Independientemente de su función, el tamaño de los miembros del equipo o las tareas en las que esté trabajando, existe la posibilidad de que piense que nunca hay un momento perfecto para tomar un descanso del trabajo, pero no deje que eso lo detenga. Esto se debe a que los empleadores son conscientes y esperan que sus empleados necesiten tiempo libre en el trabajo, pero como rara vez nos enseñaron cómo hacerlo, parece imposible. Sin embargo, se deben tomar ciertos pasos para obtener la aprobación y mantener una buena relación con los administradores de recursos. En este artículo, hablaremos sobre los pasos a seguir al solicitar tiempo libre con ejemplos que lo ayudarán a usar un correo electrónico. Continúe leyendo para conocer los pasos para crear un tiempo de solicitud de póliza efectivo.
¿Qué es una solicitud de tiempo libre?
Una solicitud de tiempo libre es una solicitud por escrito de aprobación de su supervisor para tomar un día o algunos días libres del trabajo. Hay varias razones por las que podría buscar formalmente un día libre. Por ejemplo, puede ser por baja médica, duelo, paternidad o maternidad, o para disfrutar de un tiempo personal y unas vacaciones.
Además, una solicitud de tiempo libre puede ser tiempo libre pagado (PTO) o tiempo libre no remunerado. Para el tiempo libre pagado, recibirá sus cheques de pago mientras está fuera del trabajo, mientras que para el tiempo pendiente, es una duración fuera de la oficina sin salario. Además, las leyes laborales provinciales a veces rigen la elegibilidad de los empleados para una cantidad mínima de tiempo libre.
Cómo solicitar tiempo libre
Solicitar tiempo libre a veces se siente difícil, lo que lo deja con preocupaciones como si su solicitud será otorgada o desaprobada. Pero con un poco de planificación y la elección adecuada de las palabras, es probable que se apruebe su solicitud. Entonces, cuando solicite tiempo libre, siga estos pasos para mantener su profesionalismo y buena reputación con sus gerentes:
- Revise la política de PTO de su empresa
- Observar el calendario de la empresa.
- Discuta su solicitud con su gerente
- Enviar una solicitud formal
- Reconocer la respuesta
Además, una vez que completas tu solicitud formal, la empresa decide y te informa si puedes tomar la licencia. Si el resultado es positivo, reconocerlo es importante. Puede escribir un correo electrónico de respuesta, agradeciendo a su gerente por conceder su solicitud. También puede solicitar aclaraciones e instrucciones sobre cómo hacer que el proceso sea más fluido para la empresa.
Política de solicitud de tiempo libre
Como gerente, usted es responsable de aprobar las solicitudes de tiempo libre de sus funciones laborales. Por lo tanto, redactar una política efectiva de solicitud de tiempo libre ayuda a los empleados a evitar confusiones con respecto a qué días pueden tomarse libres y anticipar si recibirán tiempo fuera del trabajo en los días deseados. Debe crear una política de solicitud de tiempo libre que detalle claramente el proceso de la organización para aprobar los días de vacaciones de los empleados.
Es decir, una política de solicitud de tiempo libre es una sección dentro del manual del empleado de una organización que cubre las pautas para los empleados que solicitan una licencia laboral pagada o no pagada. Una política efectiva de solicitud de tiempo libre debe detallar claramente las reglas de una empresa cuando se trata de solicitar tiempo libre. La información que normalmente se incluye en las políticas comunes de solicitud de tiempo libre incluye:
- Cuántos días de tiempo libre no remunerado o remunerado pueden solicitar los empleados
- Con cuánta anticipación los empleados pueden enviar solicitudes de tiempo libre
- Cualquier fecha específica o instancias en las que los empleados no pueden solicitar tiempo libre
- El proceso de la organización para decidir qué empleados reciben tiempo libre cuando hay múltiples solicitudes.
Cómo crear una política de solicitud de tiempo libre
Debe crear una política que esté en línea con las necesidades, los objetivos y las preferencias de la empresa. Siga estos pasos para crear una política de solicitud de tiempo libre efectiva:
#1. Descubra el horario de mayor actividad de la empresa
Una de las razones por las que las empresas implementan políticas de tiempo libre es para asegurarse de que no les falta personal en los días pico cuando el negocio está ocupado. Por ejemplo, las empresas minoristas pueden necesitar empleados adicionales para trabajar durante la temporada navideña cuando más clientes compran regalos para sus seres queridos. Esto significa que las empresas necesitarán que más empleados trabajen horas extra al final del trimestre para garantizar que cumplan con ciertas asignaciones.
#2. Sepa con qué anticipación los empleados solicitan una baja
Debes detallar claramente con cuánto tiempo de anticipación permitirás que los empleados se retiren. Esto asegura que los gerentes de departamento tengan suficiente tiempo para planificar la ausencia de un miembro del equipo. El número que indique en la póliza puede depender de las necesidades de la empresa, cuánta responsabilidad tiene el empleado y cuántos días libres solicita.
#3. Días de trabajo y con qué frecuencia los empleados se toman tiempo libre
La política también debe indicar cuántos días libres permitirá a los empleados. Este número puede diferir según factores como el departamento del empleado o cuánto tiempo han trabajado para la empresa. Por ejemplo, algunos miembros del equipo que han trabajado en la empresa durante varios años pueden obtener más días de vacaciones con el tiempo. Detalle el número exacto que puede permitir que ciertos empleados despeguen.
#4. Dispensar instrucciones sobre cómo y dónde enviar solicitudes
Para garantizar que todas las solicitudes de tiempo libre estén en un solo lugar para que los gerentes las revisen y aprueben de manera eficiente, escriba pautas y pasos claros para que los empleados los sigan al enviar sus solicitudes. Los lugares donde puede hacer que los empleados envíen solicitudes incluyen:
- Aplicación de programación de tiempo: descargar un tiempo aplicación de programación para que los empleados lo usen y les indique cómo acceder a él y registrar sus horas en el sistema. Es posible que deba proporcionar cursos de capacitación sobre cómo usar este programa para asegurarse de que los empleados soliciten tiempo libre correctamente.
- Correo electrónico: indique a los empleados que envíen sus solicitudes de tiempo libre en un correo electrónico. La política puede establecer la información que los empleados deben incluir en el cuerpo del correo electrónico.
- Formulario digital o impreso: Cree un formulario de solicitud de tiempo libre y distribúyalo digitalmente o entrégueselo físicamente a los miembros del equipo. Los empleados pueden ingresar su nombre, título del trabajo, departamento, fechas y horas en las que les gustaría descansar y la razón por la que solicitan tiempo fuera del trabajo. Luego, deje un espacio en el formulario para que los gerentes aprueben o rechacen la solicitud y se la devuelvan.
#5. Describa sus métodos para las solicitudes de tiempo libre extendido
Puede haber ejemplos de un momento en que muchos empleados soliciten tiempo libre a la vez. Para evitar la falta de personal en estos días, debe tener un método claro para decidir quién debe recibir tiempo libre. Tener un sistema establecido y descrito en la política para asegurar a los empleados que el tiempo del proceso de selección se maneja de manera justa.
#6. Organizar las solicitudes de los empleados
Para asegurar a los empleados que está realizando un seguimiento efectivo de sus días de vacaciones y que no está extraviando sus solicitudes, debe establecer un proceso organizado para saber dónde se almacenan estas solicitudes y compartirlo en la política. Algunos lugares donde puede guardar y rastrear las solicitudes de los empleados y los días libres aceptados incluyen:
- Hoja de cálculo: etiquete las columnas con los nombres de los empleados, las fechas de solicitud de tiempo libre y los estados de aprobación.
- Aplicación de gestión del tiempo: use un programa de gestión del tiempo, que puede organizar automáticamente las solicitudes de tiempo libre y sus fechas y enviárselas directamente para su aprobación.
- Carpeta: guarde las solicitudes de los empleados, las fechas y otra información sobre el tiempo libre en carpetas etiquetadas en su computadora para revisarlas y consultarlas rápidamente cuando sea necesario.
Correo electrónico de solicitud de tiempo libre
Un correo electrónico de solicitud de tiempo libre es una oportunidad para pedirle a su empleador fechas específicas de descanso del trabajo. Por lo tanto, un correo electrónico de solicitud efectivo le informa a su empleador sobre sus planes para garantizar que su trabajo se complete o se cubra, además de cuándo estará ausente y regresará al trabajo. Puede escribir un correo electrónico de solicitud claro, conciso e informativo que promueva la comunicación y la confianza entre usted y su empleador.
Correo electrónico de solicitud de tiempo libre: cómo escribir
Saber cómo escribir un correo electrónico de solicitud de día libre es importante porque tomar días libres es clave para una vida saludable. equilibrio trabajo-vida, ya sea que necesite atender las partes de su vida que no son laborales o simplemente necesite un descanso. Estos son los pasos para escribir un correo electrónico de solicitud de vacaciones:
#1. escribir una breve línea de asunto
Una buena regla general para los correos electrónicos profesionales, en general, es que el destinatario debe poder comprender el objetivo del correo electrónico antes de abrirlo. Por lo tanto, escriba una línea corta que indique el propósito de su correo electrónico y las fechas en las que desea despegar. Además, considere escribir su apellido en la línea de asunto para asegurarse de que el destinatario pueda identificar rápidamente quién solicita tiempo libre y cuándo.
#2. Incluir razones para escribir
Después de saludar a su destinatario, use la primera línea de su correo electrónico para indicar directamente que está escribiendo para solicitar tiempo libre. Puede usar una declaración si ya ha hablado con su supervisor sobre su solicitud.
#3. Agrega las Fechas que Solicitas
Mencione las fechas en las que planea despegar, ya sea en la primera línea de su correo electrónico o en el párrafo inicial. Asegúrese de que estas fechas coincidan con las que incluyó en la línea de asunto. También es importante indicar cuántos días está usando si su empresa practica una política de tiempo libre acumulado.
#4. Mencione por qué se está tomando un tiempo libre (opcional)
Esta sección es opcional si solo desea tomar un breve descanso del trabajo o de un día personal. Sin embargo, si hay problemas personales o instancias justificativas que exigen su atención, indicarlo puede ayudar a su supervisor a decidir si aprueba su tiempo libre. Este paso puede ayudar a su supervisor o empleador a decidir si aprueba su tiempo libre.
#5. Discuta cómo se está preparando
Asegúrese de explicar cómo se está preparando con anticipación para aliviar la carga de su ausencia de la empresa. Esto ayuda a transmitir su sentido de profesionalismo y mejora las posibilidades de que se apruebe su solicitud de tiempo libre. Dígales que está trabajando diligentemente para asegurarse de que todos sus asuntos laborales se completen antes de irse.
#6. Esté disponible para preguntas
Finalice su correo electrónico permitiendo que su empleador o supervisor se comunique con usted para obtener más información y confirmar la decisión de su solicitud. Este elemento es una cortesía profesional que también promueve una comunicación clara y abierta entre usted y su empleador.
Correo electrónico de solicitud de tiempo libre: ejemplos
Aquí hay algunos ejemplos de correos electrónicos de solicitud de tiempo libre para ayudarlo a comenzar:
Ejemplo 1.
Hola [nombre del supervisor],
Quiero solicitar tiempo libre para [fechas] debido a [motivo].
Mi equipo no tiene plazos exigentes ni trabajo durante [fechas que solicita libres]. ¿Sería aceptable si me voy de vacaciones entonces? Estaré encantado de discutir más detalles con usted si lo desea. Si tiene alguna pregunta, por favor hágamelo saber.
Gracias por tu tiempo,
[tu nombre]Ejemplo 2.
Estimado [Nombre]:
Estoy escribiendo una solicitud formal para cancelar [fechas]. No me he tomado ningún día libre desde el comienzo del año, y estaré agradecido si es posible esta vez. Resolver esto.
Ya le pregunté a Prisca si puede tomar mis turnos y prometió estar disponible para hacerlo. Ella está capacitada y es adecuada para cada tarea que hago. Confío en su capacidad para manejar esto.
Avíseme si tiene alguna pregunta o inquietud con mi solicitud. Estoy más que feliz de ir a su oficina para discutirlos.
Gracias y hablamos pronto,
[tu nombre]ejemplo 3
Nombre Hola),
Gracias por aprobar previamente mi solicitud de licencia. Mis planes han cambiado y quería saber si podía extender mi licencia por un par de días hasta el (insertar fecha).
Aprecio que esto pueda cambiar los planes y estoy dispuesto a hacer todo lo posible para que esto funcione. Por favor, hágamelo saber si le gustaría hablar de esto.
Saludos cordiales,
(Tu nombre)
¿Con cuánta anticipación debe pedir tiempo libre?
Asegúrese de informar a su gerente y equipo con al menos dos o tres semanas de anticipación.
¿Cómo pido tiempo libre sin pagar?
- Un empleado presenta una solicitud por escrito de tiempo libre no remunerado, dentro del período de notificación requerido.
- El gerente o supervisor consulta con Recursos Humanos y/o jefes de departamento.
- El gerente o RR.HH. aprueba o deniega la solicitud.
¿Puedo tomarme un día libre en el trabajo por motivos personales?
Puede usar un día personal por varios motivos, como votar, asistir a una cita médica o manejar una emergencia familiar.
Referencias
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