Cuando no está en el trabajo, los mensajes de fuera de la oficina se envían automáticamente a colegas, clientes y clientes. Notifican a las personas de su ausencia y cuándo pueden esperar una respuesta a su correo electrónico. Aquí, en este blog, tenemos toda la información sobre este correo electrónico o mensaje de fuera de la oficina. Al final del blog, podrá escribir su correo electrónico de fuera de la oficina o usar nuestra muestra o ejemplo gratuito para enviar el correo electrónico de fuera de la oficina usted mismo antes de irse de vacaciones o configurar un mensaje de correo electrónico de respuesta automática. . También aprenderá cómo configurar su correo electrónico fuera de la oficina con Outlook o Gmail.
¿Qué es un mensaje de correo electrónico de fuera de la oficina?
Un mensaje de fuera de la oficina (o mensaje OOO) es una respuesta automática de correo electrónico que informa a los empleados que estará fuera de la oficina durante un período prolongado. Estas notificaciones ayudan a garantizar que la empresa funcione correctamente mientras usted no está.
Cuando habilita un mensaje de fuera de la oficina, cualquier persona que le envíe un correo electrónico recibirá inmediatamente su respuesta automática. Ellos sabrán cuánto tiempo estará fuera y con quién pueden contactar mientras tanto de esa manera. Si trabaja en un puesto en el que sus compañeros de trabajo exigen respuestas rápidas, dejar mensajes de "fuera de la oficina" cada vez que no esté en su escritorio, incluso si es solo para una reunión o cita breve, puede ser beneficioso.
Si su trabajo tiene tiempos de respuesta más largos, no necesita dejar mensajes de fuera de la oficina cuando tiene una cita rápida, pero debe dejar uno cada vez que esté de vacaciones, baja por enfermedad u otro tipo de ausencia prolongada.
¿Cuándo se usa un mensaje de fuera de la oficina?
Los compañeros de trabajo, los clientes y los suscriptores a menudo anticipan respuestas y soluciones rápidas a sus inquietudes, especialmente de aquellos en servicio al cliente, marketing y comunicaciones. Las comunicaciones fuera de la oficina informan a los clientes de su incapacidad para responder inmediatamente de manera cortés, sucinta y profesional. Si vas a ausentarte por un día, una semana o varios meses, puedes dejar un mensaje OOO. Es posible que desee configurar un mensaje de fuera de la oficina si planea:
- Tomando unas vacaciones
- Asistir a una conferencia, taller o reunión profesional
- Tomar licencia por maternidad, enfermedad o sabático
- Tomando un día de vacaciones
- Asistir a una cita con el médico
Qué incluir en un mensaje de correo electrónico de fuera de la oficina
- Las notificaciones de fuera de la oficina pueden contener información crítica como:
- ¿Por qué te has ido?
- ¿Cuánto tiempo te irás?
- El día que piensas volver
- A quién llamar en caso de emergencia o para asistencia rápida
Dependiendo de las tareas de su trabajo y de la información que crea que sus contactos necesitarán mientras usted no esté, puede agregar detalles adicionales. La mayoría de las aplicaciones de correo electrónico profesionales le permiten configurar dos mensajes OOO al mismo tiempo, uno para colegas internos y otro para contactos comerciales externos.
Qué evitar en un mensaje de fuera de la oficina
La mensajería fuera de la oficina debe ser profesional y creíble. Debes evitar lo siguiente:
- Dar demasiada información. Las respuestas automáticas deben ser breves y directas. Elimina cualquier información superflua del correo electrónico.
- Usted ha declarado que reaccionaría tan pronto como regrese. Cuando regrese a la oficina, puede tomar algún tiempo ponerse al día con los correos electrónicos, las llamadas telefónicas y los proyectos. Es mejor no anticipar poder responder a un mensaje perdido de inmediato cuando regrese.
- Uso no autorizado de la asistencia de un colega. Es una buena idea incluir la información de contacto de un colega en caso de que surja algo urgente mientras está fuera. Sin embargo, antes de incluir la información de su colega, asegúrese de tener su consentimiento.
¿Cómo se escribe un buen correo electrónico fuera de la oficina?
Un mensaje de fuera de la oficina decente debe incluir los tres elementos que se enumeran a continuación:
#1. La fecha exacta en la que regresarás
Esta información es necesaria para que sus colegas sepan cuándo esperar una respuesta de usted.
#2. La razón general por la que está fuera de la oficina
Puede especificar si se tomará unas vacaciones, un año sabático o una licencia personal.
#3. A quién contactar en su ausencia
Si no puede asumir responsabilidades relacionadas con el trabajo mientras está fuera, es una buena idea especificar quién lo cubrirá en caso de que alguien necesite ayuda rápida. Incluya el nombre completo, el cargo y la información de contacto de su compañero de trabajo.
Si opera en un área donde pueden surgir situaciones críticas sobre las que le gustaría estar informado, puede proporcionar un medio alternativo para que otros se comuniquen con usted en caso de emergencia. Por ejemplo, si tiene la intención de responder a las llamadas, pero no a los correos electrónicos, agregue su número de teléfono celular.
No se sienta obligado a divulgar esta información a menos que su área de trabajo lo requiera; después de todo, ¡su tiempo de vacaciones es su tiempo de vacaciones!
Ejemplo y muestra de lo mejor del correo electrónico fuera de la oficina
Hemos producido algunos ejemplos de correo electrónico muy sencillos para respuestas automáticas que puede usar en cualquier momento en función de su escenario individual, su posición dentro de la organización y las personas que le envían correos electrónicos con frecuencia. Elige el que mejor se adapte a ti y personalízalo como desees. Recuerde incluir un toque personal en cualquier correo electrónico que envíe fuera de la oficina. Le ayudará a desarrollar mejores relaciones de trabajo y comunicarse con sus clientes, proveedores y socios comerciales.
Ejemplo 1: correo electrónico de vacaciones fuera de la oficina para colegas
Hola,
Estaré fuera de mis vacaciones anuales desde el [fecha] hasta el [fecha]. [Estaré disponible para emergencias en [dirección de correo electrónico] o [número de teléfono]/ No estaré disponible durante este período de tiempo].
Si necesita asistencia inmediata, comuníquese con mi colega [nombre completo] al [correo electrónico]/[número de teléfono].
Gracias por su correo electrónico. Me pondré en contacto con usted a mi regreso.
Los mejores deseos,
[Tu nombre]
Ejemplo 2: correo electrónico de fuera de la oficina para personas ajenas a su organización
Hola,
Gracias por su correo electrónico. Estaré fuera de la oficina desde el [fecha] hasta el [fecha]. Si necesita asistencia inmediata, comuníquese con mi colega [nombre completo] al [correo electrónico]/[número de teléfono].
Me pondré en contacto con usted a mi regreso.
Saludos cordiales,
[Su firma]
Ejemplo 3: ejemplo general de correo electrónico fuera de la oficina
Querido remitente,
Estoy fuera de la oficina en este momento y no estoy revisando mi correo electrónico. No volveré hasta [fecha]. Si se trata de un asunto urgente, comuníquese con [nombre completo] al [correo electrónico]/[número de teléfono] por [razones de categoría] y [nombre completo] al [correo electrónico]/[número de teléfono] por [razones de categoría]. De lo contrario, responderé a su correo electrónico lo antes posible después de mi regreso.
Saludos cordiales,
[Su firma]
Ejemplo 4: Fuera de la oficina con un correo electrónico de respuesta retrasada
Hola,
Gracias por su correo electrónico. Estaré fuera de la oficina desde el [fecha] hasta el [fecha]. Revisaré mi correo electrónico cuando sea posible e intentaré responder a su mensaje lo antes posible.
Si necesita asistencia inmediata, comuníquese con mi colega [nombre completo] al [correo electrónico]/[número de teléfono].
Saludos cordiales,
[Su firma]Ejemplo 5: Fuera de la oficina por correo electrónico de vacaciones
Hola,
Gracias por su correo electrónico. Debido a [día feriado / feriado nacional / feriado nacional / feriado nacional], nuestra oficina permanecerá cerrada desde el [fecha] hasta el [fecha]. Si necesita asistencia inmediata, comuníquese conmigo al [correo electrónico]/[número de teléfono].
Me pondré en contacto con usted a mi regreso.
Saludos cordiales,
[Su firma]Ejemplo 6: mensaje de correo electrónico de fuera de la oficina para un evento de la empresa
Hola,
Gracias por su correo electrónico. Estaré fuera de la oficina asistiendo al [nombre del evento de la empresa] que tendrá lugar en [añadir ubicación] del [fecha] al [fecha]. Revisaré el correo electrónico periódicamente, pero si necesita ayuda inmediata, comuníquese con mi colega [nombre completo] al [correo electrónico]/[número de teléfono].
Si también estás en [ubicación] en estos días, ¡me encantaría conectarme! Llámame a mi [número de teléfono] y te daré los detalles.
Saludos cordiales,
[Su firma]5 consejos para escribir un mensaje de correo electrónico de fuera de la oficina
Entonces, ¿cómo se puede crear un mensaje de correo electrónico eficaz fuera de la oficina? Aquí hay cinco ideas para hacer que su correo electrónico sea efectivo y amable.
#1. Mantenlo corto y dulce
Las mejores comunicaciones fuera de la oficina son breves y directas. Cierre la sesión después de entregar la información relevante en unas pocas frases breves. No hay necesidad de molestar a sus compañeros de trabajo proporcionando demasiados detalles sobre su ausencia.
#2. Edite su mensaje
Nunca querrás enviar un correo electrónico comercial con un error gramatical. El calibre de su escritura puede influir en cómo sus colegas y clientes lo perciben.
#3. No hagas promesas que no puedas cumplir
Hacer promesas que no podrá cumplir es un error común al enviar correos electrónicos de fuera de la oficina. Por ejemplo, no prometa responder el correo electrónico de fuera de la oficina tan pronto como regrese. Lo más probable es que tenga mucho trabajo que hacer cuando regrese, por lo que no puede prometer un cambio rápido.
#4. Mantén un tono profesional
Cuando te estás preparando para irte de vacaciones, es tentador asumir un tono informal o amistoso. Sin embargo, tenga en cuenta que un mensaje de fuera de la oficina sigue siendo un correo electrónico de trabajo.
#5. Considere todos los canales de comunicación
Lo mejor es redactar y activar un mensaje de fuera de la oficina en todas las plataformas clave a través de las cuales interactúa con sus socios comerciales.
Cómo configurar su respuesta automática fuera de la oficina
Ya debería tener listo su mensaje de correo electrónico de fuera de la oficina, y aquí le mostramos cómo configurar su respuesta automática de fuera de la oficina en varias plataformas de correo electrónico, incluido Microsoft Outlook.
#1. Cómo configurar respuestas de fuera de la oficina en Gmail
Siga estas instrucciones para configurar su respuesta automática de Gmail si utiliza Google Workspace. Haga clic en opciones > Ver todas las opciones en la esquina superior derecha de Gmail. Desplácese hasta el final hasta Respondedor de vacaciones.
- Debe seleccionarse “Respondedor de vacaciones activado”.
- Complete los espacios en blanco con las fechas, el asunto y su mensaje básico de fuera de la oficina.
- Haga clic en las casillas respectivas para enviar una respuesta automática a sus contactos y personas de su organización.
- Haga clic en el botón "Guardar cambios".
Su respuesta automática fuera de la oficina ha sido configurada. Cuando habilite su respondedor de vacaciones, verá una barra superior con la opción de finalizar el correo electrónico de vacaciones de esta manera. Para deshabilitar el respondedor de vacaciones, haga clic en el botón "Terminar ahora".
#2. Cómo configurar respuestas de correo electrónico fuera de la oficina en Outlook
Si usa Microsoft Outlook para sus correos electrónicos, estos son los pasos para configurar su respuesta automática de correo electrónico fuera de la oficina.
- Seleccione Archivo > Respuestas automáticas
- Selecciona "Enviar respuestas automáticas".
- Haga clic en "Enviar solo durante este rango de tiempo" para editar el rango de fecha y hora
- Escriba su mensaje de respuesta automática y haga clic en Aceptar. Esto activará la respuesta automática para las personas que le envíen correos electrónicos desde dentro de la organización.
- Para aquellos fuera de la organización, haga clic en la pestaña "Fuera de mi organización" y escriba el mismo mensaje o una respuesta automática diferente
- haga clic en Aceptar
Está configurado para su tiempo libre en su respuesta de correo electrónico fuera de la oficina en Outlook.
#3. Cómo configurar mensajes de fuera de la oficina en Slack
Hoy en día, las plataformas de mensajería instantánea como Slack y Teams son más populares que los correos electrónicos. Considere publicar su aviso de fuera de la oficina también en esas plataformas. Para cambiar su estado de Slack a fuera de la oficina, siga estos pasos:
- En la esquina superior derecha de la ventana de Slack, haz clic en tu foto de perfil.
- Haga clic en el botón "Actualizar su estado".
- En la ventana emergente resultante, ingrese su estado único fuera de la oficina y luego especifique la hora. Incluso puedes incluir emoticonos en tu estado.
¿Qué se dice en un correo electrónico de fuera de la oficina?
“Gracias por tu correo electrónico”, puedes decir. Por [razón], ahora estoy ausente de la oficina hasta [fecha de regreso]. Cuando regrese, con gusto responderé a su mensaje. Mientras tanto, comuníquese con [nombre del colega + cargo] al [correo electrónico, teléfono, etc.] si desea ayuda”.
¿Qué es un buen ejemplo fuera de la oficina?
Este es un ejemplo de un buen correo electrónico de fuera de la oficina: Estaré fuera de la oficina desde (día/mes) hasta (día/mes), con acceso restringido al correo electrónico. Póngase en contacto con [Nombre] en [correo electrónico] o [teléfono] si tiene alguna pregunta urgente. Responderé a tu correo electrónico lo antes posible. Pero eres capaz de más.
¿Cuáles son ejemplos de mensajes de fuera de la oficina?
Ejemplos de mensajes de fuera de la oficina incluyen:
- “Agradezco su correo electrónico. Estaré fuera de la oficina del 8 al 12 de agosto….
- “Estaré fuera del 25 al 29 de julio”. Puede comunicarse con mi colega, Marilyn Morales, en [correo electrónico y número de teléfono] para problemas urgentes”.
- “Agradezco su correo electrónico. Ahora estoy fuera de la oficina y no estoy monitoreando mi correo electrónico.
¿Qué es un buen mensaje de respuesta automática?
Ejemplos de respuestas automáticas amables de correo electrónico de fuera de la oficina incluyen: Hola, gracias por ponerse en contacto con _. Hemos recibido tu mensaje y te responderemos lo antes posible. Hola, Agradecemos tu interés en colaborar con nosotros. Para programar una cita, vaya a [enlace a la página de programación].
¿Qué es una buena respuesta automática de correo electrónico?
El siguiente es un ejemplo de un correo electrónico de respuesta automática:
Hola [first_name], ¡muchas gracias por ponerte en contacto! Esta respuesta automática es simplemente para informarle... Recibimos su correo electrónico y le responderemos lo antes posible con una respuesta (humana).
¿Qué es un mensaje saludable fuera de la oficina?
Este es un ejemplo de un correo electrónico de fuera de la oficina:
Estoy temporalmente fuera de la oficina [de vacaciones, en una conferencia o por otro motivo] y no podré responder hasta el [fecha]. Si desea asistencia de emergencia, comuníquese con [nombre de contacto] en [información de contacto]. Ellos estarán encantados de ayudarle mientras estoy fuera.
Conclusión
Todo el mundo desea ser necesitado. Cuando sepa que no podrá revisar su bandeja de entrada, establezca una respuesta automática fuera de la oficina. Utilice los ejemplos que le proporcionamos y hágalo bien; este es un excelente enfoque para aumentar la lealtad y las ventas de comercio electrónico sin ser demasiado agresivo. ¡Cree un mensaje humorístico o perspicaz para ayudarlo a sobresalir entre la multitud!
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Referencias
