Las salas de datos virtuales se han convertido en un instrumento indispensable para las empresas. Ofrecen una forma segura y eficiente de procesar, compartir y archivar datos confidenciales con otras partes interesadas, incluidos los miembros del equipo. No obstante, la tarea de seleccionar al mejor proveedor de VDR puede ser una tarea desalentadora considerando la profusión de alternativas disponibles en el mercado. En este artículo repasaremos factores importantes en los que pensar al seleccionar un servicio VDR.
VDR versus plataformas para compartir archivos
Numerosas incongruencias subsisten en medio de la difusión y difusión de expedientes singulares y corporativos. servidor en la nube resoluciones. Los documentos corporativos requieren un mayor enriquecimiento más allá de lo que pueden proporcionar el intercambio de archivos personalizado o las resoluciones de servidores en la nube. Incluso las soluciones populares de Microsoft carecen de funciones básicas como la configuración de políticas de seguridad y la creación de roles. Esto se debe a que estas soluciones se han diseñado pensando en usuarios individuales. La siguiente lista proporciona una descripción más detallada de las diferencias. Si quieres saber más sobre la tecnología, data-rooms.org proporciona a miles de usuarios las mejores descripciones de los más populares.
- Los proveedores de salas de datos virtuales poseen una ventaja única sobre las soluciones empresariales en su capacidad para funcionar más allá de la Internet principal. A diferencia de las soluciones empresariales, los proveedores de salas de datos virtuales son de fácil acceso.
- El software de sala de datos en línea ofrece mucha mayor seguridad que los servicios gratuitos de almacenamiento en la nube proporcionados por Microsoft o Google. Estos servicios gratuitos carecen de una regulación básica de políticas de seguridad, lo que constituye un precedente peligroso que podría provocar fugas de datos. La divulgación de información tan sensible no sólo culminaría en perjuicios pecuniarios y de reputación, sino que también podría instigar procedimientos litigiosos por parte de clientes y miembros del personal cuyos datos han sido expuestos.
- Cuando se trata de herramientas, los mejores proveedores de salas de datos tienen una oferta mucho más sólida que las soluciones populares dirigidas a usuarios privados. Este último carece de la gama completa de herramientas necesarias para las soluciones empresariales, como la capacidad de aislar archivos y documentación corporativa entre sí. Esta es una característica que ofrecen los VDR debido a las diversas necesidades de los diferentes departamentos de las empresas.
- Una sala de datos electrónicos ofrece un cifrado sólido que garantiza una seguridad superlativa y evita la posibilidad de interceptación de datos por parte de entidades extrañas. Este es un atributo fundamental para cualquier persona que busque proteger sus datos.
Cuando se trata de soluciones de Google y Microsoft, hay varias diferencias que las diferencian. Desafortunadamente, ninguna de estas disparidades les beneficia. Por el contrario, el VDR demuestra ser superior en varios aspectos, lo que lo convierte en un opción más deseable.
"Las salas de datos virtuales son imprescindibles para cualquier empresa que trabaje con datos confidenciales". Sarah Lee, directora financiera.
Seguridad
El aspecto más importante a considerar al elegir un servicio VDR es la seguridad. El VDR debe contar con fuertes mecanismos de seguridad. Considere los siguientes atributos de seguridad al comprar:
- Al solicitar a los usuarios que proporcionen dos formas distintas de identificación, a saber, una contraseña y un código transmitido a su dispositivo móvil, la autenticación de dos factores mejora la seguridad al agregar un estrato adicional de protección.
- El software de la sala de datos debe utilizar técnicas de cifrado de última generación para proteger los datos mientras están en tránsito y en reposo.
- Debería poder administrar quién puede acceder, leer, modificar o exportar documentos particulares utilizando la configuración de permisos granulares del proveedor.
- El VDR debe contener una función de seguimiento de auditoría que registre todas las acciones del usuario, como contraseñas, accesibilidad al contenido y actividad de edición.
La facilidad de uso
El VDR debe ser fácil de usar y navegar, incluso para usuarios sin conocimientos técnicos. Una interfaz complicada puede generar frustración y errores, lo que puede comprometer la seguridad de sus datos. Busque las siguientes funciones fáciles de usar:
- Interfaz intuitiva: la interfaz de VDR debe ser simple y fácil de usar, para navegar y comprender.
- Arrastrar y soltar: el proceso de transferir documentos debería ser tan sencillo como utilizar la acción de arrastrar y soltar archivos electrónicos desde su computadora personal a la sala de datos virtual.
- Funcionalidad de búsqueda: Debería haber una función de búsqueda en el VDR que le permita localizar rápidamente el documento requerido.
- Acceso móvil: Se debe poder acceder al VDR desde dispositivos móviles, lo que le permitirá acceder a documentos mientras viaja.
Atención al cliente
Una buena atención al cliente es esencial a la hora de elegir un proveedor de VDR. Necesita un proveedor que brinde apoyo oportuno y útil en caso de cualquier problema. A continuación se muestran algunas funciones de atención al cliente que debe buscar:
- Soporte 24 horas al día, 7 días a la semana: el proveedor debe ofrecer soporte 24 horas al día, 7 días a la semana para garantizar que pueda obtener ayuda cuando la necesite.
- Equipo de soporte dedicado: el proveedor debe tener un equipo de soporte dedicado que tenga conocimientos sobre la sala de datos virtual y pueda ayudarlo con cualquier problema.
- Recursos de capacitación: el proveedor debe ofrecer recursos de capacitación, como tutoriales en video y guías de usuario, para ayudarlo a comenzar a utilizar el VDR.
Precios
Al seleccionar un proveedor de VDR, se debe considerar el costo. Lo que usted desea es trabajar con un servicio que ofrezca precios sencillos y sin costos adicionales. Esté atento a estas características de precios:
- Tarifa fija: los mejores proveedores de salas de datos virtuales deben ofrecer una tarifa fija que incluya todas las funciones y servicios.
- Sin tarifas ocultas: el proveedor no debe cobrar tarifas ocultas, como tarifas de instalación o tarifas de almacenamiento de documentos.
- Escalabilidad: los proveedores de salas de datos deben ofrecer precios escalables que le permitan pagar sólo por las funciones y servicios que necesita.
Reputación
Por último, considere la reputación del proveedor de VDR antes de tomar su decisión final. Busque reseñas y calificaciones de otras empresas que hayan utilizado el VDR. Un proveedor de servicios de sala de datos de buena reputación tendrá críticas positivas y un buen historial de servicios a empresas como la suya.
