Las solicitudes de subvenciones pueden llevar mucho tiempo y, por lo general, se requiere mucha documentación. Las organizaciones que otorgan subvenciones quieren estar seguras de que sus fondos se destinen a organizaciones sin fines de lucro que lograrán lo mejor con ellos. Si desea solicitar subvenciones, incluso como organización sin fines de lucro, debe pensar en invertir en un software de gestión de subvenciones para facilitar el proceso.
¿Qué es el software de gestión de subvenciones?
El software de gestión de subvenciones ayuda a los donantes y beneficiarios a gestionar la propuesta de subvención y el proceso de concesión desde muchos ángulos. Aunque fundaciones que otorgan subvenciones son los principales usuarios de estas tecnologías en el sector sin fines de lucro, las agencias gubernamentales y las organizaciones de investigación científica también pueden beneficiarse de ellas. Ciertas herramientas, a diferencia de la financiación privada, se adaptan mejor a la gestión de las complejidades de la financiación pública, como las leyes gubernamentales y el cumplimiento.
El software de gestión de subvenciones simplifica el proceso de convocatoria de envíos al ofrecer preparación de formularios, automatización de tareas y asistencia para la revisión. Los financiadores utilizan estas tecnologías para rastrear los fondos de sus premios, monitorear el trabajo de todos los beneficiarios y analizar el éxito a lo largo del tiempo para determinar si es necesario ajustar las prioridades de financiamiento. Desde el punto de vista de la gestión de proyectos, este tipo de software ayuda a los usuarios a monitorear las acciones necesarias que ocurren en varias etapas de cada solicitud de subvención, desde antes de la concesión hasta después de la concesión.
Algunos software de recaudación de fondos y software de gestión de donantes incluyen servicios básicos de gestión de subvenciones, como la capacidad de manejar plazos cruciales y elementos de acción, información de relaciones y propuestas e informes. Además, la mayoría de los programas de administración de subvenciones interactúan con el software de contabilidad para manejar la contabilidad de fondos y verificar que los gastos de las subvenciones estén en línea con el presupuesto negociado.
#1. SalsaCRM
General
Puede adjuntar documentos a sus perfiles de subvenciones, personalizar y asignar tareas específicas a diferentes miembros de su equipo y tener varios usuarios trabajando en la misma subvención con el software de gestión de subvenciones de Salsa.
Además, Salsa cuenta con un procesador de textos integrado, lo que le permite redactar su solicitud de subvención directamente en el sistema.
¿Por qué nos gusta?
El software de administración de subvenciones de Salsa es parte de un conjunto de herramientas más grande que su organización sin fines de lucro puede usar para generar efectivo y comunicarse con los seguidores.
Precios
Salsa ofrece paquetes desde $179 más $0.01 por registro constituyente.
#2. CRM de neón
General
El software de gestión de subvenciones NeonCRM permite que su organización sin fines de lucro siga cada paso del proceso de concesión en un panel simple.
Debido a que solicitar subvenciones requiere un esfuerzo de colaboración, Neon ha desarrollado una herramienta que permite a su personal colaborar sin esfuerzo mediante la asignación de varias tareas y el establecimiento de plazos.
Sus herramientas de concesión de subvenciones lo ayudarán a mantenerse organizado y eficiente para solicitar y ganar más subvenciones.
¿Por qué nos gusta?
Neon también proporciona software de recaudación de fondos para organizaciones sin fines de lucro y servicios de diseño de sitios web.
Precios
Los planes de Neon comienzan en $ 110 por mes, sin embargo, el precio variará según la cantidad de registros de constituyentes que necesite su organización.
#3. CRM de fondos
General
Fundly entiende que sin las herramientas correctas, el seguimiento de las solicitudes de subvenciones puede ser difícil. Por eso han ideado un mecanismo para facilitar las cosas.
Su software le permite establecer plazos y cambiar varios perfiles de concesión al mismo tiempo.
¿Por qué nos gusta?
¡Los servicios de otorgamiento de subvenciones de Fundly se pueden combinar con sus otras poderosas herramientas de recaudación de fondos para ayudar a su organización sin fines de lucro a recolectar aún más dólares!
Precios
Fundly CRM ofrece opciones mensuales que van desde $ 55 a $ 550.
#4. el pionero
General
Trail Blazer es una empresa de software de recaudación de fondos que puede proporcionarle a su organización sin fines de lucro herramientas de seguimiento de subvenciones.
Trail Blazer le permite guardar documentos de propuestas y realizar un seguimiento del estado de cada subvención.
Podrá saber qué subvenciones aún está solicitando y cuáles ha recibido anteriormente.
¿Por qué nos gusta?
Trail Blazer tiene una función de calendario compartida que le permite realizar un seguimiento de los plazos y las responsabilidades de todos en un solo lugar.
Precios
Los precios comienzan en $100 por mes por menos de 2500 registros constituyentes. También recibirá 5 usuarios gratuitos.
#5. Sin fines de lucroPlus
General
NonprofitPlus cree que la mayoría del software de contabilidad para organizaciones sin fines de lucro pasa por alto el control de subvenciones y su objetivo es centrarse en incorporar subvenciones en el resto de sus herramientas financieras.
La información de su subvención no se mantendrá separada si utiliza su sistema de contabilidad. En su lugar, se usará para actualizar el presupuesto y los gastos de su organización sin fines de lucro para que tenga los datos más actualizados.
¿Por qué nos gusta?
NonprofitPlus proporciona herramientas que pueden realizar un seguimiento de los requisitos de informes requeridos para cada subvención y enviarle recordatorios para que nunca pierda una fecha límite.
Precios
Los precios varían según las demandas de su organización sin fines de lucro. Visite su sitio web para obtener más información sobre los precios de NonprofitPlus.
#6. DonantePerfecto
General
DonorPerfect es un sistema de gestión sin fines de lucro con funciones de seguimiento de subvenciones.
Puede realizar un seguimiento de las subvenciones que está solicitando actualmente, así como de las que ya ha recibido.
También puede crear perfiles de bases para realizar un seguimiento de todas sus interacciones con una base específica.
¿Por qué nos gusta?
El software de administración sin fines de lucro DonorPerfect interactúa con Double the Donation!
Precios
DonorPerfect proporciona paquetes basados en la funcionalidad y la cantidad de perfiles constituyentes requeridos. La opción más básica cuesta $ 59 por mes.
#7. Fondo Denali para Cougar Mountain Software
General
Denali Fund fue diseñado por Cougar Mountain Software para ayudar a las organizaciones sin fines de lucro a administrar su recaudación de fondos y subvenciones.
Su organización sin fines de lucro puede usar sus recursos para realizar un seguimiento de todas sus subvenciones, incluso si están en años calendario separados.
También puede crear informes personalizados para realizar un seguimiento del dinero sobrante de cada subvención.
¿Por qué nos gusta?
El software de administración de subvenciones de Denali Fund incluye herramientas contables adicionales. Puede incluir tantas funciones como desee.
Precios
Denali Fund ofrece tres paquetes: Basecamp, Ascent y Summit. Visite su sitio web para obtener un presupuesto personalizado.
# 8. QuickBooks
General
Aunque QuickBooks no está diseñado exclusivamente para organizaciones sin fines de lucro, puede usar sus capacidades de seguimiento de subvenciones.
Ofrecen herramientas que le permiten registrar los fondos de las subvenciones e incluirlos en sus gastos y presupuestos.
También tienen una función que le permite realizar un seguimiento de las subvenciones coincidentes.
¿Por qué nos gusta?
QuickBooks brinda capacitación para organizaciones sin fines de lucro para que pueda aprender a adaptar sus soluciones para satisfacer las necesidades de su organización sin fines de lucro.
Precios
El paquete más básico de QuickBooks comienza en $15 por mes. Si necesita más funciones, tienen opciones desde $ 40 por mes.
#9. Financiamiento EZ
General
Fund EZ ha diseñado un tablero fácil de usar que le permite seguir sus propuestas de subvención y adjuntar documentación a cada cuenta.
También puede vincular las subvenciones que recibe con su excelente función de presupuesto, que le permite ver cuánto dinero le queda y qué gastos cubrió el efectivo.
¿Por qué nos gusta?
Otras herramientas de contabilidad en Fund EZ lo ayudan a mantener sus fondos y gastos organizados y en un solo lugar.
Precios
Los precios variarán de acuerdo a sus requerimientos.
#10. SmartGrant de ERA
General
ERA Software Systems creó SmartGrant, un programa basado en la web.
Su organización sin fines de lucro puede realizar un seguimiento de las subvenciones en cada etapa, incluso antes y después de la concesión.
Puede solicitar solicitudes directamente utilizando su sistema integrado de solicitud de subvenciones, y puede establecer listas de tareas pendientes de propuestas.
¿Por qué nos gusta?
Debido a su arquitectura modular, su organización sin fines de lucro puede seleccionar y elegir las características que desea. ¡No más gastos excesivos en herramientas que no necesita!
Precios
El costo variará porque su software se puede adaptar a su organización sin fines de lucro. Más información de precios está disponible en su sitio web.
Consideraciones de compra del software de gestión de subvenciones
#1. Gestión de acceso de usuarios.
Muchos fabricantes proporcionan software con capacidad de gestión de acceso de usuarios, lo que permite a los administradores limitar el acceso a módulos y documentos específicos a usuarios o roles calificados.
#2. Paquetes de software versus software independiente
Los sistemas de administración de subvenciones se pueden comprar como un sistema independiente o como parte de un paquete de software de recaudación de fondos sin fines de lucro más grande.
#3. Método de implementación
El software de gestión de subvenciones se puede alojar en la nube (que es apropiado para pequeñas y medianas empresas con recursos limitados) o en las instalaciones (principalmente para empresas con un departamento de TI dedicado).
Costos del software de gestión de subvenciones
La mayoría de los productos del mercado tienen un precio anual. Según el precio inicial, los precios se pueden dividir en tres niveles:
Rangos de tarifas
- $83 - $108
- $108 - $362
- $ 362 +
Características típicas del software de gestión de subvenciones
- Gestión de cumplimiento: Verifique el cumplimiento de las reglas comerciales y los estándares específicos de la industria.
- Gestión de solicitudes de subvenciones: A lo largo del ciclo de vida de la aplicación, realice un seguimiento del estado de las oportunidades de subvención.
- Seguimiento de las concesiones de subvenciones: Cumplir con los plazos de la subvención, los requisitos de solicitud y la documentación financiera.
- Colaboración Colabore en proyectos con compañeros de trabajo y comparta información en tiempo real.
- Gestión de contratos: Los contratos de cliente/cliente deben almacenarse y administrarse para una simple referencia.
- Contabilidad financiera: Produzca informes basados en análisis para evaluar el rendimiento comercial y detectar patrones.
- Permitir la exploración: Configure alertas para nuevas oportunidades de subvenciones y automatice su búsqueda de fuentes de financiación.
- Seguimiento de pagos: Lleve un registro de los pagos, las facturas y las facturas que se han pagado y recibido.
- Creación de cotización/propuesta: Cree cotizaciones/propuestas personalizadas y guárdelas en una base de datos para referencia futura.
¿Por qué debería utilizar un software de gestión de subvenciones?
- Canal de solicitudes de subvenciones — El proceso de solicitud de subvención puede ser difícil y llevar mucho tiempo, sin garantía de éxito. Puede ser difícil decidir qué subvenciones solicitar porque hay muchas que analizar y examinar. El software de administración de subvenciones puede automatizar al menos una parte de este proceso, brindando a los posibles solicitantes de subvenciones un flujo constante de oportunidades para las cuales la organización está calificada. Por supuesto, esto no es garantía de éxito, pero es un comienzo.
- Automatización de solicitudes de subvenciones: Si es un solicitante de subvenciones, la automatización de los procesos en el proceso de solicitud de subvenciones es fundamental para garantizar que pueda solicitar tantas subvenciones como sea posible. Las solicitudes de subvenciones federales tardan entre 80 y 200 horas en escribirse, por lo que acortar ese tiempo es beneficioso para completar tantas solicitudes de subvenciones como sea posible.
- Mejorar la comunicacion - Uno de los aspectos más esenciales del software de gestión de subvenciones es la capacidad de mejorar los canales de comunicación entre los solicitantes de subvenciones y los donantes. Estas aplicaciones están destinadas a hacer que el proceso sea lo más simple posible para ambas partes. Cualquier discrepancia en el proceso de solicitud se puede resolver utilizando los canales de comunicación proporcionados por el software de gestión de subvenciones.
¿Quién utiliza el software de gestión de subvenciones?
#1. Organizaciones sin ánimo de lucro
Las organizaciones sin fines de lucro son los usuarios más frecuentes de software de administración de subvenciones, particularmente aquellas en campos como las artes, que dependen en gran medida de las subvenciones para su apoyo. A menudo, estos son grupos que buscan subvenciones y utilizan el software para acelerar su proceso de solicitud. Los repositorios de documentos, las herramientas de generación de informes, las herramientas de colaboración y otras características ayudan a que el proceso de solicitud sea lo más simple posible.
#2. Gobiernos
Las entidades gubernamentales tienen fondos para proporcionar en forma de subvenciones. Los donantes pueden usar el software de gestión de subvenciones para administrar los portales de solicitantes, un centro de revisión y herramientas de informes.
Grant Management Software también es utilizado por fundaciones privadas y organizaciones no gubernamentales que tienen efectivo disponible para los beneficiarios. Utilizan la misma funcionalidad que cualquier otro donante, pero debido a que son instituciones privadas, están sujetas a menos supervisión. Las fundaciones privadas utilizarán el sitio del solicitante, el portal de revisores y las herramientas de informes para garantizar que sus fondos se destinen a los mejores candidatos.
Tipos de software de gestión de subvenciones
#1. Búsqueda de subvenciones
Esta forma de software de gestión de subvenciones está destinada a gestionar la recopilación y presentación de oportunidades de subvenciones adecuadas. Estas soluciones se centran en crear solicitudes de subvención individualizadas y mejorar el proceso de solicitud de subvención. Los buscadores de fondos quieren obtener tantos fondos de subvención como sea posible, por lo tanto, cuantas más solicitudes pueda presentar a las oportunidades adecuadas, mejor. Como resultado, las herramientas de gestión de subvenciones para los solicitantes de subvenciones automatizan el proceso tanto como sea posible. Esto puede incluir potentes repositorios de documentos de aplicaciones anteriores, así como tecnologías para automatizar el proceso de descubrimiento.
#2. CONCESIÓN DE SUBVENCIONES
El software de administración de subvenciones para creadores de subvenciones maneja el otro lado de la industria. Estos sistemas de gestión de subvenciones supervisan el establecimiento de subvenciones, la recopilación de solicitudes, el examen de solicitudes y la publicación de los resultados del proceso.
¿Cuáles son los beneficios del software de administración de subvenciones para organizaciones sin fines de lucro?
El software de administración de subvenciones ayuda a organizar todas las operaciones relacionadas con subvenciones para que su organización sin fines de lucro pueda presentarse de manera profesional mientras solicita y administra el dinero de la subvención una vez que se ha recibido. Las personas a cargo de enviar y administrar las solicitudes de subvención pueden usar un programa de software de administración de subvenciones competente para presentar documentos, gráficos y otra información de aspecto profesional que se destaque para quienes examinan las solicitudes de subvención con fines de financiación.
El software de administración de subvenciones también agiliza el proceso de completar todos los formularios de solicitud de subvenciones, dando a su personal más tiempo para solicitar más subvenciones y potencialmente recibir más efectivo para su organización.
¿El software de administración de subvenciones es adecuado para pequeñas organizaciones sin fines de lucro?
¡Sí! Administrar toda la información y el papeleo asociado con la solicitud y la obtención de subvenciones es mucho más fácil cuando tiene un programa dedicado a ayudarlo con la tarea, independientemente de cuán grande o pequeña sea su organización sin fines de lucro. Incluso si su equipo solo trabaja con algunos paquetes de solicitud de subvenciones cada año, invertir en un buen software hoy le permitirá planificar el crecimiento futuro y garantizar que su personal tenga las herramientas que necesita para solicitar aún más subvenciones en el futuro. El software de administración de subvenciones no solo agiliza el proceso de solicitud y asignación del dinero de la subvención, sino que también brinda información histórica sobre las subvenciones que su organización sin fines de lucro ha solicitado, obtenido y denegado en el pasado, todo lo cual es información útil para establecer metas futuras.
Tendencias en software de gestión de subvenciones
Verifique la elegibilidad de la subvención. Según Grants.gov, hay más de 1,000 programas de subvenciones independientes en los Estados Unidos, por un total de más de 500 XNUMX millones de dólares al año. Sin embargo, la competencia por las subvenciones es dura, lo que hace que sea aún más vital que su organización descubra y utilice el software de gestión de subvenciones para obtener una ventaja sobre otras que pujan por la misma financiación.
Proteja sus datos. La ciberseguridad es esencial para todas las empresas, pero es especialmente importante para las organizaciones sin fines de lucro, que tienen la obligación adicional de ser extremadamente honestas con sus donantes. Elija un software de administración de subvenciones que incluya encriptación de datos y otras funciones de seguridad para proteger su información personal y la información de sus donantes.
Preguntas frecuentes sobre el software de gestión de subvenciones
¿Qué hace un software de gestión de subvenciones?
El software de administración de subvenciones ayuda a organizar todas las operaciones relacionadas con subvenciones para que su organización sin fines de lucro pueda presentarse de manera profesional mientras solicita y administra el dinero de la subvención una vez que se ha recibido.
¿Es difícil la gestión de subvenciones?
A veces puede ser increíblemente tedioso y requiere una gran cantidad de repeticiones para garantizar que todo se mantenga correctamente. La carga de trabajo también puede ser muy cíclica, con momentos de gran lentitud y extrema actividad.
¿Qué hace a un buen administrador de subvenciones?
Se requiere pensamiento estratégico y habilidades analíticas. Habilidades para resolver problemas. Habilidades de gestión de proyectos. Excelentes habilidades de organización y comunicación.
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Referencias
