Verá, casi cualquier persona puede escribir un correo electrónico y aun así transmitir un mensaje. Pero se necesita más para escribir una nota. Más que pasar información, una nota debe ser muy clara y concisa; de lo contrario, aburrirás a los lectores y terminarán por no entender el punto. Aquí, le proporcionaré pasos prácticos sobre cómo escribir una nota concisa, con plantillas útiles. Pero, en caso de que esté mezclando una nota con un correo electrónico, primero definamos una nota, también conocida como memorando.
Puntos clave
Una nota es un mensaje breve que transmite de manera eficiente información importante en una organización. Está estructurado de manera que presenta de manera eficiente y concisa una gran cantidad de información.
Para escribir una buena nota:
- Comience con un encabezado
- Elabora una declaración clara y objetiva.
- Proporcionar un párrafo de cuerpo completo.
- Proporcionar información de fondo
- Incluir tareas y pautas específicas.
- Incluir una breve conclusión
- Incluya su información de contacto
- Incluir archivos adjuntos cuando sea necesario
¿Qué es un memorando?
Una nota es un mensaje breve que transmite de manera eficiente información importante. Tiene la flexibilidad de elegir el medio de comunicación más adecuado en su lugar de trabajo, como un correo electrónico, un anuncio de Slack o un aviso físico en un tablón de anuncios.
El memorando está estructurado de manera que presenta de manera eficiente y concisa una gran cantidad de información. Desde anunciar cambios en la política de la empresa hasta proporcionar actualizaciones vitales del proyecto, esta comunicación garantiza que no se pierda el tiempo de los lectores. Escribir un correo electrónico puede ser una tarea que cualquiera puede realizar, pero dominar el arte de escribir notas requiere tiempo y práctica.
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¿Cuándo necesitas escribir una nota?
Gallup 2022 Informe sobre el estado del lugar de trabajo mundial revela que un significativo 41% de los empleados expresan el deseo de modificar el compromiso o la cultura de su empresa. La comunicación es un excelente ejemplo de esto. Una cultura sólida se ve reforzada por reuniones, correos electrónicos y memorandos eficaces que respaldan las interacciones.
Comprender el momento adecuado para escribir un memorando le permite seleccionar la forma de comunicación más adecuada para las circunstancias dadas y evitar la formación de grupos aislados de información. A continuación se muestran algunos escenarios en los que necesitará escribir una nota:
#1. Notificar al personal sobre políticas o cambios de la empresa.
Un memorando es una gran herramienta para mantener informado a su personal sobre cualquier actualización o modificación de las políticas, procedimientos o estrategias de su organización. Se promueve la comprensión uniforme y se fomenta el cuestionamiento inmediato, lo que ahorra tiempo y previene la difusión de información errónea.
#2. Llamar la atención sobre un problema
Un memorando es una forma eficaz de informar a todos sobre un problema importante que está afectando el funcionamiento de su organización. Un memorando bien elaborado desempeña un papel crucial a la hora de fomentar el compromiso y mejorar la experiencia de los empleados. Al mantener a las personas informadas sobre asuntos importantes y resaltar la importancia de sus contribuciones, el memorando garantiza que todos permanezcan conectados y valorados.
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#3. Proporcionar actualizaciones sobre un proyecto.
Los memorandos informan eficazmente a las partes interesadas sobre el progreso de un proyecto, cualquier ajuste en el cronograma o cualquier requisito de recursos. Mantener a todos informados sobre los plazos del proyecto y los desarrollos en curso es crucial para evitar obstáculos y garantizar una ejecución fluida del proyecto.
#4. Hacer una solicitud
Una nota es una excelente manera de comunicar clara y directamente solicitudes formales, como aquellas de recursos, aprobaciones o comentarios. Un memorando sirve como herramienta persuasiva para obtener apoyo o aprobación al indicar claramente los motivos y los posibles beneficios de su solicitud. Además, puede anticipar y abordar posibles dudas que puedan surgir.
#5. Reconocer los logros de los empleados
Los memorandos se pueden utilizar para reconocer y resaltar el desempeño y los logros excepcionales de los empleados, como ascensos. Expresar reconocimiento por el trabajo duro y al mismo tiempo enfatizar los valores de la empresa tiene un efecto multipropósito. Aumenta la moral y fomenta un ambiente de trabajo positivo.
Por qué son importantes los memorandos claros y concisos
Digamos que le entregan un memorando largo y lleno de lenguaje confuso e instrucciones poco claras. ¿Lo leerás detenidamente y tomarás medidas? Probablemente no. Los memorandos claros y concisos son cruciales para garantizar que su mensaje se comprenda y se aplique de manera efectiva.
Cómo escribir una nota clara y concisa
El formato juega un papel crucial al escribir una nota concisa y completa. Cada pieza de información del memo tiene un papel que desempeñar para que sea fácilmente digerible y procesable, como en un correo electrónico profesional. Esto incluye todo, desde la línea de asunto hasta el saludo.
Siga estos pasos para asegurarse de que sus mensajes sean claros y obtenga los resultados deseados:
#1. Comience con un encabezado.
Comience incluyendo un encabezado detallado para establecer el contexto. Incluya la fecha y el asunto general en el encabezado, así como los destinatarios y remitentes de la nota. Proporcione elementos contextuales para ayudar a los lectores a comprender la premisa básica y tomar las acciones necesarias.
#2. Elabora una declaración clara y objetiva.
Comience su memorando indicando claramente su propósito de manera concisa y directa. Utilice una declaración de objetivos o una declaración de problema para transmitir el punto principal. Los destinatarios deben comprender fácilmente el objetivo del memorando, lo que les permitirá comprender rápidamente su intención.
Considera un carta de presentación. Por lo general, la primera línea de un memorando establece el propósito directamente, lo que garantiza que los lectores sepan de inmediato la naturaleza y el objetivo del documento.
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#3. Proporcionar un párrafo de cuerpo completo
Asegúrese de que el cuerpo del memorándum sea completo, aunque tenga un espacio limitado. Esto le permitirá desarrollar eficazmente sus puntos principales. Comience con los detalles más importantes de inmediato y luego pase gradualmente a información menos crucial pero aún relevante.
Mejore la legibilidad organizando el cuerpo con viñetas o listas numeradas. Asegúrese de que su escritura sea clara y evite la jerga innecesaria que podría confundir a sus lectores. Asegúrese de que su nota sea concisa y fácilmente comprensible.
#4. Proporcionar información de antecedentes
Incluya una breve sección de antecedentes si su memorando hace referencia a eventos, circunstancias o memorandos anteriores. Esto proporciona contexto, orienta a sus lectores y vincula su comunicación actual con eventos o acciones pasadas, ofreciendo una comprensión integral de la situación en cuestión.
#5. Incluya tareas y plazos específicos.
Incluya un llamado a la acción claro en los memorandos, indicando a los lectores los pasos a seguir a continuación. Esto podría implicar acusar recibo o localizar una sala de reuniones de inmediato. Es importante definir claramente los pasos a seguir, identificando a los responsables y especificando los plazos para estas tareas.
Fomentar la responsabilidad y fomentar una comprensión compartida de las expectativas crea un entorno de trabajo más organizado y eficiente.
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#6. Incluir una breve conclusión
Considere incluir una breve conclusión para resumir los puntos clave si su memorando aborda un asunto complejo o es particularmente extenso. Reiterar los puntos principales a través de un breve resumen ayuda a reforzar los elementos esenciales de su mensaje, haciendo que sea más fácil de entender para los demás.
#7. Incluya su información de contacto.
La comunicación a menudo puede ser poco clara, sin importar cuánto esfuerzo le pongas. Debe encontrar una manera de abordar cualquier pregunta que la gente pueda tener sobre qué hacer a continuación. Es por eso que debes incluir tu información de contacto al final de tu nota. Podría ser su contacto móvil, la ubicación de su escritorio o su identificador de Slack. Sus colegas pueden comunicarse con usted fácilmente si tienen alguna pregunta o necesitan más aclaraciones sobre algún punto.
#8. Incluir archivos adjuntos cuando sea necesario
Adjunte o proporcione enlaces accesibles para cualquier documento, gráfico o material al que se haga referencia. Sus lectores tendrán todos los recursos necesarios para comprender completamente el memorando y actuar en consecuencia. Al vincular, puede evitar sobrecargar la nota con información excesiva.
Ejemplos de notas
A continuación se muestran algunos ejemplos de memorandos para diferentes situaciones que le ayudarán a comprender mejor cómo escribir un memorando bien elaborado y personalizado:
#1. Memorándum de actualización de políticas
Este ejemplo describe efectivamente los cambios en la política de la empresa y proporciona una explicación clara de las razones detrás del cambio. El texto fomenta la curiosidad al invitar a hacer preguntas y proporcionar instrucciones claras sobre dónde encontrar información adicional, garantizando transparencia y ofreciendo apoyo:
Para: [nombre de la persona o departamento]
De: [nombre de la persona o departamento]
Fecha: [insertar fecha]
Asunto: [asunto] Cambio de política
Hola a todos,
Le escribo para informarle sobre una actualización importante sobre [política]. A partir del [fecha], implementaremos cambios en [detalles específicos de los cambios de política].
El propósito de este cambio es [explicar el fundamento del cambio y sus beneficios]. Creemos que estos ajustes contribuirán a [objetivo].
Tómese el tiempo para revisar el documento adjunto que describe en detalle la política actualizada. Si tiene alguna pregunta o inquietud, no dude en comunicarse con [persona o departamento de contacto].
Gracias por su atención a este mate.r.
Saludos cordiales,
[nombre]
[posición]
#2. Nota de actualización del proyecto
Una nota de actualización del proyecto mantiene a todos informados sobre el progreso de un proyecto, cualquier cambio en el plan original o cualquier desafío en el camino. Comunicarse continuamente de esta manera ayuda a prevenir problemas y garantiza que todos se esfuercen por alcanzar los mismos objetivos:
Para: [nombre de la persona o departamento]
De: [nombre de la persona o departamento]
Fecha: [insertar fecha]
Asunto: [nombre del proyecto] Actualización
Querido equipo,
Aquí hay una actualización sobre el progreso de [nombre del proyecto]. Estos son los desarrollos clave desde nuestra última actualización:
[un resumen de tareas e hitos]
[cualquier desafío o problema y cómo se resolvieron]
[cualquier ajuste al cronograma o alcance del proyecto, si corresponde]
En general, estamos logrando un progreso constante y seguimos en el camino correcto para alcanzar nuestros objetivos. Manténgase alerta y continúe haciendo su mejor esfuerzo para garantizar la finalización exitosa de este proyecto.
Si tiene alguna pregunta o necesita más aclaraciones, no dude en comunicarse conmigo. ¡Sigamos con el excelente trabajo!
Saludos cordiales,
[nombre]
[posición]
#3. Emitir nota de alerta
Este tipo de memorando crea conciencia. Se centra en un tema particular que impacta a la empresa, un departamento o un proyecto específico. Además de resaltar el problema, también puede sugerir posibles pasos para abordarlo, fomentando la resolución proactiva de problemas dentro de la organización.
Para: [nombre de la persona o departamento]
De: [nombre de la persona o departamento]
Fecha: [insertar fecha]
Asunto: [asunto] Problema
Hola equipo,
Le escribo para llamar su atención sobre un problema con [asunto]. Nos ha llamado la atención que [describa el problema y su impacto en la empresa o los empleados].
Entendemos los desafíos potenciales que esto puede plantear y estamos trabajando activamente para resolver la situación. Mientras tanto, animamos a todos a [proporcionar las instrucciones o precauciones necesarias].
Tenga la seguridad de que nos estamos tomando este asunto en serio y lo mantendremos informado sobre cualquier progreso o instrucciones adicionales. Si tiene alguna idea o sugerencia relacionada con este problema, compártala con [persona o departamento de contacto].
Gracias por tu entendimiento y cooperación.
Atentamente,
[nombre]
[posición]
#4. Solicitar nota
El memorando de solicitud sirve como un documento formal que expresa la necesidad de recursos, comentarios o aprobación. Cuando describe claramente los motivos detrás de la solicitud, comunica de manera efectiva la necesidad de estos elementos y el impacto que podrían tener en el equipo.
Para: [nombre de la persona o departamento]
De: [nombre de la persona o departamento]
Fecha: [insertar fecha]
Asunto: [solicitud específica]
Hola [nombre de la persona o departamento],
Espero que este mensaje te encuentre bien. Le escribo para solicitar formalmente [solicitud específica]. Esto se debe a que [brindar una explicación concisa de la solicitud, incluyendo su importancia y posibles beneficios para la empresa].
Adjunto una propuesta detallada que describe los detalles de la solicitud, incluidos [detalles, datos de respaldo e información relevante].
Si tiene alguna pregunta o necesita más información, no dude en comunicarse conmigo. Aprecio tu atención.
Saludos cordiales,
[nombre]
[posición]
#5. Memo de reconocimiento de empleados
Enviar una nota es un método rápido y eficaz para reconocer y honrar los logros de un empleado o sus valiosas contribuciones a la empresa. Expresar agradecimiento por el trabajo duro no sólo eleva la moral sino que también fomenta un ambiente saludable para todos.
Para: [nombre de la persona o departamento]
De: [nombre de la persona o departamento]
Fecha: [insertar fecha]
Asunto: Felicitaciones rápidas
Hola a todos,
Tomémonos todos un momento para apreciar el desempeño y la dedicación excepcionales de [nombre del empleado] de [departamento/equipo]. Han demostrado consistentemente [logros, cualidades o contribuciones específicas].
Su arduo trabajo y compromiso con la excelencia han sido verdaderamente notables y merecedores de reconocimiento. Los esfuerzos de [nombre del empleado] se reflejan positivamente en todo el equipo y contribuyen a nuestro éxito general como empresa.
Únase a mí para felicitar a [nombre del empleado] por su destacado logro. Apreciamos su continua dedicación y profesionalismo. Celebremos este hito y sigamos inspirándonos y apoyándonos unos a otros en nuestros respectivos roles.
¡Mis más cordiales felicitaciones una vez más!
Saludos cordiales,
[nombre]
[posición]
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Formato para una nota comercial
El formato de la nota comercial está diseñado para comunicar eficazmente su mensaje de manera clara y concisa. Un memorando bien elaborado debe brindar la información esencial de una manera que permita que una gran cantidad de empleados la comprendan y absorban fácilmente.
Asegúrese de que la línea de asunto notifique con precisión a los destinatarios que este memorando les pertenece específicamente. Comenzar con un resumen ejecutivo ayuda a los destinatarios a comprender el mensaje general antes de profundizar en los detalles. Proporcionar contexto a través de información general, abordar posibles preguntas con una descripción general y un cronograma.
Posición:
Asegúrese de etiquetar su contenido como "Memorando" en el encabezado para brindar información clara y precisa a sus lectores. Asegúrese de incluir "PARA", "DESDE", "FECHA" y "ASUNTO" como se mencionó anteriormente. Abordar el contenido relevante incluye considerar con quién está hablando y por qué es importante.
El primer párrafo:
Comience el primer párrafo indicando el propósito de su memorando de manera clara y concisa. Comenzar la oración con frases como “Me comunico para informarle…” o “Me comunico para solicitar…” puede agregar un toque personal a su mensaje. Un memorando bien elaborado es conciso, transparente y va directo al grano. Comience presentando su información más importante de inmediato y luego utilice los siguientes párrafos para brindar explicaciones más detalladas.
El segundo párrafo:
Asegúrese de incluir contexto o evidencia de respaldo en el segundo párrafo. Por ejemplo, imagina que estás escribiendo un memorando para informar a la empresa sobre una reorganización interna. Si este es el caso, el párrafo dos podría revisarse para decir: “El crecimiento de nuestra empresa nos ha llevado a la decisión de separar nuestro equipo de producción de video de nuestro equipo de contenido. Este movimiento estratégico permite a ambos equipos concentrarse en sus objetivos específicos”.
El tercer párrafo:
Asegúrese de incluir una solicitud específica para cada empleado en el tercer párrafo. Por ejemplo, si está planeando una salida en equipo, puede decir algo como "Confirme su asistencia si tiene alguna restricción dietética" o "No dude en enviarme un correo electrónico si tiene alguna pregunta".
Por el contrario, al informar al personal sobre la próxima construcción del edificio, es importante expresar agradecimiento por su cooperación durante este tiempo. Debe brindar orientación sobre cómo espera que manejen la noticia y si se espera alguna acción específica en respuesta al memorando.
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¿Cómo se escribe una nota escolar?
Para escribir una nota escolar, comience con un encabezado claro que incluya la fecha, los destinatarios y el remitente. Elabore una declaración de objetivos concisa, seguida de un párrafo completo, información general (si es necesario), tareas y plazos específicos, una breve conclusión e información de contacto.
¿Cuánto dura una nota?
La extensión de un memorando suele oscilar entre una y dos páginas, o entre 200 y 400 palabras, según la complejidad y urgencia del mensaje.
¿Los memorandos tienen subtítulos?
Los memorandos normalmente no tienen subtítulos. Son documentos concisos de una sola página destinados a una comunicación rápida, por lo que se prioriza el formato claro y el lenguaje directo a las estructuras complejas.
¿Tiene una nota una firma?
Los memorandos suelen incluir el nombre, el puesto y la información de contacto del remitente al final, lo que sirve como forma de firma.
En conclusión,
Una nota y un correo electrónico se diferencian principalmente en el tamaño de la audiencia, más que en el nivel de complejidad. Asegúrese de que su memorando comunique eficazmente su mensaje y sea relevante para el grupo de empleados que lo recibe, ya sea simple o complejo. Asegúrese de que el mensaje sea claro y conciso, independientemente del formato de nota que elija.
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Referencias
