Incluso en el mundo digital, sigue siendo importante conservar una copia impresa de ciertos documentos comerciales. Queremos poder confiar en el mundo digital y, en su mayor parte, podemos hacerlo, pero las cosas salen mal de vez en cuando. Con las siguientes 7 copias impresas disponibles para usted, puede relajarse sabiendo que los documentos más importantes tienen una copia de seguridad física en caso de que algo le suceda a sus archivos digitales.
#1. Declaraciones de impuestos
Tener copias físicas de devoluciones de impuestos es súper importante Aunque los registros de declaraciones de impuestos a menudo se pueden destruir después de siete años, debe asegurarse de tener copias de las declaraciones de impuestos en las que pueda confiar desde el momento en que se crean.
#2. Facturas y Recibos
Si tiene lo que se considera un negocio 'físico', es fundamental que conserve los recibos y las facturas durante al menos varios meses. Por lo general, los clientes tienen hasta cuatro meses a partir de la fecha de compra para disputar una transacción o presentar una queja, por lo que es muy importante tener copias impresas de estas facturas para mayor tranquilidad.
#3. Cualquier documento con firmas originales
Dado que gran parte de los negocios son estrictamente digitales en la actualidad, las copias impresas generalmente no se preocupan ni se enfocan tanto como solían ser. Sin embargo, los permisos u otra documentación con firmas o sellos originales son cosas que querrá conservar. Claro, puede confiar en copias o imitaciones digitales, pero nada supera al trato real.
#4. Documentación requerida para ser exhibida por ley
Cuando tienes un negocio, siempre estarás sujeto a las leyes y reglamentos con respecto a su papeleo. Las licencias comerciales son algo de lo que quizás desee tener una copia impresa. Es mucho más fácil obtener una copia en papel de la documentación requerida si tiene un visitante que buscar en su base de datos en línea. Además, permite un acceso rápido para cualquier persona que realice una auditoría.
#5. Cualquier acuerdo operativo
Los acuerdos operativos esencialmente resumen quién está a cargo. Si sucede algo adverso, una copia física de un acuerdo operativo puede ayudarlo a recibir la ayuda que necesita en poco tiempo y deja en claro quién toma las decisiones comerciales importantes dentro de la empresa.
#6. Estados de cuenta bancarios e información de nómina
Al mirar una empresa desde una perspectiva financiera, este tipo de documentos son los más importantes. Si se producen discrepancias, tiene la tranquilidad de saber que hay copias físicas disponibles en las que puede confiar, así como copias en línea. Esto tampoco tiene que ocupar demasiado espacio: utilice un mesa de corte digital y guarde sus copias en una carpeta grande.
#7. Documentos Internacionales
Aunque los sistemas de archivo digital son la norma en la mayoría de los países occidentales, es posible que no sean los mismos para otros países, por lo que es importante conservar copias físicas de cualquier correspondencia financiera con países extranjeros. También podría valer la pena tener copias digitales y copias físicas solo para hacer que las comunicaciones internacionales sean un poco más fáciles.
Como puede ver, incluso en el mundo digital, todavía hay algunos documentos comerciales de los que es esencial conservar una copia impresa, ya sea por obligación legal o como buena práctica.
