Al utilizar categorías de gastos comerciales, puede agrupar sus costos para la contabilidad interna y la declaración de impuestos. Esto lo ayudará a organizar los costos de su negocio, incluso mientras discutimos más categorías de gastos de pequeñas empresas para impuestos, la lista del IRS y la hoja de cálculo.
Categorías de gastos de pequeñas empresas
Las categorías de gastos comerciales son los costos que puede agrupar para la contabilidad interna y los informes fiscales. Estas son las categorías de gastos comerciales que deben considerar las pequeñas empresas.
#1. Marketing publicitario
Básicamente, los costos directos de marketing y publicidad están incluidos en los costos pagados a los anunciantes y empresas de marketing por la creación de artículos promocionales.
#2. Tarifas (suscripciones)
Hay organizaciones empresariales expertas que cobran tarifas para convertirse en miembros. Por lo tanto, puede eliminar el costo de las suscripciones de sus impuestos.
# 3. Seguro
También puede reducir los costos de los seguros para su empresa, como los seguros de responsabilidad civil, de salud y de bienes raíces. Las primas de seguro de automóvil para un automóvil personal son más difíciles de entender. Por lo tanto, para utilizar el enfoque de gastos exactos y reducir una tarifa plana por milla, debe calcular cuánto cuesta operar el automóvil para la cantidad de uso total que es para fines comerciales.
#4. Tarifas por servicios bancarios:
Básicamente, las deducciones de impuestos están disponibles para intereses gastados en hipotecas comerciales, líneas de crédito y tarjetas de crédito de empresas. También se tienen en cuenta las comisiones que cobra el banco, como las comisiones de mantenimiento y los sobregiros.
# 5. Educación continua
Los gastos de capacitación y desarrollo para los empleados, incluidos los seminarios y las tarifas educativas, además, se deben realizar un seguimiento de los diferentes gastos de viaje y comidas.
#6. Pagos por intereses devengados
Todas las líneas de crédito se están pagando a tiempo. Mientras tanto, los préstamos para pequeñas empresas y las facturas de tarjetas de crédito comerciales se incluyen en esta categoría.
#7.Gastos de viaje
Los gastos en esta categoría son frecuentemente escudriñado por empresas. Por lo tanto, consulte los gastos de su empresa para cualquier viaje de negocios que lo lleve fuera de su ciudad o área de residencia.
#8. Beneficios para empleados
Puede deducir el costo de algunos beneficios; tales como seguro para personas con discapacidad, seguro de vida, apoyo para el cuidado de niños, seguro médico y servicios de apoyo. Sin embargo, tenga en cuenta que esta es un área importante en la que las empresas tienden a gastar en exceso, junto con los planes de seguro de sus empleados.
#9. El costo de los suministros y equipos de oficina.
Pueden ser deducibles como consumibles artículos de aseo, bombillas, notas, muebles e incluso refrigerios para los trabajadores. Los gastos de su negocio también abarcan cualquier cosa, desde alojamiento de sitios web, herramientas de compra, nómina e impuestos.
#10. Utilidades
El suministro de energía, Internet, alcantarillado y recolección de basura son totalmente deducibles para edificios comerciales. Puede deducir los servicios públicos de una casa que se usa como oficina según el área de su casa que se usa para fines comerciales.
#11. Salarios y otros beneficios monetarios
Es posible deducir el costo de pagar los salarios, bonos y otras formas de compensación de los empleados. Las contribuciones a las familias y seres queridos pueden incluso incluirse en la compensación, siempre que el dinero se pague a través de la nómina y la persona que trabaja para su empresa. Es necesario tener en cuenta el precio gastado.
#12. Asequibilidad de la atención médica.
Los costos de atención médica para sus empleados están incluidos en esto. Los costes del seguro de autónomos son otra posibilidad.
#13. Intereses del prestamo
El dueño de un negocio que compra un edificio o pide dinero prestado para construir o mejorar su casa puede tener derecho a deducir los intereses pagados por ese préstamo.
#14. Costos de la experiencia y la prestación de servicios comerciales
Gastos que realizó en su abogado, auditor y consultor por asesoramiento sobre asuntos comerciales, impuestos y leyes gubernamentales. Así como otras preocupaciones legales o financieras pueden ser deducibles como servicios comerciales. Los pagos a organizaciones que brindan servicios rutinarios y típicos relacionados con el negocio, como servicios administrativos y de saneamiento, no están sujetos a este gasto deducible.
#15. Gastos de Entretenimiento y Recreación
La TCJA elimina en gran medida la capacidad de las empresas de deducir el costo del transporte de clientes o consumidores a eventos culturales o deportivos. Eso es una decepción para los dueños de negocios que confían en eventos como torneos de golf y conciertos para fomentar los lazos con los consumidores. Si bien estos costos, en la mayoría de los casos, no son deducibles de impuestos, sin embargo, pueden ser excelentes inversiones en benevolencia. Sin embargo, es poco probable que el gobierno le pague, así que use algunas buenas habilidades de gestión de gastos comerciales y considere comprar una terraza o lo que crea conveniente.
#dieciséis. Seguro de negocio
Las primas de seguro por sucesiones y accidentes, la remuneración de los empleados, la invalidez y la atención médica son algunos de los muchos tipos de seguros comerciales que pueden ser deducibles de las ganancias de una empresa. Y la cobertura adaptada a negocios o especialidades específicas también puede ser deducible.
#17. Seguro de salud
La Ley de Alivio de Contribuyentes Estadounidenses de 2012 permite que los propietarios de empresas que trabajan por cuenta propia y que no compran un seguro de salud para sus empleados cubran el costo de sus propias facturas. Por lo tanto, la suma que puede deducir varía cada año y depende de su estado civil.
Los empleadores pueden deducir una amplia gama de gastos relacionados con los empleados. Muchos son rutinarios, incluidos los gastos de nómina y beneficios, aunque el Congreso periódicamente impone deducciones temporales o puntos de recompensa durante las sacudidas económicas.
Tipos de categorías de gastos comerciales de hojas de cálculo
La hoja de cálculo para las categorías de gastos comerciales viene en una variedad de formas y tamaños.
Para su negocio, necesitará una forma de controlar el dinero que gasta y un gasto comercial hoja de cálculo de categorías le ayudará mucho. Además, crear la hoja de cálculo o el formato de informe de categorías de gastos comerciales personales no tiene por qué ser difícil si sabe lo que está buscando:
#1. Formato de Gastos Básicos
Puede usar este formato para documentar el modo de pago, la hora, el estado de gastos y el proveedor. Este formato es mejor para las pequeñas empresas ya que es muy fácil y no complicado.
#2. Formato para Gastos de Viaje
Este formato se utiliza principalmente para organizar los gastos de comida, transporte y alojamiento, así como el kilometraje del vehículo que utiliza en su negocio.
#3. Formato para gastos de millaje comercial
Los trabajadores conducen con frecuencia sus propios automóviles privados en visitas de negocios. Si bien es cierto que la empresa ahorraría dinero al no alquilar un automóvil, el empleado debe ser compensado por el tiempo que utilizó su automóvil. Las empresas pueden usar este formato para tomar notas incluso cuando sus trabajadores usan sus cosas privadas para la empresa.
#4. Formato para gastos de eventos
Se puede usar este formato para comparar los costos previstos con los costos reales de cada parte de un evento. Como resultado, el informe sirve como estado financiero y presupuesto, ya que agrega una capa de datos para garantizar que el evento se desarrolle sin problemas.
#5. Formato para Gastos del Proyecto
Este informe resume y supervisa todos los gastos que se pueden rastrear hasta un solo proyecto. Las categorías de gasto y los gastos normalmente han sido establecidos como antes por la administración para estar en línea con los presupuestos, lo que facilita futuras conciliaciones.
#6. Declaraciones de gastos con límite de tiempo
Las declaraciones de gastos generalmente se completan anualmente, trimestralmente, mensualmente o semanalmente. Según los métodos contables y el modo de pago de su empresa, puede utilizar uno o más de estos formatos de declaración de gastos.
Lista de categorías de gastos comerciales del IRS
De acuerdo con el IRS, para ser elegible para una deducción, un gasto comercial debe ser común, esencial y estar directamente relacionado con la operación del negocio. La mayoría de una lista de gastos comerciales se divide en varias categorías distintas. Las categorías de gastos de la lista comercial en el Anexo C, el formulario del IRS que usan los propietarios exclusivos para registrar sus ingresos, comprenden categorías básicas, algunas de las cuales se han analizado anteriormente en esta guía. La siguiente es la lista básica del IRS de categorías de gastos comerciales:
- En primer lugar, marketing/publicidad
- En segundo lugar, los gastos de automóviles y camiones.
- En tercer lugar, el agotamiento
- A continuación, deducción y depreciación de gastos de la Sección 179
- Entonces, seguro e interés.
- A continuación, contrate mano de obra, comisiones y honorarios.
- Además, los beneficios para los empleados
- A continuación, mantenimiento y reparaciones.
- Luego, licencias e impuestos
- Las comidas
- Servicios en el ámbito jurídico y profesional.
- Departamento de Servicios Públicos
- Planes de pensiones y reparto de beneficios
- Salario
- Finalmente, viajes de negocios
Mantener registros comerciales sólidos requiere clasificar los gastos. Por lo tanto, el IRS requiere que se coloque una lista de gastos comerciales en una cuenta y documentación con las categorías apropiadas. Para que decida si proceden o no las deducciones. Además, la categorización adecuada de los costos dará como resultado impuestos más bajos.
Consejos para categorizar los gastos de las pequeñas empresas
- Identifique las categorías más apropiadas para su negocio en particular. La selección de las categorías correctas depende de su sector. Por ejemplo, tener una tarjeta de felicitación para negocios puede tener distintas categorías para entrega y alquiler de almacén. Mientras que las empresas de software como servicio (SaaS) pueden tener categorías para servicios digitales.
- Usando el estado financiero, determine en qué categorías de gastos depende más su negocio y cuáles necesitará expandir. Para comenzar, consulte la lista de negocios de categorías de gastos anterior.
- Siempre verifique y equilibre sus cuentas financieras. Vigilar tus finanzas es una práctica saludable que te ayudará a evitar gastos excesivos. Programas de contabilidad Facilita la conciliación de extractos bancarios. Además, es una buena idea usar una tarjeta de crédito solo para empresas si tiene dificultades para administrar sus gastos.
- Uso de software de contabilidad para monitorear y categorizar los gastos comerciales. La lista precargada de categorías comerciales en el software de contabilidad facilita que los propietarios de empresas organicen sus gastos y controlen sus gastos. Por lo tanto, puede actualizar o agregar si es necesario, y compilará ofertas automáticamente.
El software de contabilidad también permite generar estados de ganancias y pérdidas de la información en su informe de gastos. Si lo hace, le indicará cuánto está pagando en cada categoría, para que pueda juzgar si debe controlar sus gastos o si lo está haciendo bien. También puede disolver el gasto en intervalos de tiempo particulares para controlar cómo fluctúan los gastos. Estos ayudarán a simplificar el procedimiento de deducción mientras exponen sus costos comerciales anuales.
Gastos que no son deducibles para una pequeña empresa
Por mucho que el IRS permita una variedad de deducciones comerciales, tenga en cuenta que todavía existen limitaciones. Todavía puede haber modificaciones con la promulgación por el Congreso de nuevas leyes tributarias. Antes de deducir cualquier gasto, los dueños de negocios deben consultar el sitio web del IRS y hablar con un asesor fiscal.
Los auditores suelen llamarlo "la cola de los impuestos moviendo al perro", y es un problema grave para los nuevos propietarios de negocios que recién se están mojando los pies. No se limite a tomar decisiones comerciales sin la orientación adecuada. Tenga en cuenta que cuando gasta mucho en el negocio, debe haber visto sentido en lo que está a punto de hacer, no necesariamente en cuántas deducciones podría reclamar.
¿Cuáles son las diferentes categorías de gastos?
Hay muchas más categorías de gastos que debe tener en cuenta, aunque algunas de las más populares son los servicios públicos, los viajes, los salarios y otras ganancias, y los gastos de alquiler.
¿Qué no se puede reclamar como gasto comercial?
Cualquier gasto asociado con búsquedas o compras personales no es deducible. Además de cualquier donación política, gastos de viaje y obsequios por valor de más de $25. Aunque a veces parecen no estar relacionados con el negocio, los gastos pueden serlo.
¿Se puede cancelar todo como un gasto comercial?
Sólo es posible deducir los gastos ordinarios y obligatorios. Aunque esto también se aplica a los trabajadores por cuenta propia, los trabajadores tienen mucho menos espacio para las deducciones fiscales que los trabajadores por cuenta propia.
¿Puedo cancelar mi alquiler como gasto comercial?
Una pequeña empresa debe pagar una renta cada vez que utiliza una propiedad que no es de su propiedad. Normalmente, el alquiler de bienes inmuebles que el contribuyente utiliza para su negocio puede cancelarse como un gasto comercial.
¿Qué sucede si lo auditan y no tiene recibos?
Sus deducciones de gastos pueden ser rechazadas por el Servicio de Impuestos Internos. Con frecuencia, esto da como resultado que el IRS deduzca su ingreso bruto antes de determinar su categoría impositiva.
¿Qué tipos de recibos debo conservar para los impuestos?
Los recibos de ventas, las facturas pagadas, los recibos, las facturas, los comprobantes de depósito y los cheques cancelados son ejemplos de documentación de respaldo. Puede encontrar los datos que necesita registrar en sus libros en estos documentos. Estos registros deben conservarse porque proporcionan evidencia de las entradas realizadas en sus libros y en su declaración de impuestos.
¿Puedo cancelar mi almuerzo si trabajo por cuenta propia?
Al completar su declaración de impuestos sobre la renta, las personas que trabajan por cuenta propia pueden deducir el precio de las comidas y entretenimiento de negocios como un gasto de trabajo. Se permite una deducción del 50% del precio de las comidas de negocios y entretenimiento.
Conclusión
Las categorías de gastos comerciales son los costos que puede agrupar para la contabilidad interna y los informes fiscales. Creo que esta guía ha sido de gran ayuda para usted. No te olvides de conseguir un asesor si es necesario.
Preguntas frecuentes sobre las categorías de gastos comerciales
¿Puedo reclamar una computadora portátil como gasto comercial?
¡Por supuesto que puede! Pero solo puede deducir una fracción del uso de la computadora portátil con fines comerciales. Sin embargo, usar una computadora en su negocio más de la mitad del tiempo lo califica para una exención de impuestos según la Sección 179, que le permite cancelar el precio de compra completo.
¿El celular es un gasto de oficina?
No, no lo es. Los gastos de oficina no entran en esta categoría. En cambio, puede deducir el costo de su teléfono celular en una línea separada en su declaración de impuestos.
¿Cuáles son los mayores gastos que tiene una empresa?
La compensación de los empleados es uno de los gastos comerciales más importantes para una pequeña empresa. Y el segundo son los gastos generales y operativos.
