¿Está administrando su equipo e inventario manualmente, con hojas de cálculo que tardan horas en mantenerse? Lo creas o no, todavía hay empresas que hacen exactamente eso. Un sistema de gestión de activos obsoleto puede hacerle perder tiempo y dinero a usted y a su organización. En el acelerado mundo empresarial actual, necesita un buen sistema. Descubra cómo configurar un sistema de gestión de activos mediante el establecimiento de objetivos, el desarrollo de un plan y el empleo de tecnologías actuales.
¿Qué es una Gestión de Activos?
La gestión de activos es la planificación y supervisión de la compra, operación, mantenimiento, renovación y disposición de los activos de la organización. Esta técnica optimiza el potencial de entrega de activos al tiempo que minimiza los costos y los peligros. El mantenimiento adecuado y la correcta implementación de sistemas, personas y procesos garantizan una mejora positiva del capital durante el ciclo de vida de los activos.
¿Qué es un ciclo de vida de activos?
El número de etapas por las que pasa el activo de una organización durante su ciclo de vida de propiedad se denomina ciclo de vida del activo. Es el momento en que una empresa puede utilizar de manera efectiva y eficiente un activo para lograr sus objetivos comerciales. La vida útil de un activo generalmente abarca todas las etapas de la vida de un activo, desde la adquisición hasta el mantenimiento y la eliminación.
Tipos de gestión de activos
La gestión de activos se puede clasificar en términos generales en tres categorías: física, financiera y contractual; sin embargo, la definición puede variar de una organización a otra.
- Gestión de Activos Físicos: La gestión de activos fijos, la gestión de inventarios, la gestión de infraestructuras y la gestión de activos públicos son ejemplos de gestión de activos físicos.
- Gestión de Activos Financieros: La gestión de activos financieros se refiere al proceso de gestionar las adquisiciones, formular una estrategia de inversión, controlar el presupuesto y los costos, y manejar el efectivo, los bonos y las acciones.
- Gestión de Activos Contractuales: El cumplimiento contractual optimiza procedimientos como la gestión de activos de TI, la gestión de activos digitales, el mantenimiento contractual y la gestión de activos intangibles.
¿Qué es un Sistema de Gestión de Activos?
Un sistema de gestión de activos supervisa y gestiona los activos. Consiste en métodos, estrategias y, a veces, software que ayudan a alcanzar las metas y objetivos de gestión de activos.
La gestión de activos permite a las organizaciones maximizar el retorno de la inversión y reducir las pérdidas. Los activos son bienes valiosos de los que se beneficia una corporación u organización. Con la gestión de activos, las partes interesadas pueden controlar todo el rendimiento y el estado de sus activos y asegurarse de que se utilicen de manera eficiente a lo largo de su vida útil.
¿Cuál es el propósito de un sistema de gestión de activos?
Los objetivos de un sistema de gestión de activos difieren según la industria o el tipo de negocio en el que se encuentre la empresa. Independientemente de la industria, estos pueden lograrse a través de una planificación cuidadosa y estratégica. Los siguientes son algunos de los objetivos más comunes que se logran mediante el empleo de un sistema de gestión de activos:
#1. Detectar y eliminar el desperdicio de activos
La gestión de activos reduce las pérdidas al identificar y eliminar rápidamente los activos desperdiciados a lo largo de la cadena de suministro. Los “activos desperdiciados” son elementos que pierden valor y tienen un rendimiento deficiente con el tiempo debido a su corta vida útil. Los equipos informáticos, la maquinaria, los automóviles o cualquier activo crítico para las operaciones comerciales son ejemplos de despilfarro de activos.
#2. Aumentar el uso de activos.
La gestión de activos permite a las empresas determinar el estado o la condición de los activos. Esta información útil les permite tomar decisiones comerciales que aumentan la utilización y asignación de activos, lo que amplía la vida útil de los activos y acelera las operaciones comerciales.
#3. Maximice el retorno de su inversión
Cuando se cumplen los dos objetivos enumerados anteriormente, se maximiza el rendimiento general de la inversión. Las empresas u organizaciones pueden ahorrar dinero en reparaciones de activos y precios de recompra.
Los objetivos adicionales que se pueden lograr con la gestión de activos se incluyen en las siguientes categorías:
- Objetivos Políticos – Por ejemplo, mejorar la reputación de la organización en la comunidad mediante el cumplimiento de las normas y reglamentos.
- Objetivos Sociales – por ejemplo, salvaguardar personas y propiedades
- Objetivos técnicos – como dotar al personal de la tecnología adecuada
- Objetivos ambientales – como reducir el uso de energía
La importancia de la gestión de activos
Considere tener que controlar manualmente su sistema de administración de activos para cada computadora portátil o computadora en su empresa. O incluso cada artículo en su almacén. Los activos caerán entre las brechas. Es por eso que un sistema de sonido es crucial para su empresa.
Un paquete de software de sistema de gestión de activos decente puede ayudarlo a lograr esto de manera más eficiente. Te puede ayudar:
- Permitiéndole rastrear y monitorear cada activo en su empresa en una sola área
- Permitiéndole administrar sus activos desde cualquier ubicación, especialmente si el paquete contiene un componente móvil.
- Evaluar y gestionar los riesgos de los activos para que puedan mitigarse lo antes posible.
- Suministro de información sobre el ciclo de vida de un activo
- Ayudar en la identificación de activos fantasma que se pueden eliminar del sistema
- Organizar planes de mantenimiento para cada activo para evitar interrupciones en el servicio
- Brindándole informes y auditorías precisos y detallados que no demoran horas en crearse.
¿Por qué emplear un sistema de gestión de activos?
El software de gestión de activos está destinado a ayudar a su empresa a reducir sus gastos en la adquisición, el mantenimiento y la operación de activos. Quiere funcionar al máximo rendimiento, lo que significa que debe minimizar los gastos, mantener la calidad de la producción en un nivel aceptable o superior y optimizar los rendimientos.
Su sistema de gestión de activos debería poder realizar un seguimiento de sus activos mediante GPS y RFID. No olvide hacer un seguimiento de los vehículos que su empresa posee y utiliza regularmente, así como del equipo que se encuentra en su interior. Además de los muebles de su lugar de trabajo, también se requieren equipos de TI y software. No podrá controlar cada parte de sus activos si su software no puede rastrear todos estos elementos.
¿Por qué quieres hacer un seguimiento de todas estas cosas? Garantiza que los activos se utilicen de manera correcta y eficiente, y permite a los administradores realizar un seguimiento del rendimiento total de cada activo. Le permite evitar cargos adicionales que pueden ser innecesarios debido al tiempo de inactividad no programado.
Cómo crear un plan estratégico de gestión de activos
Un plan estratégico de gestión de activos define las tareas específicas, los recursos y el tiempo necesarios para lograr los objetivos de gestión de activos de la empresa. Los siguientes pasos lo ayudarán a desarrollar su propio plan estratégico de gestión de activos para su empresa:
#1. Recopilar información
En este paso, se deben contabilizar todos los activos que posee la organización. Esto requiere obtener información como el recuento total, la ubicación, el valor, la fecha de adquisición y el ciclo de vida estimado. También es fundamental determinar los gastos del ciclo de vida de cada activo. Estos datos serán útiles para identificar si un activo necesita cuidado o eliminación.
#2. Establecer niveles de servicio
Los servicios que brindan los activos se juzgan por su seguridad, confiabilidad, calidad, disponibilidad/accesibilidad, capacidad de respuesta, costo, sostenibilidad y efectos ambientales al determinar los niveles de servicio. Esto permite a las empresas evaluar el valor de cada activo y las operaciones de operación, mantenimiento y renovación que lo mantendrán en buenas condiciones.
#3. Describir la gestión de activos y los procedimientos operativos.
Conocer el ciclo de vida de un activo y la gestión del ciclo de vida es un aspecto vital para un plan de gestión de activos. Este paso destaca las acciones planificadas que permitirán que los activos brinden los niveles de servicio especificados de manera sostenible. En el plan estratégico de gestión de activos deben determinarse los siguientes subapartados:
- Información de fondo – ofrece información sobre los activos, como la edad, el tamaño, la capacidad, el rendimiento, el estado actual y el valor.
- Plan de gestión de Riesgos – Identifica los riesgos que pueden afectar la prestación del servicio, las metas u objetivos afectados por el riesgo, el proceso de identificación de riesgos, la evaluación de riesgos y los métodos de mitigación de riesgos.
- Plan operacional – Especifica los procesos operativos establecidos para cumplir con los niveles de servicio requeridos.
- Plan de Mantenimiento de Equipos – Describe las estrategias y metodologías de mantenimiento indicadas, así como los gastos de mantenimiento proyectados.
- Plan de Eliminación – Describe los pasos involucrados en la enajenación de activos retirados. También incluye predicciones del flujo de efectivo de los ingresos y gastos de enajenación de activos.
#4. Crear una estrategia financiera.
Esta etapa cubre la totalidad de los requisitos económicos de las actuaciones indicadas en los apartados anteriores. Una estrategia financiera debe identificar las fuentes de financiamiento e incorporar los costos operativos y de capital presupuestados históricos y futuros.
#5. Tener un plan de mejora.
Un plan de mejora debe incluir acciones de mejora, responsabilidades, recursos y plazos. Tener un plan de mejora puede ayudar a la empresa a monitorear y supervisar las actividades de gestión de activos para garantizar que se apliquen prácticas sólidas de gestión de activos y que todo el proceso se mantenga encaminado.
Lea también: Sistemas de gestión de calidad (QMS): certificaciones y software
El mejor software de sistema de gestión de activos
Ahora que comprende las ventajas de instalar una solución de gestión de activos, es hora de elegir la mejor. No existe el software de sistema de gestión de activos ideal, por lo que debe seleccionar la mejor herramienta de gestión de activos para sus requisitos específicos.
A continuación se enumeran cinco software de sistema de gestión de activos comunes en el mercado que es un excelente lugar para comenzar su búsqueda.
#1. servicio ahora
ServiceNow, que está diseñado exclusivamente para organizaciones, ofrece una variedad de servicios de gestión de activos, como gestión de inventario, gestión de información financiera y contractual, seguimiento de recursos y más. Con una herramienta de gestión de activos completa como ServiceNow, las organizaciones no tendrán que moverse entre soluciones de software especializadas para cada función específica de recursos humanos.
- Pros: Fácil de usar, base de datos de activos consolidada e informes configurables
- Contras: Al principio, hacer coincidir todos los derechos de activos y contratos es difícil y requiere mucho tiempo.
#2. flujo de besos
No se trata estrictamente de una tecnología de automatización de la administración, sino de una nube financiera que puede utilizar para gestionar tareas operativas fundamentales como la gestión de activos, la gestión de instalaciones y más. Kissflow es una nube financiera y de operaciones fácil de usar para empresas de todos los tamaños.
- Pros: Experiencia de usuario simple, adaptable y consistente en todos los dispositivos.
- Contras: Diseños de procesos simplistas, falta de plantillas y paneles predefinidos
#3. Paquete SAP ERP
Inicialmente, SAP no le dio una alta prioridad a la gestión de activos corporativos y, como resultado, el sistema tenía importantes fallas en las funciones. Sin embargo, ahora se ha convertido en un conjunto integral de tecnologías de gestión de activos empresariales aplicables a diversas industrias. La principal ventaja de SAP es la facilidad de manejar todo, desde materiales hasta activos y costos en un solo lugar.
- Pros: Amplia funcionalidad, buena competencia de servicio y una comunidad de usuarios activa.
- Contras: La herramienta del programa de mantenimiento no es flexible ni conducente a las normas de la industria.
#4. IBM Máximo
Maximo es una solución de gestión de activos integral que incluye un módulo de mantenimiento detallado, así como otras herramientas para la gestión de compras e inventario. El mecanismo de integración del producto es eficaz y fomenta una plataforma de gestión de activos bien conectada.
- Pros: Funcionamiento del producto, plan del producto y visión de futuro
- Contras: Interfaz de usuario torpe, fallas en el complemento espacial y problemas con las aplicaciones móviles
#5. Paquete Oracle E-Business
Oracle E-Business Suite proporciona una solución de gestión de activos todo en uno. La aplicación proporciona herramientas de generación de informes ricas en gráficos que las partes interesadas pueden usar para producir un informe de análisis personalizado. Con conectores REST API o SOAP, las empresas pueden interactuar con una amplia gama de aplicaciones.
- Pros: Experiencia de usuario acogedora, versátil y uniforme en todos los dispositivos
- Contras: El costo de mantenimiento es prohibitivamente alto.
¿Cuál es el costo de un software de sistema de gestión de activos?
El costo del software del sistema de gestión de activos varía según las capacidades proporcionadas y la estrategia de precios. Algunos proveedores de AMS basan sus precios en la cantidad de usuarios, mientras que otros lo hacen en la cantidad de activos o en una combinación de ambos. Por lo tanto, depende de lo que desee de un sistema AMS.
Resumen
La gestión eficaz de activos es fundamental para el éxito de cualquier empresa, especialmente porque los activos de infraestructura con una vida útil prolongada y una inversión de capital significativa ofrecerán una base para la actividad económica. Cuanto más complicado es el negocio, más importante es contar con un mecanismo sólido de gestión de activos.
Si bien los procedimientos manuales de gestión de activos pueden hacer el trabajo, el personal tendrá que arrugar y arreglar manualmente muchos detalles para garantizar que su empresa haga el mejor uso de los activos disponibles. Las empresas pueden gestionar fácilmente los activos e implementar sus objetivos de gestión de activos mediante la implementación de una tecnología de gestión de activos.
Si está buscando el mejor software de administración de activos, elija una solución que no solo lo ayude a administrar los activos, sino que también prolongue su vida, asegurando que funcionen sin problemas y de manera asequible.
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Referencias
