La gestión del flujo de trabajo no es un campo fácil de ingresar para aquellos que recién comienzan. Está inundado con cientos de términos corporativos antes de que sepa lo básico: mapeo de procesos, automatización de flujos de trabajo, diagrama de flujo de trabajo, administrador de flujo de trabajo, ¡lo que sea! Entonces termina preguntándose: ¿qué diablos es una gestión de flujo de trabajo, qué es un software de flujo de trabajo y cómo puedo usarlo para hacer que mi negocio sea más eficiente? Bueno, ¡vamos a explicar eso!
¿Qué es un flujo de trabajo?
Un flujo de trabajo es un sistema para organizar actividades y tareas recurrentes que tienen lugar en un orden específico. Son los medios por los cuales las personas y las empresas realizan sus tareas, ya sea fabricando un producto, brindando un servicio, procesando información o participando en cualquier otra actividad de creación de valor.
Un flujo de trabajo es un conjunto simple de actividades discretas en la gestión de procesos comerciales, mientras que un proceso comercial es más complicado y consta de muchos flujos de trabajo, sistemas de información, datos, personas y patrones de actividad. Un flujo de trabajo se define por su simplicidad y repetibilidad, y normalmente se representa mediante un diagrama o gráfico.
El software de gestión del flujo de trabajo ayuda a simplificar y optimizar los procesos comerciales de una empresa. Principalmente logra esto mediante la organización de interacciones entre varias partes o entre individuos y sistemas de información. Los sistemas de gestión del flujo de trabajo asignan tareas a la persona correcta en el momento adecuado, brindando información relevante y empujones para acelerar el trabajo durante todo el proceso. También facilita tareas manuales y automáticas para actividades como informes de gastos a través de la gestión de documentos.
¿Por qué son importantes los flujos de trabajo?
Los flujos de trabajo en las empresas pueden volverse bastante complejos. Considere el procedimiento de incorporación de su empleado. Para llevar a cabo el procedimiento correctamente, varios departamentos deben trabajar juntos. Además de perder a sus nuevos empleados, la incorporación deficiente puede generar importantes dificultades de cumplimiento.
Deben ser monitoreados, mantenidos y optimizados adecuadamente a este nivel para garantizar que sean lo más eficientes posible.
Tipos de flujo de trabajo
Los tres tipos de flujos de trabajo enumerados a continuación se pueden utilizar en su negocio:
- Proceso de flujo de trabajo
- Flujo de trabajo de casos
- Flujo de trabajo del proyecto
Los flujos de trabajo se producen en todo el espacio de trabajo. Algunos están muy estructurados, mientras que otros no, pero los procesos existen cada vez que los datos pasan de una tarea a otra.
Echemos un vistazo más de cerca a cada flujo de trabajo.
#1. Flujo de trabajo del proceso
Cuando un conjunto de trabajos es predecible y repetible, se produce un flujo de trabajo de proceso. Esto significa que sabe exactamente qué ruta debe seguir un elemento antes de ingresar a la canalización.
Los flujos de trabajo de los procesos empresariales están diseñados para gestionar un número infinito de objetos. Un flujo de trabajo de aprobación de solicitud de compra es un ejemplo. El flujo de trabajo se configura con pocas modificaciones tan pronto como comienza, y puede manejar cualquier cantidad de objetos en un solo flujo de trabajo.
#2. Flujo de trabajo de casos
No conoce la ruta requerida para completar el elemento en un proceso de caso al principio. A medida que se obtiene más información, el camino se vuelve más claro. Los casos en cuestión incluyen tickets de soporte y reclamos de seguros. No es evidente cómo se tratarán estos objetos de inmediato; el camino se aclarará después de algunas indagaciones.
Los flujos de trabajo de casos, como los flujos de trabajo de procesos, pueden manejar cualquier cantidad de cosas, pero dependen de un ser humano o de un bot inteligente para elegir el mejor camino.
#3. Flujo de trabajo del proyecto
Los proyectos, como los procesos, siguen un camino predeterminado, aunque puede haber más flexibilidad en el camino. Considere lanzar una nueva edición de su sitio web. Puede pronosticar con precisión la secuencia de tareas necesarias para llevar a cabo el proyecto.
Sin embargo, el flujo de trabajo del proyecto solo se aplica a un elemento. El lanzamiento de otro sitio web puede llevar mucho tiempo y lo más probable es que no siga el mismo camino.
La mayoría de los recursos en línea solo se refieren a los flujos de trabajo en el sentido de proceso de flujo de trabajo, pero los otros dos son igualmente importantes porque gran parte del trabajo en la oficina se incluye en esas dos categorías.
¿Los flujos de trabajo y los procesos son lo mismo?
No. Los flujos de trabajo simplemente especifican el orden de las tareas. Un proceso es una frase más grande que incluye los datos, formularios, informes y notificaciones necesarios para completar un elemento en un entorno estructurado.
Para órdenes de compra, por ejemplo, el flujo de trabajo podría ser Iniciador => Aprobación del gerente => Procesamiento de adquisiciones. Sin embargo, el proceso también incluye un conjunto de datos de proveedores aprobados entre los que elegir, el número secuencial particular asignado a la orden de compra, cómo se alerta la adquisición, el presupuesto disponible y muchos otros elementos.
Beneficios de un flujo de trabajo
Los flujos de trabajo ayudan a reducir los residuos. Se desperdició tiempo, esfuerzo y recursos.
Podrá detectar cuellos de botella y trabajos innecesarios cuando planifique sus operaciones. Puedes eliminarlos una vez que sepas dónde están. Entonces usted y su equipo pueden concentrarse en el trabajo en cuestión.
Los flujos de trabajo también son excelentes para comunicarse, responsabilizar a las personas y ser transparentes. Un flujo de trabajo debe especificar quién es responsable de qué y cuándo vence un entregable. No está obligado a microgestionar su equipo. Su equipo no requiere microgestión. Todos están contentos.
Debido a que el flujo de trabajo documenta cada etapa de un proceso, todos los miembros del equipo tienen la información que necesitan cuando la necesitan. Reducir los malentendidos aumenta la productividad al mismo tiempo que hace que sus empleados se sientan menos frustrados con su trabajo y entre ellos.
El mejor software de gestión de flujo de trabajo
El software de flujo de trabajo es una solución más moderna para administrar sus flujos de trabajo. En lugar de documentar tus trámites en papel, utiliza el programa para digitalizarlos totalmente.
Entonces, ¿qué significa eso realmente?
Puede usar el programa para crear documentación de flujo de trabajo (como lo haría con un diagrama o gráfico), pero también puede ayudar con la ejecución. En lugar de simplemente otorgar acceso al documento, registra a sus empleados en la plataforma y los asigna a un determinado flujo de trabajo. Cuando alguien inicia un flujo de trabajo, el sistema notifica al personal apropiado y automáticamente se le asignan tareas, plazos, etc.
Entre las mejores opciones de software de gestión de flujo de trabajo se encuentran:
#dieciséis. Scoro
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#2. Plataforma FormStack
Simplemente se necesita una herramienta para automatizar su día de la semana con la plataforma Formstack. Cualquier persona en su organización puede usar nuestro generador de flujo de trabajo visual sin código para automatizar sus flujos de trabajo al combinar las capacidades de recopilación de datos, creación de documentos y firma electrónica. Eso significa que ahora puede utilizar Formularios, Documentos y Firmar junto con el poder de nuestro generador de flujo de trabajo automatizado de arrastrar y soltar para agilizar sus procesos comerciales.
#3. ásana
Asana es un software de gestión del flujo de trabajo que ayuda a los equipos a organizar su trabajo, desde las tareas cotidianas hasta los grandes objetivos. Con Asana, puedes centralizar todo tu trabajo y reunir equipos desde cualquier lugar. El trabajo se puede organizar de varias maneras, incluidas listas, tableros, calendarios y diagramas de Gantt. Únase a las más de 135,000 190 empresas que pagan y millones de equipos en XNUMX países que confían en Asana para hacer más. Comienza a probar Asana en minutos.
#4. Miró
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#5. Frente de trabajo de Adobe
Adobe Workfront es una solución de gestión del trabajo colaborativo que aborda los problemas de los equipos desarticulados, las herramientas fragmentadas y el ritmo interminable del trabajo empresarial. Workfront conecta la empresa al automatizar la integración de personas, datos y procesos. Workfront proporciona las soluciones que las empresas necesitan para mejorar la productividad y agilizar el tiempo de comercialización, ya sea a través de plantillas de proyectos, flujos de trabajo de revisión y aprobación más rápidos, conexiones sin código o automatización de procesos.
Diagrama de flujo de trabajo
Un diagrama de flujo de trabajo, a menudo conocido como gráfico de flujo de trabajo, es una representación gráfica de un proceso o sistema comercial. Una vez que haya completado las primeras etapas de investigación y planificación del proyecto, normalmente utilizará estos diagramas para representar tareas complejas. Obtendrá una perspectiva detallada de las tareas y dependencias de alto nivel en función del cronograma y los objetivos generales del proyecto una vez que haya construido un diagrama de proceso.
Tipos de diagrama de flujo de trabajo
Hay algunos formatos diferentes de diagramas de flujo de trabajo para elegir al visualizar procesos. Cada uno tiene características distintas que pueden ayudarlo a planificar sus próximos pasos. El tipo de diagrama que utilice estará determinado por el proceso en el que esté trabajando y sus requisitos para ese proceso.
#1. Diagrama de flujo del proceso
Los flujos de trabajo generalmente se diseñan utilizando una herramienta de diagrama de flujo de proceso. Todos los componentes se trazan cronológicamente en este diagrama, lo que lo convierte en una representación visual básica de un proceso. Este diagrama proporciona una descripción general de alto nivel de varias tareas y objetivos sin ser demasiado específico.
Por Necesidad: Equipos que desean una representación visual de alto nivel de un nuevo proceso que cualquier parte interesada o departamento pueda comprender de inmediato.
#2. Diagrama de carriles
Los diagramas de carriles son otra estructura de flujo de trabajo típica, sin embargo, difieren mucho de los diagramas de flujo de procesos. Un gráfico o diagrama de carriles divide su flujo de trabajo en partes o flujos más pequeños. Estos flujos están vinculados pero segregados para mostrar interacciones y posibles ineficiencias. Esto aumenta la visibilidad y proporciona una visión más profunda de la operación general del proceso.
Por Necesidad: Equipos que trabajan en procesos complejos con numerosos niveles interconectados pero autónomos.
#3. Diagrama de notación de modelado de procesos empresariales (BPMN)
BPMN emplea notaciones uniformes que son fácilmente comprensibles tanto para las partes interesadas comerciales como técnicas. Es una forma de lenguaje de modelado unificado que comunica distintos procesos utilizando símbolos definidos.
Los diagramas BPMN se ocupan de la información que se recibe internamente y cómo se interpreta. Como resultado, generalmente se utiliza para ajustes de procesos internos que no tienen influencia en los clientes externos.
Ideal para: Equipos centrados en mejoras de procesos en todos los departamentos.
#4. Diagrama de proveedor, entrada, proceso, salida, clientes (SIPOC)
SIPOC es una forma de diagrama de carriles que analiza muchos aspectos de un flujo de trabajo.
Un diagrama SIPOC enfatiza quién crea y obtiene los datos del proceso, a diferencia de un diagrama estándar, que organiza los datos en orden secuencial. SIPOC se enfoca en cómo se reciben los datos tanto interna como externamente, por lo que se utiliza en actividades relacionadas con la experiencia del cliente.
Ideal para: Equipos que quieren centrarse en cómo se reciben los datos tanto interna como externamente.
¿Qué es el flujo de trabajo y el ejemplo?
El flujo de trabajo es la secuencia de operaciones necesarias para ejecutar una tarea. Con la excepción del primer y último paso, cada paso de un proceso tiene un paso específico antes y un paso específico después. En un flujo de trabajo lineal, el paso inicial suele ser iniciado por un evento externo.
¿Qué es un buen flujo de trabajo?
Un flujo de trabajo sólido proporciona información detallada sobre los procesos corporativos. Un flujo de trabajo bien planificado y organizado reduce la redundancia y la duplicación en los procedimientos corporativos. Otros beneficios de los flujos de trabajo de procesos incluyen mayor visibilidad, colaboración y control sobre el proceso comercial.
¿Qué es el flujo de trabajo en una organización?
El flujo de trabajo de una organización se compone de los procedimientos que deben completarse, las personas u otros recursos que están disponibles para realizar esas tareas y las interacciones entre ellos.
¿Qué es el flujo de trabajo de un proyecto?
Un flujo de trabajo de gestión de proyectos es una secuencia bien planificada de las acciones y actividades requeridas para terminar un determinado proyecto. Un orden definido de tareas en un flujo de trabajo de gestión de proyectos ayuda a completar los proyectos de manera más eficiente y efectiva. Ahorran tiempo, mejoran los resultados y fomentan la colaboración.
¿A qué se llama flujo de trabajo?
Un flujo de trabajo se describe como una serie de tareas que procesan un conjunto de datos a lo largo de una ruta predefinida de principio a fin. Los flujos de trabajo son las rutas que describen cómo algo va de inacabado a completo, o de sin procesar a procesado.
¿Qué es otra palabra para flujo de trabajo?
Flujo de trabajo es otro término para proceso de negocio.
¿Cuáles son los cuatro tipos de flujo de trabajo?
Los cuatro tipos de flujo de trabajo son los siguientes:
- Flujos de trabajo secuenciales
- Flujos de trabajo paralelos
- Flujos de trabajo de máquinas de estado
- Flujo de trabajo basado en reglas
¿Cuáles son los 3 componentes básicos del flujo de trabajo?
Los parámetros de entrada, transformación y salida se pueden utilizar para caracterizar cada componente o etapa del flujo de trabajo.
¿Cómo creo un flujo de trabajo?
Para crear un flujo de trabajo, debe seguir estos pasos:
- Definir recursos y procesos actuales.
- Describa los pasos de su flujo de trabajo.
- Seleccione una herramienta de flujo de trabajo en línea fácil de usar.
- Diseñe un flujo de trabajo paso a paso con la herramienta.
- Pruebe el nuevo flujo de trabajo empresarial.
- Capacite a todos para usar el nuevo flujo de trabajo.
Conclusión
Tenga en cuenta que un proceso es una herramienta. Es una herramienta diversa y valiosa, pero no puede lograrlo todo. Al crear su flujo de trabajo, debe tener una comprensión firme del proceso en cuestión, así como del final deseado. Determine qué trabajos se pueden automatizar y cuáles requieren más participación práctica. Sobre todo, sigue trabajando en ello.
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Referencias
