Los cambios en el comercio global, especialmente la creciente importancia de la economía digital, han impactado el proceso aduanero. En algún momento, el auge del comercio electrónico se consideró una maldición para las aduanas, lo que también afectó la facilidad de cumplimiento entre las empresas que utilizan servicios de envío. Algunas organizaciones encuentran obstáculos al lidiar con diferentes regulaciones, sistemas y procesos.
El proceso de cumplimiento de los requisitos aduaneros puede parecer sencillo y sencillo, pero la realidad dista mucho de serlo. Hay muchos factores en juego. Hay desafíos, especialmente con la evolución del comercio internacional y las políticas gubernamentales cambiantes. A continuación se ofrece una breve guía para superar diferentes obstáculos en el cumplimiento aduanero.
Aclarar regulaciones y requisitos.
Este consejo es una obviedad, pero es necesario enfatizarlo ya que muchos todavía cometen el error de tratar las regulaciones como una preocupación accesoria. Solo intentan familiarizarse con los requisitos, reglas y procesos, ya que ya están en el proceso de envío de sus productos. El proceso de despacho de aduana es un componente vital del comercio y el transporte marítimo internacional. Debería ser una de las primeras cosas que las empresas deben dominar. No puede ser una ocurrencia tardía o algo relegado enteramente a la empresa naviera.
Los diferentes países tienen diferentes regulaciones, requisitos y procedimientos aduaneros. Algunos pueden tener similitudes, pero es importante prestar atención a las posibles diferencias. Por ejemplo, el envío de productos agrícolas a países del sudeste asiático puede ser diferente cuando el destino es Australia, ya que este último tiene normas de bioseguridad más estrictas. La inclusión de artículos prohibidos en el contenedor puede dar lugar al rechazo de la entrada de todo el contenedor si existe sospecha de contaminación atribuida a un artículo específico pasado por alto por el equipo responsable de la preparación del envío.
Es importante tener un gran conocimiento de las regulaciones y procesos aduaneros, especialmente cuando se realiza un envío a un nuevo país con reglas y requisitos desconocidos. Los errores en el despacho de aduanas no sólo son inconvenientes, sino que también pueden acarrear gastos o pérdidas considerables. Además, no olvides tener en cuenta los tratados de libre comercio (TLC). Pueden reducir o eliminar derechos e impuestos aduaneros, pero hay procedimientos a seguir.
Garantizar la documentación adecuada y la clasificación del producto.
Los problemas de documentación se encuentran entre las principales causas de retrasos en el despacho de aduanas. Estos incluyen imprecisiones, información incompleta y detalles inconsistentes. Los errores suelen surgir en las listas de embalaje, facturas, conocimientos de embarque, permisos y certificados de origen. Por eso es crucial instituir un sistema para garantizar que se eviten los problemas de documentación. Es aconsejable realizar múltiples verificaciones de documentación o se puede asignar un par de personas para examinar los documentos, especialmente cuando se trata de cantidades, descripciones y calificaciones arancelarias. Además, ayuda a automatizar y digitalizar documentos para verificarlos y rastrearlos de manera más conveniente.
Por otro lado, es importante clasificar adecuadamente las mercancías que se envían bajo el código del Sistema Armonizado (SA) para garantizar el pago correcto de impuestos y aranceles. Una clasificación errónea de los productos puede dar lugar a un pago insuficiente o excesivo de derechos; cualquiera de los cuales puede ser problemático para el procesamiento aduanero. También es vital tomar nota de estándares de documentación específicos para destinos específicos. Por ejemplo, los envíos a Brasil deben seguir la Nomenclatura Común del Mercosur (NCM). No implementar la norma puede crear demoras e ineficiencias innecesarias.
Mantener la honestidad y la transparencia.
Es mejor asumir que las autoridades aduaneras siempre harán cumplir todas las regulaciones y requisitos de aplicación y que es poco probable que hagan concesiones. Si bien puede haber algunos relatos anecdóticos de encuentros con funcionarios de aduanas que muestran falta de rigor durante las inspecciones o de indulgencia en la aplicación de las normas, es aconsejable anticipar inspecciones rigurosas y la implementación de las normas. De ahí que la honestidad y la transparencia sean imprescindibles. Evite cualquier intento de infravalorar o declarar erróneamente productos, ocultar o disfrazar artículos prohibidos y ocultar errores en la documentación.
Si hay problemas que se han descubierto tardíamente, es mejor discutirlos con los funcionarios que esperar a que descubran el problema y retrasar el proceso de autorización indefinidamente. Las rectificaciones o la resolución de problemas se pueden enviar más rápido si las empresas son sinceras acerca de sus inquietudes, en particular los problemas documentales. Una mentalidad de cooperar plenamente con los funcionarios de aduanas no es sólo lo más ético; también ayuda a establecer una buena relación que hace que los procesos sean fluidos y agradables.
Gestionar riesgos y problemas de forma proactiva
Comercio internacional y el envío siempre conllevará riesgos y problemas, como retrasos en el envío, problemas de cumplimiento, incautaciones y problemas con las auditorías e inspecciones aduaneras. Sería extremadamente raro encontrar empresas que nunca hayan enfrentado riesgos y problemas en el despacho de aduanas. Por lo tanto, es prudente elaborar planes de contingencia en caso de que ocurran incidentes adversos.
Para empezar, las cadenas de suministro siempre deben tener en cuenta la posibilidad de programar los envíos. La congestión portuaria, los errores documentales y los problemas descubiertos durante la inspección no se pueden eliminar por completo. Estos deben anticiparse y reflejarse en la programación del movimiento de mercancías.
Aprovecha la tecnología moderna
El proceso de despacho de aduanas puede beneficiarse de diversas tecnologías para evitar diversos obstáculos. Para empezar, la digitalización de registros facilita la supervisión de todos los registros y garantiza su precisión y coherencia. También existen dispositivos IoT que simplifican el seguimiento de los movimientos de productos y los niveles de inventario. Es importante que las empresas modernas aumenten sus recursos de TI en lugar de quedarse estancadas en el uso de computadoras para el mantenimiento de registros y algunas comunicaciones en línea.
Varias tecnologías modernas pueden hacer que el cumplimiento aduanero sea más rápido y sencillo. Además, muchas autoridades aduaneras están aprovechando las tecnologías modernas para aumentar su eficiencia. Las empresas que no adopten las nuevas tecnologías podrían estar provocando sus propios retrasos al interactuar con las autoridades aduaneras que cuentan con sistemas electrónicos de presentación y despacho. Es recomendable conocer y utilizar software de despacho de aduanas y herramientas de automatización para acelerar los procesos y reducir los riesgos de errores humanos.
En conclusión, el proceso de despacho de aduanas puede estar plagado de dificultades en términos de cumplimiento normativo, cuestiones de documentación y clasificación, riesgos y circunstancias inesperadas, y tergiversaciones. Sin embargo, estos no son inevitables. Hay formas de sortear estos desafíos y acelerar los procesos evitando problemas y obstáculos graves en los puertos.
