La firma electrónica de un documento autentica automáticamente el documento. En ese momento, es seguro decir que el contenido del documento no cambia después de que se haya firmado. Aquí, lo guiaremos paso a paso sobre cómo firmar un documento de Word electrónicamente usando un lector de Adobe en su iPhone o Mac.
¿Qué es una firma electrónica?
Una firma electrónica es un símbolo u otro dato digital que se adjunta a un documento electrónico y es aceptado por el "firmante" o el destinatario de la solicitud de firma. Las firmas electrónicas generalmente se muestran como una imagen de una firma física. Las firmas electrónicas en línea se generan y aplican a documentos en línea. En lugar de firmar con un bolígrafo, recibe un correo electrónico solicitando su firma. Todo el proceso de "firma" se lleva a cabo en línea.
Cómo firmar un documento de Word electrónicamente
Las organizaciones pueden reducir el riesgo cuando utilizan transacciones electrónicas y agilizan los procesos en papel para contratos u otros acuerdos al incluir campos de firma en los archivos de Microsoft Office. Las firmas digitales mantienen un registro de lo que se firmó y se pueden validar en el futuro.
Los documentos que han sido firmados tienen un botón Firmas en la parte inferior. Además, la información de la firma aparece en la sección Información de los documentos firmados, a los que se puede acceder haciendo clic en la pestaña Archivo en Word.
Para firmar un documento de Word electrónicamente, haga lo siguiente:
- Abra el documento que desea firmar en Microsoft Word o Excel.
- Coloque el cursor (puntero) en el documento de Word o en la hoja de trabajo donde desea que aparezca la línea de la firma.
- Seleccione insertar
- En la pestaña Insertar, en la sección Texto, haga clic en Línea de firma > Línea de firma de Microsoft Office en el menú desplegable.
Según el uso previsto, existen dos métodos de configuración de firma.
#1. Incorporación de una firma digital invisible
Se puede agregar una firma digital invisible a un documento de Word, un libro de Excel o una presentación de PowerPoint. Esto no es visible en el documento, pero aparece un pequeño icono de firma en la parte inferior de la ventana para indicar que se ha firmado. Los destinatarios pueden ver información sobre el firmante haciendo clic en el icono.
#2. Incluir una firma digital claramente visible
También se puede agregar una firma digital visible a un documento de Word o un libro de Excel. Para indicar que el documento fue firmado, esta firma aparece en el documento, junto con un pequeño icono de firma en la parte inferior de la ventana. Para obtener más información sobre el firmante, los destinatarios pueden hacer doble clic en la firma o hacer clic en el icono.
Cómo usar un certificado de firma de documentos para agregar una firma digital en Microsoft Windows
Siga estos pasos para firmar electrónicamente un documento en Microsoft Windows utilizando un Certificado de firma de documentos:
- Abra el documento que requiere una firma.
- Inserte el token de la tarjeta inteligente USB con el certificado en el puerto USB de su computadora. Microsoft copiará el certificado en el almacén de certificados de la API criptográfica (CAPI) de su computadora automáticamente.
- En el panel Herramientas, haga clic en Más herramientas. Aparecerá la página Crear y editar.
- Elija Certificados.
- Seleccione Firmar digitalmente en la barra de herramientas Certificados. Aparecerá el cuadro de diálogo Seleccionar área de firma.
- En el cuadro de diálogo Selección del área de firma, haga clic en Aceptar.
- Haga clic y arrastre el mouse para dibujar el área donde desea que aparezca la firma. Aparecerá el cuadro de diálogo Firmar con una identificación digital.
- Continúe haciendo clic en el botón. Aparecerá el cuadro de diálogo Firmar como su nombre>.
- Firma con tu nombre. Aparece el cuadro de diálogo del Explorador de Windows.
- Elija la ubicación para el documento firmado.
- Introduzca el título del documento.
- Guarda el archivo. Se le pedirá que ingrese su PIN.
- Ingrese su PIN y presione el botón Aceptar. Su firma se incluirá en el documento.
¿Cómo inserto una firma manuscrita en Word?
- Escriba su firma en una hoja de papel.
- Escanee la página y guárdela en su computadora en un formato de archivo común: .bmp, .gif, .jpg o .png.
- Abra el archivo de imagen.
- Para recortar la imagen, haga clic en ella para abrir la pestaña Formato de herramientas de imagen, haga clic en Recortar y luego recorte la imagen.
- Haga clic con el botón derecho en la imagen y luego haga clic en Guardar como imagen para guardar la imagen como un archivo independiente.
- Para agregar la firma a un documento, haga clic en Insertar > Imágenes.
Cómo firmar electrónicamente un documento PDF con Adobe Reader
- Para firmar un documento electrónicamente con Adobe Reader, primero abra el archivo PDF en la aplicación Adobe Acrobat Reader DC.
- En el panel derecho, haga clic en el botón "Rellenar y firmar".
- Para agregar su firma a Adobe Acrobat Reader DC, vaya a la barra de herramientas y haga clic en el botón "Firmar".
Una firma se puede hacer en una de tres maneras.
La configuración predeterminada de Adobe Reader es "Tipo", que le permite escribir su nombre y convertirlo en una firma. Puedes elegir entre cuatro estilos diferentes.
Otra opción es firmar seleccionando "Dibujar" y luego dibujar su firma con el mouse o una pantalla táctil.
También puede elegir "Imagen" si desea firmar un papel, escanearlo y luego ingresar su firma escrita en Adobe Reader. (Sí, se requiere escanear, pero solo necesita hacerlo una vez, después de lo cual puede usar esa firma en cualquier documento futuro que firme electrónicamente). Una vez que haya terminado de crear una firma, haga clic en "Aplicar" para agregarla a la documento.
Si deja marcada la opción "Guardar firma", podrá agregar rápidamente esta firma a otros documentos en el futuro. Con el mouse, coloque su firma donde desee y luego haga clic para aplicarla. Si elige guardar su firma, estará disponible en el menú "Firmar" en el futuro.
Para guardar su documento PDF firmado, vaya a Archivo > Guardar y elija una ubicación.
Cómo firmar un documento electrónicamente en Mac
El primer paso es agregar su firma a su Mac, lo cual puede hacer en Vista previa. Empezar:
- En Vista previa, abra el documento que desea firmar.
- Seleccione el icono Marcado.
- Luego, seleccione la opción Firma.
- Elija Crear firma.
Apple sincronizará su firma con su cuenta de iCloud, haciéndola disponible en Vista previa en cualquier Mac que haya iniciado sesión con su ID de Apple.
Para crear una versión digital de tu firma, tienes tres opciones:
Panel táctil: seleccione esta opción si desea usar su dedo para escribir su firma en el panel táctil de su Mac.
Firme un papel y luego sosténgalo frente a la cámara de su Mac. Preview reconocerá y digitalizará su escritura.
iPhone/iPad: Seleccione esta opción para firmar usando un dispositivo conectado.
Cómo incluir su firma en un PDF
Ahora que ha completado la configuración, su firma está en el sistema y notará lo rápido que puede firmar documentos en Vista previa.
Con su documento abierto en Vista previa, repita los pasos anteriores, excepto que después de hacer clic en el botón de firma, haga clic en su firma.
En el documento, aparecerá un pequeño cuadro con su firma, que luego puede arrastrar y cambiar de tamaño. Una vez que haya alineado su firma, puede guardar y compartir el documento.
Cómo firmar un documento electrónicamente en iPhone
Es fundamental firmar un documento rápidamente para agilizar su flujo de trabajo de señalización digital. Es posible que deba lidiar con formularios, contratos y acuerdos que requieren su firma en línea.
A continuación, describimos dos métodos para firmar cualquier tipo de documento electrónicamente desde su iPhone.
Usar marcado para Apple
El marcado es una función del iPhone que le permite anotar y editar varios documentos, como archivos PDF, imágenes y capturas de pantalla. El marcado le permite agregar su firma en línea a un documento.
La función de marcado es fácil de usar. Simplemente siga estos sencillos pasos:
#1. Inicie la aplicación de correo.
Comience abriendo la aplicación Correo, ya que aquí es donde se utilizará la función Marcado. Se sincroniza directamente con la interfaz de correo electrónico, por lo que el proceso es simple.
#2. Seleccione si desea responder a un correo electrónico o redactar uno nuevo.
Después de abrir la aplicación, decida si está respondiendo a un correo electrónico o enviando uno nuevo. De cualquier manera está bien porque simplemente se trata de adjuntar su documento al correo electrónico correspondiente. Puede usar la función Marcado para agregar su firma digital al documento.
#3. Firma el documento con tus iniciales.
Comience tocando el cuerpo de su correo electrónico para agregar su firma digital a su documento. Después de eso, seleccione "Insertar archivo adjunto de foto o video" tocando el cursor. Desplácese por las opciones hasta encontrar el botón de documento: localice y firme el documento PDF que desea firmar.
Cuando haya encontrado el documento PDF, tóquelo y luego el botón de flecha izquierda. Luego, presione el símbolo más para agregar su firma digital al documento después de tocar el botón "Marcar".
Puede elegir escribir a máquina o dibujar su firma. Si el documento lo requiere, también puede incluir información adicional.
Utilice un software de firma electrónica.
Otro excelente método para firmar documentos en línea es usar un "software de firma electrónica". Esta aplicación simplifica la firma de documentos digitales, agilizando su flujo de trabajo de señalización.
Si maneja con frecuencia grandes cantidades de documentos, una herramienta de firma electrónica es una excelente opción. Debido a las características adicionales, esta puede ser una mejor opción para empresas y organizaciones más grandes.
Firmar un documento de Word en un iPhone
Firmar un documento de Microsoft Word puede ser difícil porque estás usando un iPhone. Aquí no puede usar la función Marcado, por lo que una herramienta de firma electrónica es su mejor opción. Te mostramos cómo usar tu iPhone para firmar un documento de Word.
#1. Elija una herramienta de firma electrónica
Hay numerosas herramientas excelentes de firma electrónica a su disposición. Estos le permiten firmar documentos de Microsoft Word desde su iPhone.
#2. Incluya su firma en el documento de Word
Una vez que haya determinado la mejor solución de firma electrónica para sus necesidades, utilícela para agregar su firma digital a su documento de Word.
Cómo firmar un documento PDF electrónicamente en un iPhone
La mayoría de los documentos firmados en línea estarán en formato PDF. Ante esto, debe poder firmarlos lo más fácilmente posible. Ni siquiera tienes que dejar tu iPhone. En pocas palabras, aquí se explica cómo firmar un PDF en un iPhone.
#1. Abre tu archivo PDF
Para comenzar, busque y abra el archivo PDF del documento que desea firmar en su iPhone. Esto es posible en una variedad de aplicaciones, incluidos Archivos, iBooks y Mensajes. Puede usar la aplicación Correo para enviar el documento firmado como un correo electrónico.
#2. Hacer uso de la función de marcado
Utilice la función Marcado después de haber identificado y abierto con éxito su archivo PDF. Agregue su firma presionando el símbolo + en la esquina inferior derecha. Puede usar una firma guardada existente o crear una nueva.
El documento PDF de su iPhone ahora debería tener su firma.
Cómo firmar un documento escaneado en iPhone
¿Sabías que tu iPhone tiene la capacidad de escanear documentos? Es una función que le permite crear rápidamente una copia digital de alta calidad de un documento físico en papel. No solo eso, sino que después de escanear el documento, puede firmarlo fácilmente. Le mostraremos cómo, desde escanear hasta enviar por correo electrónico y firmar.
#1. Escanea tu papel
El primer paso es usar la función de escaneo de su iPhone, que se encuentra dentro de la aplicación "Notas". Comience creando una nueva nota, luego presione el botón de la cámara, seguido del ícono de escanear documentos.
Después de eso, coloque su copia física del documento dentro de la cámara del iPhone. Si está en modo automático, debería escanear el documento por usted. De lo contrario, presione el botón del obturador y juegue con los bordes de recorte. Esto debería resultar en el guardado de una imagen escaneada de su documento.
#2. Firme su papeleo
Su documento escaneado ahora debería aparecer en su aplicación de Notas como una nota. Ubíquelo, luego haga clic en el botón Compartir y seleccione el ícono de marcado. Luego deberá tocar el botón Agregar, seguido del botón de firma.
En su iPhone, podrá crear una nueva firma o agregar una existente. Colóquelo en el documento según sea necesario y luego presione Listo.
En conclusión,
Con los pasos enumerados anteriormente, debería poder firmar su documento electrónicamente en cualquier dispositivo con facilidad. La forma más conveniente de firmar documentos es en su computadora. Todo lo que tiene que hacer es descargar el documento apropiado, firmarlo con su dedo y luego enviarlo por correo electrónico o imprimirlo. Pero con nuestra guía, debería poder firmar sus documentos sin problemas en su Mac o iPhone.
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Referencias
