Todos los negocios de Oregón, incluso aquellos con una sola persona, están sujetos a la ley de licencia por enfermedad del estado, que requiere hasta 40 horas de licencia por enfermedad por empleado cada año calendario. La licencia por enfermedad puede no ser remunerada según el tamaño y la ubicación de su empresa, mientras que ciertos empleadores están obligados a proporcionar licencia por enfermedad remunerada. Aunque la ley de licencia por enfermedad de Oregón no es tan complicada como la de otros estados, como California, aún debe asegurarse de que su empresa cumpla. Esto es todo lo que necesita saber sobre la licencia por enfermedad de Oregón y la ley PTO.
Cómo funciona la ley de licencia por enfermedad de Oregón
La licencia por enfermedad en Oregón se calcula como una hora de tiempo por enfermedad ganada por cada 30 horas trabajadas, hasta un máximo de 40 horas. Puede otorgar más tiempo por enfermedad a su discreción, pero asegúrese de que se aplique a todos los empleados. Para cumplir con las reglamentaciones de licencia por enfermedad de Oregón, debe tener en cuenta cuestiones como las licencias pagadas frente a las no pagadas, los derechos de los empleados, el uso autorizado del tiempo por enfermedad y la combinación de la licencia por enfermedad con el tiempo libre pagado (PTO).
Licencia por enfermedad remunerada versus no remunerada
Los empleadores en Oregón que tienen al menos diez empleados deben dar tiempo por enfermedad pagado. Si tiene al menos seis empleados y su negocio o cualquier empleado está ubicado en Portland, debe dar tiempo por enfermedad pagado. Si tiene menos empleados, puede decidir hacer que el tiempo de enfermedad no se pague; sin embargo, hacer que el tiempo de enfermedad sea pagado puede ser una ventaja atractiva para una pequeña empresa.
Los niveles de dotación de personal de algunas empresas pueden cambiar, en particular las empresas de temporada que no emplean empleados a tiempo completo durante todo el año. Si esto se aplica a su organización, debe calcular su promedio diario para cualquier período de 20 semanas del año anterior. Su licencia por enfermedad debe pagarse si su empresa tiene un promedio diario de 10 o más empleados (seis o más en Portland).
Elegibilidad y derecho del empleado
Los empleados de todo tipo, a tiempo completo, a tiempo parcial y de temporada, tienen derecho a hasta 40 horas de licencia por enfermedad por año de su empresa. (Esta regulación requiere que los empleados de tiempo completo trabajen un mínimo de 40 horas por año; los empleados de medio tiempo y de temporada pueden ganar menos). Sin embargo, como con la mayoría de los asuntos legales, hay excepciones. Cuando no esté obligado a otorgar licencia por enfermedad a un empleado, considere los siguientes escenarios:
- Cuando un empleado está de baja por enfermedad bajo la Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA),
- Cuando un empleado es el padre, cónyuge o hijo del propietario de la pequeña empresa
- Cuando un trabajador está inscrito en un programa de capacitación laboral federal o estatal
- Cuando un empleado está inscrito en un programa de trabajo y estudio
- Cuando el empleado es un contratista independiente
De acuerdo con la ley de Oregón, no está obligado a otorgar tiempo libre por enfermedad inmediatamente después de contratar a un nuevo empleado. Puede exigir a sus empleados que trabajen para usted durante al menos 90 días antes de que sean elegibles para la licencia por enfermedad, al igual que con muchos otros beneficios.
Cuando un empleado deja su empresa, no está obligado a pagar ningún tiempo de enfermedad acumulado y no utilizado, a menos que su organización tenga una política que lo exija. Cualquiera que sea su política corporativa, debe cumplirla en todo momento.
Usos del tiempo de enfermedad permitido
Sus empleados pueden utilizar la licencia por enfermedad por una variedad de razones preaprobadas, incluido el cuidado personal y las instancias especializadas en las que cuidan a otros.
Su personal puede tomar licencia por enfermedad para los siguientes propósitos:
- Citas con doctores
- Curación de una herida
- enfermedad o dolencia
- enfermedad de la mente
- Duelo
- Violencia doméstica, acoso, agresión sexual y otros incidentes relacionados
Los empleados también pueden tomar licencia por enfermedad cuando no están enfermos o lesionados para:
- Cuidado de un familiar enfermo o lesionado
- Lleve a un miembro de la familia a una visita al médico oa un chequeo de salud mental.
- Cuidar de un niño enfermo o lesionado.
- Cuide a un niño cuya escuela o guardería esté cerrada debido a una emergencia de salud pública.
Licencia por enfermedad versus ley de PTO en Oregón
Algunas empresas desean facilitarse las cosas al combinar sus políticas de PTO y licencia por enfermedad en una sola política. Puede hacerlo siempre que su política de PTO cumpla con los requisitos mínimos de licencia por enfermedad de Oregón. Esto no lo exime de la obligación de otorgar una licencia adicional según lo exija la ley federal o de Oregón.
Si bien la combinación de políticas de licencia en una sola política amplia puede ser útil en estados sin regulaciones similares a las de Oregón, no lo sugerimos en Oregón. Es ideal establecer una política de PTO separada para que pueda ajustar inmediatamente su política de licencia por enfermedad si cambia la ley de Oregón. En Oregón, se puede permitir la combinación de estas reglas siempre que proporcione a sus empleados un PTO ilimitado.
Requisitos previos del empleador
Además de otorgar tiempo por enfermedad a sus empleados, debe mantener registros precisos de su acumulación y uso de tiempo por enfermedad, brindarles información sobre sus derechos y proporcionarles actualizaciones frecuentes sobre su saldo de tiempo por enfermedad.
Aviso y Publicación
Colocar carteles de cumplimiento en lugares destacados de su oficina es una forma de garantizar el cumplimiento de las leyes laborales y de recursos humanos. El estatuto de tiempo por enfermedad de Oregón incluye requisitos similares, como colocar un cartel de tiempo por enfermedad donde los empleados puedan verlo fácilmente. El cartel debe contener información básica sobre sus derechos de licencia por enfermedad.
Sin embargo, si su organización está lejos, puede colocar un aviso en su intranet o tablón de anuncios electrónico, o incluso enviar una notificación por correo electrónico a toda la empresa. Si publica un boletín interno regular, proporcione un enlace al cartel de su empresa, así como cualquier otra necesidad de cumplimiento, en cada mensaje.
Estados de cuenta de tiempo de enfermedad
Los empleadores en Oregón están obligados por ley a proporcionar a los empleados estados de cuenta trimestrales que detallen la cantidad de licencia por enfermedad que han acumulado y gastado. Puede hacer que esta información esté disponible en todas partes, y si usa un software de nómina, puede incluirla con cada talón de pago, cumpliendo con los requisitos de la ley.
Solicitud de Documentación
Tenga cuidado al solicitar documentación de que un empleado estuvo ausente debido a una enfermedad o al cuidado de un familiar enfermo. Si bien solicitar documentación cuando un empleado se ausenta por enfermedad puede parecer inteligente, solo puede hacerlo en las siguientes situaciones:
- Si un empleado se ausenta por más de tres días seguidos,
- Si se espera que el tiempo de enfermedad de un empleado dure más de tres días hábiles consecutivos (cirugía, tratamiento médico),
- Si un empleado no proporciona un aviso adecuado o razonable de su licencia por enfermedad (10 días si es previsible, razonable por enfermedad o lesión), el empleador puede despedir al empleado.
- Si tiene una base válida para cuestionar el uso de la licencia por enfermedad de un empleado (ausentismo alto, abuso de PTO),
Adquisición y cálculo del pago de licencia por enfermedad
Al desarrollar una política de licencia por enfermedad de Oregón, debe garantizar el cumplimiento de la ley exigiendo a los empleados que acumulen tiempo y lo paguen correctamente. Puede acumular el tiempo de los empleados de dos maneras: acumulación o cantidad global.
Obtener licencia por enfermedad
Como se indicó anteriormente, la acumulación de tiempo por enfermedad requiere calcular al menos una hora de tiempo por enfermedad por cada 30 horas trabajadas. Puede dejar de acumular tiempo por enfermedad una vez que un empleado tenga 40 horas en su banco de tiempo por enfermedad. Puede continuar acumulando horas para sus empleados si la política de licencia por enfermedad de su empresa es más liberal que los estándares estatales.
Incluso si requiere que los empleados estén en el trabajo durante 90 días antes de que puedan utilizar el tiempo por enfermedad, su acumulación comienza el día en que comienzan. Son elegibles para usar el tiempo de enfermedad una vez que hayan completado el mínimo de 90 días.
Si bien este sistema permite que los empleados obtengan licencia por enfermedad en función de las horas trabajadas, requiere un esfuerzo administrativo adicional. Esto también aumenta la probabilidad de errores administrativos o errores de cálculo.
Baja por enfermedad en una sola cuota
La opción de suma global consiste en dar a los empleados la licencia por enfermedad completa que reciben cada año el 1 de enero. Este método le ahorrará tiempo en el departamento administrativo.
La desventaja de la suma global es cuando los empleados comienzan antes del 1 de enero. En este caso, deberá prorratear su tiempo de enfermedad según su fecha de inicio. Por lo tanto, si ofrece 40 horas de licencia por enfermedad cada año y un nuevo recluta comienza el 1 de julio (la mitad del año), debe prorratear su licencia por enfermedad a la mitad, o 20 horas. Incluso con este paso adicional, creemos que la suma global es el método superior y menos intensivo desde el punto de vista administrativo para calcular el tiempo libre por enfermedad.
Cálculo de pago
Si su organización debe pagar a los empleados por licencia por enfermedad, debe pagarles su tasa de pago regular. Si los empleados por hora solo reciben una tarifa de pago, debe darles su tarifa por hora habitual por cada hora que estén ausentes debido a una enfermedad. Use el promedio ponderado de las tarifas de pago del empleado por hora si tienen más de una tarifa de pago.
A los empleados asalariados se les debe pagar la cantidad total ganada durante la licencia por enfermedad. Por ejemplo, si un empleado gana un salario semanal de $2,500 y toma un día de licencia por enfermedad, debe pagarle $2,000 en ingresos regulares más $500 por el día de licencia por enfermedad.
Si tiene empleados comisionados que no ganan un salario base, debe pagarles al menos el salario mínimo por cada hora de licencia por enfermedad que tomen. Si les da a los empleados comisionados un salario base, debe pagarles la tarifa igual a su tarifa por hora o el salario mínimo, lo que sea más alto.
Si bien las horas extra, las bonificaciones, las propinas y otros pagos sobre la tarifa base de un empleado no se tienen en cuenta en los cálculos de pago de licencia por enfermedad, el pago diferencial por turnos sí lo hace, así que asegúrese de calcular adecuadamente si tiene empleados que se encuentran en esa categoría.
La retención de empleados
El estado de Oregón permite que los empleados transfieran hasta 40 horas de licencia por enfermedad al año. Los empleadores también pueden limitar la acumulación de licencia por enfermedad a 40 horas por año y limitar el saldo total de licencia por enfermedad por empleado a 80 horas. Tiene la opción de aumentar estas restricciones a su discreción.
Entonces, si un empleado no tomó ninguna licencia por enfermedad el año anterior, puede transferir las 40 horas. Puede detener su acumulación una vez que hayan completado las 40 horas del año. Si utilizan tiempo por enfermedad y su saldo cae por debajo de las 80 horas, debe reiniciar su acumulación. Incluso si tienen más de 40 horas de baja por enfermedad al final del año, puede limitar su reinversión a 40 horas.
Consideraciones legales
La regla de tiempo por enfermedad de Oregón es bastante simple, pero aún requiere atención a los detalles para evitar el incumplimiento. Si calcula el pago erróneamente o viola los derechos legales de un empleado, podría enfrentar multas y sanciones estatales, así como demandas de los empleados.
Sanciones y multas
Los salarios de penalización son legales en Oregón. La falta de pago adecuado del tiempo de enfermedad de un empleado puede resultar en una penalización salarial de hasta ocho veces la tasa de pago regular del empleado. Incluso los errores menores en la nómina pueden resultar en esta importante consecuencia.
Oregon también permite una multa de $1,000 por cada infracción. Por lo tanto, si tiene tres empleados que se ausentan por enfermedad pero su equipo de nómina no calcula correctamente el pago de su licencia por enfermedad, su empresa no solo les deberá a esos empleados ocho veces su tasa de pago regular por cada hora de licencia por enfermedad, sino que también debe al estado $3,000 en multas.
Reclamaciones de empleados
Los empleadores que violen las reglas de licencia por enfermedad, ya sea deliberadamente o sin saberlo, enfrentan fuertes sanciones en Oregón. Las demandas de empleados pueden ser extremadamente costosas para las empresas, tanto financieramente como en términos de reputación.
Cuando un empleado solicite licencia por enfermedad, no tome represalias, acose, sancione ni despida. Tomar cualquiera de estas actividades podría resultar en un caso de acoso o despido injustificado de un empleado.
Puede tener una base razonable para cuestionar el uso del tiempo libre por enfermedad de un empleado si se ha tomado un tiempo libre excesivo o ha hecho un mal uso de otras políticas. Sin embargo, tenga cuidado de documentar estas preocupaciones para tener pruebas de un problema real.
Mantenimiento de la consistencia y mantenimiento de registros
Mantenga registros meticulosos en todos los problemas relacionados con recursos humanos. Mantenga el cumplimiento legal manteniendo un registro del tiempo de enfermedad acumulado y gastado de cada empleado al menos trimestralmente. Mantenga todos los registros relacionados con el tiempo libre por enfermedad de un empleado también. Debido a que son registros médicos, debe mantenerlos separados del archivo personal regular del empleado y colocarlos en un archivo confidencial con acceso limitado.
Sea justo y coherente con su política de licencia por enfermedad, tanto en términos de la cantidad de tiempo que otorga como de cómo responde a los empleados que se ausentan. Recuerde, lo que hace por un empleado debe hacerlo por todos.
¿Oregón tiene una ley de licencia por enfermedad pagada?
Todos los empleados en Oregón tienen derecho a licencia por enfermedad según la ley estatal. Si su empleador tiene 10 o más empleados (6 o más si tiene un sitio en Portland), tiene derecho a tiempo por enfermedad pagado. De lo contrario, el tiempo de enfermedad está protegido pero no compensado.
¿Qué es la nueva ley de licencia por enfermedad de Oregón?
Las empresas privadas con uno o más empleados en el estado de Oregón deberán proporcionar hasta 12 semanas de licencia paga dentro de un período de 12 meses a partir del 1 de enero de 2023.
¿Se pasan los días de enfermedad en Oregón?
Sí, las empresas están obligadas por ley a permitir que los empleados transfieran hasta 40 horas de licencia por enfermedad no utilizadas al próximo año.
¿Puede su empleador preguntarle por qué llama para informar que está enfermo?
Cuando un trabajador se reporta enfermo, está permitido que el empleador indague sobre la causa de su ausencia.
¿Pueden decir que no si llamas para decir que estás enfermo?
Les guste o no, los jefes no deben negar su solicitud de tiempo libre por enfermedad.
En conclusión,
La mayoría de las empresas pueden evitar violar el estatuto de licencia por enfermedad de Oregón. Para asegurarse de que usted es parte de ese grupo, sepa y comprenda lo que debe proporcionar a cada empleado y cómo evitar cualquier problema.
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Referencias
