¿Cómo manejará su empresa una fuerza laboral de miles? Los números de extensión de teléfono están aquí para ayudarlo a optimizar sus interacciones comerciales, ahorrar dinero y, lo que es más importante, brindar una experiencia de cliente increíble. Pero, ¿cómo se puede lograr esto? A través de este artículo, descubriremos y comprenderemos cada detalle de la extensión del número de teléfono y, lo que es más importante, aprenderemos cómo agregar una extensión a un número de teléfono. También aprenderá cómo agregar una extensión a los contactos de su número de teléfono, ya sea con un iPhone o Android o al llamar a cualquier persona.
¿Qué es una extensión de número de teléfono?
Una extensión de número de teléfono es una combinación de tres a cinco dígitos que puede asignar manualmente a cualquiera de los miembros de su equipo, un equipo, una división o todo su departamento. La línea principal se divide en extensiones.
¿Confundido? No te preocupes; Veremos esto con ejemplos más adelante.
Por ejemplo, su organización tiene el número de teléfono 987 654321. Ahora opta por asignar las extensiones 200 a ventas y 300 a atención al cliente.
Con esto surgen dos escenarios: llamantes internos y llamantes externos, respectivamente. Las personas que llaman internamente (departamentos o personal dentro de la organización) pueden simplemente marcar 200 para comunicarse con ventas y 300 para comunicarse con marketing.
Los llamantes externos (clientes y personas ajenas a la organización) deben marcar el 987654321,200 para comunicarse directamente con el departamento de ventas y el 987654321,300 para acceder a la atención al cliente.
Formato de la extensión del número de teléfono: número de teléfono real, extensión dedicada
Ejemplos de extensiones de número de teléfono: +1 1424622, 231
Aquí, +1 1424622 es el número de teléfono real de una empresa, una coma indica el inicio de una extensión y 231 es la extensión dedicada.
Una extensión de número de teléfono permite que las personas que llaman se comuniquen con las personas o departamentos deseados de forma rápida y sencilla sin tener que lidiar con asistentes automáticos. Los empleados y equipos dentro de la empresa pueden comunicarse entre sí marcando extensiones. Es por eso que también se conoce como marcación por extensión.
¿Cómo se enrutan las llamadas a un número de extensión?
El enrutamiento de llamadas a una extensión está determinado y varía según el proveedor de servicios. Sin embargo, todos comparten el mismo diseño central de enrutamiento de llamadas, que se puede resumir en tres puntos. Estos tres puntos se discutirán en esta sección para ayudarlo a comprender cómo se enrutan las llamadas a una extensión.
Paso #1: Una persona que llama marca
Cuando las personas que llaman marcan un número de teléfono con un número de extensión guardado en su teléfono celular, las extensiones se marcan inmediatamente. Es posible que la llamada eluda un IVR o un operador automático.
Sin embargo, si una persona que llama marca el número de teléfono sin una extensión registrada en su aplicación de contactos, la llamada no se puede omitir.
En ambas circunstancias, la persona que llama simplemente ha llegado a la línea principal, que es donde se activan los mecanismos de enrutamiento (un conjunto específico de codificación o hardware).
Paso #2: enrutador de llamadas en acción
El sistema automatizado (software) envía llamadas a sus destinos designados según la extensión seleccionada o marcada por la persona que llama. Si hay varios llamantes en la línea, los pone en cola y les informa de su posición en la línea.
El enrutador es donde los proveedores de servicios difieren entre sí. Sin embargo, el enfoque central sigue siendo el mismo: identificar extensiones y enrutar llamadas a extensiones específicas.
La línea o llamada se conecta a la línea o extensión de destino después de borrar la cola.
Paso #3: La persona que llama se conecta a la extensión de destino
La etapa final es que la persona que llama llegue a su destino previsto, que podría ser un empleado, servicio al cliente, departamento de ventas u otra cosa.
El enrutamiento de llamadas de extensión se basa en un conjunto de códigos y una pequeña pieza de hardware que reconoce y establece conexiones basadas en extensiones de marcación.
Beneficios de usar extensiones de número de teléfono
Las extensiones de números de teléfono brindan una cantidad infinita de beneficios, especialmente cuando se usan junto con los servicios de VoIP. Desde optimizar las comunicaciones comerciales hasta ahorrarle dinero en comunicaciones a largo plazo.
Las siguientes son algunas ventajas notables de emplear extensiones de números de teléfono:
- Ahorrando dinero: Debido a que una sola línea principal puede admitir varias extensiones, usted ahorra dinero al no pagar por números individuales.
- Optimizar las llamadas: permite que los empleados interactúen entre sí marcando extensiones específicas en lugar de recordar el número de teléfono completo.
- Habilite la movilidad de los empleados: Las extensiones, como los servicios de VoIP, permiten que su personal sea productivo mientras se desplaza.
- Primera experiencia del cliente: informe a sus clientes sobre las extensiones para todos los departamentos de su empresa para que puedan evitar los asistentes automáticos, lo que resulta en una mejor experiencia del cliente.
- Centrarse en la cultura de trabajo híbrida: Las extensiones permiten que su organización emplee personal tanto en el sitio como en estaciones remotas, con comunicaciones sincronizadas en ambos extremos para mantener a todos en la misma página.
- Concéntrese en la productividad y la eficiencia: Al delegar actividades difíciles y aburridas a los IVR, su personal puede concentrarse en aspectos más vitales de sus trabajos.
- Números personalizados fáciles de recordar: Al usar números virtuales, puede experimentar creando números de vanidad llamativos e insertando extensiones comparables al final para asegurarse de que su audiencia los recuerde para siempre. Una estrategia de marketing única.
- Comunicación excepcional con el cliente: Las extensiones permiten a sus clientes llegar a sus destinos deseados de manera rápida y conveniente a través de extensiones, IVR o asistentes automáticos.
- Una imagen clara del desempeño de cada individuo: A través de sus extensiones específicas, puede simplemente rastrear, documentar y analizar el desarrollo y la eficacia de sus empleados.
¿Cómo agregar una extensión a un número de teléfono?
Según la persona que llama o el cliente y la empresa, agregar una extensión a una línea telefónica puede indicar dos cosas distintas.
Según la corporación, agregar una extensión a un número de teléfono implica esencialmente asignar números de 3 a 5 dígitos detrás del número original para segmentar la línea principal.
Esto se puede hacer a través del panel de administrador. Una cosa a tener en cuenta es que los diferentes proveedores de servicios tienen diferentes configuraciones y paneles de administración, por lo que es posible que necesite ayuda del servicio de atención al cliente al principio.
Sin embargo, en esta sección, veremos cómo agregar una extensión a un número de teléfono desde la perspectiva del cliente. Para agregar una extensión a un número de teléfono en Android, iPhone o iOS, siga un procedimiento similar, pero no idéntico.
Así que vamos a verlos de forma independiente en las secciones que siguen:
¿Cómo agregar una extensión a un número de teléfono en los contactos de iPhone?
Puede agregar una extensión a un número de teléfono en los contactos del iPhone mientras crea un nuevo contacto o edita el contacto existente. Le permite marcar extensiones automáticamente la próxima vez que llame a ese número.
Para agregar una extensión a un número de teléfono en los contactos de su iPhone, siga estas instrucciones.
(Al crear o modificar un contacto en iPhone, lo más importante que debe recordar es el número de teléfono).
Para agregar una extensión a un número de teléfono en los contactos de su iPhone, siga estos pasos:
- Abra la aplicación de contactos en su iPhone y seleccione el contacto al que desea agregar una extensión,
- Toque Editar y toque la sección del número de teléfono del contacto,
- Coloque el cursor al final del número de teléfono
- Toque el botón "+*#" en el teclado de marcación para acceder a más opciones
- Toque el botón "esperar" e ingrese la extensión
- Toque "hecho" en la esquina superior derecha.
Simplemente puede sustituir una coma (,) por el punto y coma (;). Una coma implica una pausa en lugar de una espera. Después de completar los procedimientos mencionados anteriormente, el número de teléfono en los contactos de su iPhone será +1 1424622;123. (Su número de teléfono de contacto es +1 1424622.)
¿Cómo agregar una extensión a un número de teléfono en Android?
Agregar una extensión a un número de teléfono en un dispositivo Android es comparable a agregar una extensión a un número de teléfono en un iPhone. Veamos cómo agregar una extensión a un número de teléfono existente en un contacto de Android.
En Android, siga estos pasos para agregar una extensión a un número de teléfono:
- Abra la aplicación de contactos o vaya a la aplicación del teléfono y toque contactos,
- Seleccione abrir el contacto que desea editar,
- Toca el icono del lápiz o el botón de edición,
- Toque la sección del número de teléfono del contacto y coloque el cursor al final del número,
- Ingrese una sola coma (,) para una pausa de 2 segundos o un punto y coma (;) para una espera,
- Ingrese una extensión y toque guardar.
Importante tener en cuenta: Si puede ingresar la extensión tan pronto como se conteste el teléfono, toque pausa o una coma (,). Si necesita esperar un poco más para que termine el mensaje automático, use el método de espera, seguido de un punto y coma (;).
Para comunicarse con el siguiente personal o departamento, simplemente marque el número de extensión. Por ejemplo, si Ken tiene una extensión 123 y desea comunicarse con él desde el lugar de trabajo, marque 123, presione el botón verde del teléfono y sonará su teléfono celular.
¿Se puede marcar la extensión directamente?
Si tiene un teléfono Android, es posible que se pregunte si puede llamar a una extensión directamente desde su número de teléfono. ¡Es concebible! La instalación de la aplicación Android Dial Phone le permite marcar rápidamente una extensión presionando un botón. Simplemente puede omitir este paso si está familiarizado con la marcación de extensiones. Ahorra tiempo y energía, así como dinero en llamadas de larga distancia.
Para marcar una extensión directamente desde un número de teléfono Android, agregue una coma o un punto y coma después del número de teléfono principal. Introduzca el número de extensión después de la coma. También puede agregar el número de extensión a su libreta de direcciones. Una vez que haya guardado el número de extensión en su teléfono, puede utilizar las formas de pausa o espera para acceder a él. Incluso puede agregar varias comas al número para posponerlo aún más.
Negocios vs. Extensión de número de teléfono residencial
La mayoría de las personas tienen una comprensión vaga de los números de extensión y tienden a aplicarlos solo a números de teléfono comerciales y residenciales. Sin embargo, debe tener en cuenta que estos dos son de naturaleza distinta.
Investigémoslos en las siguientes partes para ver en qué se diferencian. Una extensión de número de teléfono residencial puede contener o no una subdivisión de la línea principal. Debido a que la línea principal está vinculada a numerosos sistemas telefónicos (que indican contestadores automáticos), cuando entra una llamada entrante, todos los teléfonos conectados suenan al mismo tiempo. Puede responder a la llamada desde cualquiera de esos terminales.
¿Cómo agrego automáticamente una extensión a mi número de teléfono?
El método de espera se puede utilizar:
- Abra la aplicación Contactos en su teléfono Android y toque el contacto cuya extensión desea agregar.
- Presiona el ícono de Lápiz.
- Seleccione el campo del número de teléfono, luego coloque el cursor al final del número de teléfono.
- Use el teclado de Android para insertar un solo punto y coma a la derecha del número de teléfono.
¿Puede agregar una extensión a un número de teléfono en iPhone?
En iPhone, puede agregar una extensión a un número de teléfono. Toque Editar y luego la parte del número de teléfono del contacto. Coloque el cursor al final del número de teléfono. Para acceder a más opciones, presione el botón "+*#" en el teclado de marcación. Ingrese la extensión tocando el botón "esperar".
¿Puedo enviar un mensaje de texto a un número con una extensión?
Con el software de mensajería de texto corporativo, puede enviar un SMS con una extensión de número de teléfono. La mensajería de texto comercial le permite habilitar una línea comercial para enviar mensajes de texto mientras mantiene su número de teléfono actual y las extensiones de número de teléfono.
¿Cómo cambio la extensión en mi iPhone?
Ve a Safari > Configuración > Extensiones. Toque Más extensiones para buscar extensiones en la tienda de aplicaciones.
¿Dónde están las configuraciones de extensión?
Para administrar la configuración de las extensiones de Chrome, siga estos pasos: Abra Google Chrome. Abra Personalizar y controlar (símbolo de tres puntos en la esquina superior derecha). Seleccione "Extensiones" en el menú "Más herramientas".
¿Cómo cambio el tipo de extensión?
Puede cambiar el tipo de extensión por:
- Abra el Explorador de archivos de Windows y seleccione un archivo para cambiar
- Reemplace la extensión de archivo anterior por una nueva para cambiar su archivo
- Presione el botón "Enter" en su teclado para guardar sus cambios.
¿Cómo obtengo una extensión en Apple?
Elija Safari > Extensiones de Safari en la aplicación Safari en su Mac, luego explore las extensiones disponibles. Cuando descubras uno que te guste, haz clic en el botón Obtener o Cotizar, luego vuelve a hacer clic en el botón para instalar o comprar la extensión.
Conclusión
Una extensión es la separación de un número de teléfono principal en muchas subsecciones o números para permitir que diferentes terminales interactúen entre sí. Compartir un número de teléfono con varios miembros del equipo o departamentos es una noción básica.
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Referencias
