Las facturas son uno de los documentos financieros más importantes en los negocios, si no el más crucial. Actúan como confirmación de compra y como solicitud de pago vinculante para su cliente; por lo tanto, son directamente responsables de los ingresos de su empresa. Sin embargo, cubrimos todos los detalles requeridos sobre "Cómo enviar facturas" en este artículo. Aquí, repasaré lo que sucede cuando redacta su documento y las mejores formas de enviárselo a su cliente.
Cómo enviar facturas
Cuando hayas finalizado un pedido de producto o servicio, es momento de hacer una factura y enviarla lo antes posible. Por supuesto, hay algunas etapas intermedias, desde decidir si utilizar un software de facturación y cómo enviar su factura hasta enviar recordatorios de pago o configurar pagos programados.
Aquí hay un resumen sobre cómo hacer y enviar una factura:
1. Indicar que es una factura en la parte superior.
2. Incluya un número de factura.
3. Incluye la fecha en la que pretendes presentar la factura.
4. Proporcione su nombre, dirección e información de contacto.
5. Incluya el nombre, la dirección y la información de contacto de su cliente.
6. Incluir un resumen de los servicios prestados.
7. Especifique la fecha del servicio.
8. Totalice todos los gastos (incluidos los cargos o impuestos)
9. Incluir términos y condiciones de pago.
10. Seleccione una opción de entrega (por ejemplo, correo electrónico) y envíe su factura a su cliente.
11. Realice un seguimiento de su factura, configure recordatorios de pago (si es necesario) y cobre el pago.
Note: Además de los elementos enumerados anteriormente, su empresa puede tener otros requisitos; por lo tanto, es importante adaptar su factura a sus necesidades y a las de sus clientes.
Cómo enviar facturas en Paypal
Aceptar pagos a través de Internet debe ser siempre un proceso seguro. Si sus clientes no confían en la seguridad de su sitio web, seguramente harán negocios con otra empresa.
Configurar estándares de seguridad adecuados en los servidores de comercio electrónico puede ser difícil, pero cualquiera con una cuenta PayPal gratuita puede enviar una factura de un cliente o solicitar dinero a un amigo a través de la aplicación móvil y el sitio web de PayPal.
En esta sección, le mostraré cómo utilizar PayPal.com para enviar una factura.
Para enviar un Factura PayPal, todo lo que necesitas es una cuenta PayPal y la dirección de correo electrónico de tu cliente (donde recibirá la factura). Ya sea que tenga una cuenta PayPal personal o comercial, los pasos son los mismos.
1. Inicie sesión en PayPal.
2. Navegue hasta el menú superior y seleccione Enviar y solicitar.
3. Localice Más en el submenú de la página siguiente.
4. Elija Crear una factura entre las opciones disponibles en la página siguiente.
5. Seleccione el botón Crear factura en la esquina superior derecha de la página Facturación.
6. Hay numerosos elementos para personalizar en la pantalla de creación de facturas. Complete la factura con la información necesaria y cualquier detalle relevante.
7. Si desea utilizar cualquiera de las siguientes funciones, haga clic en los tres puntos adyacentes al botón Enviar antes de presionar el botón Enviar: Compartir el enlace de la factura, Guardar como borrador o como plantilla.
8. Para enviar la factura a sus clientes, haga clic en Enviar.
Lo último que debe hacer es, obviamente, esperar su pago. Cuando emitas la factura, tu cliente recibirá una notificación por correo electrónico.
Cómo enviar facturas en eBay
Los clientes pueden pagar en eBay más fácilmente desde la página de pago. Si bien algunas personas prefieren pagar de inmediato, otras que ganan las subastas pueden tardar unos días en transferir el dinero al proveedor. Entonces, ¿cómo debería un comerciante advertir a sus clientes sobre pedidos impagos? ¡Envíeles un recordatorio de factura!
Puede enviar una factura a los compradores independientemente de si han pagado o no un pedido.
#1. Vaya a su cuenta de eBay e inicie sesión
Para iniciar sesión en su cuenta, abra eBay en su teléfono inteligente e ingrese sus credenciales.
#2. Abra Mi eBay.
Navegue hasta el menú superior de la página de inicio y seleccione Mi eBay.
#3. Seleccione Vender.
Seleccione Vender en el menú en el lado izquierdo de su pantalla.
#4. Seleccionar Vendido
Seleccione Vendido de las opciones enumeradas debajo de Vender.
#5. Seleccione los elementos.
Localice el pedido del cliente por el que desea enviar una factura. Cuando lo haya encontrado, marque la casilla junto a él para seleccionarlo. También puede combinar el envío de numerosos productos.
#7. Enviar la factura.
Luego, vaya a la barra de Acciones y elija Enviar factura. Podrás agregar un mensaje o nota al cliente en la siguiente pantalla, así como ajustar el método de pago o las tarifas de envío.
Después de eso, obtenga una vista previa de la factura una vez más antes de seleccionar Enviar factura para finalizar el proceso.
¡Así es como puedes enviar una factura a cualquier cliente en eBay!
Cómo enviar facturas Shopify
Shopify es una plataforma en línea que permite a las empresas de comercio electrónico crear y vender sus tiendas. Presta servicios a millones de empresas en más de 170 países y representa el 10% de todo el comercio electrónico de EE. UU.
Cuando un cliente minorista o mayorista realiza un pedido, debes enviarle una factura. Si bien la facturación con Shopify no es difícil, existen varias distinciones y opciones que debes tener en cuenta.
Entonces, ¿cómo funciona la facturación de Shopify?
Ya seas socio de Shopify o una empresa de comercio electrónico estándar, el proceso para emitir una factura es diferente.
Como socio de Shopify, haz lo siguiente para crear y enviar una factura:
1. Elija "Servicios" y luego "Empleos" en su Panel de socios. Seleccione "Todos" para mostrar su empleo actual.
2. Seleccione "Crear factura" para el trabajo para el que desea crear una factura.
3. Debe ingresar sus números comerciales y fiscales, así como el número de factura, en el área "Crear factura". El resto de datos de su empresa se completarán automáticamente.
4. Elija la fecha de vencimiento del pago según lo que negoció con el proveedor.
5. Ingrese productos para cada servicio que ofrece. Ingrese toda la información relevante, incluidas las tarifas y el monto total adeudado.
6. Seleccione "Impuestos" en la parte inferior de la factura después de haber ingresado los servicios que brindó. Puede ingresar el monto del impuesto aquí.
7. Si tiene más notas o explicaciones, colóquelas en el cuadro "Notas adicionales". Puede, por ejemplo, proporcionar la política de reembolso de su empresa o cualquier término y condición particular para este comerciante.
8. Si tiene la intención de enviar la factura más tarde o regresar para actualizarla más tarde, haga clic en "Guardar".
9. Seleccione "Enviar" para enviar su factura. Puede agregar un saludo personal y un asunto para el comerciante en la sección "Enviar factura" y modificar su dirección de correo electrónico si es necesario.
Cómo enviar facturas por correo electrónico
Su nueva empresa emergente ya está en funcionamiento. Estableció una cuenta bancaria, lanzó su sitio web y generó algunos ingresos iniciales. ¡Has logrado una gran hazaña! ¡Qué logro tan increíble!
Es hora de que comiences a recibir pagos ahora que estás operativo. La recepción y el seguimiento de los pagos es un gran dolor de cabeza para muchas pequeñas empresas y contratistas independientes.
Lo que sigue es un artículo escrito que le servirá como guía sobre el envío de facturas por correo electrónico, así como una plantilla a seguir.
¿Ya te has decidido a enviar facturas por correo electrónico? Muy bien. ¿Cómo puedo ayudarte con eso? Permíteme mostrarte.
#1. Lo primero que debe hacer: hacer una factura
Implementar software de facturación. Piense en adquirir algún software de facturación si desea facilitar el envío de facturas por correo. Genere facturas de marca de forma rápida y sencilla con herramientas como FreshBooks y Zoho Invoice.
Una ventaja adicional es que puedes realizar un seguimiento de todos tus recibos y facturas en un solo lugar. En lugar de crear carpetas en su computadora, este podría ser un método más eficaz para realizar un seguimiento de sus facturas.
#2. Prepare su factura para adjuntarla
Hay un par de cosas más que hacer antes de poder enviar su factura después de haberla redactado. Siempre debes guardar tu factura como PDF, independientemente de si la hiciste desde el principio o utilizaste una plantilla. Para asegurarse de que nadie más pueda realizar cambios en su factura, guárdela como PDF.
#3. Adjunte la factura a su correo electrónico
Ahora que ha creado su factura y la ha convertido a formato PDF, es hora de escribir su correo electrónico.
#4. Examina y envía tu factura
Tómate un momento después de terminar tu correo electrónico para repasar todo.
#5. Enviar correos electrónicos de recordatorio de pago
Puede resultar difícil hacer el seguimiento de una factura, pero es una práctica empresarial vital. Después de todo, su empresa depende del dinero que usted ingresa. Si bien su factura debe incluir condiciones de pago claras acordadas tanto por usted como por su cliente, esto no siempre implica que le pagarán a tiempo.
Cómo enviar facturas en QuickBooks
Ya sea que esté comenzando con una pizarra en blanco o con un presupuesto actual, esta guía le mostrará cómo crear una factura en QuickBooks Online. Además, demostraremos el proceso de envío e impresión de facturas a los clientes.
#1. Primero, vaya a la sección "Factura".
En QuickBooks Online, busque la sección "Clientes" en el lado izquierdo del panel, haga clic en el botón "+ Nuevo" y luego elija "Factura" en el menú desplegable.
#2. A continuación, ingrese los detalles de la factura actualizados.
Para finalizar su factura, complete los campos obligatorios en la pantalla de factura.
#3. Finalmente, envíe su factura
Una vez que haya terminado con su factura y desee enviarla más tarde, haga clic en el botón Guardar en la esquina inferior derecha de la página. Si desea obtener una vista previa o imprimir la factura antes de guardarla o enviarla, vaya a la barra de menú inferior de la pantalla de la factura y seleccione el menú desplegable Imprimir o Vista previa, como se muestra a continuación.
¿Cómo envío una factura a mi cliente?
Comience por redactar una factura que incluya todos los detalles necesarios, como su nombre, el nombre del cliente y la información de contacto, las fechas del servicio, el monto total, los servicios prestados, el número de factura y los términos y condiciones de pago. Envíelo cuando esté listo por correo electrónico, correo postal o software de facturación y luego cobre el pago.
¿Qué utilizas para enviar facturas?
Los tres métodos de facturación más habituales son los siguientes:
- Correo. Imprima su factura y envíela por correo al cliente si no utiliza el correo electrónico ni la facturación en línea.
- Correo electrónico. El método más rápido y común para enviar una factura es este. Para mayor protección, guarde la factura como PDF después de crearla en un procesador de textos o programa de diseño. Escriba "factura" en la línea de asunto e incluya una breve declaración en el cuerpo del correo electrónico.
- Software de facturación.
¿Se pueden enviar facturas electrónicamente?
La facturación electrónica, a menudo conocida como facturación electrónica, es el acto de enviar una factura por bienes o servicios a un cliente por correo electrónico o su sitio web. En la mayoría de los casos, las facturas electrónicas brindan al consumidor la oportunidad de pagar su factura electrónicamente.
¿Puedo simplemente escribir una factura?
Para generar una factura básica, prepare un documento que contenga los siguientes elementos: sus datos de contacto y los del comprador, un número y fecha de factura, fecha límite de pago, descripciones detalladas de los bienes o servicios proporcionados con las cantidades y costos correspondientes, un subtotal de tarifas, impuestos relevantes. , tarifas y descuentos, y un total final.
¿Existe un sistema de facturación gratuito?
Zoho Invoice es una software de facturación en línea desarrollado específicamente para ayudar a las pequeñas empresas a gestionar sus procesos de facturación y cobro de pagos. El servicio es sencillo, seguro y completamente gratuito.
¿Cómo envían facturas los proveedores?
Las facturas a menudo las emiten los proveedores a su punto de contacto directo dentro de la empresa (a menudo, la persona que utiliza el producto o servicio), luego al equipo de cuentas por pagar, quien luego las envía a un gerente de presupuesto o finanzas para su validación, y así. en.
Conclusión
Zoho Invoices, Square Invoices y PayPal Invoicing son las mejores herramientas de facturación gratuitas para pequeñas empresas. Los tres tienen las capacidades esenciales que requieren las empresas para redactar, enviar y recibir facturas, así como presupuestos, sin esfuerzo.
- Cómo construir y tener éxito en los negocios con plantillas PDF de facturas en blanco (se abre en una nueva pestaña del navegador)
- FACTURA CONTABLE: Definición, Cómo Registrarla y Software Libre
- Contabilidad de olas: revisión y todo lo que necesita saber
Referencias
