A medida que las empresas evolucionan y surgen innovaciones, los líderes y tomadores de decisiones se ven bombardeados diariamente con información. Esto hace que sea difícil examinar informes o presentaciones extensos para captar los puntos clave. En momentos como este, un resumen ejecutivo suele venir al rescate. Un resumen ejecutivo breve y que llame la atención es una parte esencial de su plan de negocios; y si se hace correctamente, garantizará que su empresa se convierta o siga siendo un actor clave en su industria. Esta es solo mi opinión, pero a medida que siga leyendo, comprenderá por qué es importante un resumen ejecutivo y cómo se pueden escribir resúmenes ejecutivos eficaces que generen resultados.
Puntos clave
Un resumen ejecutivo proporciona una breve descripción de un documento extenso, como un plan de negocios, una propuesta o un informe. Es una parte que llama la atención de los lectores y resume información esencial del documento, como el problema u oportunidad bajo consideración, objetivos, hallazgos principales, metas y recomendaciones.
Escribir un resumen ejecutivo eficaz implica:
- Comprender y adaptar su contenido a su audiencia
- Resumiendo los puntos principales
- Manteniendo la sencillez
- Enfatizando los puntos de datos, y
- Implementación de CTA
¿Por qué son importantes los resúmenes ejecutivos?
Un estudio realizado por la Harvard Business Review reveló que los ejecutivos suelen dedicar 23 horas a la semana a reuniones, asignando el 15% de ese tiempo a la lectura y preparación de materiales. Cada minuto es crucial para captar su atención y transmitir eficazmente su mensaje.
La investigación de McKinsey & Company reveló que los ejecutivos tienden a tomar decisiones informadas rápidamente cuando reciben comunicaciones concisas y bien estructuradas. Según una encuesta, el 86% de los ejecutivos indicaron que preferían recibir resúmenes o sesiones informativas ejecutivas en lugar de informes completos.
Sin embargo, ahorrar tiempo no es la única consideración. Un resumen ejecutivo elaborado con precisión puede influir en gran medida en los resultados de decisiones cruciales. Ejecutivos en un estudio publicado en el Revista de Comunicación Empresarial Eran más propensos a apoyar las iniciativas propuestas cuando se les presentaban resúmenes concisos de información compleja en comparación con aquellos que recibían informes detallados sin resúmenes.
Ahora que has visto lo importantes que son los resúmenes ejecutivos, estarás de acuerdo conmigo en que necesitas aprender a escribir uno para obtener los resultados que necesitas. Empecemos.
Estrategias clave para redactar un resumen ejecutivo eficaz
#1. Comprende a tu audiencia
Antes de comenzar a escribir, asegúrese de comprender las necesidades, preferencias y prioridades de su audiencia. Personalice su resumen ejecutivo para alinearlo con sus intereses e inquietudes.
#2. Comience con los puntos principales.
Comience el resumen ejecutivo indicando las principales ideas o recomendaciones de forma clara y concisa. Establece el tono para el resto del resumen y capta la atención del lector desde el principio.
#3. Mantenlo simple
Recuerde mantener simple el resumen ejecutivo dividiendo la información compleja en puntos clave. Utilice un lenguaje claro y sencillo y evite jerga o detalles técnicos innecesarios.
#4. Enfatice los puntos de datos importantes
Respalde sus puntos principales y refuerce la credibilidad de sus recomendaciones utilizando datos y estadísticas. El uso de cuadros o gráficos puede ilustrar eficazmente tendencias o hallazgos importantes.
#5. Emplear CTA
Termine su resumen ejecutivo con un llamado a la acción decisivo que describa claramente los próximos pasos o decisiones necesarios, guiando al lector hacia el resultado deseado.
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Consideraciones especiales
Aquí hay algunos puntos que debe considerar para obtener mejores resultados.
#1. Busque resúmenes ejecutivos eficaces
Mira, nunca puedes equivocarte con la investigación. Considere revisar resúmenes escritos por otros antes de escribir su propio resumen ejecutivo. Esto le resultará especialmente relevante si es la primera vez que escribe un resumen ejecutivo. Explore los elementos de los resúmenes ejecutivos e identifique los componentes que le resulten interesantes o beneficiosos. Incluya esos componentes de manera similar al escribir su resumen.
#2. Vuelva a leer su documento
Un resumen ejecutivo requiere un documento o propuesta completo antes de poder escribirse. Examine el documento completo para identificar los puntos clave, los problemas y las sugerencias. Determinar qué incluir en su resumen ejecutivo puede evitar que los lectores tengan que buscar información en el documento.
#3. Optimizar el primer párrafo
Comience su primer párrafo indicando claramente lo que está presentando y explicando su significado al lector. A continuación se presentan algunos consejos útiles:
- Al resumir un plan de negocios, describa el negocio y su propósito para garantizar que los lectores comprendan la intención del documento.
- Identifique cualquier desafío y explique cómo su plan podría abordarlo.
- Explore métodos para combinar redacción informativa con detalles cautivadores para mantener a su audiencia interesada.
#4. Describe el resto del resumen.
Crear un esquema claro puede ayudarte a elaborar un resumen conciso del que los lectores puedan obtener información rápidamente. Es posible que desee considerar el uso de las siguientes categorías para su esquema:
- Descripción o resumen de la empresa.
- Reto que aborda el documento
- Solución al problema
- Sección de urgencia, que explica por qué es importante que el lector actúe rápidamente.
Organice su esquema para reflejar el orden de los puntos principales del documento. Encabeza cada nueva sección. Agregue viñetas debajo de cada título para permitir que el lector explore rápidamente la información.
#5. Elabora una conclusión sólida
La forma en que termina su resumen ejecutivo puede afectar significativamente la percepción general del documento por parte del lector. Agrega valor al resumen. Termine revisando los detalles clave por última vez. Además, incluya un llamado a la acción que describa los próximos pasos específicos que debe seguir el lector.
Componentes clave para su resumen ejecutivo
Asegúrese de que su Business Plan Comunica la misión, el producto, la estrategia de diferenciación de la competencia, las proyecciones financieras, los objetivos a corto y largo plazo, la personalidad del comprador y el ajuste al mercado de su empresa.
Un resumen ejecutivo debería dar a los inversores o directores ejecutivos una idea de qué esperar del resto de su informe. Incluya lo siguiente en su resumen ejecutivo:
- El nombre, la ubicación y la misión de su empresa.
- Una descripción de su empresa, incluida la administración, los asesores y una breve historia.
- Su producto o servicio, dónde encaja su producto en el mercado y cómo su producto se diferencia de los competidores en la industria
- Consideraciones financieras, requisitos de financiación inicial o el propósito detrás de su plan de negocios: mencione lo que espera que el lector ayude a su empresa a lograr
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¿Qué extensión debe tener su resumen ejecutivo?
Me he encontrado con esta pregunta varias veces cuando hablo de escribir un resumen ejecutivo. Ahora bien, no existe ningún requisito estricto con respecto a la extensión de un resumen ejecutivo; Todo depende de la extensión del contenido que lo acompaña. Si bien un resumen ejecutivo puede abarcar entre 1 y 3 páginas, es importante mantener todo simple y directo al grano, capturando los elementos esenciales del trabajo.
Plantilla de resumen ejecutivo
Utilice esta plantilla como guía para escribir un resumen ejecutivo:
Introducción
[Misión]
[Visión]
[Perfil de la empresa (con historial relevante)]
[Datos de contacto de la empresa]
Productos y servicios
[Descripción de productos y/o servicios]
[Propuesta única]
[Ventaja competitiva]
[Propiedad intelectual]
[Estado del desarrollo]
Análisis de mercado
[Oportunidad de mercado]
[Mercado objetivo]
[Competidores]
Análisis financiero
[Presupuesto]
[Necesidades de financiación]
[Precio potencial de los bienes]
[Márgenes de beneficio proyectados para el año uno y dos]
Conclusiones
[Resumir los puntos principales]
Qué evitar al escribir un resumen ejecutivo
No basta con saber cómo redactar un resumen ejecutivo eficaz, es igualmente importante saber qué evitar; de lo contrario, tus esfuerzos serán en vano. Veamos algunas de las cosas que debes evitar al escribir:
#1. Usar demasiada jerga técnica
Una de las peores cosas que puedes hacer al escribir un resumen ejecutivo es utilizar demasiado lenguaje técnico. Es posible que sea muy bueno utilizando el lenguaje específico de la industria, pero a los líderes de diferentes orígenes les puede resultar difícil entender acrónimos y otro lenguaje especializado. Un estudio realizado por Nielsen Norman Group encontró que usar demasiada jerga puede hacer que a las personas les resulte hasta un 50% más difícil de entender, lo que puede hacer que pierdan el interés y se confundan. No querrías eso, ¿verdad?
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#2. Descuidar la claridad y la brevedad
El tiempo es muy valioso en el acelerado mundo del trabajo. Los ejecutivos no tienen tiempo para leer páginas y páginas de escritos floridos para encontrar la información importante. Pero muchos resúmenes ejecutivos son demasiado prolijos y renuncian a la claridad por ser demasiado prolijos. McKinsey & Company realizó una investigación que mostró que los líderes leen un resumen ejecutivo durante un promedio de solo 6 minutos. Debido a esto, es importante transmitir su punto de vista de manera rápida y clara para llamar su atención.
#3. No tener una historia interesante.
En esencia, un resumen ejecutivo es una historia, una trama que se desarrolla para mostrar de qué se trata realmente una idea o un plan. Sin embargo, muchos resúmenes ejecutivos no logran atraer a sus lectores porque no son buenos para contar historias. una encuesta por Harvard Business Review descubrió que al 72% de los ejecutivos les gustan los esquemas ejecutivos que cuentan una historia interesante y les hacen sentir algo. Si no utiliza el poder de las historias, podría perder la atención de su audiencia y hacer que su mensaje sea menos poderoso.
#4. Omitir puntos de datos importantes
Algunos resúmenes ejecutivos son demasiado breves y omiten puntos de datos importantes y evidencia de respaldo para ahorrar espacio. Sin embargo, la investigación de Deloitte muestra que los ejecutivos dan mucho valor a los conocimientos basados en datos. De hecho, el 87% de esos ejecutivos dijeron que prefieren resúmenes ejecutivos que incluyan datos sólidos para respaldar las sugerencias. Si omite hechos importantes, su resumen podría perder credibilidad y dejar a los ejecutivos con ganas de más información.
Ejemplos de resúmenes ejecutivos
#1. Grupo de tiendas de la empresa
Cuando visita la página Acerca de nosotros de Company Shop Group, lo primero que llama la atención es el subtítulo: "Company Shop Group es el principal redistribuidor de excedentes de alimentos y productos para el hogar del Reino Unido". Company Shop Group establece claramente su propósito en la parte superior de la página, brindando a los lectores la opción de continuar leyendo o irse con una comprensión del enfoque de la empresa. La organización incorpora multimedia para atraer a los visitantes y explicar su modelo de negocio en un formato más fácilmente comprensible.
#2. Primera energia
Si tienes una marca más corporativa y formal, el resumen ejecutivo de FirstEnergy puede ser una gran fuente de inspiración. El resumen ejecutivo de la empresa incluye su misión, subsidiarias, operaciones, productos y servicios, valores de responsabilidad corporativa y objetivos del plan estratégico. Los inversores potenciales encontrarán valiosa esta información ya que la empresa cotiza en bolsa.
El resumen ejecutivo es completo pero conciso, utiliza viñetas e imágenes para mejorar la legibilidad y brinda a los lectores la opción de profundizar más a través de un menú de barra lateral.
#3. Conectado
El titular del resumen ejecutivo de Connected capta inmediatamente la atención al proporcionar una descripción concisa y clara de las actividades de la empresa. Con solo leer el título, comprenderá la esencia de lo que hace Connected, incluso sin leer el resto del resumen. En profundidad, la empresa profundiza en su historia, misión y valores.
¿Cuál es la diferencia entre una introducción y un resumen ejecutivo?
Una introducción proporciona contexto y prepara el escenario para el contenido principal, mientras que un resumen ejecutivo describe claramente los puntos clave y las conclusiones de un documento o informe.
¿Un resumen ejecutivo necesita referencias?
No, un resumen ejecutivo normalmente no requiere referencias, ya que su objetivo es proporcionar una descripción general concisa de los puntos clave sin profundizar en citas o fuentes detalladas.
¿Un resumen ejecutivo necesita una página de título?
No, un resumen ejecutivo normalmente no tiene página de título. Es un documento independiente que precede a un informe o propuesta más extenso y proporciona una descripción concisa de su contenido.
¿Por qué se llama resumen ejecutivo?
Se llama "resumen ejecutivo" porque presenta de manera concisa los puntos clave de un documento más largo, diseñado para que ejecutivos ocupados capten información esencial rápidamente.
¿Qué viene primero, el resumen o el resumen ejecutivo?
El resumen suele aparecer primero antes del resumen ejecutivo. Proporciona una breve descripción general de todo el documento, mientras que el resumen ejecutivo ofrece una versión condensada de los principales puntos y recomendaciones.
¿Cómo se llama también un resumen ejecutivo?
Un resumen ejecutivo también se conoce como resumen de gestión, resumen o sinopsis.
En conclusión
La comunicación eficaz es crucial en el acelerado entorno empresarial actual. Los líderes pueden lograr el éxito en sus esfuerzos utilizando resúmenes ejecutivos bien elaborados respaldados por datos e ideas para impulsar la toma de decisiones informadas y eliminar el ruido. La próxima vez que se enfrente a la tarea de escribir un resumen ejecutivo, tenga en cuenta estas estrategias clave y sea testigo de cómo su influencia e impacto se disparan.
Un resumen ejecutivo breve y conciso debe transmitir la esencia de su empresa. Asegúrese de compartir su historia, junto con sus antecedentes clave y detalles financieros. Un resumen ejecutivo impactante atraerá a más inversores para respaldar su negocio y generar confianza en su marca entre los clientes.
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Referencias
