Las organizaciones de todos los tamaños deben hacer malabarismos con varios contratos al mismo tiempo, cada uno en un punto distinto del ciclo de vida del contrato. El software de ciclo de vida de gestión de contratos líder reduce el riesgo, mejora la productividad y maximiza el valor de un contrato. Pero, ¿qué es la gestión del ciclo de vida de los contratos? ¿Cuáles son las mejores empresas de software de ciclo de vida de gestión de contratos? ¡Sigue leyendo para averiguarlo!
¿Qué es la gestión del ciclo de vida del contrato?
Desde la redacción inicial hasta la ejecución final y la gestión posterior al contrato, la gestión del ciclo de vida del contrato es el proceso de gestión de cada etapa de la vida de un contrato. Esto incluye realizar un seguimiento de todas las partes interesadas del acuerdo, monitorear las responsabilidades contractuales y garantizar el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
CLM ayuda a las organizaciones a maximizar el valor de sus contratos comerciales mientras evita el riesgo de incumplimiento o incumplimiento de las obligaciones contractuales.
Pasos esenciales en el proceso de gestión del ciclo de vida del contrato
Los procesos particulares para un proceso de gestión de contratos pueden diferir según el tipo de contrato y la industria, sin embargo, hay varios pasos que se requieren para cada ciclo de vida del contrato. Echemos un vistazo más de cerca para ver cómo funciona el proceso:
#1. Peticiones
Esta primera etapa del ciclo de vida permite a las partes interesadas del negocio adquirir información crítica sobre un nuevo contrato, revisión, renovación, etc. La etapa de solicitud, sin duda, marca la pauta sobre si un contrato se procesa de manera eficiente o con demoras.
#2. Autoría
Este proceso, también conocido como etapa de redacción del contrato, implica que las partes contratantes consoliden las cláusulas contractuales estándar, las fechas clave del contrato, la información de la contraparte del contrato y otros datos relevantes en la copia escrita de un contrato.
#3. negociaciones
Las partes negocian los parámetros redactados durante el paso anterior durante la fase de negociación del contrato. Después de la comunicación de ida y vuelta y la línea roja, las condiciones alcanzadas brindan información sobre las expectativas de todas las partes involucradas.
#4. Aprobaciones
Todas las partes llevan a cabo una revisión. Los parámetros se especifican para cumplir con los estándares de cumplimiento, deberes contractuales, hitos y cláusulas especiales del contrato. Se requiere un registro accesible y actualizado de las modificaciones de contratos para un procedimiento de aprobación de contratos saludable. Como resultado, un registro de auditoría del software de gestión de contratos es fundamental para una gestión eficaz del ciclo de vida de los contratos.
#5. firmas
Un contrato se ratifica cuando lo firma un jefe de personal o autoridad con alta habilitación. Las plataformas que brindan funciones de software de firma electrónica fáciles de usar y con visión de futuro simplifican la firma de contratos de uno en uno o en bloque, en la oficina o en movimiento, en un entorno cada vez más móvil donde las firmas manuscritas consumen mucho tiempo y son ineficientes. .
#6. Obligaciones
Todos acuerdan sus roles, hitos, fechas críticas, entregables y ventanas de pago.
#7. Cumplimiento
Se acuerda que se seguirán las normas, estándares, directrices y prácticas contractuales generales y específicas del campo, además de las mencionadas en un contrato. La gestión adecuada del cumplimiento reduce los cargos por pagos atrasados, las demandas y los cuellos de botella, al mismo tiempo que sienta las bases para futuros contratos.
#8. Renovaciones
La decisión de renovar o cancelar un contrato existente la toman los equipos de gestión en este paso.
La elección debe basarse en un examen del desempeño anterior de ambas partes, así como de su capacidad para cumplir con todos los compromisos contractuales en el futuro. Si se decide la renovación del contrato, se deben negociar las revisiones necesarias en este momento para garantizar que ambas partes estén satisfechas con los nuevos términos y condiciones.
Si, por el contrario, se opta por la rescisión, se deben tomar medidas para garantizar que se completen las funciones restantes, así como los arreglos financieros apropiados.
Las ventajas de la gestión del ciclo de vida del contrato
Es fácil ver por qué la gestión del ciclo de vida de los contratos se ha vuelto cada vez más importante en el mundo empresarial actual. Estas son algunas de las ventajas que CLM puede ofrecer a su empresa, que van desde mejorar los procesos de contratación hasta aumentar la visibilidad.
#1. Procedimientos de contratación simplificados
Las organizaciones pueden usar un sistema CLM eficaz para automatizar y optimizar las operaciones de contratos manuales que consumen mucho tiempo, como la producción, revisión, aprobación, ejecución y archivo de documentos. La automatización de estas operaciones reduce el papeleo y elimina los errores que pueden ocurrir al procesar documentos manualmente.
La simplificación del proceso también ahorra tiempo a los compradores y vendedores al permitirles analizar ofertas, aprobar contratos y ejecutarlos rápidamente.
Además, al digitalizar los procesos de contratación, una empresa puede realizar un mejor seguimiento de todas las acciones relacionadas con las adquisiciones, proporcionando una mayor visibilidad de las operaciones y garantizando el cumplimiento de las leyes y reglamentos.
#2. Mayor cumplimiento
Plantillas preaprobadas, cláusulas, notificaciones de vencimientos/renovaciones, registros de auditoría automatizados, capacidades de generación de informes configurables y otros elementos se incluyen en los sistemas CLM para garantizar el cumplimiento legal y normativo.
Esto permite a las empresas mantenerse al tanto de sus contratos a lo largo de su ciclo de vida, lo que reduce el riesgo de incumplimiento o sanciones por incumplimiento de plazos u olvido de reglas.
Además, las soluciones CLM permiten el control de acceso para limitar quién tiene acceso a ciertos contratos y la información incluida en ellos, un componente crítico para garantizar prácticas seguras de gestión de datos.
#3. Medidas de reducción de costos
Las empresas pueden minimizar sus costos generales mediante el uso de un enfoque simplificado y coordinado para la gestión de contratos. Pueden ahorrar dinero determinando fácilmente dónde están gastando de menos y de más.
Además, mediante el uso de procesos automatizados, como notificaciones periódicas de fechas de vencimiento y renovación, las organizaciones pueden evitar errores costosos como pagos atrasados, facturas faltantes o plazos incumplidos.
Finalmente, las tecnologías de automatización de contratos ayudan a los equipos de gestión a negociar mejores condiciones con los proveedores al ofrecer información basada en datos sobre las tasas de mercado actuales para ciertos bienes y servicios. Esto les permite negociar mejores costos de proveedores, lo que puede resultar en ahorros de costos significativos en todos los ámbitos.
#4. Mejores negociaciones
El software CLM brinda a los equipos de negociación acceso en tiempo real a los precios y términos de sus proveedores para cada producto o servicio específico que se esté discutiendo. Esta transparencia permite a los compradores estimar el valor con mayor precisión y hacer mejores juicios durante las negociaciones.
Las herramientas de automatización, como las solicitudes automáticas de enrutamiento de propuestas, también ayudan a garantizar que todos los participantes en el acuerdo estén al tanto de los cambios durante las conversaciones, lo que les permite abordarlos de manera rápida y adecuada.
Esto puede ayudar a mantener a todas las partes involucradas en el acuerdo satisfechas con sus negociaciones, lo que resulta en mejores contratos para todos.
#5. Mayor visibilidad
La gestión del ciclo de vida del contrato permite a las empresas obtener una mejor comprensión de todo el proceso del contrato y los datos que lo acompañan, de principio a fin. Esto proporciona a los equipos de adquisiciones una visión integral de sus contratos y les permite seguir mejor los hitos del contrato de cada acuerdo.
Una mayor visibilidad mejora la transparencia entre las partes, lo que permite una mejor comunicación y colaboración durante todo el proceso del contrato.
Además, elimina los procesos manuales al brindar actualizaciones en tiempo real sobre cambios o desarrollos de contratos, lo que permite a las organizaciones responder rápidamente a cualquier circunstancia que pueda ocurrir durante las negociaciones o la implementación.
Las mejores empresas de software de gestión del ciclo de vida de los contratos
CLM significa software de gestión del ciclo de vida del contrato, que ayuda a las organizaciones a automatizar la creación, negociación y firma de contratos. También puede ayudar en el almacenamiento y la gestión de los contratos firmados. Como resultado, las organizaciones pueden ahorrar tiempo y dinero al automatizar los procedimientos relacionados con los contratos. Revisamos las principales empresas de software de gestión del ciclo de vida de los contratos para encontrar las mejores soluciones de gestión de contratos. Son los siguientes:
#1. PandaDoc
PandaDoc es una solución todo en uno de bajo coste que incluye una potente plataforma de gestión de contratos y documentos. Además, PandaDoc, que se fundó en 2011, utiliza un software simple para ayudarlo a administrar todo el ciclo de vida de sus contratos. Este software económico y rico en funciones se destaca entre la multitud, lo que lo convierte en la mejor solución general para empresas de cualquier tamaño.
#2. Documentos
DocuSign proporciona a las pequeñas empresas soluciones de gestión de contratos de bajo costo que van desde firmas electrónicas hasta un sistema CLM completo.
Por lo tanto, DocuSign se lanzó en 2003 como una empresa emergente de firma electrónica, pero la adquisición de SpringCM en 2018 proporcionó a la empresa capacidades de CLM. Además, las empresas utilizan con frecuencia DocuSign, ya que es fácil de usar para todas las partes. En nuestra evaluación, se determinó que los planes de firma electrónica de DocuSign son óptimos para las pequeñas empresas, aunque hay soluciones integrales disponibles para operaciones con muchos contratos.
#3. Concordia
Concord permite a las empresas distribuir una cantidad infinita de documentos con soporte completo de incorporación y capacidades de nivel empresarial. Además, Concord es la mejor alternativa para las grandes empresas debido a su capacidad infinita e integraciones cruciales.
Concord parece ser idéntico a Gmail a primera vista. Puede configurarlo en minutos y recibir asistencia de incorporación completa con todos los programas. Puede trabajar con el software que desee, ya sea el panel de control de Concord o Google Drive.
#4. Proscrito
Outlaw, un novato en la organización, se creó en 2017. Este Outlaw es la mejor solución que encontramos para sus necesidades de generación de informes, debido a su sólido panel de control y análisis asistidos por IA. Además, Outlaw es adecuado para la mayoría de las organizaciones, y su almacenamiento en la nube, contratos y firmas electrónicas ilimitados eliminan la necesidad de preocuparse por el volumen.
¿Cuánto cuesta el software de gestión de contratos?
La mayoría del software de gestión de contratos está disponible de forma mensual o anual, con descuentos disponibles para pagos anuales, volumen de contratos alto o una gran cantidad de usuarios. Debido a que puede cargar su propio acuerdo o usar una plantilla común y luego enviarla por correo electrónico para obtener una firma electrónica, los planes gratuitos y de bajo costo son ideales para pequeñas empresas con contratos convencionales.
Las opciones pagas con herramientas básicas de administración de contratos comienzan en $25 por usuario por mes. Los planes de menor precio, por otro lado, con frecuencia no tienen opciones avanzadas de personalización, informes o marca. Por otro lado, la tecnología de IA, la automatización y la máxima personalización le costarán hasta $125 por usuario cada mes.
¿Cuáles son las características comunes del software de gestión de contratos?
Si bien las características de los programas de software CLM difieren, casi todas las soluciones ayudan a los propietarios de negocios durante todo el ciclo de vida del documento. Las siguientes son las características más buscadas del software de gestión de contratos:
- Campos personalizados o inteligentes: Para sus contratos, puede usar campos estándar o agregar campos personalizados para recopilar información relevante sobre su cliente.
- Proceso de aprobación automatizado: El software de nivel empresarial le permite configurar procesos para que su documento se envíe a las personas adecuadas para su aprobación sin perder tiempo.
- Alertas automatizadas: Desde notificaciones por correo electrónico de cambio de contrato hasta alertas de hitos, los recordatorios automáticos mantienen a todos informados durante todo el proceso.
- Revestimiento rojo: Este es el proceso a través del cual todas las partes modifican los contratos mientras realizan un seguimiento de los cambios. Esta es también una característica de las discusiones digitales, ya que los documentos fluyen hacia y desde las partes, con revisiones permitidas o denegadas.
- e-firma: Muchos CLM incluyen funciones nativas de firma electrónica, lo que significa que están incorporados en el software. Otras empresas incluyen una función de firma electrónica de terceros en su software.
- Capacidades de OCR: Esta es una capacidad de búsqueda basada en texto o voz que le permite encontrar contratos, cláusulas o datos de clientes en su almacenamiento rápidamente.
- Pistas de auditoría: Si su contrato está en litigio, cierto software CLM realiza un seguimiento de todas las versiones, conversaciones y revisiones para proporcionar un registro de auditoría claro.
¿Cuáles son las 4 etapas del ciclo de vida del contrato?
Gestión de contratos se divide en dos etapas: pre-firma (creación, negociación/colaboración y revisión/aprobación) y post-firma (administración/ejecución, renovación/terminación y reporte/seguimiento).
¿Cuáles son los componentes de la gestión del ciclo de vida del contrato?
La gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) automatiza y simplifica las operaciones de los contratos en las fases críticas. Entre estas etapas se encuentran la iniciación, la creación, el proceso y el flujo de trabajo, la negociación y aprobación, la ejecución, la gestión continua y el cumplimiento (dentro del repositorio) y la renovación del contrato.
¿Cuáles son los 4 pilares de CLM?
Los repositorios centralizados, las plantillas y las bibliotecas de cláusulas son los cuatro pilares del cumplimiento de contratos. Puntos de referencia de desempeño del contrato que están bien definidos. Flujos de trabajo que son consistentes.
¿Qué es el modelo de ciclo de vida del contrato?
El concepto de "ciclo de vida" se utiliza para representar la ruta de un contrato. Comienza con las solicitudes y concluye cuando están completamente satisfechas, con la posibilidad de renovación. Las solicitudes, la creación, las negociaciones, las aprobaciones, las firmas, las obligaciones, el cumplimiento y las renovaciones son los ocho pasos comunes.
¿Cuáles son las 5 etapas clave del ciclo de vida de la contratación?
Las cinco etapas del ciclo de vida del contrato son las siguientes:
- Creación y redacción de contratos
- Colaboración y negociación de contratos
- Adjudicación y ejecución de contratos.
- Administracion de contratos.
- Cierre o renovación de contrato.
¿Cuáles son las seis etapas de la gestión de contratos?
Las seis etapas del ciclo de vida de un contrato son las siguientes:
- Creación de contratos.
- Negociación y colaboración.
- Revisión y aprobación.
- Administración y ejecución.
- Gestión y renovación permanente.
- Informes y seguimiento.
¿Qué es el flujo de trabajo de CLM?
El flujo de trabajo de CLM se refiere a todos los pasos que toma una organización para crear y ejecutar legalmente un contrato. Se pueden crear flujos de trabajo para cada etapa del proceso, desde la ideación y la creación hasta la negociación y las aprobaciones, y finalmente la ejecución y la renovación o terminación.
¿Cuáles son los 3 pilares del diseño?
Estos tres pilares (personas, procedimientos e infraestructura) se aplican a las empresas que ya están en el espacio de diseño y construcción, así como a aquellas que recién comienzan.
Conclusión
En conclusión, la gestión del ciclo de vida de los contratos es una herramienta crítica para empresas de todos los tamaños e industrias. CLM puede ahorrar tiempo, dinero y recursos al tiempo que reduce los riesgos asociados con los contratos manuales al automatizar el procesamiento de contratos y ofrecer una mejor visibilidad del proceso de contratación.
CLM puede ayudar a garantizar el cumplimiento de los estándares de la industria y proporcionar información importante sobre los datos contractuales, además de optimizar las operaciones.
Las empresas pueden aumentar la eficiencia de sus gestión de contratos operaciones mientras obtienen un mejor control de sus acuerdos con la correcta implementación y soporte de un proveedor confiable.
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Referencias
