La gestión eficiente de los contratos determina el éxito o el fracaso de importantes acuerdos comerciales, así como su impacto en la salud financiera de una empresa. También representa la fuerza del profesionalismo y la productividad de una empresa. Por lo tanto, gestión de contratos es una piedra angular indispensable para el éxito de toda organización. No es de extrañar por qué los temas relacionados con la gestión de contratos suelen recibir atención. Con el creciente reconocimiento y la importancia de la gestión de contratos, las organizaciones buscan activamente soluciones ideales para mejorar la eficiencia y optimizar sus flujos de trabajo. Afortunadamente, varias aplicaciones de software (gratuitas y premium) agilizan efectivamente el proceso completo de gestión de contratos. Este artículo proporciona una descripción general de este software porque son herramientas que están transformando la forma en que las empresas administran sus acuerdos contractuales, impulsando pproductividady garantizar el cumplimiento dentro de las empresas.
¿Qué es el software de gestión de contratos?
Programas de software de gestión de contratos desarrollados específicamente para mejorar la eficiencia y la automatización en la creación, ejecución, seguimiento y gestión de contratos de principio a fin. Las empresas y organizaciones utilizan esta solución de software para mejorar la precisión, la eficiencia y el cumplimiento de sus operaciones relacionadas con contratos.
¿Cómo gestiono mis contratos?
Hay seis estrategias recomendadas para mejorar la eficacia de la gestión de contratos. Estas estrategias incluyen realizar una verificación exhaustiva de los antecedentes de la otra parte involucrada, identificar un punto de contacto designado para ambas partes, establecer un ciclo de vida del contrato bien definido, llegar a un acuerdo sobre los procesos de revisión, delinear las posibles consecuencias de las demoras y mantener documentación de todo el proceso.
El mejor software de gestión de contratos
A continuación se muestra una lista de los 10 mejores software de gestión de contratos que pueden optimizar sus actividades de contrato. Si bien estos son algunos de los mejores, tenga en cuenta que cada una de estas soluciones de software de gestión de contratos aporta fortalezas y características únicas. Por lo tanto, la evaluación de las necesidades específicas de su organización será útil al elegir el software adecuado para sus requisitos de gestión de contratos.
#1. Contrato de trabajo
ContractWorks es uno de los mejores software que agiliza las actividades de contrato. Es un software de administración de contratos intuitivo y fácil de usar que es conocido por su simplicidad y características sólidas. La interfaz fácil de usar y la perfecta integración con otras herramientas comerciales lo convierten en una opción ideal para las empresas que buscan una solución de administración de contratos simple pero poderosa. También atiende a empresas de todos los tamaños e industrias. De hecho, ContractWorks es una excelente opción para nuevas empresas, pequeñas empresas y organizaciones más grandes por igual.
Las características clave incluyen:
- Seguimiento de documentos: Administre y rastree fácilmente los documentos del contrato desde la creación hasta la ejecución, asegurando una visibilidad completa del ciclo de vida del contrato.
- Alertas y recordatorios: Configure alertas y recordatorios automáticos para los hitos clave del contrato, como las fechas de renovación o los plazos de finalización, ayudándole a estar al tanto de los eventos críticos.
- Plantillas personalizables: Crea plantillas de contrato estandarizadas que se pueden personalizar fácilmente. Ahorra tiempo y garantiza la coherencia en todos sus contratos.
- Permisos de usuario: Controla el acceso y los permisos para diferentes usuarios. Generalmente, esto es para garantizar que solo el personal autorizado pueda ver, editar o firmar contratos específicos.
#2. Perspectiva del contrato de CobbleStone
CobbleStone Contract Insight es un software completo de gestión de contratos diseñado para empresas que buscan una plataforma robusta con funciones avanzadas. Su flexibilidad y escalabilidad lo hacen adecuado para empresas y organizaciones con requisitos complejos de gestión de contratos. Ofrece una amplia gama de capacidades para satisfacer diversas necesidades de gestión de contratos, incluidas las siguientes:
- Flujos de trabajo automatizados: Optimice los procesos de contratos con flujos de trabajo automatizados, reduciendo las tareas manuales y mejorando la eficiencia general.
- Informes y análisis: Puede acceder a datos de contratos en tiempo real y también generar informes personalizables. Esto permite la toma de decisiones basada en datos y también un mejor análisis del rendimiento del contrato.
- Seguimiento de cumplimiento: Supervisa el cumplimiento del contrato, así como los requisitos reglamentarios. Esto asegura el cumplimiento de las obligaciones contractuales y la mitigación de riesgos.
- Administración de proveedores: Además de la gestión de contratos, CobbleStone también incluye funciones para gestionar proveedores y sus contratos asociados.
#3. agiloft
Agiloft es un software de gestión de contratos altamente configurable que se puede adaptar para adaptarse a diversas industrias y procesos comerciales. Su adaptabilidad y funciones avanzadas lo convierten en una opción convincente para las empresas que buscan personalizar su software de gestión de contratos de acuerdo con sus necesidades específicas. Sus características clave incluyen:
- Gestión del ciclo de vida del contrato: Desde la creación del contrato hasta el vencimiento, Agiloft proporciona una solución completa de gestión del ciclo de vida del contrato con flujos de trabajo personalizables.
- Capacidades impulsadas por IA: Aproveche la inteligencia artificial para automatizar las aprobaciones de contratos, identificar riesgos y optimizar la generación de contratos.
- Analítica avanzada de contratos: puede obtener información valiosa de los datos de su contrato mediante análisis avanzados. Permite la gestión proactiva de riesgos y la optimización del desempeño del contrato.
- Integraciones perfectas: Agiloft se integra con aplicaciones comerciales populares, como Salesforce y Microsoft Office, para facilitar el intercambio de datos sin interrupciones y mejorar la productividad.
#4. Icertis
Icertis es una plataforma de gestión de contratos basada en la nube conocida por sus capacidades de nivel empresarial y su enfoque en la gestión global de contratos. Su escalabilidad y enfoque en grandes empresas lo convierten en una excelente opción para empresas multinacionales con necesidades complejas de gestión de contratos. Las características clave incluyen:
- Análisis de contratos: Icertis aprovecha el análisis de contratos impulsado por IA para identificar posibles riesgos, oportunidades y brechas de cumplimiento. También permite a las empresas tomar decisiones informadas.
- Gestión de riesgos: Manténgase a la vanguardia de los riesgos contractuales con la evaluación y el monitoreo de riesgos en tiempo real, lo que ayuda a las organizaciones a mitigar posibles responsabilidades.
- Repositorio de Contratos: Mantenga un depósito centralizado de contratos, lo que facilita el acceso y la gestión de todos los acuerdos contractuales desde una única ubicación.
- Soporte multilingüe Icertis admite la gestión de contratos en varios idiomas, lo que lo hace adecuado para organizaciones internacionales con operaciones de contratos globales.
#5. Concordia
Concord es una solución de software de gestión de contratos fácil de usar y colaborativa adecuada para empresas de todos los tamaños. Simplifica el proceso de contratación con características como:
- Integración de firma electrónica: Optimice el proceso de firma de contratos con la funcionalidad de firma electrónica incorporada, eliminando la necesidad de firmas físicas y reduciendo los tiempos de respuesta.
- Versiones de documentos: Realice un seguimiento de las revisiones y los cambios del contrato con la versión automática de documentos, lo que garantiza que siempre se pueda acceder a la última iteración del contrato.
- Herramientas de colaboración: Facilite la colaboración fluida entre los miembros del equipo y las partes interesadas externas durante el proceso de negociación y aprobación del contrato.
- Estado del contrato en tiempo real: Supervise el estado de los contratos en tiempo real, lo que permite actuar y tomar decisiones con prontitud.
#6. PandaDoc
PandaDoc es una plataforma de gestión de contratos versátil que va más allá de la gestión de contratos al ofrecer funciones de automatización de documentos y firma electrónica. Simplifica todo el proceso del contrato, desde la creación hasta la ejecución. Las siguientes son algunas características clave de PandaDoc:
- Automatización de documentos: PandaDoc permite a los usuarios crear y personalizar plantillas para contratos y otros documentos comerciales. Esto agiliza el proceso de creación de documentos, haciéndolo más rápido y eficiente.
- Integración de firma electrónica: Con la funcionalidad de firma electrónica integrada de PandaDoc, los contratos se pueden firmar electrónicamente, lo que reduce la necesidad de papeleo físico y acelera el proceso de firma.
- Seguimiento en tiempo real: El software permite a los usuarios realizar un seguimiento del estado del contrato en tiempo real, proporcionando visibilidad sobre el progreso de las negociaciones y aprobaciones.
#7. PrimaveraCM
SpringCM ofrece gestión de contratos como parte de una plataforma más amplia de gestión de documentos y automatización de flujos de trabajo. Proporciona un repositorio centralizado para todo tipo de documentos, incluidos los contratos, y agiliza el ciclo de vida del contrato. Las siguientes son algunas características interesantes que hacen que SpringCM sea único:
- Gestión de documentos: SpringCM actúa como un repositorio seguro para todos los documentos de su empresa, ofreciendo funciones de control de versiones, permisos de acceso y colaboración de documentos.
- Automatización del flujo de trabajo: La plataforma automatiza los flujos de trabajo de los contratos, lo que garantiza que los documentos se muevan sin problemas a través de varias etapas del ciclo de vida del contrato.
- Búsqueda avanzada e informes: Las sólidas capacidades de búsqueda e informes de SpringCM permiten a los usuarios encontrar y recuperar rápidamente datos de contratos específicos, lo que garantiza un fácil acceso a la información crítica.
#8. Portero
Gatekeeper no es solo un software de gestión de contratos, sino que también ofrece capacidades de gestión de proveedores. Está diseñado para proporcionar control centralizado y visibilidad sobre contratos, proveedores y procesos de adquisición. Esto es lo que distingue a Gatekeeper:
- Administración de proveedores: Además de la gestión de contratos, Gatekeeper permite a las empresas gestionar a sus proveedores, realizar un seguimiento del rendimiento y garantizar el cumplimiento.
- Autorización y aprobación de contratos: La plataforma simplifica los procesos de creación y aprobación de contratos a través de plantillas personalizables y flujos de trabajo de aprobación automatizados.
- Seguimiento de fecha clave: Gatekeeper lo ayuda a estar al tanto de los hitos importantes del contrato y las fechas de renovación, lo que evita el incumplimiento de los plazos y posibles sanciones.
#9. Documentos
DocuSign es conocido principalmente por sus capacidades de firma electrónica, pero también proporciona funciones básicas de gestión de contratos. Es una opción ideal para las empresas que buscan una solución sencilla para acelerar el proceso de firma. Estas son algunas características clave de DocuSign:
- Firma electrónica: DocuSign es una plataforma líder de firma electrónica que ofrece una forma segura y legalmente vinculante de firmar contratos y otros documentos electrónicamente.
- Plantillas de contrato: El software permite a los usuarios crear y administrar plantillas de contratos reutilizables, lo que facilita la generación de nuevos contratos rápidamente.
- Automatización del flujo de trabajo: DocuSign ofrece automatización básica del flujo de trabajo para el enrutamiento y la aprobación de contratos, lo que agiliza el proceso de firma.
#10. Apto CLM
Apttus CLM es una solución de gestión de contratos de nivel empresarial que proporciona capacidades avanzadas para gestionar contratos complejos. Ofrece un sólido sistema de gestión del ciclo de vida de los contratos diseñado para gestionar carteras de contratos a gran escala. Las siguientes son las características que hacen que Apttus CLM se destaque:
- Autoría avanzada de contratos: La plataforma admite la creación de contratos complejos con múltiples partes interesadas y proporciona control de versiones para administrar los cambios de contrato de manera efectiva.
- Información impulsada por IA: Apttus CLM aprovecha la inteligencia artificial para analizar datos de contratos, identificar riesgos y optimizar el rendimiento de los contratos.
- Gestión de Cumplimiento: El software ayuda a controlar el cumplimiento de los contratos y los requisitos reglamentarios, lo que garantiza el cumplimiento de las políticas internas y las reglamentaciones externas.
Software gratuito de gestión de contratos
Los siguientes son algunos de los software gratuitos de gestión de contratos disponibles:
#1. Sabueso de contrato
Contract Hound es un software de administración de contratos fácil de usar que ofrece un plan gratuito para pequeñas empresas. Se centra en simplificar el seguimiento y la gestión de contratos. Las siguientes son algunas de las características clave de la versión gratuita del software de gestión de contratos de Contract Hound:
- Repositorio centralizado de contratos: El software proporciona un repositorio centralizado donde puede almacenar y organizar contratos, lo que facilita el acceso y la gestión de documentos.
- Recordatorios automatizados: Contract Hound envía recordatorios automáticos por correo electrónico para las fechas críticas del contrato, lo que lo ayuda a mantenerse proactivo con las renovaciones y los plazos de cumplimiento.
- Almacenamiento seguro de documentos: Los contratos y los documentos asociados se almacenan de forma segura en la nube, lo que garantiza la seguridad y la accesibilidad de los datos desde cualquier lugar.
- Contratos ilimitados: La versión gratuita le permite administrar una cantidad ilimitada de contratos, lo que la hace adecuada para pequeñas empresas con volúmenes de contratos en crecimiento.
#2. Bitrix24
Bitrix24 es una plataforma integral de gestión empresarial que incluye una versión gratuita con capacidades de gestión de contratos. Ofrece una interfaz fácil de usar y sólidas funciones de colaboración. Lo siguiente es lo que hace que el software gratuito de gestión de contratos de Bitrix24 sea único:
- Plantillas y creación de contratos: Bitrix24 le permite crear y administrar plantillas de contratos, lo que facilita la generación de nuevos contratos de manera rápida y eficiente.
- Flujos de trabajo de colaboración y aprobación: La plataforma admite la colaboración entre los miembros del equipo durante el proceso de creación y aprobación de contratos, lo que agiliza la gestión de contratos.
- Seguimiento de tareas y plazos: Bitrix24 lo ayuda a realizar un seguimiento de las tareas y los plazos relacionados con los contratos, lo que garantiza que se mantenga al tanto de las fechas y entregas críticas.
- Almacenamiento de documento: La versión gratuita proporciona un sistema de almacenamiento de documentos basado en la nube, donde puede almacenar contratos y otros documentos relacionados de forma segura.
- Herramientas de comunicación: Bitrix24 incluye varias herramientas de comunicación, como mensajería instantánea y flujos de actividades, lo que permite discusiones fluidas entre las partes interesadas del contrato.
#3. Contrato seguro
ContractSafe ofrece un plan Free Forever, que permite a las empresas administrar hasta 50 contratos sin costo alguno. Es una solución fácil de usar con un enfoque en la simplicidad. Las siguientes son las principales características del plan Free Forever de ContractSafe:
- OCR (reconocimiento óptico de caracteres) impulsado por IA: El software utiliza OCR impulsado por IA para escanear y extraer datos importantes de los contratos, lo que facilita la búsqueda rápida de información clave.
- Organización inteligente de documentos: ContractSafe organiza automáticamente los contratos en función de puntos de datos clave, lo que simplifica el proceso de búsqueda y recuperación.
- Alertas personalizables: puede configurar alertas para fechas y plazos de contratos críticos para garantizar una acción oportuna.
- Permisos de usuario: ContractSafe le permite controlar el acceso y los permisos de los usuarios, garantizando la seguridad de los datos.
#4. docxpresso
Docxpresso es un sistema de software de gestión de contratos que es gratuito y de código abierto. Brinda a los usuarios la capacidad de firmar contratos convenientemente y administrar informes de manera eficiente. Docxpresso es una solución versátil que se adapta a empresas de varios tamaños y etapas, incluidas empresas nuevas, pequeñas y medianas empresas, empresas en crecimiento y grandes corporaciones. Esta aplicación permite a los usuarios interactuar con sus clientes a través de plataformas en línea mediante la generación de documentos dinámicos. El software también permite a los usuarios construir encuestas y recopilar datos de los encuestados.
#5. Conexión Onesoft
La aplicación de software, Onesoft Connect, es una plataforma que permite una perfecta conectividad e integración entre varios sistemas y dispositivos. Lo hace de forma gratuita, en un par de minutos también. Los usuarios pueden organizar y gestionar de forma eficaz diversas entidades, como clientes, personas, relaciones, activos, riesgos, proyectos y descripciones de puestos. La aplicación puede difundir información y emitir recordatorios. Esta herramienta flexible ofrece una solución totalmente personalizada para los problemas de su negocio. El sistema puede generar informes y resúmenes. Una de las cosas sorprendentes de esto es que los usuarios pueden consolidar toda la información relacionada con el contrato en una sola plataforma.
Software de gestión de contratos gubernamentales
El software de gestión de contratos gubernamentales es un tipo de software que se ha desarrollado específicamente para ayudar a las agencias gubernamentales a gestionar de forma eficaz sus contratos durante todo su ciclo de vida. Los contratos pueden abarcar acuerdos sobre la adquisición de bienes y servicios, proyectos de construcción, becas de investigación y varios otros asuntos. El software facilita la optimización de los procesos de gestión de contratos, abarcando todo el ciclo de vida desde el inicio y la negociación hasta la implementación y conclusión. Se ha demostrado que la implementación del software de gestión de contratos del gobierno mejora la eficiencia y la transparencia del proceso de gestión de contratos, lo que da como resultado mejores resultados de los contratos y una carga administrativa reducida. Sin embargo, es importante tener en cuenta que varios proveedores de software de gestión de contratos gubernamentales pueden ofrecer diferentes funciones, opciones de escalabilidad y modelos de precios. Las agencias gubernamentales tienen en cuenta varios factores al elegir una solución, incluido el tamaño de su organización, la complejidad de su cartera de contratos y los requisitos de cumplimiento específicos.
El mejor software de gestión de contratos gubernamentales
Los siguientes son algunos de los mejores software de gestión de contratos gubernamentales:
#1. Gestión de contratos de Deltek Costpoint
La solución de administración de contratos Costpoint de Deltek es una aplicación de software integral diseñada para agilizar y optimizar los procesos de administración de contratos. Esta solución ofrece una variedad de características y funcionalidades que permiten a los contratistas gubernamentales administrar sus contratos de manera efectiva, desde la creación inicial hasta la finalización.
El módulo de gestión de contratos ofrece un conjunto completo de herramientas para gestionar de forma eficaz contratos, subcontratos y órdenes de trabajo a lo largo de todo su ciclo de vida. El software proporciona una variedad de funciones, incluido el seguimiento del cumplimiento de contratos, flujos de trabajo automatizados, presupuestos de contratos, reconocimiento de ingresos y capacidades integrales de generación de informes. Los contratistas gubernamentales utilizan con frecuencia el software Deltek Costpoint para mejorar la eficacia de sus procedimientos de gestión financiera y de contratos.
#2. Perspectiva del contrato de CobbleStone
CobbleStone Contract Insight es una solución integral de software de gestión de contratos diseñada para satisfacer las necesidades de diversas industrias, incluidas las organizaciones gubernamentales y del sector público. El software proporciona una interfaz fácil de usar que incluye funciones como la creación de contratos, flujos de trabajo de aprobación automatizados, control de versiones y gestión de documentos. Además, abarca funciones como el seguimiento del cumplimiento, la integración de firmas electrónicas, alertas y capacidades de generación de informes. Contract Insight es conocido por su excepcional flexibilidad y características altamente personalizables, que permiten una adaptación perfecta a los requisitos únicos de gestión de contratos de diversas organizaciones.
#3. SAPAriba
SAP Ariba es una plataforma basada en la nube para la gestión de adquisiciones y contratos que disfruta de una amplia utilización por parte de organizaciones gubernamentales y empresas. El software proporciona una amplia gama de herramientas para gestionar de forma eficaz todo el proceso de adquisición. Estas herramientas abarcan la creación de contratos, la gestión de proveedores, el abastecimiento y el análisis de gastos. El módulo de administración de contratos permite a los usuarios crear, colaborar y administrar contratos de manera eficiente. Además, ofrece funcionalidades como firmas electrónicas, seguimiento del cumplimiento de contratos e intercambio de datos fluido a través de la integración con otros productos de SAP.
#4. OnBase de Hyland
OnBase es una solución integral de gestión de contratos y gestión de contenido empresarial diseñada para satisfacer las necesidades de diversas industrias, incluido el sector gubernamental. La plataforma ofrece una solución integral para la captura, almacenamiento y gestión de documentos y contratos a lo largo de todo su ciclo de vida. Las funciones de administración de contratos de OnBase abarcan una variedad de funcionalidades, como flujos de trabajo automatizados, control de versiones, capacidades de búsqueda de texto completo, pistas de auditoría y herramientas de generación de informes. Además, se integra a la perfección con varios sistemas, promoviendo un enfoque cohesivo para la gestión de contratos en toda la organización.
#5. Contratos de congas
Conga Contracts es una solución de software desarrollada específicamente para la gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM). Su principal objetivo es optimizar y simplificar las distintas etapas involucradas en la gestión de contratos tanto para las administraciones públicas como para las empresas. El software facilita la creación, negociación, aprobación y gestión eficiente de contratos por parte de los usuarios. El software incorpora varias funcionalidades, incluida la redacción de contratos con cláusulas preaprobadas, flujos de trabajo de aprobación de contratos, seguimiento del cumplimiento y alertas automáticas para hitos críticos. El objetivo principal de Conga Contracts es mejorar la visibilidad de los contratos y mitigar los riesgos relacionados con la gestión de contratos.
¿Qué hace el software de gestión de contratos?
El software de gestión de contratos proporciona eficiencia y automatización en la gestión de contratos en cada etapa de su ciclo de vida. Las empresas y organizaciones utilizan este software para la gestión de contratos con clientes, proveedores, socios y otras partes interesadas. Abarca varias etapas como la creación, negociación, ejecución, seguimiento y análisis de los contratos.
La utilización del software de gestión de contratos agiliza y mejora el ciclo de vida completo del contrato, facilitando la gestión eficiente de las relaciones contractuales para las empresas. Este software ayuda a reducir los riesgos y optimizar los procesos legales y financieros.
¿Cuáles son los 6 procesos de gestión de contratos?
Los siguientes son los 6 procesos de gestión de contratos:
- Iniciación del contrato
- Creación y negociación de contratos
- Ejecución del contrato
- Seguimiento y Cumplimiento de Contratos
- Enmiendas y modificaciones del contrato
- Renovación o terminación del contrato
¿Qué es la gestión de contratos de CRM?
La gestión de contratos de CRM es el proceso de incorporar capacidades de gestión de contratos en un sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM). Un sistema de gestión de la relación con el cliente (CRM) es un tipo de software que facilita la gestión de las interacciones de una organización con clientes actuales y potenciales. Este software está diseñado para optimizar y agilizar varios procesos relacionados con las ventas, el marketing y el servicio al cliente. La integración de las funciones de gestión de contratos en un sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM) permite a las empresas acceder a una plataforma unificada que ofrece una perspectiva holística de las interacciones con los clientes y los datos relacionados con los contratos. La integración facilita una mayor eficiencia, precisión y colaboración entre múltiples departamentos involucrados en el ciclo de vida del contrato.
¿Quién utiliza el software de gestión de contratos?
- Legal
- HR
- Procura
- Finanzas
- Ventas
- Marketing
- Conecta con equipos como el tuyo
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Referencias
