La ejecución de análisis de informes de datos es necesaria para las empresas, ya que les proporciona información valiosa y ayuda a tomar mejores decisiones comerciales. Los analistas de datos utilizan herramientas de informes de datos para recopilar y presentar información que sería vital al evaluar el rendimiento de una empresa. ¿Quiere saber más sobre qué es un informe de datos y su utilidad? Este artículo explicará qué es, cómo crear uno, qué herramientas se utilizan y compartirá consejos generales sobre informes de datos.
Informe de datos
Un informe de datos presenta información recopilada y fusionada de múltiples fuentes que ayudan a evaluar, evaluar y analizar el rendimiento comercial en función de los hechos y cifras obtenidos. Es una forma de traducir datos sin procesar en registros organizados y oportunos que muestren el estado actual o la dinámica de los criterios seleccionados a lo largo del tiempo. Los informes de datos se pueden presentar en varios formatos, como informes tradicionales con números sin procesar y extensos recursos textuales, o datos visualizados mediante gráficos, cuadros, tablas y diagramas de dispersión.
El propósito de los informes de datos es proporcionar un registro de información organizado y oportuno que se puede utilizar para evaluar y analizar el rendimiento empresarial, lo que ayuda a los responsables de la toma de decisiones a sacar conclusiones y tomar medidas más rápidamente mediante el uso de información bien formateada y actualizada.
Beneficios de hacer un informe de datos
Los beneficios de los informes de datos pueden incluir lo siguiente:
Precisión incrementada
La información precisa y completa es crucial para una toma de decisiones y una planificación eficaces. Por lo tanto, con un sistema de informes que proporcione información relevante y precisa, se pueden tomar decisiones clave utilizando las herramientas adecuadas para la toma de decisiones.
Mayor información
Los informes brindan más información a los accionistas y empleados que solo la experiencia. Además, los informes pueden revelar información y áreas del negocio que a menudo se pasan por alto, lo que genera nuevas oportunidades comerciales.
Toma de decisiones mejorada
El acceso a datos confiables permite que la gerencia en todos los niveles tome decisiones informadas basadas en números reales. Esto se debe a que la revisión periódica de informes optimizados puede revelar información desconocida y ayudar con la planificación a largo plazo.
Transparencia y Confianza
Tener un informe de datos al que puedan acceder las partes interesadas ayuda a generar confianza y establece a la organización como una entidad transparente. Por lo tanto, una disponibilidad inmediata muestra la transparencia de una empresa y generará confianza.
Ahorro de costos y asignación de recursos
Los informes de datos ayudan a las empresas a asignar recursos y determinar de manera efectiva los flujos presupuestarios. Por lo tanto, al tener toda la información disponible de un vistazo, las organizaciones pueden identificar áreas que necesitan más recursos y dónde se pueden reducir los costos, lo que se traduce en ahorros de costos.
Colaboración y comunicación mejoradas
Las herramientas de generación de informes de datos, como los tableros, permiten que los equipos se mantengan al día y analicen fácilmente los datos. Por lo tanto, al hacer que la información crucial sea accesible para más personas, las herramientas de informes promueven la colaboración, mejoran la comunicación y aseguran que todos estén sincronizados.
Visualización mejorada
Las herramientas de informes de datos permiten la visualización a través de gráficos, cuadros, tablas y otras representaciones visuales. Por lo tanto, simplificar la percepción y la comprensión de los datos facilita la identificación de tendencias, patrones y anomalías.
Análisis de informes de datos
El análisis de informes de datos evalúa e interpreta los datos para obtener información y tomar decisiones informadas. Implica un análisis en profundidad de conjuntos de datos para identificar patrones, tendencias y vínculos y escribir informes concisos para resumir los hallazgos. Esta parte crucial del ciclo de vida de los datos ayuda a las empresas a obtener una ventaja estratégica a través de la toma de decisiones basada en datos.
Cómo ejecutar un análisis de informe de datos:
- Recolectar Datos: recopile los datos relevantes de varias fuentes, como bases de datos, hojas de cálculo o API externas. Asegúrese de que los datos sean precisos, completos y representativos del problema o pregunta.
- Limpieza de datos: La limpieza de datos se realiza para eliminar inconsistencias, errores o valores faltantes. Por lo general, implica la eliminación de duplicados, el manejo de datos faltantes y la estandarización de formatos.
- Exploración de datos: Explore mejor los datos para comprender su estructura, distribución y características. Para lograr esto, utilice estadísticas de resumen, técnicas de visualización de datos y análisis de datos exploratorios.
- Transformación de datos: transforme los datos si es necesario para que sean adecuados para el análisis. Esto puede implicar tareas como la normalización de variables, la creación de nuevas variables o la agregación de datos en diferentes niveles de granularidad.
- Análisis de Datos: Aplicar técnicas estadísticas o analíticas apropiadas para analizar los datos. Esto puede incluir estadísticas descriptivas, estadísticas inferenciales, análisis de regresión, agrupamiento o algoritmos de aprendizaje automático, según la naturaleza de los datos y la pregunta de investigación.
- La generación del informe: Genere informes que resuman los resultados del análisis de datos. Estos informes pueden incluir visualizaciones, tablas, gráficos y narraciones, comunicando de manera efectiva los conocimientos a las partes interesadas.
- Interpretación y Toma de Decisiones: Interprete los resultados del análisis de datos y utilícelos para informar la toma de decisiones. Esto implica sacar conclusiones, identificar tendencias o patrones y hacer recomendaciones basadas en los conocimientos obtenidos del análisis.
Herramientas de informe de datos
Las herramientas de informes de datos son aplicaciones de software que brindan capacidades de informes, toma de decisiones e inteligencia empresarial. Estas herramientas permiten a los usuarios convertir datos sin procesar en conocimiento mediante la extracción y presentación de datos en gráficos, tablas y otros formatos de visualización. Ayudan a los usuarios a visualizar datos operativos, unificar datos no relacionados en un lugar central y obtener conocimientos comerciales efectivos a través de presentaciones ricas en datos e informes interactivos.
Las herramientas de informes se pueden clasificar en diferentes tipos según sus funcionalidades:
- Herramientas de autoservicio: Estas herramientas permiten a los usuarios construir sus informes basados en información interna.
- Herramientas de visualización: Para representar información gráficamente utilizando elementos como tablas y mapas para mejorar el diseño y la comprensión del informe.
- Herramientas de inteligencia empresarial: para que los usuarios descubran información procesable a través de elementos visuales e interactivos.
- Herramientas de rendimiento de aplicaciones: para mostrar datos sobre el rendimiento de una aplicación, su base de usuarios, ingresos y otros parámetros.
- Herramientas empresariales: Estas herramientas conservan altos niveles de seguridad y flexibilidad, lo que permite la estructuración personalizada de la información de la empresa en tablas, gráficos y paneles organizados.
- Herramientas relacionadas con las finanzas: Estas herramientas analizan documentos financieros como estados de flujo de efectivo, balances y estados de resultados.
Ejemplo de herramientas para hacer un informe de datos
Ejemplos de herramientas de informes de datos incluyen:
# 1. Colmena
Hive es un software de informes de gestión de proyectos que recopila datos de varias fuentes y los almacena en una ubicación centralizada. Permite tableros interactivos y seguimiento de datos en tiempo real. Al estar alojado en la nube, se puede acceder a él desde cualquier dispositivo con conexión a Internet y vincularse con otras aplicaciones de gestión de proyectos.
#2. Analítica de Zoho
Zoho Analytics es un ejemplo de una herramienta de informe de datos que permite a los usuarios crear paneles de datos y generar informes de varias fuentes, lo que lo hace valioso para marketing y ventas. Cuenta con aplicaciones para la gestión de proyectos y permite a los usuarios generar informes sobre métricas de proyectos e informes de progreso colaborativos. Con Zoho Analytics, los usuarios pueden compartir informes y paneles por correo electrónico, exportar, imprimir o incorporar en sitios web, blogs y aplicaciones. El sitio web también presenta documentos instructivos y de atención al cliente para la resolución de problemas y la inspiración.
#3. Análisis de IBM Cognos
IBM Cognos Analytics es una plataforma de inteligencia empresarial que utiliza inteligencia artificial para analizar varias fuentes de datos y obtener información. Los usuarios pueden usar consultas en lenguaje natural a un Asistente de IA para generar visualizaciones, descubrir relaciones y predecir patrones futuros. En general, IBM Cognos Analytics es ideal para medianas y grandes empresas; sobresale en la comprensión de datos y fuentes.
#4. BI de energía
Power BI Report es un ejemplo de una herramienta de informes de datos que permite a los usuarios administrar y mostrar informes preparados a través de una interfaz web. Los usuarios pueden acceder a los informes en un navegador web, dispositivo móvil o correo electrónico. El portal web es una ubicación central para la gestión de informes, lo que permite vincular, reutilizar, organizar y crear suscripciones. Además, Power BI es fácil de usar y visualmente atractivo, lo que mejora la comprensión de la información empresarial por parte del equipo. Es ideal para empresas grandes o en expansión que gestionan grandes volúmenes de datos.
#5. Informes de cristal de SAP
Crystal Reports es una herramienta de redacción de informes ampliamente utilizada con excelentes calificaciones para la integración y personalización de datos. Puede adquirir datos de varias fuentes y mostrarlos en varias formas. Crystal ofrece numerosas posibilidades para clasificar, comprimir y organizar datos, así como informes interactivos. Es adecuado para empresas de todos los tamaños y es popular para estados financieros, ingresos, ingresos e informes de ventas. Sin embargo, los usuarios han notado la alta curva de aprendizaje.
¿Qué hay en un informe de datos?
Un informe de datos normalmente incluye tablas, gráficos y diagramas para presentar los datos visualmente. El propósito de un informe de datos es destilar información compleja en un formato que sea fácil de comprender y ayude al destinatario a tomar decisiones informadas.
Los componentes de un informe de datos pueden variar según el contexto y el propósito del informe. Por ejemplo, un informe de datos de un paciente puede incluir todos los CRF (Formularios de informe de casos) ingresados contra un paciente, discrepancias e información de auditoría.
¿Cómo se escriben datos para un informe?
Consejos sobre cómo escribir datos para un informe, puede seguir estos pasos:
#1. Identifique su audiencia
Considere quién leerá el informe y adapte su estilo de escritura y nivel de tecnicidad en consecuencia. Recuerde que es posible que algunos lectores solo hojeen los datos, mientras que otros pueden querer profundizar en el análisis.
#2. Recopilar y analizar los datos
Antes de comenzar a escribir, reúna todos los datos que utilizará para el informe y analícelos minuciosamente. Es importante comprender claramente los datos y sus implicaciones antes de comenzar a escribir.
#3. Organice sus datos
Organice sus datos en una o más hojas de cálculo según sea necesario. Incluya todos los datos relevantes, incluso si no se analizaron. Si utilizó datos secundarios de otros informes, manténgalos separados de los suyos.
#4. escribir una sección de introducción
La introducción debe resumir el propósito del informe, los datos que se analizan y cualquier información de antecedentes que explique por qué se solicitó el informe. También debe esbozar las preguntas planteadas en el análisis y las conclusiones extraídas del análisis.
#5. Crear secciones en el cuerpo del informe
Divida el cuerpo del informe en cuatro secciones: Datos, Métodos, Análisis y Resultados. En algunos casos, puede combinar las secciones de Métodos y Análisis. Repita estas cuatro secciones si su informe contiene múltiples conjuntos de datos con análisis independientes según sea necesario.
#6. Describa los datos en la sección Datos
En esta sección, describa los datos más importantes utilizados para el análisis. Puede copiar y pegar las hojas de cálculo relevantes que contienen los datos en el informe.
#7. Organizar la Información
Decide el orden en el que presentarás los datos. Puede comenzar con la información más relevante y general y luego profundizar en los detalles si es necesario. La organización de los datos debe facilitar la comprensión y el seguimiento de los lectores.
#8. Preste atención al diseño
Considere el diseño de su informe para que sea visualmente atractivo y fácil de entender. Utilice colores y visualizaciones que mejoren la presentación de los datos. Evite abarrotar el informe y use pestañas o secciones para dividir la información por tema o tema. Siga los principios de diseño que se alinean con la marca de su empresa.
#9. Escribe de forma clara y concisa
Utilice un lenguaje persuasivo y atractivo en su informe. Use oraciones concisas y viñetas en lugar de párrafos largos. Además, use encabezados, leyendas y texto complementario para brindar claridad y contexto a sus visualizaciones. Revise su informe para asegurarse de que esté libre de errores.
#10. Contar una historia completa
Su informe debe proporcionar una narrativa clara que guíe al lector a través de los datos y hallazgos. Considere crear una presentación analítica que presente los datos en una sola pantalla con tablas y gráficos interactivos. Use técnicas de narración para involucrar a la audiencia y asegurarse de que comprendan los hallazgos clave.
#11. Medir el progreso hacia las metas
Medir regularmente el progreso de las metas específicas mencionadas en el informe. Compruebe si el informe le está ayudando a trabajar para alcanzar los objetivos de su organización. Use puntos de referencia y métricas específicas para evaluar su desempeño y hacer los ajustes necesarios.
¿Cuáles son los usos de los informes de datos?
Los informes de datos tienen varios usos importantes en diversos contextos, incluida la salud pública, el análisis comercial y la toma de decisiones. Estos usos incluyen:
- Los informes de datos comunican información sobre la salud de la población, crean conciencia y brindan información precisa y accesible a los encargados de formular políticas, los profesionales de la salud y el público.
- Los informes de datos son esenciales para el desarrollo y la evaluación de políticas, identificando brechas, midiendo el progreso e ilustrando las necesidades de recursos para la toma de decisiones basadas en evidencia en salud pública.
- Los informes de datos son cruciales para que las empresas realicen un seguimiento del progreso, analicen tendencias y tomen decisiones informadas, lo que permite una mejor comprensión y mejora en las operaciones, el servicio al cliente, el marketing y las ventas.
- Los informes de datos son cruciales para detectar errores y problemas en las operaciones comerciales, lo que permite a las organizaciones identificar anomalías, tendencias y problemas para tomar medidas correctivas.
- Los informes de datos ayudan a la toma de decisiones al presentar información clara, concisa y visualmente atractiva, guiar la planificación estratégica e impulsar el crecimiento empresarial a través de tendencias, patrones y correlaciones.
¿Cuál es la estructura de un informe de datos?
La estructura de un informe de datos varía según su contexto y propósito. Debe incluir una introducción, descripción de datos, métodos, análisis, resultados, visualizaciones, patrones, tendencias y medidas estadísticas. El informe también debe discutir los principales hallazgos, conclusiones e implicaciones. La conclusión debe resumir los puntos principales, resaltar las limitaciones y sugerir áreas de mejora. Un apéndice debe incluir materiales de apoyo, como datos sin procesar, cálculos, fragmentos de código o fuentes externas.
¿Cuáles son los tipos de informes de datos?
Los tipos comunes de informes de datos incluyen informes informativos, informes analíticos, informes periódicos, informes de la industria, informes formales, informes informales e informes interactivos.
- Los informes informativos brindan información objetiva sobre un tema sin proponer soluciones o hipótesis.
- Los informes analíticos combinan conocimientos cualitativos y cuantitativos y datos históricos y en tiempo real, proporcionando recomendaciones y soporte para la resolución de problemas.
- Los informes periódicos verifican las actividades comerciales generales.
- Los informes de la industria brindan una descripción general de una industria, mercado o sector específico.
- Los informes formales son extensos y requieren una investigación profunda, mientras que los informes informales son menos formales y son para uso interno de los miembros del personal.
- Los informes estáticos proporcionan datos históricos de una sola fuente, y los informes interactivos brindan acceso a los datos recopilados en tiempo real, lo que permite a los usuarios profundizar y descubrir información más profunda.
Consejos para escribir un informe de datos eficaz
- Defina el tipo de su informe de datos. ¿Es un informe informativo, analítico o de recomendación/justificación?
- Comprenda quién leerá el informe y qué información necesitan. Adapte los conocimientos, las recomendaciones y la presentación de los datos en consecuencia.
- Use títulos y subtítulos para ayudar a que el informe sea más legible y organizado. Además, incluya espacios y márgenes adecuados para que el texto sea menos denso y visualmente más atractivo.
- Mantenga sus párrafos concisos y enfocados, y use representaciones visuales, que incluyen tablas y gráficos para representar visualmente datos importantes.
- Organice los datos para proporcionar contexto y contar una historia. Usa métricas que aporten contexto, colores para llamar la atención. Además, mantenga el informe simple y evite abrumar a la audiencia con demasiada información, colores o formatos.
- Sea consistente, confiable y objetivo en sus informes. Por lo tanto, evite formatear, filtrar o manipular que puedan conducir a estadísticas engañosas.
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Referencias
