Cuando administra múltiples iniciativas y no tiene un mecanismo para realizar un seguimiento de los gastos y los recursos, el fracaso del proyecto se vuelve inevitable. El seguimiento de proyectos, por otro lado, es útil en esta situación. Básicamente, los equipos de todos los tamaños pueden beneficiarse del seguimiento de proyectos al administrar mejor sus recursos y producir resultados que respalden la expansión de su negocio. Entonces, en este artículo, explicaremos por qué es importante implementar un sistema de seguimiento de proyectos en su negocio y todo lo demás que necesita saber.
¿Qué es el seguimiento de proyectos?
Se utiliza una técnica de gestión de proyectos llamada seguimiento de proyectos para monitorear el estado del trabajo dentro de un proyecto. Al realizar un seguimiento de su proyecto, puede evaluar el progreso real en comparación con lo que se anticipó y detectar cualquier problema que pueda dificultar la finalización del proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.
Los métodos de gestión de proyectos y la utilización de herramientas de seguimiento de proyectos son esenciales para el seguimiento de proyectos. Un diagrama de Gantt proporciona una descripción general de las actividades, la carga de trabajo y los hitos en cualquier etapa del ciclo de vida del proyecto, por ejemplo, lo que permite a los gerentes monitorear el progreso del proyecto. Los informes de estado y otros informes de proyectos pueden recopilar información adicional que arroje más luz sobre los entregables, los riesgos y el rendimiento. El equipo del proyecto y las partes interesadas pueden recibir esta información para mantenerse informados.
¿Por qué es importante el seguimiento de proyectos?
Un rastreador de proyectos es una herramienta que los gerentes pueden usar para monitorear el desempeño de su equipo y la asignación de recursos. Es una herramienta crucial para mantener los presupuestos y cronogramas de los proyectos.
Las plantillas para rastreadores de proyectos se pueden usar como una fuente única de información para el desarrollo del proyecto. El equipo del proyecto puede completar la plantilla con información sobre el desarrollo del proyecto, que luego se puede compartir con el gerente del proyecto y otras partes interesadas para mostrarles dónde se encuentra el proyecto en este momento.
Sin embargo, el uso de software de gestión de proyectos para realizar un seguimiento de los proyectos es la opción más fiable. Las herramientas en línea se actualizan en tiempo real y el software comparte esta información. Después de eso, puede generar informes que incluyen hechos actuales para ayudarlo en la toma de decisiones.
Cómo realizar un seguimiento del desarrollo del proyecto
Aunque hacer un seguimiento del desarrollo de su proyecto puede parecer una tarea difícil, puede prepararse para el éxito delineando el procedimiento y la planificación de antemano. Puede tomar las siguientes medidas de inmediato para volver a la normalidad:
- Crear hitos y entregables
- Establece metas alcanzables, medibles y realistas.
- Utilice una herramienta de gestión de proyectos para controlar el tiempo, los gastos y las tareas.
- Reuniones periódicas del equipo y de las partes interesadas
- Establece plazos definidos
- Fomentar la transparencia
Estas recomendaciones son estructurales y deben implementarse para cada proyecto. Para proporcionar a los gerentes de proyectos los detalles que necesitan para mantener a sus equipos dentro del cronograma y el presupuesto previstos, pueden trabajar con un software de seguimiento de proyectos o una plantilla de seguimiento de proyectos.
Qué método de seguimiento de proyectos funciona mejor
Existen numerosas técnicas de seguimiento de proyectos, desde diagramas de Gantt hasta bosquejos de proyectos, como describimos anteriormente. Los gerentes de proyecto y los miembros del equipo pueden ver el estado de un proyecto y las relaciones entre sus tareas gracias a los diagramas de Gantt. Puede hacer un diagrama de Gantt en Excel, pero una plataforma con capacidades de seguimiento de proyectos le brindará una versión más robusta que muestra cambios y actualizaciones en tiempo real. Hablaremos más sobre eso en la siguiente sección. Mientras tanto, estos son algunos consejos que le ayudarán a orientarse en la gestión de proyectos.
#1. Antes de comenzar, desarrolle un plan
Una de las principales causas de que el seguimiento de proyectos se convierta en un desafío es la propensión a lanzarse al proyecto sin llevar a cabo la preparación necesaria. Tener planes y metas le permite seguir el desarrollo del proyecto.
#2. Buscar señales de alerta y solucionar problemas
Los elementos que podrían hacer o estropear un proyecto son indicadores de advertencia. Su proyecto fallará si no nota ninguna señal de alerta. Existen aplicaciones de gestión de proyectos que pueden ayudar a mostrar mensajes de advertencia. Mientras tanto, puede ser una buena idea pedir ayuda si hay muchas tareas sin terminar.
#3. Observar el horario de trabajo
Una vez planificado el proyecto, se puede realizar el trabajo. Los entregables de alto nivel se pueden dividir en tareas más pequeñas para brindar a las personas una comprensión más clara de lo que se espera de ellos. Esto les ayudará a tomar conciencia de lo que es un buen trabajo incluso antes de empezar a trabajar. El progreso del proyecto se puede determinar revisando las tareas y el plan. Ser proactivo con el trabajo de los proyectos asegura que nada pueda pasar por alto y evitar que el proyecto se termine.
#4. Marcar tareas como terminadas solo cuando lo estén
Cuando las cosas van lentamente, puede parecer inteligente comenzar a marcar los trabajos como terminados aunque solo estén parcialmente terminados. El verdadero progreso del proyecto se vuelve más difícil de rastrear como resultado de estos informes falsos.
¿Qué debe buscar en una herramienta de gestión de proyectos?
Cada herramienta de gestión de proyectos tiene una característica especial que ofrecer. Sin embargo, cuando se trata de características esenciales, las integraciones de software, las aplicaciones móviles y la automatización del flujo de trabajo toman la delantera.
#1. Automatización del flujo de trabajo
Uno de los principales factores en la eficiencia del proyecto es la automatización del flujo de trabajo, que evita que su equipo de proyecto tenga que realizar operaciones repetitivas que consumen mucho tiempo, como mover tareas a través de la canalización del proyecto o notificar a los miembros del equipo tan pronto como se complete una tarea.
La automatización le permite diseñar sus propios flujos de trabajo y, en algunos programas (como Monday.com), puede comenzar seleccionando entre plantillas preparadas o personalizando totalmente las suyas para cumplir con los requisitos del equipo.
Por ejemplo, podría programar un sistema automático para alertar al jefe del equipo una vez que el contrato cambie a firmado. En este caso, el líder del equipo no tiene que dedicar tiempo a buscar actualizaciones de estado; en cambio, simplemente reciben una notificación cuando alguien firma el contrato.
# 2. Aplicaciones móviles
Una plataforma que no admite el acceso móvil es la antítesis de la productividad, que es de lo que se trata el software de gestión de proyectos. Su equipo aún puede acceder a las tareas y comunicarse en contexto mientras se desplaza desde cualquier dispositivo que elijan, aunque Monday.com es más que una simple herramienta de gestión de proyectos.
La capacidad de realizar un seguimiento del progreso del proyecto y asignar tareas en el momento es crucial para los gerentes de proyectos que lideran equipos distantes. Los equipos pueden monitorear las fechas de vencimiento y operar proyectos de la A a la Z en Monday.com Work OS, que también le permite adaptar cualquier flujo de trabajo para optimizar cualquier flujo de trabajo, proyecto o tarea.
#3. Fusiones de software
No debe (o no puede) renunciar a sus herramientas favoritas actuales solo porque está buscando una herramienta de seguimiento de proyectos consolidada. Naturalmente, querrá que el software de gestión de proyectos que seleccione funcione bien con el resto de su pila de TI. De hecho, puede tener todo el trabajo de su equipo en un solo lugar con la perfecta integración de Monday.com con todas sus herramientas favoritas.
Software para Seguimiento de Proyectos
La forma más fácil de realizar un seguimiento de los proyectos es con el software de seguimiento de proyectos, que realiza un seguimiento de todo el trabajo involucrado y ayuda a mantenerlo a tiempo. La mayoría del software de seguimiento de proyectos también se puede utilizar para realizar un seguimiento de su presupuesto y asignación de recursos, además de las actividades.
Incluso antes de que un proyecto comience su fase de ejecución, un rastreador de proyectos es útil. Puede ayudarlo a administrar los recursos que necesitará para realizar las tareas durante la planificación del proyecto. El programa realmente entra en juego una vez que se encuentra en la fase de seguimiento y control de su proyecto, lo que le permite verificar si su progreso real se corresponde con el punto en el que esperaba estar.
Cualquier proyecto debe gestionarse mediante un panel de gestión de proyectos. Le proporciona un mecanismo para administrar las restricciones triples de tiempo, dinero y alcance. Los gerentes saben cuándo terminan las actividades y que no consumen más recursos y costos de los asignados.
Herramientas para seguimiento de proyectos
Las plataformas de software basadas en la web o en la nube, conocidas como herramientas de seguimiento de proyectos, permiten a los equipos y a las personas programar proyectos, controlar su progreso y fomentar un mejor trabajo en equipo. Algunos programas que pueden ayudarlo a realizar un seguimiento de sus iniciativas son:
- Monday.com es un sistema operativo de trabajo (Work OS) que ayuda a equipos de todos los tamaños en la organización y gestión de cualquier forma de trabajo.
- Microsoft Project: MS Project está diseñado para proyectos grandes y complicados en cascada; sin embargo, las metodologías ágiles podrían no ser tan adecuadas para ello.
- Trello: las herramientas de creación de listas y tableros de Trello, que se concentran en los tableros Kanban, ayudan a los equipos a organizar proyectos.
- Evernote es una conocida herramienta para tomar notas que permite a los usuarios guardar y organizar notas basadas en la web y otro contenido.
- Jira: Muchos desarrolladores prefieren Jira como su software preferido. El programa es particularmente conocido por organizar el desarrollo de código y el monitoreo de problemas.
¿Qué ventajas ofrecen las herramientas de seguimiento de proyectos?
Al usar la herramienta adecuada, los gerentes de proyecto pueden asegurarse de que el flujo de trabajo de sus equipos mejore y, al mismo tiempo, mantener los proyectos dentro del cronograma y el presupuesto.
¿Qué más hacen?
- Facilitar la planificación de proyectos. Las plataformas más completas brindan intercambio de documentos en la plataforma, diagramas de Gantt, vistas Kanban y otros procedimientos ágiles.
- Para planificar proyectos de manera efectiva, necesitará una herramienta que le permita dividir las tareas entre los miembros del equipo y etiquetarlos en la plataforma para que todos estén al tanto de lo que se debe hacer.
- Seguimiento del tiempo: una herramienta de gestión de proyectos también le dará una forma de realizar un seguimiento del tiempo dedicado a cada tarea y el progreso que se ha realizado.
- Verifique el estado de las tareas del proyecto: los estados son un método rápido y simple para ver dónde se encuentra el equipo. algunos de los software más accesibles usan etiquetas llamativas y editables para que cualquiera pueda ver rápidamente el progreso del proyecto, la tarea y la subtarea.
- Establecer cronogramas de proyectos es crucial para garantizar que todos estén en la misma página, ya sea que desee una descripción visual de los cronogramas de todos sus proyectos o necesite saber cuánto tiempo usted y su equipo tienen para terminar una tarea o proyecto.
Seguimiento de proyectos gratis
Todo el mundo gestiona las tareas a su manera única. Algunas personas prefieren administrar sus responsabilidades usando sus bandejas de entrada. A algunas personas incluso les gusta la técnica obsoleta de lápiz y papel, mientras que otras prefieren ver su trabajo en un tablero Kanban o en una vista de calendario.
Las 8 mejores herramientas gratuitas para la gestión de proyectos
- Trello para la gestión de proyectos con elementos visuales
- Asana para equipos
- Para vistas de tareas personalizadas, use ClickUp
- Para una funcionalidad similar a las hojas de cálculo, utilice Wrike
- Jira para desarrolladores;
- ActiveCollab para contratistas independientes y equipos de agencias pequeñas;
- Mesa de aire para crear una herramienta de gestión de proyectos a medida;
- GOODDAY para diversas técnicas de gestión de proyectos.
Aplicación de seguimiento de proyectos
A continuación hay algunas listas de aplicaciones de seguimiento de proyectos que pueden ser de ayuda para su negocio:
# 1. Trello
Las pequeñas empresas que quieran ir más allá de la típica hoja de cálculo deberían considerar Trello. Debido a la gran cantidad de funciones disponibles en su plan gratuito, también es una excelente opción para uso personal. Trello no lo defraudará si necesita un software de administración de proyectos plug-and-play con excelente seguridad y una aplicación móvil.
#2. ásana
Esta es una buena opción si le gusta Trello (que discutimos a continuación) pero necesita una funcionalidad más rica en funciones. Asana es una herramienta integral de gestión de proyectos que le permite realizar un seguimiento de cada miembro del equipo y las tareas en las que están trabajando. Puede mantenerse actualizado con las tareas, notas, espacios de trabajo y etiquetas de la canalización del proyecto gracias a las actualizaciones en tiempo real de la plataforma.
Puede establecer permisos para cada miembro del equipo en Asana, y los miembros del equipo pueden compartir documentos del proyecto allí en lugar de enviar varios correos electrónicos.
#3. lunes.com
Más de 200 plantillas visuales están disponibles en Monday.com para ayudarlo a comenzar. Para diseñar un flujo de trabajo único, puede arrastrar y soltar más de 30 tipos diferentes de columnas. Y también, para minimizar el trabajo pesado y aumentar la eficiencia, puede automatizar los procesos de rutina.
Para simplificar operaciones complicadas, puede vincular tableros, agregar archivos a proyectos y comunicarse con los miembros del equipo. La vista de carga de trabajo permite a los gerentes ver en qué está trabajando cada miembro del equipo sin tener reuniones sin sentido.
# 4. Campamento base
La mejor plataforma para la colaboración en equipo, la gestión de proyectos y el intercambio de archivos es Basecamp. La plataforma tiene integraciones sólidas, lo que podría ayudarlo a usar menos software para administrar su organización. La adopción de precios de tarifa plana (en lugar de la facturación por usuario) de Basecamp lo distingue de sus rivales.
# 5. Hoja inteligente
Las herramientas de colaboración basadas en la web están disponibles en Smartsheet para ayudarlo a optimizar sus iniciativas. En comparación con su rival Wrike, proporciona una incorporación más rápida. Las herramientas para la gestión y automatización de recursos ayudan a equilibrar las asignaciones y evitar cuellos de botella.
¿Qué es el Seguimiento y Monitoreo de Proyectos?
El seguimiento del proyecto comienza con la planificación desde el principio y continúa hasta que finaliza el proyecto. Siguiendo el desarrollo del proyecto, detecte problemas potenciales temprano y arréglelos.
¿Por qué es importante el seguimiento de proyectos?
Puede agilizar las operaciones con el seguimiento de proyectos al realizar un seguimiento de qué tareas son las primeras. ayudándole a elegir uno sobre el otro. Además, hacerlo le permite cumplir con los plazos, identificar obstáculos y eliminarlos, y minimizar los riesgos. Hacer avanzar al equipo y al proyecto con éxito en general.
¿Qué utilizas para realizar un seguimiento de los proyectos?
Uno de los métodos más comunes para seguir el desarrollo de su proyecto es el diagrama de Gantt. Proporciona a los miembros del equipo una imagen visual en tiempo real del progreso para la gestión de proyectos. Además, los diagramas de Gantt simplifican la identificación de cómo se relacionan las tareas.
¿Quién es responsable del seguimiento del proyecto?
La planificación de proyectos sienta las bases para un seguimiento eficiente de la gestión de proyectos y la generación de informes de estado. El gerente del proyecto y los ejecutivos establecen entregas definidas y puntos de control para medir el progreso en este momento. Los líderes de equipo deben supervisar el seguimiento del proyecto por el bien de todo el grupo.
¿Qué hace el software de seguimiento de proyectos?
Un rastreador de proyectos es una herramienta que los gerentes pueden usar para monitorear el desempeño de su equipo y la asignación de recursos. Es una herramienta crucial para mantener los presupuestos y cronogramas de los proyectos. Las plantillas para rastreadores de proyectos se pueden usar como una fuente única de información para el desarrollo del proyecto.
Conclusión
El seguimiento del proyecto comienza con la planificación desde el principio y continúa hasta que finaliza el proyecto. Supervisar el rendimiento del proyecto de forma regular para detectar desviaciones del plan de gestión del proyecto puede ayudarlo a garantizar que sus proyectos estén dentro del cronograma.
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Referencias
