Un Gerente de Oficina o Gerente Comercial está a cargo de asegurarse de que una oficina y todas sus áreas funcionen sin problemas todos los días. Sus deberes incluyen hablar con los jefes de departamento, transmitir información importante o cambios de política de los superiores y establecer incentivos para que las personas trabajen más. Este artículo elaborará más sobre los deberes del gerente de la oficina, la lista de verificación, los deberes del gerente de la oficina médica y dental, y también el resumen de los deberes del gerente de la oficina.
deberes del gerente de oficina
Los gerentes de oficina pueden ser el punto de contacto inicial para las partes internas y externas en su oficina, lo que puede tener un impacto en varios aspectos de comunicación y servicio al cliente de sus obligaciones laborales. Dependiendo del tamaño del grupo, los deberes y responsabilidades pueden incluir:
#1. Administración de personal
- Encuentre y contrate nuevos candidatos.
- preparar el papeleo para las nuevas contrataciones y las personas que dejan el trabajo.
- realizar la orientación del personal para las nuevas contrataciones.
- encontrar y configurar planes de formación para los empleados.
- Motivar, enseñar y guiar al personal.
- delegar y administrar tareas de trabajo.
- monitorear el desempeño, que incluye evaluaciones y comentarios.
- resolver disputas y quejas.
- Mantener registros de asistencia de los empleados.
- mantener los archivos personales de los empleados.
# 2. Contabilidad
- controlar y controlar los costos.
- Preparar informes de gastos.
- mantener el presupuesto de la oficina.
- Los informes financieros mensuales lo ayudan a mantenerse al día con su sistema de seguimiento.
- procesamiento de cuentas recibidas y cuentas por pagar.
- Seguimiento de cuentas vencidas.
- hacer conciliaciones de cuentas.
- manejar la pequeña cantidad de efectivo.
#3. Nómina de sueldos
- Observe y anote cuántas horas se trabajaron, incluidas las horas extra
- Lleve un registro de las vacaciones y el tiempo de enfermedad
- Administrar beneficios
- Calcular declaraciones de impuestos
- Escribir y entregar cheques de nómina
#4. De secretario
- Programar charlas y citas
- Mantenga un registro de fechas y horas
- Gestionar los arreglos de viaje
- Preparar y enviar actas de reuniones.
- Configurar y prepararse para las conversaciones
- Preparar y enviar correspondencia.
- Hacer papeles especiales y mostrárselos a la gente.
- Responda, filtre y enrute las llamadas entrantes
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Lista de verificación de deberes del gerente de oficina
Los gerentes de oficina tienen mucho que hacer. Su trabajo es muy variado, desde mantener seguros los registros confidenciales de la empresa hasta revisar el desempeño de los empleados y hacer presupuestos anuales. Entremos y vayamos directamente a las listas de verificación de deberes del gerente de oficina. Aquí están:
#1. Lista de verificación de eliminación de registros
La eliminación de registros es una parte importante de la gestión de registros porque, si no se hace correctamente, puede ocasionar problemas legales costosos o violaciones de big data. Aunque parezca un proceso simple, las empresas a menudo se ponen en peligro al no seguir reglas estrictas.
En consecuencia, es fundamental que las empresas de todos los tamaños, en particular las que manejan miles de registros que contienen información confidencial, implementen una estrategia de eliminación de registros. Ya sea que sus registros estén en papel o en formato digital, deban desecharse o se mantengan en una instalación de almacenamiento, este plan lo guiará a través de todos los pasos para asegurarse de deshacerse de ellos de manera legal y eficiente.
#2. Lista de verificación de inspección de seguridad en la oficina
Los gerentes de oficina tienen el gran deber de asegurarse de que sus oficinas estén seguras y protegidas. No hacerlo puede resultar muy costoso, tanto económicamente como para la imagen de la empresa. La lista de verificación de deberes del gerente de la oficina es un componente crucial de una inspección del lugar de trabajo bien completada, ya que es el único método para garantizar que se haya hecho todo lo posible para prevenir contratiempos, lesiones y enfermedades.
#3. Lista de verificación de evaluación de riesgos de la oficina
Como parte de mantener bajo control la salud y la seguridad de su organización, debe evaluar y controlar periódicamente los riesgos en cada área de la oficina. Desde peligros comunes como tropezar y caer hasta ergonomía y cómo los trabajadores usan el equipo de oficina, esta lista de verificación tiene todo lo que necesita para hacer una evaluación completa de riesgos de un espacio de trabajo completo. Es similar a la lista de verificación de inspección de seguridad en muchos aspectos, pero también tiene trabajos adicionales para averiguar qué tan conscientes están los empleados y revisar la evaluación de riesgos con los compañeros de trabajo una vez que se haya realizado.
#4. Lista de verificación de resolución de conflictos de oficina
El 85% de los trabajadores tiene algún tipo de conflicto, y el 29% lo tiene todo el tiempo. Este es un número alarmante que le hace preguntarse si los gerentes están haciendo lo suficiente para ayudar a resolver los problemas de la oficina y evitar que empeoren. Por supuesto, la mayoría de los desacuerdos entre dos Personas pueden manejarse sin ayuda externa, ya que la principal causa de conflicto en el trabajo es simplemente la mala comunicación.
Sin embargo, si hay un problema subyacente importante y el conflicto está dañando visiblemente la moral y la productividad de otros empleados, dejar que los antagonistas lo resuelvan no es la mejor estrategia. Ser un mediador neutral que escucha con frecuencia puede mejorar la situación y evitar que el conflicto se intensifique. Esta lista de verificación de deberes de gerente de oficina lo guiará a través de cada fase del proceso de resolución de conflictos, asegurando que el ambiente de la oficina permanezca tranquilo y que todos puedan regresar a trabajar con buen ánimo.
#5. Lista de verificación de terminación de empleo
Deshacerse de un empleado es un proceso serio que puede tener resultados terribles si no se hace bien. Hay muchas cosas que deben hacerse antes de que pueda dejarlos ir, como cerrar su acceso a la propiedad de la empresa, darles una carta sobre sus beneficios y tener una entrevista de salida. Ya sea que el empleado se vaya solo o sea despedido, esta lista de verificación lo ayudará a asegurarse de que el proceso se realice de manera educada, legal y eficiente.
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Deberes del gerente de la oficina médica
Un Gerente de Oficina Médica, también llamado Gerente de Práctica Médica, está a cargo de los trabajos administrativos de una oficina médica y sus funciones principales son cuidar los registros de los pacientes, las nóminas, las facturas y los presupuestos de la oficina, así como contratar y capacitar al personal de oficina. . Son funciones del jefe de consultorio médico las siguientes:
- Administrar las finanzas de una práctica o centro médico
- Cuidando los negocios del día a día
- Supervisar las rutinas del paciente y del personal.
- Vigilando el proceso de registro de pacientes
- Mantener la información médica y del personal en orden y actualizada.
- Mejorar el servicio al cliente y asegurarse de que los pacientes estén contentos
- Planificación, implementación y seguimiento de las políticas y procesos de la oficina
- Asegurarse de que se sigan las reglas federales, estatales y locales, incluidas las reglas de OSHA y HIPAA
- Programación de reuniones de personal para el personal clínico, no clínico y administrativo
- Realización de entrevistas y contratación de personas para un consultorio médico.
- Capacitar a los trabajadores médicos y hacer revisiones de su trabajo.
Deberes del gerente de la oficina dental
Los deberes de un gerente de consultorio dental implican supervisar y apoyar todas las tareas administrativas en un consultorio dental. Están a cargo de administrar cosas como reuniones de personal, planes, presupuestos de oficina y la nómina mensual. También llamado administrador del consultorio del dentista o gerente del consultorio. Las siguientes son las funciones de un gerente de consultorio dental:
- Asegurarse de que la oficina funcione bien mediante la creación y gestión de todos los procesos y prácticas internos.
- Mantener el control financiero de la clínica dental, la programación del personal, el libro mayor y el sistema de facturación.
- Brindar orientación directa tanto a individuos como a equipos para garantizar que todos los trabajadores de oficina brinden un excelente servicio al cliente.
- Coordinar la implementación diaria de prácticas de oficina que mejoren la productividad y la eficiencia.
- Responder de manera oportuna y hábil a los problemas clínicos y operativos.
- Desarrollar y ejecutar un presupuesto de oficina exitoso
- Contratar, supervisar y enseñar a nuevos trabajadores de oficina.
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Currículum de deberes de gerente de oficina
Ser gerente de oficina requiere que desempeñes varios roles, y es probable que hayas realizado entrevistas o hayas tomado decisiones de reclutamiento por tu cuenta. Esto significa que ya sabes cuánto tiempo y esfuerzo se dedica a asegurarte de que alguien sea una buena opción para la empresa. Ahora que está del otro lado de la mesa de entrevistas, utilice estas pautas y ejemplos para desarrollar un currículum de gerente de oficina que lo contrate.
#1. Escriba un perfil convincente que resuma sus calificaciones
Los gerentes de contratación generalmente reciben muchas solicitudes, por lo que debe destacarse rápidamente. El resumen personal le ayuda a hacer precisamente eso. Esta parte de su currículum va en la parte superior y es donde enumera su experiencia y habilidades. Busque palabras clave o habilidades que el gerente de contratación considere imprescindibles, como ser bueno en Microsoft Office o tener una sólida comprensión de las leyes HIPAA. Este también es un buen lugar para hablar sobre su experiencia de liderazgo, cómo maneja los conflictos y qué tan bien organiza las cosas.
#2. Agregue una sección de experiencia profesional impulsada por logros
Al escribir la parte de la experiencia profesional de su currículum, desea describir con precisión sus deberes y responsabilidades anteriores, pero también debe tener en cuenta a quién está escribiendo para el gerente de contratación. Mientras escribe sus viñetas de trabajo, intente incluir palabras de moda de la descripción del trabajo, como cómo usó un determinado software o cómo manejó las quejas de los clientes. Proporcionar a los supervisores de contratación una mayor comprensión de su experiencia, incluidos números siempre que pueda, como la cantidad de clientes en el lugar de trabajo.
#3. Incluir educación y certificaciones relevantes
Al buscar un trabajo como gerente de oficina, es importante enumerar cualquier educación o certificación que lo convierta en un buen candidato. Algunos trabajos requerirán al menos una licenciatura, mientras que otros pueden preocuparse más por cuánto tiempo ha estado en el campo. Ser un administrador de oficina certificado es un gran beneficio, pero otras certificaciones de software, así como las certificaciones de SEO y CRM, pueden demostrar que tiene talentos adicionales que lo ayudarán a tener éxito una vez que esté empleado.
#4. Enumere las habilidades y competencias clave relevantes
La parte de su currículum llamada "Habilidades y competencias clave" debe ser una lista simple de viñetas que muestren lo que puede aportar al trabajo. Puede agregar a esta lista tanto habilidades técnicas como sociales, que a veces se denominan "habilidades blandas". Si puede, es una buena idea leer rápidamente la descripción del trabajo y agregar palabras clave y elementos imprescindibles que son importantes para esta lista. Intente incluir estas habilidades buscadas con frecuencia si no está seguro de qué escribir.
¿Cuál es el papel más importante de un gerente de oficina?
Un gerente de oficina tiene uno de los roles más importantes en una empresa. Él o ella se encarga de las tareas administrativas generales, crea procesos que mejoran la eficiencia, lidera y motiva a los empleados y se asegura de que los equipos se comuniquen entre sí.
¿Qué es un resumen profesional para un gerente de oficina?
Gerente de oficina organizado con excelentes habilidades para manejar funciones de oficina y dirigir personal administrativo para satisfacer las necesidades de los ejecutivos. Impulsado por el desempeño y orientado a objetivos, con un profundo conocimiento de las necesidades de negociación de contratos, presupuestos, nómina y órdenes de oficina.
¿Cuál es la diferencia entre un gerente de oficina y un gerente de operaciones?
Se espera que los gerentes de operaciones miren el panorama general, trabajando todos los días para mejorar todos los elementos del negocio a fin de promover los objetivos de la empresa. Mientras tanto, los gerentes de oficina son las personas que se ponen manos a la obra, definen el tono de una oficina y se aseguran de que los miembros del equipo estén comprometidos y satisfechos con su trabajo.
¿Cuáles son los ejemplos de gestión de oficina?
Puede implicar una amplia gama de tareas, como asegurarse de que la oficina esté actualizada, cuidar el equipo de oficina, crear un ambiente agradable, administrar el presupuesto de la oficina, saludar a los visitantes y nuevos empleados, organizar actividades en la oficina. y eventos fuera del sitio para el personal de la oficina, y planificación.
¿Cuál es otro nombre para el administrador de oficina?
Un Gerente de Oficina, que también puede ser conocido como Administrador de Oficina o simplemente Administrador, es la persona en una organización que funciona como enlace entre el equipo de gestión y el personal. Los gerentes de oficina son responsables de una amplia gama de actividades, algunas de las cuales incluyen realizar un seguimiento de las entregas, organizar áreas de trabajo y ayudar a los ejecutivos cuando sea necesario.
¿Qué hace a un buen gerente?
Un gerente competente es alguien que puede dar un buen ejemplo a su equipo y sabe cómo capitalizar sus habilidades individuales para ayudar al equipo a lograr sus objetivos. Los gerentes más efectivos se toman el tiempo para conocer a los miembros de su personal y buscan métodos para apoyarlos para que puedan realizar su mejor trabajo. Es esencial mantener una comunicación clara con su personal con respecto a sus objetivos, expectativas y comentarios en todo momento.
¿Cuál es la parte más desafiante de ser gerente de oficina?
Deshacerse de los trabajadores.
Probablemente esta sea siempre la parte más difícil del trabajo de un gerente, y nunca debe acostumbrarse demasiado. No hay una manera fácil de evitar esto, y no se vuelve más fácil sin importar cuánto lo hagas.
Referencias
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