Adoptar un tipo efectivo de comunicación empresarial es una de las formas más sencillas de aumentar las ganancias y la moral. Desafortunadamente, no es tan simple como parece.
Como resultado de la tecnología actual, la comunicación empresarial está cambiando. Si bien no es tan formal como lo era antes, mantener una tono profesional sigue siendo crucial para proyectar la imagen correcta de su empresa. También se trata de fomentar una comunicación abierta y productiva dentro de la organización.
La forma adecuada de comunicación puede aumentar la productividad del personal, agilizar los procesos y aumentar la moral general en una organización. Este artículo ofrece un curso intensivo sobre cómo desarrollar una buena comunicación verbal y no verbal en su negocio para conectarse con los clientes y promover discusiones internas más productivas. También veremos los diferentes tipos y métodos de comunicación empresarial para lograr una comunicación eficaz.
¿Qué es la comunicación empresarial?
Las comunicaciones comerciales se refieren al intercambio de información entre empleados tanto dentro como fuera de una organización.
La comunicación empresarial efectiva se refiere a cómo los empleados y la gerencia se conectan entre sí para lograr metas organizacionales y alinearse más con los valores fundamentales de la empresa. Por lo tanto, su objetivo principal es mejorar las prácticas organizacionales, eliminar los silos, mantener informada a la gente y reducir los errores.
El éxito y el crecimiento de cada organización dependen de una comunicación empresarial eficaz. La comunicación empresarial, a diferencia de la comunicación diaria, suele estar orientada a objetivos.
A pesar de esto, la investigación revela que el 60% de los profesionales de la comunicación interna no realizan un seguimiento de las comunicaciones internas.
Para que una empresa empresarial tenga éxito, todas las reglas de la empresa, valores fundamentales de la empresa, reglamentos y políticas deben transmitirse a los empleados tanto dentro como fuera de la organización.
Tipos de comunicación empresarial
Las comunicaciones comerciales se clasifican en cuatro tipos.
#1. Comunicación Ascendente Interna
La comunicación empresarial ascendente interna se produce cuando un subordinado se comunica con la dirección o con un individuo que ocupa un puesto superior en la estructura organizativa. Para tener una verdadera comprensión del funcionamiento de la empresa, todo líder debe permitir que la información fluya hacia arriba.
Por lo tanto, las encuestas, los comentarios, los formularios y los informes son tipos comunes de comunicación comercial ascendente interna que los empleados brindan a sus gerentes o líderes de equipo.
Un informe de marketing, por ejemplo, puede incluir información como el tráfico total del sitio web, la interacción en las redes sociales o el total de clientes potenciales creados.
#2. Comunicación interna descendente
La comunicación interna descendente ocurre cuando un superior se comunica con uno o más subordinados. Este tipo de comunicación comercial puede tomar la forma de una carta, un memorándum o una orden verbal.
Al hablar con los empleados, los ejecutivos deben mantener un tono profesional y directo. Un memorándum sobre un nuevo proceso de operación de la empresa, como los requisitos de seguridad y las nuevas regulaciones, es un ejemplo de esta forma de comunicación.
#3. Comunicación lateral interna
La comunicación empresarial lateral interna se produce en el lugar de trabajo entre los empleados. Por lo tanto, los empleados pueden conectarse en una variedad de métodos hoy en día, incluidos chats, mensajes de texto, correo electrónico y soluciones de software de comunicación para empleados.
Este tipo de comunicación puede ocurrir dentro o entre departamentos y es más común que otros tipos de comunicación empresarial. Además, la comunicación frecuente entre los empleados es esencial para el compromiso y la productividad de los empleados.
#4. Comunicacion externa
La comunicación empresarial externa se refiere a cualquier interacción con entidades de terceros, como clientes, clientes potenciales, proveedores o socios.
Este tipo de comunicación comercial ocurre con menos frecuencia que todos los demás tipos de comunicaciones internas de la empresa.
Métodos de comunicación empresarial
Cuando se trata de comunicación corporativa, es oral o escrita. Además, la comunicación se produce en persona/cara a cara o de forma remota. Ninguno de ellos es mejor o peor para su organización por sí solo; todo depende de las circunstancias.
La comunicación escrita es excelente para conservar un registro en papel de las decisiones y actividades realizadas, así como para desarrollar estrategias y planes. Los encuentros verbales permiten la producción instantánea de ideas y un flujo de pensamientos más abierto.
Algunas empresas tienen una sola ubicación. Algunos tienen oficinas en diferentes zonas horarias. Mientras tanto, otras son completamente remotas y también carecen de un lugar físico (Buffer y Zapier son excelentes ejemplos de empresas independientes de la ubicación). Estos son los enfoques de comunicación corporativa que se aplican a cualquiera o todos los escenarios enumerados anteriormente:
#1. comunicación basada en Internet
Esto incluye canales de comunicación empresarial comunes, como correos electrónicos y aplicaciones de mensajería instantánea (como Slack, Hangouts o incluso Nextiva Chat).
Las ventajas de los correos electrónicos y los mensajes incluyen la capacidad de entablar conversaciones privadas en un entorno de trabajo agitado, así como compartir un mensaje con un gran grupo de personas, desde unas pocas hasta cientos, al mismo tiempo.
#2. Llamadas de conferencia
Los teléfonos redujeron la barrera geográfica para realizar reuniones rápidas y efectivas. Permite un intercambio de ideas más efectivo debido a la comunicación no verbal (tono de voz) en oposición a la comunicación textual. Los sistemas de telefonía en la nube tienen el potencial de mejorar la incorporación y la cooperación general del equipo.
#3. Video Teleconferencia
Las excelentes soluciones de videoconferencia permiten que las personas en áreas lejanas celebren reuniones lo más cercanas posible a las reuniones en persona. También llevan las reuniones telefónicas al siguiente nivel.
#4. Reuniones en persona
Las discusiones en persona pueden ayudar a una empresa a hacer avanzar las ideas rápidamente. Según investigaciones, las reuniones presenciales producen más ideas que las virtuales.
Una agenda de reunión bien planificada, por otro lado, es crucial para reuniones productivas. El 46 por ciento de los empleados rara vez o nunca salen de una reunión sabiendo qué hacer a continuación.
#5. Documentos e informes oficiales
La documentación de actividades que tienen influencia sobre otras personas y departamentos es un componente esencial de un sistema de comunicación empresarial bien engrasado.
Entonces, la capacidad de referirse a un documento escrito en cualquier momento disminuye la posibilidad de confusión o disputa y agrega claridad a la comunicación.
#6. Publicaciones
Las reuniones con grupos más grandes se llevan a cabo con frecuencia a través de presentaciones complementadas con informes y diapositivas de PowerPoint.
Por lo tanto, estos son excelentes para presentar nuevas ideas de una manera que permita preguntas y explicaciones.
#7. Foros de discusión y preguntas frecuentes
Una ubicación interna donde los empleados pueden consultar las preguntas más frecuentes sobre varios temas departamentales y hacer preguntas nuevas que los ayudarán a ser más productivos y también al día en un tema.
#8. Cuestionarios
Las encuestas internas y de clientes son formas excelentes de obtener comentarios y calificaciones sobre temas cruciales. Las encuestas brindan un ciclo saludable de cambios respaldados por comentarios y también abren un canal de contacto en todos los niveles de una empresa.
#9. Actividades de atención al cliente
Esto podría englobar cualquier tipo de acción de servicio al cliente. La asistencia de chat en vivo, los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM), el proceso de incorporación de clientes, los comentarios de los clientes y otros servicios son ejemplos.
Entonces, su próxima consulta lógica es probablemente:
¿Qué métodos efectivos de comunicación comercial requiere mi empresa?
La respuesta está determinada principalmente por el tamaño y también los deseos de su empresa. No existe tal cosa como una respuesta única para todos. Una cosa es segura: se preparará para el éxito si solo emplea las estrategias de comunicación comercial efectivas que necesita y tiene la intención de usar.
Como un ejemplo:
Desea un tablero de foro, por lo que usted y su equipo pasan semanas investigando y configurando.
Después de un tiempo, te das cuenta de que nadie lo está usando porque su equipo o documentos les brindan respuestas más rápido. Las soluciones innecesarias le han costado tiempo y dinero.
O invierte en equipos de videoconferencia de alta calidad cuando todo lo que realmente necesita es un sistema telefónico corporativo confiable para manejar sus reuniones remotas.
Todas las empresas utilizarán la comunicación basada en la web. Todas las demás formas, por otro lado, estarán determinadas por las condiciones únicas de cada organización. Tómese el tiempo para analizar la importancia de cada uno para su propio escenario.
Lea también: Plan de continuidad comercial: por qué es importante
¿Por qué es importante la comunicación empresarial eficaz?
Estas son las principales razones por las que las comunicaciones corporativas son fundamentales para el éxito de cualquier empresa:
#1. Aumenta el compromiso de los empleados.
De acuerdo con la investigación de Ragan sobre el compromiso de los empleados, el principal componente de comunicación interna que se correlaciona estadísticamente con qué tan comprometidas están las personas con la comunicación de liderazgo. Los equipos de comunicación interna juegan un papel importante en el apoyo, el entrenamiento y el recordatorio a los líderes de la necesidad de la comunicación.
#2. Reduce la sobrecarga de correo electrónico
El correo electrónico se utiliza en las empresas para una variedad de propósitos, que incluyen solicitudes de información, comunicaciones y comentarios de los empleados, informes de estado, asignaciones de tareas, comunicaciones con clientes y proveedores, invitaciones a reuniones, distribución de documentos, avisos de recursos humanos sobre diversas actividades del equipo, beneficios y cumpleaños. deseos.
Según Radicati, el trabajador comercial promedio dedica el 25 % de su jornada laboral a tareas relacionadas con el correo electrónico.
Sin embargo, solo un pequeño porcentaje de los correos electrónicos que llegan a nuestra bandeja de entrada necesitan nuestra atención inmediata. Separamos los correos electrónicos importantes según el remitente o el asunto. Además, muchos de los correos electrónicos que recibimos son completamente irrelevantes para nosotros.
#3. Aumenta la productividad de los empleados
Cuatro de cada cinco empleados cree que unas comunicaciones corporativas internas eficientes mejoran su desempeño laboral.
Debido a la sobrecarga de información, los empleados suelen perder el tiempo buscando el contenido que necesitan para completar su trabajo.
Además, el empleado promedio pasa 2.5 horas todos los días buscando información. Por lo tanto, esto se traduce en una semana entera de tiempo perdido cada mes para descubrir algo que debería estar al alcance de la mano de los empleados.
#4. Mejora la comunicación intradepartamental
Es extremadamente difícil mantener comunicaciones interdepartamentales efectivas dentro de las empresas sin una estrategia de comunicación adecuada.
Los empleados deben poder comunicarse y colaborar fácilmente para ser más productivos.
Por ejemplo, su departamento de investigación debe comunicarse con su equipo de marketing y su oficina comercial debe comunicarse con el departamento de TI.
#5. Mejora la comunicación con los empleados remotos
Los equipos remotos son el camino del futuro. Según Global Mobile Workforce Forecast Update, más del 40 % de la población activa mundial será móvil para 2023. Además, en países prósperos como Estados Unidos, las cifras podrían llegar a superar el 75 %.
Esto requiere un nuevo enfoque de la comunicación, el liderazgo y la gestión. Los equipos remotos se enfrentan a problemas de comunicación, como la coordinación entre zonas horarias, silos de información y la superación de obstáculos lingüísticos y culturales. Además, la distancia dificulta que los miembros del equipo se sientan parte de un equipo.
#6. Disminuye la rotación de empleados
La rotación de empleados es sustancialmente menor en las empresas donde los empleados están más comprometidos y satisfechos. Los empleadores deben asegurarse de que sus empleados estén informados sobre lo que es importante para sus trabajos a fin de atraer y retener a los millennials y a las generaciones más jóvenes en el lugar de trabajo.
Por otro lado, demasiada información irrelevante con frecuencia causa estrés, desconexión e insatisfacción, lo que resulta en una menor retención del personal.
Uno de los propósitos principales de las empresas que se dedican a las comunicaciones internas es promover las mejores prácticas para compartir información.
Por lo tanto, los empleadores deben facilitar el intercambio de información dentro de sus empresas en un mundo donde los empleados crecen y aprenden cosas nuevas continuamente.
Intercambio de conocimientos y conocimiento organizacional sufrir en ausencia de un plan de comunicación empresarial interno bien definido.
Lea también: Gestión del conocimiento: procesos, tipos, ejemplos y herramientas
#8. Impulsa la defensa de los empleados
Los empleadores que entienden cómo conectarse con éxito con sus empleados tienen mucho más éxito en convertir a su personal en embajadores de la marca.
El embajador de la marca no es tan difícil de obtener como imaginan muchas empresas. De hecho, los empleados satisfechos estarían ansiosos por participar en programas de embajadores de marca.
#9. Aumenta la retención y satisfacción del cliente
Una mejor comunicación corporativa conduce a mayores niveles de satisfacción del cliente. Cuando hay una falla en la comunicación dentro de una empresa, suceden cosas de Comunicación Empresarial en términos de servicio al cliente y satisfacción.
En primer lugar, el personal en funciones de atención al cliente carecerá de la información necesaria. En segundo lugar, los clientes notarán la baja moral de los empleados y, como resultado, tendrán una experiencia negativa.
Según un estudio, la actitud de los empleados tiene un impacto considerable en la satisfacción del cliente, lo que conduce a un aumento de los ingresos.
¿Qué es la comunicación empresarial intercultural?
La comunicación comercial intercultural se refiere al intercambio de información, ideas, opiniones y mensajes entre individuos o grupos de diferentes orígenes culturales.
¿Qué es la comunicación empresarial intercultural?
La comunicación comercial intercultural se refiere al intercambio de información, ideas, opiniones y mensajes entre individuos o grupos de diferentes culturas.
¿Cuáles son los retos de la comunicación empresarial intercultural?
Los desafíos de la comunicación empresarial intercultural incluyen las barreras del idioma, las diferencias culturales, la falta de comunicación y la falta de comprensión.
¿Cuál es la diferencia entre la comunicación empresarial interna y externa?
La comunicación empresarial interna se refiere a la comunicación dentro de una organización, mientras que la comunicación empresarial externa se refiere a la comunicación entre una organización y las partes interesadas externas.
¿Cuál es la importancia de la escucha activa en la comunicación empresarial?
La escucha activa es importante en la comunicación empresarial porque promueve la comprensión, reduce los malentendidos y ayuda a construir relaciones.
Preguntas frecuentes sobre comunicación comercial
¿Cómo puede una empresa comunicarse mejor?
Comunicación empresarial efectiva: 8 pasos para una mejor ...
- Eliminar suposiciones. …
- Encuentre un buen lugar y momento para que todos los involucrados hablen. …
- Para ser escuchado, escuche primero. …
- Hacer preguntas. ...
- Expresar la emoción es importante, pero siempre sea respetuoso.
¿Cuáles son los 4 tipos de comunicación?
Cada persona tiene un estilo de comunicación único, una forma en la que interactúa y también intercambia información con los demás. Hay cuatro estilos básicos de comunicación: pasivo, agresivo, pasivo-agresivo y asertivo. Es importante comprender cada estilo de comunicación y por qué las personas los usan.
La Comunicación Empresarial siempre tiene un contenido especializado, una audiencia específica, un propósito específico, un tiempo específico y un lugar específico. La siguiente característica importante de la comunicación empresarial es la claridad. El filósofo chino Confucio comentó acertadamente: "En el lenguaje, la claridad lo es todo".
¿Cómo puede una empresa comunicarse mejor?
Comunicación empresarial efectiva: 8 pasos para una mejor ...
- Eliminar suposiciones. …
- Encuentre un buen lugar y momento para que todos los involucrados hablen. …
- Para ser escuchado, escuche primero. …
- Hacer preguntas. ...
- Expresar la emoción es importante, pero siempre sea respetuoso. …
- Presta atención a los mensajes no verbales.
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