El software de nómina ayuda a una organización a administrar los pagos a sus empleados al hacer que el proceso de pago sea fácil y rápido. Automatiza todos los procesos de nómina y facilita que el contador mantenga excelentes registros de pago, lo que de otro modo habría sido no solo difícil sino lento, sin mencionar los errores inevitables que ocurrirán al hacerlo manualmente. Para ayudar a las pequeñas empresas y los contadores a mantener excelentes registros de pago, hemos creado una lista del mejor software de procesamiento de nómina.
¿Qué es la nómina?
En primer lugar, la nómina es la cantidad total de dinero que una empresa paga a sus empleados por su trabajo. También se refiere al proceso de cálculo e inicio de pagos a los empleados. Ya sea que tenga un empleado o 100, necesitará un software de procesamiento de nómina para garantizar un pago preciso y el mantenimiento de registros.
El software de procesamiento de nóminas simplifica el manejo de los sueldos y salarios de los empleados para las empresas. Los contadores y los profesionales de recursos humanos utilizan el software de procesamiento de nóminas para realizar un seguimiento del tiempo libre de los empleados, la acumulación de vacaciones, las bonificaciones y las deducciones, y para administrar los impuestos y los informes.
¿Cuáles son los diferentes tipos de nómina?
Por supuesto, hay varios tipos de soluciones de nómina disponibles, como es de esperar. Sin embargo, la distinción principal radica en la forma en que se ponen en práctica. Así que tú necesitas para pensar cuidadosamente en sus opciones y elegir la que mejor se adapte a sus necesidades. Ellos son:
- Nómina gestionada internamente
- Nómina gestionada por agencias
- Administrado por software, y
- Gestionado profesionalmente
Cómo funciona el software de procesamiento de nómina
Aunque cada uno tiene un diseño distintivo y un conjunto único de funciones, la mayoría de los sistemas de nómina en línea funcionan esencialmente de la misma manera. El software de procesamiento de nómina generalmente consta de un portal alojado en la nube y al que pueden acceder tanto las pequeñas empresas como los empleados. Los beneficios y la compensación para los trabajadores y, en algunas plataformas, los contratistas a menudo son establecidos por los empleadores, quienes también pueden delegar esta responsabilidad en sus contadores, tenedores de libros o empleados de recursos humanos.
Cuando contrata a un nuevo empleado, puede enviarle una invitación para que se incorpore a través del portal del empleado. Esto simplifica la obtención de su formulario W-4 o W-9 y la información de contacto, y permite que el empleado se registre para cualquier beneficio aplicable.
Hay servicios de nómina que brindan nómina automática, lo que le permite establecer el salario de los trabajadores y los empleados para controlar su tiempo, y luego el servicio procesa la nómina en el horario que especifique. Los servicios permiten a los empleados introducir información sobre depósitos directosy los empleadores pueden conectar una cuenta bancaria de la empresa para garantizar que la nómina se procese sin la necesidad de imprimir y entregar cheques físicamente a los empleados.
Hay muchos proveedores de software de procesamiento de nómina en línea, y muchos de ellos incluyen herramientas que permiten a las pequeñas empresas y contadores administrar beneficios dentro de la misma plataforma, además de conectores para software de contabilidad. Muchos empleadores brindan a sus empleados la oportunidad de usar una tarjeta de pago, lo que les permite obtener dinero por adelantado de sus cheques de pago y usar la tarjeta para realizar transacciones directamente.
El mejor software de procesamiento de nómina.
Dado que existen muchos proveedores de software de procesamiento de nómina en línea, este capítulo ayudará a las pequeñas empresas a elegir el adecuado para su proceso de pago.
# 1. Entusiasmo
Gusto simplifica la contratación, el pago y la garantía de los empleados, además de brindarles asistencia. Este software de procesamiento de nómina está destinado a hacer más manejables los intrincados procedimientos que están involucrados en los departamentos de nómina, beneficios y recursos humanos de las pequeñas empresas modernas.
Se ofrecen muchos beneficios, como cobertura médica, de la vista y dental, así como 401(k) y beneficios de traslado.
Además, Gusto ofrece una sólida colección de servicios de nómina, junto con una interfaz de usuario cuidadosamente desarrollada y funciones que facilitan la innovación y la automatización. Además, las empresas pueden hacer uso de él a un precio razonable que se adapta a sus necesidades particulares.
Gusto garantiza que las empresas tengan la opción de pagar mediante depósito bancario o cheque, automatiza los cálculos, el papeleo de fin de año y los impuestos para protegerse contra errores importantes, y ahorra aún más tiempo para que las empresas administren su propia contabilidad.
#2. pagocom
Se cree que Paycom es uno de los programas de nómina en línea más fáciles de usar en este momento. Este programa brinda una experiencia de usuario fluida y continua, un servicio dedicado y datos mantenidos por los empleados. Ofrece una solución integral para contratar, comprometer, pagar, administrar y realizar un seguimiento de los empleados.
Paycom también ofrece productos para la gestión de recursos humanos, la gestión de talentos, la adquisición de talentos y la gestión del tiempo y la mano de obra. Los administradores pueden usar esta aplicación para acceder al servicio desde cualquier dispositivo conectado a Internet, desde cualquier lugar. Paycom está disponible en una variedad de plataformas, incluidas Android, Windows y Mac.
Las características distintivas de Paycom incluyen el procesamiento de nóminas en línea y la administración de impuestos, la gestión de gastos, el autoservicio de los empleados, la gestión del tiempo y la mano de obra, y muchas otras.
#3. PrimePago
PrimePay es un servicio de nómina y recursos humanos todo en uno que satisface los requisitos especiales de las organizaciones en expansión en términos de gestión de personas. Brinda a los dueños de negocios la capacidad de eliminar la carga de la administración a lo largo de todo el ciclo de vida del empleado, desde el momento en que se contrata a un empleado hasta el momento en que se jubila, y lo hace en conjunto con un excelente soporte técnico y al cliente. Esto se logra mediante la automatización e integración de operaciones y servicios importantes en todos los ámbitos, desde la incorporación de nuevos empleados hasta el desembolso de beneficios de seguros y todo lo demás.
# 4. Paychex
Paychex tiene muchos aspectos positivos. El software de procesamiento de nómina simplifica la configuración y administración de la nómina, automatiza la presentación de impuestos sobre la nómina federales, estatales y locales, y proporciona una gran cantidad de opciones de actualización que las pequeñas empresas pueden necesitar a medida que su negocio se expande. Sin embargo, los informes básicos de Paychex pueden valer el cargo mensual por sí solos, lo que le da una ventaja en esta área. Además, debido a los campos personalizados, podrá agregar cualquier otro campo de datos que desee, lo cual es poco común para los sistemas de nómina en línea de pequeñas empresas.
Una de las características más importantes de una buena solución de nómina en línea es si interactúa con el software existente. Paychex se integra con el software de contabilidad QuickBooks y Xero, así como con numerosas aplicaciones de beneficios y seguros de salud, software de seguimiento de tiempo y asistencia, y software de recursos humanos.
#5. seguro
Este es un software de procesamiento de nómina para contadores. Las soluciones de software completas e integrales de Asure para el procesamiento de nóminas, recursos humanos y tiempo y asistencia han sido creadas especialmente para pequeñas y medianas empresas. Su empresa puede avanzar al siguiente nivel con el apoyo de una plataforma completa de gestión de capital humano que promueve la felicidad de los empleados, lo ayuda a cumplir con todas las regulaciones aplicables y automatiza todas las operaciones de nómina e impuestos.
Las características del software de nómina de Asure incluyen un portal para empleados, perfil de empleado, preparación de W-2, cumplimiento de impuestos e informes en tiempo real. También incluye funciones de administración de nóminas y de varios estados, donde a los empleados en varios estados se les paga con montos de deducción de impuestos precisos en cada uno.
Asure ofrece opciones de implementación basadas en la Web, en la nube y SaaS De acuerdo con las calificaciones y revisiones, este software de procesamiento de nómina se ha ganado su lugar en nuestra lista.
#6. Zenefits
El software de procesamiento de nómina de Zenefits incluye todo y fue diseñado principalmente para pequeñas y medianas empresas. La plataforma de personas Zenefits comprende una gama completa de aplicaciones de recursos humanos, beneficios, nómina, bienestar y rendimiento, que funcionan en conjunto con servicios de asesoramiento y aplicaciones de socios estrechamente integradas para simplificar significativamente la gestión de recursos humanos.
Zenefits ofrece tres opciones de precios que están dirigidas a pequeñas y medianas empresas de varios tamaños. Son Esenciales, Crecimiento y Zen. Sus características principales son el seguimiento de candidatos, la gestión del rendimiento, un portal de autoservicio, la incorporación y, por supuesto, la gestión de la nómina.
Además, Zenefits ofrece opciones de implementación para iPhone, Windows, Android y SaaS.
#7. patrullero
Patriot Payroll es un software de recursos humanos que incorpora contabilidad, nómina, seguimiento de tiempo y asistencia, así como otras características. Contribuye a la agilización de los distintos procesos que se vinculan con la gestión de nóminas y declaraciones tributarias.
El software de procesamiento de nómina Patriot brinda a los contadores la capacidad de imprimir cheques, mantener registros de nómina, generar informes de nómina, declarar impuestos y configurar transferencias directas a cuentas bancarias.
Aunque Patriot Payroll actualmente no ofrece una aplicación móvil, el sitio web ha sido diseñado teniendo en cuenta el acceso móvil. Una vez más, a pesar de que Patriot Payroll es una oferta de nómina independiente, la solución tiene la capacidad de integrarse con otras soluciones de Patriot Software, como Patriot TIME (tiempo y asistencia) y Patriot HR (seguimiento de personal), a fin de brindar una completa - Suite de gestión de recursos humanos (HRM) destacada.
#8. APS
APS proporciona una plataforma centralizada para la gestión de nómina, recursos humanos, asistencia, contratación e incorporación, así como el cumplimiento de ACA. Una vez que se ingresa la información de un empleado en la plataforma, se puede acceder a ella de inmediato en todo el sistema. Cualquier persona con un teléfono inteligente o tableta puede usar el sistema APS, por lo que tanto los empleados como la gerencia pueden usarlo.
Nómina APS es la solución perfecta para empresas de tamaño moderado. Su tecnología es apropiada para su uso en instituciones educativas, centros de atención médica, organizaciones que se enfocan en la hospitalidad, organizaciones benéficas y restaurantes. APS brinda a cada cliente acceso a un equipo técnico de cuentas al que se puede contactar por teléfono, correo electrónico o ticket de soporte.
#9. Cuadrado
Square Payroll es un software de procesamiento de nómina de servicio completo que ayuda a las pequeñas empresas a pagar a los empleados y administrar los impuestos sobre la nómina. Es compatible con una amplia gama de herramientas de procesamiento de pagos, software de contabilidad y sistemas de administración de empleados, incluidos Square POS, QuickBooks y otros, e incluye funciones para la declaración de impuestos automatizada, la automatización del proceso de nómina, la administración de beneficios (incluido el seguro médico) y más. Las empresas pueden utilizar la solución de nómina en línea para realizar un seguimiento de la compensación de los trabajadores y mantener el cumplimiento de la nómina en todo momento.
Nómina Square tiene funciones para administrar varios tipos de empleados, como empleados asalariados, empleados por hora y contratistas. La herramienta de nómina móvil permite a las empresas pagar a los empleados y contratistas en función de la cantidad de horas trabajadas durante un período de pago específico, utilizando datos tomados automáticamente de la aplicación Square Point of Sale. Nómina Square también calcula automáticamente el tiempo libre pagado, las horas trabajadas y el costo total de mano de obra de cada empleado. Nómina Square también automatiza la presentación de impuestos, incluidos los informes de nuevas contrataciones, los formularios W-2 y los impuestos sobre la nómina federales y estatales. Las características importantes adicionales incluyen tarjetas de tiempo integradas, paquetes de beneficios para empleados y depósitos directos.
#10. Trabajando
Workful es la última opción de software de procesamiento de nómina para contadores, profesionales de recursos humanos y pequeñas empresas. Sin embargo, no es ni mucho menos el menos importante. Es una solución todo en uno para la administración de personal y nómina que se crea con el objetivo específico de atender las necesidades de las empresas más pequeñas. Workful puede ayudarlo a ahorrar mucho tiempo al ocuparse de cosas como administrar los ingresos y las deducciones de los empleados, completar formularios federales y estatales y hacer informes automáticos.
Su información de recursos humanos, que incluye todo el papeleo de sus empleados, informes de tiempo y envíos y aprobaciones de solicitudes de tiempo libre, se sincronizará con la función principal de nómina, lo que le ahorrará el tiempo que habría dedicado a ingresar la información manualmente en el sistema. Esta información incluye informes de tiempo, envíos de solicitudes de tiempo libre y aprobaciones de solicitudes de tiempo libre.
Workful también le permite comunicarse con los empleados, facilitándoles el acceso a sus propios datos y avisándoles de cualquier desarrollo que sea pertinente a sus funciones.
¿Cómo elige un servicio de nómina?
Considera las siguientes características antes de decidirte por el mejor servicio de nómina:
- Pagos de depósito directo
- Declaración y pago de impuestos sobre la nómina
- Opciones de autoservicio y autoincorporación para los empleados
- Integración con QuickBooks o cualquier otro software para contabilidad
- Actualizaciones de cumplimiento automatizadas
Sin las funciones anteriores, el proceso de nómina es tan bueno como hacerlo manualmente con una hoja de cálculo.
¿Cómo se hace la nómina para principiantes?
Aunque no parezca muy fácil, puedes hacer tu propia nómina internamente. Considere estos pasos:
- Tenga a mano su EIN y su número de identificación fiscal estatal
- Configurar una cuenta bancaria de nómina
- Recopile formularios de impuestos actualizados de los empleados
- Elija un horario de nómina
- Recopilar hojas de tiempo
- Calcule el salario bruto y todas las deducciones necesarias
- Pagar todos los impuestos sobre la nómina
¿Cuál es el software de nómina más barato para usar en 2023?
Los siguientes servicios de nómina son más asequibles:
- SurePayroll
- PlazaNómina
- Justworks
- Remote
- sabor
- salario
- HRAPP
- A saber
- Zenefits
- software patriota
¿Es SAP un sistema de nómina?
Sí
SAP es una opción del sistema de nómina. Es un software de recursos humanos que incluye gestión de nómina y administración. Te permite agilizar y automatizar tu proceso de nómina en la nube. Al igual que otros software de procesamiento de nómina enumerados en este artículo, SAP incluye tecnología y herramientas para el seguimiento del tiempo, espacios de trabajo digitales y gestión de documentos.
¿Quién prepara la nómina?
La nómina es preparada por el departamento de finanzas, que también se encarga de entregar las nóminas a los empleados. Además, son responsables de mantener actualizados los registros de nómina y los datos para asegurarse de que cumplen con la ley.
Palabras finales
De la lista anterior, ha aprendido acerca de las principales soluciones de software de procesamiento de nómina y las funciones importantes que ofrece cada una. Tenga en cuenta, sin embargo, que ninguna opción de nómina es una solución única para todos. Por eso, lo mejor es evaluar primero cada uno de ellos antes de decidirte por el que mejor funciona para tu negocio.
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