comercial, primero debe ensamblar el equipo de proyecto que lo llevará a cabo. Este podría ser un equipo de personal actual o un equipo subcontratado comprometido a realizar evaluaciones de impacto comercial. Para prepararse para el trabajo real del análisis de impacto empresarial, este equipo debe identificar y documentar los objetivos y el alcance del estudio de impacto en colaboración con la alta dirección.
Antes de comenzar, debe decidir qué departamentos involucrará, cómo se recopilará y mantendrá la información y el cronograma del proyecto.
#2. Obteniendo informacion
La siguiente fase en su análisis de impacto comercial es recopilar datos sin procesar sobre sus procesos comerciales. Las entrevistas con el personal que supervisa y ejecuta cada proceso, así como un cuestionario de análisis de impacto en el negocio, son las dos formas más frecuentes de recopilar estos datos. La forma más efectiva de recopilar información es a través de un cuestionario de análisis de impacto empresarial. Si utilizó entrevistas en lugar de un cuestionario, recopilaría la misma información que se indica a continuación. Sin embargo, será de menor nivel.
Cuestionario para adquirir información.
Aquí hay una buena selección de preguntas para incluir en un cuestionario:
- El nombre del procedimiento
- Una descripción completa de dónde llevarás a cabo el procedimiento.
- Todas las entradas y salidas del proceso.
- Los recursos y herramientas empleados en el proceso.
- Los usuarios del procedimiento
- La secuencia de eventos
- Las consecuencias financieras y operativas
- Cualquier consecuencia regulatoria, legal o de cumplimiento
- Datos anteriores
Esencialmente, su lista debe incluir preguntas que los empleados de varios departamentos puedan responder. Lo más probable es que los gerentes entiendan las implicaciones financieras y operativas. Sin embargo, los empleados de nivel inferior que realizan procesos podrán proporcionar una descripción detallada, así como todas las entradas y salidas. Su personal de cumplimiento, el abogado interno o la gerencia de la división pueden proporcionar respuestas a las implicaciones legales y reglamentarias. También puede distribuir la encuesta a socios comerciales externos que tengan conocimiento del proceso o miembros de la alta gerencia que estén involucrados o tengan intereses en él.
En conclusión, cualquier persona que realice o supervise cualquier componente del proceso debe completar la encuesta de análisis de impacto comercial. Esto es para producir la estrategia más completa posible.
Una vez que todos encuestas se han recopilado, debe compilar todos los datos en un solo documento que enumere claramente la información indicada anteriormente para cada fase. Verifique que no falte información y que los datos recopilados sean breves y claros. Esto es para garantizar que todos los que lo lean entiendan el proceso y la información más importante al respecto. Si te ayuda, incluso puedes hacer diagramas de flujo para cada fase.
#3. Revisión y análisis de la información
El estudio de efectos puede comenzar una vez que haya recopilado toda la información necesaria sobre cada proceso comercial.
El equipo de análisis de impacto comercial examinará cada proceso para determinar tres cosas:
¿Qué funciones y procesos son críticos para la operación continua de su negocio? Este juicio dará como resultado una lista priorizada de todos los procesos. Si hubiera una tragedia a gran escala mañana, esta lista le indicaría a su empresa qué procedimientos deben restaurarse primero y cuáles pueden esperar.
¿Qué recursos humanos y tecnológicos se requieren para que cada proceso funcione sin problemas? En caso de que un proceso falle, podrás priorizar personas y tecnología.
¿Cuál es el cronograma de recuperación para restaurar el proceso a la operación normal (o tan cerca de la normalidad como sea posible)? Al tomar esta decisión, examine cuánto tiempo llevará en términos prácticos y qué tan rápido su equipo necesitará recuperar el proceso para evitar pérdidas monetarias o de reputación. Además, descubra cualquier brecha significativa entre estos dos.
Si encuentra que un proceso debe estar operativo dentro de las 12 horas para que su empresa siga funcionando, pero sus recursos actuales solo pueden hacerlo operativo dentro de las 24 horas, ese es un problema que debe abordarse en la parte de recomendaciones de su estudio de impacto empresarial.
Finalmente, debe tener una lista priorizada de procesos y una secuencia de recuperación para funciones importantes. Esto asegurará que su empresa pueda determinar rápidamente cómo priorizar la recuperación en caso de una interrupción del negocio. El liderazgo podrá seleccionar en qué enfocarse primero, ya sea que el incidente afecte a todos los departamentos, un solo departamento o algunos departamentos en toda la empresa.
#4. Elaboración de informes Business Impact Analysis BIA
Una vez que haya revisado y confirmado toda esta información, desarrollará un informe de análisis de impacto empresarial para enviarlo a la alta dirección y otras partes interesadas en la recuperación ante desastres. Este informe es el resultado más esencial de su estudio de impacto empresarial. Se utilizará para comunicar sus hallazgos y sugerencias a las personas de su organización que tienen la autoridad para cambiar el proceso de recuperación ante desastres.
La estrategia de recuperación ante desastres de su empresa no puede crearse completamente y ser efectiva sin un estudio de impacto comercial. Esto se debe a que su proceso de recuperación ante desastres se basará en una base inestable. El liderazgo de su empresa no puede establecer un procedimiento de recuperación ante desastres completamente informado si no entiende qué procesos son más vitales para ponerse en marcha y qué recursos se requieren para hacerlo. Al desarrollar y entregar su informe, asegúrese de que su equipo de análisis de impacto comercial y el equipo de liderazgo de su empresa entiendan esto.
El informe final del estudio de impacto comercial debe incluir la siguiente información, como mínimo:
- Un resumen
- El alcance y los objetivos del análisis de impacto empresarial
- Metodologías para la recopilación de información
- Un resumen de los hallazgos
- Hallazgos detallados para cada departamento, que incluyen:
- los procedimientos o funciones más importantes
- los efectos de las interrupciones en muchas partes del negocio
- la duración de la interrupción que es tolerable
- los niveles aceptables de pérdida
- comparación de los gastos financieros prospectivos y los precios esperados para los procedimientos de recuperación que podrían utilizarse
- Documentos que respaldan los hallazgos.
- Recomendaciones para la Recuperación
Este es el informe que entregará a la gerencia y también a las partes interesadas para brindarles información sobre el proceso. Les ayudará a comprender sus hallazgos y luego también a aprender cuáles son las mejores soluciones para recuperar cada proceso. Tómese el tiempo para asegurarse de que sea completo, esté bien escrito y sea fácil de entender.
#5. Implementación de recomendaciones basadas en análisis de impacto comercial
La fase final de este proceso es poner en práctica las recomendaciones. Una vez que su equipo haya completado el estudio de impacto comercial y haya transmitido los hallazgos, en última instancia, depende del liderazgo tomar medidas. Sin embargo, su equipo puede ayudar a promover las conclusiones de la investigación y persuadir a los líderes para que sigan sus sugerencias.
Cuando descubre que alguna de sus recomendaciones anteriores no está funcionando según lo planeado, se adoptan nuevos procesos o se forman nuevos departamentos, esta etapa final debe incorporar actualizaciones y revisiones a las recomendaciones. Además, su empresa no es una entidad estática; está en constante cambio y expansión, y su estudio de impacto comercial también debería reflejar eso.
¿Cómo apoya BIA el cumplimiento de las normas y los estándares?
Al señalar áreas potenciales de incumplimiento y ofrecer sugerencias para mejorar, el análisis de impacto comercial (BIA) puede ayudar a cumplir con las regulaciones y estándares. Un BIA puede encontrar un proceso comercial crucial que no tiene suficientes medidas de seguridad para proteger la información confidencial. Con el fin de mitigar los riesgos y mantener la conformidad con los reglamentos y normas aplicables, estos datos pueden utilizarse para formular medidas correctivas.
¿Cómo se puede utilizar BIA para apoyar la mejora continua?
Los resultados de un Análisis de impacto comercial (BIA) pueden ayudar a una empresa a mejorar de manera constante al iluminar sus oportunidades y amenazas más apremiantes. Las operaciones comerciales importantes que no cuentan con planes de copia de seguridad o recuperación adecuados, o los procesos que no están optimizados para la eficiencia, son solo dos ejemplos de los tipos de problemas que un BIA puede ayudar a aclarar. Estos datos se pueden usar para informar estrategias para fortalecer la resistencia organizacional y sostener el progreso.
¿Cómo apoya BIA el desarrollo de estrategias de recuperación?
Con los datos obtenidos de un BIA, las empresas pueden prepararse mejor y recuperarse de cualquier tipo de interrupción. Un BIA puede decirle qué partes de su negocio son cruciales, cuánto daño podría causar una interrupción y qué tipo de activos y recursos necesitará para volver a funcionar. Estos datos se pueden usar para diseñar planes de recuperación que prioricen que los servicios críticos vuelvan a estar en línea lo antes posible y que mantengan las interrupciones al mínimo.
¿Cuál es el papel de la tecnología en BIA?
El campo del análisis de impacto empresarial depende en gran medida de los avances tecnológicos (BIA). Numerosos sucesos tienen el potencial de interrumpir las operaciones de una empresa, incluido el uso de la tecnología de la información y los servicios que brinda.
Conclusión
Ya sea que esté utilizando su análisis de impacto comercial para fines de cumplimiento, como una auditoría ISO 22301, o simplemente conservándolo para referencia futura, debe guardarse en una ubicación donde sus equipos de cumplimiento, seguridad de TI y liderazgo puedan acceder fácilmente.
Puede establecer políticas y recordatorios de fecha de vencimiento en sus documentos dentro del programa, de modo que usted o sus colegas reciban una notificación inmediata cuando sea el momento de revisar/revisitar un documento, política o análisis.
Preguntas frecuentes sobre el análisis de impacto empresarial
¿Qué se incluye en un análisis de impacto?
El proceso de evaluación de impacto implica el aislamiento de actividades o eventos que tienen más probabilidades de afectar el negocio, sus finanzas y también sus operaciones. En una escala externa, el análisis de impacto analiza la importancia social, económica y ambiental de estos eventos y evalúa sus efectos.
¿Cuáles son ejemplos de análisis de impacto empresarial?
Los impactos a considerar incluyen:
- Pérdida de ventas e ingresos.
- Ventas o ingresos retrasados.
- Aumento de los gastos (por ejemplo, horas extras de mano de obra, subcontratación, costos de expedición, etc.)
- Multas reglamentarias.
- Sanciones contractuales o pérdida de bonificaciones contractuales.
- Insatisfacción o deserción del cliente.
- Retraso de nuevos planes de negocios
¿Cómo se hace un análisis de impacto?
¿Cuáles son los pasos para implementar una evaluación de impacto?
- Seleccione los proyectos a evaluar.
- Llevar a cabo una evaluación de evaluabilidad.
- Preparar un Plan de Investigación.
- Contratar y dotar de personal a la evaluación de impacto.
- Realizar la Investigación de Campo y Analizar sus Resultados.
- Difundir los resultados de la evaluación de impacto.
¿Con qué frecuencia se debe realizar un análisis de impacto empresarial?
Cada dos años El BIA es un análisis puntual: su situación podría cambiar en uno o dos años. El intervalo recomendado para actualizar su BIA es cada dos años; para algunas empresas, sin embargo, será más largo (si las cosas no cambian mucho) y para otras, será más corto (los bancos están obligados a hacer uno cada año).
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