Un sistema de administración de correo electrónico es una estrategia para aumentar la eficiencia del correo electrónico y reducir los efectos perjudiciales que el manejo del correo electrónico puede tener en la productividad y la felicidad laboral de una persona. Veremos una serie de cosas en este artículo, e incluyen estrategias para la gestión eficaz del sistema de correo electrónico, el software de clasificación y Outlook. Nuestro objetivo es simplemente asegurarnos de que sus correos electrónicos estén en funcionamiento y que no haya grandes cantidades de mensajes sin nadie que les preste atención.
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Sistema de gestión de correo electrónico
Los correos electrónicos enviados y recibidos por los empleados son registrados de forma centralizada por el sistema de gestión de correo electrónico. Los correos electrónicos se pueden administrar aplicando programas de retención, controles de acceso y un sistema de clasificación a este contenido. Es posible capturar los metadatos relacionados con el correo electrónico para mantener y acceder a estos datos. Uno de los usos más populares del sistema de gestión de correo electrónico es el archivo de correo electrónico. Estas soluciones, en su nivel más fundamental, copian o eliminan mensajes del programa de mensajería y los almacenan en otro lugar. Algunas de estas soluciones sustituyen los archivos adjuntos con un resguardo o un enlace dentro del mensaje en lugar de archivar el mensaje en sí. Un sistema de gestión de correo electrónico es un componente de una solución completa.
Se pueden clasificar, organizar y responder grandes cantidades de correos electrónicos de clientes entrantes con el uso de sistemas de administración de correo electrónico. Sin embargo, un sistema de gestión de correo electrónico no es solo para asistencia; se puede usar para cualquier circunstancia que involucre una gran cantidad de correos electrónicos entrantes, como comentarios de campañas o la mesa de servicio interna de corporaciones globales.
Mejor sistema de gestión de correo electrónico
Todos somos conscientes de que a medida que su negocio se expande, los correos electrónicos pueden desbordar su bandeja de entrada y provocar una ola de problemas. Su personal envía muchas respuestas a un correo electrónico, los correos electrónicos importantes se pasan por alto y las conversaciones no tienen sentido. Y no se hace ningún trabajo real en medio de este caos. Puede administrar fácilmente sus correos electrónicos internos y de clientes haciendo la inversión correcta en la herramienta. Puede utilizar más canales además del correo electrónico para comunicarse con clientes, empresas y partes interesadas importantes, y para mejorar la cooperación interna.
Por lo tanto, si le resulta difícil mantenerse al día con sus correos electrónicos, este blog es para usted. Verás qué es un sistema de gestión de correo electrónico y hablarás sobre algunos aspectos esenciales. El mejor sistema de gestión de correo electrónico será nuestro enfoque principal mientras los examinamos.
Los 8 mejores sistemas de gestión de correo electrónico
El mejor sistema de administración de correo electrónico será nuestro enfoque principal mientras examinamos estas diferentes opciones.
#1. ayuda scout
El sistema de gestión de correo electrónico más efectivo para pequeñas y medianas empresas. Un sistema de gestión de correo electrónico está diseñado especialmente para ayudar a los equipos a gestionar eficazmente su correspondencia por correo electrónico. Puede usar capacidades de colaboración avanzadas como notas privadas para mantener a todos actualizados y detección de colisiones para deshacerse del trabajo redundante con Help Scout.
Finalmente, tener acceso a los perfiles de los consumidores lo mantiene informado. Para facilitar las interacciones y reducir las molestias tanto para el remitente como para su personal, puede ver chats anteriores y otra información básica. La mejor parte es que el sistema de administración de correo electrónico es solo una de las muchas herramientas a las que tiene acceso cuando se registra en Help Scout.
Precio: A partir de $20 por usuario/mes.
#2. sanébox
Sanebox es un software de administración de correo electrónico que es mejor para administrar correos electrónicos que son mejores para uso personal.
Existen métodos para ayudar a administrar las bandejas de entrada personales, aunque una gran cantidad de software de administración de correo electrónico se concentra en requisitos comerciales. SaneBox es uno de los mejores que hemos encontrado. Cuando los correos electrónicos llegan a su bandeja de entrada, su sofisticada IA los ordena automáticamente, la cual ha aprendido sus hábitos únicos de correo electrónico.
Precio: desde $ 7 / mes.
#3. Enviar azul
El sistema de gestión de correo electrónico más eficaz para la comunicación de uno a muchos. Hay ocasiones en las que necesita dirigirse a un gran grupo de personas a la vez, tal vez para anunciar un nuevo servicio o proporcionar una actualización sobre su negocio o producto. Necesitarás un programa especializado porque solo puedes hacer copia oculta de tantas personas desde tu cuenta de Gmail, aproximadamente 500, en caso de que tengas curiosidad.
Sendinblue es uno de los más grandes. Su solución le permite crear correos electrónicos sorprendentes utilizando su editor simple y también viene con una excelente automatización para garantizar que los mensajes se envíen en el momento preciso que elija. Además, puede realizar pruebas A/B y monitorear análisis para sus correos electrónicos, como tasa de apertura, tasa de clics e incluso un mapa de calor.
Precio: Se ofrece un plan gratuito. Los planes con tarifas mensuales comienzan en $25.
#4. Frente
El mejor programa de gestión de correo electrónico para combinar la gestión de correo electrónico individual y en equipo.
La gestión de una dirección de correo electrónico de grupo, como [email protected], se realiza con frecuencia utilizando un software de gestión de correo electrónico. Sin embargo, Front, sin embargo, puede ser una excelente opción si su equipo quiere interactuar con su audiencia utilizando direcciones de correo electrónico personales y compartidas.
Los comentarios internos son uno de los elementos colaborativos que ofrece Front. Sus planes más caros también incluyen características más sofisticadas como análisis y automatización.
Precio: Las tarifas mensuales comienzan en $19 por persona.
#5. hiver
El mejor sistema de gestión de correo electrónico de Gmail
Hiver es algo único en comparación con las otras herramientas de esta lista, que en su mayoría son productos independientes. En esencia, sirve como una adición a su cuenta actual de Gmail. A diferencia de una cuenta de Gmail convencional, puede tomar notas y asignar correos electrónicos a destinatarios particulares.
Los servicios de análisis y automatización de tareas también están disponibles, pero debe tenerse en cuenta que muchas de las funciones más sofisticadas solo están disponibles en sus suscripciones más caras.
Precio: $12 por usuario, por mes.
# 6. Moosend
Programa gratuito de gestión de correo electrónico.
Otra herramienta diseñada para la comunicación de uno a muchos es Moosend. Incluyen herramientas como un editor sin código que simplifica la creación de hermosas plantillas de correo electrónico. Además, puede realizar pruebas A/B, segmentar espectadores y monitorear ciertos KPI.
La mejor parte es que puedes hacer todo lo anterior con su plan gratuito. Hay varias restricciones, como que solo una persona puede acceder a la cuenta. Pero para nada, hay mucho valor. También tienen planes de suscripción desde $ 9 por mes para personas que desean acceder a mayores capacidades.
precio: A partir de $ 9 por mes.
# 7. Zendesk
La gestión del correo electrónico del cliente es posible con Zendesk, una herramienta de atención al cliente. Su equipo puede responder a los correos electrónicos de los clientes más rápidamente utilizando las macros de Zendesk o las respuestas predeterminadas. Al utilizar funciones como capacidades de administración de tickets, herramientas de colaboración e información del cliente, también puede optimizar los correos electrónicos de los clientes de manera más efectiva. Zendesk es perfecto para organizaciones en crecimiento porque también le permite centralizar la comunicación entre canales. Sin embargo, las pequeñas empresas que solo brindan atención al cliente por correo electrónico pueden considerar que la tecnología es demasiado robusta y compleja.
#8. pájaro cartero
Un sistema de gestión de correo electrónico de servicio al cliente con un diseño personalizable se llama Mailbird. Puede personalizar su cuenta con un montón de temas de color gratuitos y convertirla en una obra de arte. También se proporciona la capacidad de cambiar al modo oscuro. Una función de lectura rápida incorporada en Mailbird lo ayuda a mejorar su productividad al mostrar palabras rápidamente para que pueda comprender frases y oraciones más rápidamente. Con la ayuda de la herramienta de búsqueda de LinkedIn de Mailbird, también puede encontrar a su remitente en LinkedIn e iniciar contacto con ellos directamente desde su bandeja de entrada con solo un clic.
¿Por qué necesito la gestión de correo electrónico?
Necesita un sistema de administración de correo electrónico porque utiliza herramientas para administrar la gran cantidad de correos electrónicos de una organización. También facilita el seguimiento de documentos y mensajes importantes.
¿Cómo administro el correo electrónico de mi empresa?
- Use una bandeja de entrada compartida para manejar los correos electrónicos de un grupo.
- Los correos electrónicos deben enviarse en determinados momentos.
- Establezca reglas sobre cómo escribir correos electrónicos cortos.
- Anote las tareas, las expectativas y las fechas de vencimiento.
- No utilice "responder a todos" si no es necesario.
- Cancela la suscripción tan pronto como puedas.
- Use carpetas, etiquetas y etiquetas.
- Guardar plantillas para mensajes y correos electrónicos
- Reglas y automatizaciones
- Aplicaciones y complementos para correo electrónico
Sistema de gestión de correo electrónico Outlook
El sistema de administración de correo electrónico Outlook es una herramienta que lo ayuda a administrar su correo electrónico, calendario, contactos y tareas. Como resultado, sirve como base tanto para la gestión del tiempo como para las comunicaciones. Los usuarios monitorean correos electrónicos, coordinan calendarios y manejan la información de interacción entre los dos sistemas con facilidad utilizando el sistema de administración de correo electrónico Outlook. El sistema de gestión de correo electrónico Outlook es un programa de calendario y correo electrónico muy apreciado que se conecta a algunas de las mejores aplicaciones de gestión de relaciones con los clientes (CRM).
Estrategias de gestión de correo electrónico
Administrar correos electrónicos puede ser una tarea difícil. Numerosos programas, aplicaciones y juegos afirman poder ayudar a su equipo a administrar el correo electrónico.
Las mejores estrategias del sistema de administración de correo electrónico incluyen tratar el correo electrónico como un trabajo legítimo, conocer la diferencia entre revisar y procesar el correo electrónico y usar un sistema de administración de flujo de trabajo para configurar el correo electrónico y otras formas de comunicación empresarial. Los equipos a los que se les ha enseñado a abordar el correo electrónico metódicamente se vuelven más productivos.
El método más exitoso de comunicación corporativa es el correo electrónico y, al usar estas estrategias efectivas de administración de correo electrónico, es posible que empiece a gustarle usarlo.
17 estrategias de gestión de correo electrónico
Siga estos sencillos consejos de administración de correo electrónico para comenzar con estrategias efectivas de administración de correo electrónico.
#1. Considere el correo electrónico como un trabajo real
No debe incluir el correo electrónico en su horario en torno a su trabajo real. El correo electrónico requiere tiempo real y comprometido y esfuerzo real. Todos en su equipo tendrán más tiempo para concentrarse en
completar sus objetivos más críticos cuando maneja el correo electrónico de la manera adecuada.
#2.Reconozca la diferencia entre revisar y procesar correos electrónicos
Trabajar al azar y sin un sistema de administración de correo electrónico establecido puede hacer que los miembros del equipo pierdan mensajes importantes o respondan demasiado rápido. Un sistema inteligente asignará un tiempo distinto para revisar los correos electrónicos en lugar de procesarlos.
#3. Revisa tu bandeja de entrada solo cuando sea realmente necesario
Pida a los miembros de su equipo que consideren con qué frecuencia realmente necesitan revisar sus bandejas de entrada cada día para buscar mensajes que requieran una acción rápida (o enviar sus propias sugerencias). Dependiendo de sus profesiones, la respuesta variará, pero probablemente sea menos frecuente de lo que ahora revisan el correo electrónico.
#4. Evite la multitarea mientras lee correos electrónicos
Revisa los correos electrónicos entre tareas, no en medio de ellas.
Es una pérdida significativa de nuestro "impulso de poder mental" (la concentración más profunda requerida para dedicarnos por completo a nuestro trabajo) interrumpir tareas cruciales para revisar el correo electrónico más reciente. Revise sus correos electrónicos si tiene diez minutos libres entre reuniones. Sin embargo, evite mirar sus correos electrónicos mientras está en la reunión.
#5. Examinar el correo electrónico en un dispositivo móvil
Revisar correos electrónicos únicamente en un dispositivo portátil es un enfoque efectivo de administración de correo electrónico. Es menos tentador desviarse porque usar un dispositivo portátil pequeño para navegar entre buzones y carpetas es difícil, y el tamaño del dispositivo lo hace realmente adecuado para su revisión.
#6. Calcule el tiempo necesario para responder a los mensajes "reales"
Los miembros de su personal podrían pensar que sería absurdo programar tiempo solo para el correo electrónico. Sin embargo, si el correo electrónico requiere trabajo real y en tiempo real, debe considerar cuándo llegará ese momento. Aquí hay una técnica útil de administración de correo electrónico: adivine la cantidad de mensajes "genuinos" que recibe diariamente
#7. Cuando esté fuera, envíe un mensaje de fuera de la oficina
¡Los correos electrónicos siguen fluyendo incluso cuando no tiene tiempo para revisar su bandeja de entrada! Por lo tanto, debe prepararse para eso. Cuando vaya a ausentarse por más de un día, debe publicar un mensaje de fuera de la oficina en su correo electrónico para que las personas sepan cuándo pueden esperar una respuesta suya.
#8. Procesar correo electrónico donde puede concentrarse en el número ocho
Anime a su personal a manejar el procesamiento de correo electrónico en un entorno que permita la concentración y la atención plena. El objetivo es terminar las comunicaciones, y si son constantemente interrumpidas y desviadas, no podrán hacerlo. Si tienen una puerta de oficina, deben cerrarla. Si eso es insuficiente, se debe agregar un aviso. Aquí puede descargar carteles divertidos y gratuitos de "No molestar".
#9. Procesar correos electrónicos mientras trabaja sin conexión
No hay nada más molesto que intentar vaciar una bandeja de entrada mientras siguen llegando nuevos mensajes. ¡Es como intentar cavar un hoyo mientras alguien frente a ti está tirando tierra dentro! En su lugar, deben detener los mensajes entrantes trabajando en modo fuera de línea durante el período que reservan para procesar el correo electrónico.
#10. Ordenar correos electrónicos usando asuntos
¿Cuál es la técnica más efectiva para procesar el correo electrónico lo más rápido posible? la clasificación es esencial. Se pueden eliminar numerosos correos electrónicos con unos pocos clics. Si aún no lo ha hecho, comience ordenando por tema antes de usar "organizar por discusión".
#11. Reordenar correos electrónicos por remitente
Reordene su correo electrónico esta vez por "De", si es necesario. Puede archivar o eliminar rápidamente anuncios, descuentos, boletines y cualquier otra cosa que no sea "correo genuino" de esta manera.
#12. Invierta el orden de los datos antiguos y nuevos
Aconsejo comenzar con los primeros correos electrónicos y trabajar hacia abajo.
Incluso si está ansioso por leer sus correos electrónicos más recientes, es posible que tenga algo crítico más temprano en el día (o en la semana) que requiera su atención, y han estado esperando su respuesta durante mucho tiempo. En cualquier caso, no tendrá que esperar mucho para ver los correos electrónicos más recientes porque probablemente haya reducido a la mitad la cantidad de correos electrónicos en su bandeja de entrada.
#13. Manténgase alejado de la trampa de "desnatar y saltar"
Es posible que sienta la tentación de posponer la respuesta de inmediato si recibe un correo electrónico intimidante.
Sin embargo, debe abstenerse de utilizar la estrategia de "desnatar y omitir" al procesar correos electrónicos. ¿De qué sirve bloquear deliberadamente el tiempo para procesar los correos electrónicos si lo va a posponer para más tarde?
#14. Agregar elementos de la lista de tareas a su lista de tareas pendientes
Algunas tareas tendré que posponerlas para más tarde, ya sea porque necesito más detalles, me llevarán varios minutos u horas, o necesitaré la ayuda de otra persona. Todo lo que deba hacerse en esta situación se agrega a mi lista de tareas pendientes para que pueda hacerlo cuando tenga la información, el tiempo y los recursos necesarios.
#15. Logre la bandeja de entrada cero un par de veces cada semana
Es posible que se pierda asignaciones clave, comentarios o invitaciones que lo ayudarán a lograr sus logros más importantes si no limpia su bandeja de entrada de manera constante y metódica.
#dieciséis. Mantenga el correo electrónico fuera del horario laboral al mínimo para reducir el agotamiento
Muchas personas envían y reciben correos electrónicos comerciales las 24 horas del día. Sin embargo, esto supone un grave riesgo para la productividad: es mucho más probable que los empleados se desconecten del trabajo y, finalmente, se quemen cuando no existe una separación clara entre su vida personal y profesional. Mantenerse fuera de horario para reducir el agotamiento es una de las estrategias que debe adoptar en su sistema de gestión de correo electrónico.
#17. Utilice un sistema de gestión de flujo de trabajo
Usar un sistema de gestión de flujo de trabajo para administrar el correo electrónico es una de las estrategias que debe adoptar. Un completo sistema de gestión del flujo de trabajo incluye el manejo del correo electrónico. Los miembros del equipo pueden guardar, organizar, priorizar, controlar y llevar a cabo todos sus compromisos, comunicaciones e información con la ayuda de un sistema de gestión de flujo de trabajo.
Software de clasificación de correo electrónico
Cuando hablamos de software de clasificación de correo electrónico, nos referimos al proceso utilizado por los servicios postales para elegir la ruta de entrega del correo. El software de clasificación de correo electrónico, que alguna vez se hizo a mano, ahora está automatizado en su mayoría con el uso de equipos especializados. El Transorma, que se puso en uso originalmente en Rotterdam en 1930, fue el primer dispositivo de clasificación de correo electrónico que se usó ampliamente.
Las empresas y otros remitentes ahora utilizan software de clasificación de correo electrónico para clasificar previamente los correos electrónicos antes de la entrega a fin de ahorrar dinero en gastos de envío. Los descuentos de clasificación previa, por ejemplo, pueden reducir el precio del correo de primera clase en los Estados Unidos de $0.42 a tan solo $0.324[1]. Para administrar el correo entrante Muchas empresas también emplean software de clasificación de correo electrónico para el correo entrante, incluidos cheques, pedidos y comunicaciones. La carga está bajo el control de un software de clasificación de correo electrónico o un controlador de correo electrónico.
El trabajo del software de clasificación de correo electrónico es agrupar de manera inteligente sus correos electrónicos en diferentes categorías según la importancia, el tema, el remitente o la edad. Al leer solo los correos electrónicos que son realmente importantes para leer a primera hora de la mañana, puede liberar tiempo para otras cosas que deben hacerse.
Puede ordenar su lista de correo electrónico utilizando el software de clasificación de correo electrónico de acuerdo con el intercambiador MX. No podemos comprender el proveedor de correo electrónico de muchos correos electrónicos corporativos porque tienen dominios únicos. Puede obtener rápidamente una lista ordenada de todos sus correos electrónicos de Yahoo, Gmail, Hotmail, Outlook y Office 365 utilizando el software de clasificación de correo electrónico.
¿Cómo administro muchos correos electrónicos?
- Mantenga solo los correos electrónicos en su bandeja de entrada que deben ser tratados de inmediato.
- Cree una "Carpeta de espera" para los correos electrónicos que necesitan acción.
- Haga de las etiquetas o subcarpetas su nuevo mejor amigo.
- Establece reglas o filtros para tu bandeja de entrada.
- Use su calendario para realizar un seguimiento de los correos electrónicos que deben responderse nuevamente.
- No permita que el correo no deseado permanezca en su bandeja de entrada durante mucho tiempo.
- Haz plantillas para las respuestas que usas con más frecuencia.
- Reserve tiempo para revisar el correo electrónico y hágalo en esos momentos.
- Dejar de recibir alertas por correo electrónico
- Realice tareas de correo electrónico sin sentido cuando tenga tiempo libre.
Conclusión
Proponer estrategias e instalar un sistema de administración de correo electrónico ayudará a todas las empresas a clasificar y administrar sus correos electrónicos con una mejor perspectiva.
Preguntas frecuentes sobre el sistema de gestión de correo electrónico
¿La gestión del correo electrónico es una habilidad?
Sí, lo es. De hecho, administrar la bandeja de entrada de uno generalmente se considera una "habilidad difícil" que se puede enseñar. La gestión del correo electrónico es un subconjunto de la gestión del tiempo, las habilidades organizativas y las habilidades de comunicación, todas las cuales son cruciales para un lugar de trabajo productivo.
¿Cuál es su enfoque para administrar un gran volumen de correos electrónicos entrantes?
- Ocúpese de los correos electrónicos entrantes lo más rápido posible.
- Organice los correos electrónicos de inmediato en lugar de revisarlos y luego dejarlos en su bandeja de entrada.
- Deshazte de los correos electrónicos no deseados.
- Puede mantener su bandeja de entrada principal organizada archivando los mensajes que no necesitan una respuesta en las carpetas de proyectos o asuntos correspondientes.
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Referencia
