La aplicación de escáner de recibos para pequeñas empresas es un método práctico para realizar un seguimiento de sus gastos y almacenar digitalmente documentos cruciales. Usando su teléfono inteligente y estas aplicaciones, puede escanear y guardar rápidamente recibos, facturas y otros documentos cruciales. No solo lo ayudan a ahorrar tiempo y espacio, sino que también simplifican la organización y el acceso a sus documentos. Una aplicación de escáner de recibos puede ser una herramienta útil para propietarios de pequeñas empresas, autónomos y personas que solo desean realizar un seguimiento de sus gastos. Siga leyendo para descubrir la mejor aplicación de escáner de recibos gratuita para uso personal o de pequeñas empresas.
¿Qué es una aplicación de escáner de recibos?
Una aplicación de escáner de recibos es una aplicación móvil que permite a los usuarios escanear y digitalizar recibos en papel usando la cámara de su teléfono. Las aplicaciones suelen utilizar la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para convertir el texto escaneado en información digital que puede almacenar y organizar dentro de la aplicación o exportar a otras plataformas. Una aplicación de escáner de recibos para uso personal o de pequeñas empresas a menudo se usa para el seguimiento de gastos, la elaboración de presupuestos y el mantenimiento de registros financieros y también puede ofrecer funciones como la categorización de recibos, la integración de datos con el software de contabilidad y el almacenamiento de recibos.
Beneficios de la aplicación Escáner de recibos para uso personal o de pequeñas empresas
El uso de una aplicación de escáner de recibos para uso personal o de pequeñas empresas tiene algunas ventajas, como:
- Conveniencia: las aplicaciones de escáner de recibos permiten a los usuarios digitalizar y organizar rápidamente recibos en papel usando la cámara de su teléfono, para que no tengan que llevar copias físicas o ingresar información manualmente.
- Precisión: las aplicaciones de escáner de recibos utilizan tecnología OCR para extraer correctamente la información de los recibos escaneados, lo que reduce la posibilidad de errores u omisiones.
- Ahorro de tiempo: al reducir drásticamente el tiempo y el esfuerzo necesarios para mantener y manejar los recibos en papel, las aplicaciones de escáner de recibos liberan el tiempo de los usuarios para trabajar en proyectos más importantes.
- Seguridad: para evitar el acceso no deseado a datos financieros críticos, varias aplicaciones de escaneo de recibos brindan opciones seguras de almacenamiento y cifrado.
- Integración: para simplificar el registro y la notificación de gastos, las aplicaciones de escáner de recibos pueden vincularse con otras soluciones de gestión financiera, como el software de contabilidad.
Aplicación de escáner de recibos para empresas
La aplicación de escáner de recibos móvil gratuita simplifica el control de los gastos al permitirle escanear imágenes de los recibos de su pequeña empresa mientras se desplaza con su teléfono inteligente. Olvídate de guardar y archivar recibos en papel. Los mejores escáneres de recibos también cargarán la información en su programa de contabilidad automáticamente, por lo que no tendrá que ingresarla manualmente ni manipular recibos en papel en sobres grandes.
Las aplicaciones de escáner de recibos no solo simplifican el seguimiento de sus recibos de gastos, sino que también es probable que aumente sus ingresos que pueden deducirse de los impuestos.
La mejor aplicación gratuita de escáner de recibos para uso personal o de pequeñas empresas se enumera aquí. Es fácil de usar, ahorra tiempo y hace que la temporada de impuestos sea más simple que nunca. Estas aplicaciones facilitan el mantenimiento de un registro de transacciones gracias a sus útiles consejos y opciones de software simplificadas.
La mejor aplicación de escáner de recibos para pequeñas empresas
Puede ahorrar mucho tiempo con la contabilidad de su empresa al tener la capacidad de escanear recibos y convertirlos instantáneamente en archivos digitales. La mejor aplicación de escáner de recibos para una pequeña empresa se puede encontrar aquí.
#1. Zoho Expense: mejor en general
El hecho de que los usuarios puedan rastrear y controlar rápidamente sus gastos es una de las principales ventajas de usar Zoho Expense como una aplicación de escaneo de recibos para pequeñas empresas. El programa puede extraer automáticamente datos de recibos escaneados y clasificarlos según reglas definidas por el usuario. Esto simplifica la preparación de informes con fines fiscales o solicitudes de reembolso y saber adónde va su dinero.
Los usuarios de Zoho Expense también pueden generar informes de gastos y enviarlos para su aprobación, además de escanear y organizar recibos. Los propietarios de negocios y los contratistas independientes que necesitan realizar un seguimiento de sus costos con fines impositivos o de reembolso pueden encontrar esto extremadamente beneficioso. Además, la aplicación se conecta con otras aplicaciones comerciales de Zoho, como Zoho Books y Zoho Invoice, lo que la convierte en una opción práctica para las organizaciones que actualmente usan estas aplicaciones.
#2. Veryfi: Lo mejor para el cumplimiento de la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos (HIPAA)
Una aplicación llamada Veryfi que escanea recibos y facturas utiliza inteligencia artificial para extraer información de los documentos escaneados y clasificarlos para una organización simple y gestión de gastos. Es una opción popular para las empresas porque brinda una variedad de funciones para ayudar a administrar los registros financieros y los gastos, incluida la capacidad de sincronizar con el software de contabilidad, una bóveda segura para almacenar documentos corporativos y la capacidad de conectarse a varios servicios en línea como nómina y banca.
Además, Veryfi está acreditado por medidas de seguridad como SOC 2 Tipo 2 y encriptación y cumple con varias leyes de privacidad, incluidas HIPAA, CCPA y GDPR.
#3. Expensify: lo mejor para la precontabilidad
Expensify es la mejor aplicación de seguimiento de gastos disponible, lo que hace que sea simple y rápido administrar los gastos comerciales y realizar un seguimiento de los gastos. El software incluye varias funciones para ayudar a automatizar el proceso de contabilidad previa y permite a los usuarios escanear recibos y realizar un seguimiento del kilometraje sin esfuerzo.
La importación de tarjetas de crédito, los aprobadores múltiples, la conciliación de tarjetas corporativas y las conexiones con los servicios de contabilidad, recursos humanos y viajes son algunas de estas características. Además, el software proporciona herramientas sofisticadas de supervisión, codificación, auditoría y cumplimiento de impuestos. Expensify también ofrece seguridad compatible con PCI y acceso delegado para proteger datos confidenciales.
#4. Wave: la mejor aplicación gratuita
Con el uso de la aplicación Wave, las empresas pueden cumplir con los estándares legales de mantenimiento de registros y ofrecer pruebas de sus acciones en caso de una auditoría. La capacidad de la aplicación para mantener evidencia de gastos deducibles de impuestos al adjuntar una imagen del recibo a la información de la transacción relevante es una de sus características principales. Esto facilita que las empresas realicen un seguimiento y recuperen de inmediato todos sus recibos en un solo lugar.
Además, Wave asegura a los usuarios que sus datos financieros están seguros y se puede acceder a ellos rápidamente al ofrecer una copia de seguridad segura de todos los recibos. La mejor parte es que Wave también ofrece una tonelada de recursos gratuitos adicionales para empresas.
#5. QuickBooks Online: lo mejor para los usuarios de QuickBooks
Los usuarios pueden rastrear y registrar fácilmente los recibos de los proveedores utilizando la herramienta de escaneo de recibos de QuickBooks Online. Estos recibos se pueden agregar a la aplicación desde varios dispositivos, como una computadora, un teléfono inteligente o una cuenta de correo electrónico. Cuando se carga un recibo, QuickBooks usa IA para extraer los datos necesarios y generar una transacción para su aprobación.
Después de eso, los usuarios pueden modificar el recibo según sea necesario, vincularlo a una cuenta o compararlo con una transacción anterior en la aplicación. Como resultado, la organización y la gestión de los documentos financieros se agilizan, ahorrando tiempo y esfuerzo a los consumidores.
#6. Shoeboxed: Lo mejor para recibos enviados por correo electrónico
El software de escaneo de recibos como Shoeboxed ofrece a los usuarios una variedad de opciones de carga y organización. Los usuarios tienen la opción de usar la aplicación móvil para enviar fotos de recibos de manera rápida y conveniente desde un teléfono o enviar recibos en papel reales al centro de procesamiento de Shoeboxed en un sobre prepago.
La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es otro elemento de la aplicación que convierte el texto impreso en información de búsqueda. Los usuarios también pueden usar un complemento de Gmail para integrar automáticamente recibos digitales en la aplicación, o pueden enviar recibos por correo electrónico a una dirección específica de Shoeboxed. Las empresas pueden rastrear y organizar sus recibos en un solo lugar con la ayuda de Shoeboxed.
#7. Gastos ABUKAI: lo mejor para informes de gastos
Una herramienta de gestión financiera llamada ABUKAI Expenses permite a los usuarios generar y realizar un seguimiento de los informes de gastos. El programa proporciona cuentas de suscripción con infinitas opciones de informes, además de una cuenta gratuita con la capacidad de ejecutar hasta 12 informes de costos al año. Los usuarios pueden acceder a la aplicación a través de una variedad de dispositivos, incluidos iPhone, Android y Blackberry, y pueden cargar una variedad de tipos de archivos, incluidos Excel, PDF, CSV y más.
Además, los consumidores tienen la opción de publicar recibos directamente en el sitio web o enviar recibos por correo electrónico a la aplicación. ABUKAI Expenses es una solución versátil y práctica para organizar y controlar los gastos comerciales.
#8. Evernote escaneable: lo mejor por su facilidad de uso
Los usuarios pueden escanear y guardar rápida y convenientemente documentos, recibos, tarjetas de presentación y otros objetos en papel usando Evernote Scannable, un programa gratuito de escaneo de recibos para uso personal o de pequeñas empresas. La aplicación incluye opciones para compartir o guardar los escaneos por correo electrónico, texto o exportar a otras aplicaciones. También procesa los escaneos automáticamente para una visualización clara y sencilla. Evernote Scannable puede extraer los datos de la tarjeta de presentación y agregarlos a la lista de contactos de un usuario.
El escáner ScanSnap Evernote Edition se puede usar con la aplicación para escanear documentos de varias páginas y varios usuarios pueden operar el escáner desde sus propios dispositivos. A fin de cuentas, Evernote Scannable es una herramienta útil para administrar y digitalizar documentos en papel.
#9. Dext Prepare: Lo mejor para contadores
Los usuarios pueden recopilar y organizar rápidamente los datos de los documentos de gastos e ingresos del cliente utilizando Dext Prepare. La herramienta se puede integrar con diferentes software de contabilidad y se puede acceder a ella por correo electrónico, obtención automática de facturas y aplicaciones móviles. Dext Prepare proporciona capacidades para un software de contabilidad particular, como la conciliación de partidas y órdenes de compra, informes de gastos, procesamiento de extractos bancarios y reglas de proveedores.
Los usuarios pueden exportar datos como archivos PDF o CSV y usar el programa para encontrar documentos faltantes o transacciones que no coincidan. Dext Prepare le permite conectarse a fuentes bancarias en vivo, automatizar la creación de informes de gastos y priorizar tareas críticas utilizando su función Boost.
#10. Limpio: lo mejor para la colaboración
Neat extrae la información de los documentos en papel mediante el software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y la convierte en datos útiles en los que se pueden buscar palabras clave. La aplicación presenta interfaces con QuickBooks, TurboTax, H&R Block y otros programas y permite a los usuarios categorizar archivos por tipo de gasto, categoría de impuestos y más. Los documentos pueden escanearse con un escáner compatible con TWAIN, ajustarse con la aplicación móvil Neat, enviarse por correo electrónico o colocarse en la aplicación.
Además, los usuarios pueden categorizar, dividir, agregar o actualizar elementos de línea para recibos coincidentes, desglosar los recibos línea por línea y almacenar datos con confianza utilizando la tecnología de identificación de datos y el cifrado con Neat.
#11. FreshBooks: el mejor escáner de recibos para empresas de servicios
FreshBooks es nuestra mejor opción para los autónomos sin experiencia en contabilidad que simplemente pueden aprender a usar la plataforma debido a su interfaz fácil de usar. Junto con una interfaz fácil de usar, tiene un escáner de recibos accesible a través de una aplicación móvil. Los autónomos que trabajan con frecuencia al aire libre o en espacios de coworking pueden tomar fotografías de sus recibos diarios con sus teléfonos inteligentes de forma rápida y sencilla y subirlas a FreshBooks.
Cómo elegir la mejor aplicación de escáner de recibos
Para evaluar la idoneidad de un escáner de recibos para su negocio, analizamos sus aspectos esenciales. Son los siguientes:
- Múltiples opciones para la captura de datos: la aplicación debe ofrecer a los usuarios una variedad de opciones para la recopilación de datos de los recibos. puede conectarse a un escáner o usar la cámara de su teléfono inteligente para escanear imágenes.
- Extracciones de elementos de línea con preparación para OCR: la recopilación de datos de recibos es un proceso manual laborioso. Por lo tanto, se requieren capacidades de OCR para que los escáneres de recibos extraigan información de los recibos. Además, necesita características de inteligencia para incorporar con precisión los datos extraídos en campos o categorías.
- Fácil de revisar y modificar: el software debe tener un tablero, herramientas analíticas y capacidades de búsqueda además de la funcionalidad de escaneo para que los usuarios puedan examinar, rastrear y modificar elementos rápidamente. Para mejorar el filtrado de datos, también se deben proporcionar clasificaciones y etiquetas.
- Precio: algunos programas de contabilidad y gestión de gastos incluyen un escáner de recibos. Sin embargo, si un escáner de terceros ofrece mayores ventajas por una tarifa, puede elegirlo libremente.
- Sistema de administración de documentos: para organizar los recibos escaneados en carpetas y categorías para un acceso simple, analizamos el sistema de administración de documentos del software de escaneo de recibos independiente.
- Integración de software de contabilidad: para un flujo de trabajo más efectivo, la aplicación de escáner de recibos debe integrarse con su software de contabilidad para transferir informes y documentos para la contabilidad. (Nota: debido a que QuickBooks Online y Wave son sistemas de software de contabilidad, no aplicamos este criterio al evaluarlos).
¿Cuánto cuestan las aplicaciones de escáner de recibos?
El precio de las aplicaciones de escáner de recibos puede variar significativamente según las características y funcionalidades de la aplicación, así como su estructura de precios y opciones de suscripción. Otras aplicaciones requieren una suscripción para acceder a todas las funciones, mientras que algunas aplicaciones de escáner de recibos son de uso gratuito con actualizaciones pagas opcionales o funciones premium. Según la aplicación y el plan de suscripción elegido, el costo de las aplicaciones de escaneo de recibos de pago puede oscilar entre unos pocos dólares al mes y varios cientos de dólares al año.
¿Qué aplicación te paga por escanear recibos?
Continúe leyendo para descubrir cómo funcionan las aplicaciones de recibos y cómo aumentar sus ingresos.
- Rakuten (Ébates)
- TopCashBack
- Ibotta
- Coupons.com
- Obtener recompensas
- TruNow
- Realizar Pedido 51
¿Puedo ganar dinero escaneando recibos?
Sí. Sin duda, uno de los métodos más populares para ganar dinero con sus recibos es el escaneo de recibos.
¿Cómo escanear recibos fácilmente?
Coloque su recibo sobre una superficie nivelada y de color uniforme. Inicie el programa de escaneo. Coloque su cámara para capturar todo el documento y asegúrese de que esté nítidamente enfocada en el papel para facilitar la lectura. Capture la imagen, luego asigne un nombre y guarde su escaneo siguiendo las instrucciones de la aplicación.
¿Cómo escaneas un recibo con tu teléfono?
- Use la cámara de su dispositivo móvil para tomar una foto del recibo.
- Use el editor de imágenes incorporado en su teléfono.
- Enviar y guardar tres.
- Extraiga los datos del recibo de la imagen.
- Guarde las líneas de recibo en su software de contabilidad.
¿Cómo digitalizo mis recibos?
Las mejores técnicas para la organización de recibos electrónicos:
- Guardar recibos en Google Drive.
- Usa Evernote.
- Utiliza Welly Box.
- Escanéalo o descárgalo a tu computadora.
- Cree un documento combinando sus recibos.
- Utilice una aplicación de escaneo de recibos.
Conclusión
Es necesario un examen exhaustivo de los procesos y requisitos de su negocio para seleccionar el software adecuado para escanear recibos. Cada aplicación en nuestra guía tiene capacidades intrigantes. Al seleccionar el software, no olvide tener en cuenta las variables pertinentes, incluido si satisface sus necesidades más importantes, su presupuesto y la ventaja total que puede brindarle a su empresa. Luego, regrese a esta lista y elija el programa que mejor satisfaga sus necesidades.
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Referencias
